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文档简介

原辅料供应档案管理制度一、背景随着企业规模和业务的扩大，原辅料供货商数量逐渐增多，原辅料采购管理的重要性日益凸显。对于制造企业而言，原辅料供应档案是保证产品质量和供应链管理的重要手段。因此，建立原辅料供应档案管理制度，对于企业保证原辅料采购管理的有效性和合规性具有重要意义。二、管理制度2.1采购流程（1）采购申请：原辅料采购需经过专人发起采购申请，并对采购计划进行合理性审核和全面性评估，反馈采购计划信息和相关状态给各相关部门。（2）供应商评价：评价供应商的资质、信誉和产品质量，建立供应商档案，定期进行评估和更新。（3）合同签订：在签订采购合同前，应对供应商进行审查，核实供应商资质、财务状况等，并确保采购合同的合法性。（4）收货验货：原辅料到货后，专人应与仓库人员进行验货，确保原辅料品质符合采购要求。如有异议，及时反馈给供应商，并开始退换货流程。2.2信息管理（1）建立供应商档案：对采购过程中的供应商进行归档管理，应记录供应商的基本信息、资质证明、评价结果等。（2）建立原辅料档案：对采购过程中的原辅料进行归档管理，应记录原辅料的基本信息、质量检测报告、质量验收记录、质量保证书等。（3）文件存档管理：对采购采购过程中产生的合同、发票、验收单据等文件进行存档管理，并建立分类索引，方便查询。2.3保密管理（1）加强信息保密：对采购过程中的供应商信息、原辅料信息及相关文件，在存储、使用、转移等环节保密，确保涉密信息的安全。（2）控制信息访问：对于敏感信息，应对访问人员进行权限与身份验证，确保信息在有限的人员范围内流动。（3）加强制度宣传：采购管理制度应加强宣传教育并提高员工对制度的理解，培养员工保密意识和保密习惯。2.4记录管理在采购管理过程中，应及时记录以下内容：（1）采购计划、需求、申请等信息。（2）供应商基本信息、评价结果和合作记录。（3）原辅料基本信息、到货记录、验货记录等。（4）采购合同、发票、验收单据等文件存档信息。三、总结通过建立原辅料供应档案管理制度，企业可以有效保证原辅料采购过程的有效性和合规性。此外，规范原辅料管理制度也有助于提升业务水平，并提高企业供应链管理的可持续性。企业应在制定采购

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