项目行政管理程序

项目行政管理1目的根据程序进行项目日常办公环境、秩序的管理，为项目运转提供良好的后勤保障，确保项目日常工作正常进行。2适用范围2.1施工管理总承包、项目管理等有独立工作团队的项目。2.2适用于项目实施阶段。3职责由项目经理指派的行政管理员（根据项目规模设置行政主管、项目秘书、文员等行政管理员类岗位）负责项目日常行政管理工作，包括项目的办公环境维护、办公设备及办公用品管理、自有车辆管理、项目考勤管理、项目会议安排、员工宿舍及员工食堂管理、员工服务、接待等工作，管理需符合公司的行政人事相关管理要求。4管理程序4.1办公环境的维护及管理办公室内外、洗手间等区域需定期清洁，根据项目规模安排专职或兼职清洁工，由行政管理员进行管理及检查。办公环境需保持美观、整洁，办公桌面物品要摆放简洁、整齐，不得摆放张贴与办公无关的用品，下班前须将文件及桌面物品整理好，个人衣物不得随意摆放和悬挂。办公室推广使用“五常法”，由行政管理员负责检查。4.2办公家具、设备采购及管理项目所有办公设备及家具根据项目规模按照公司行政管理标准规定配置,由项目管理员提前申报采购计划，经公司行政人事部审批后，按项目进度实施。配合公司行政人事部调配其他项目库存的安排。项目办公设备采购和租赁商选择由项目经理安排行政管理员或合约工程师进行，需选择三家以上供应商，遵循质优价廉的原则，必须形成书面报告，经项目经理审批，报公司行政人事部备案。办公设备的日常维护管理由行政管理员负责，需保持设备的正常运行，在设备出现故障时及时通知供应商维修。需定期检查复印纸、墨盒等办公耗材库存，避免出现断档现象。借用公用办公设备需填表登记，登记表格由行政管理员保管。行政管理员需组织定期对办公家具进行检查维护，确保正常使用及安全。4.3办公用品管理办公用品供应单位由项目经理安排行政管理员或合约工程师进行，需选择三家以上供应商，遵循质优价廉的原则，必须形成书面报告，经项目经理审批，报公司行政人事部备案。文具供应过程中由行政管理员定期了解市场行情，如价格下降需及时与供应商协商调价。行政管理员根据员工申请和需要定期安排送货，员工领取办公用品时需做好登记。员工调动工作或离职时须将个人领用的办公用品交回公司，由行政管理员协助办理相关手续。易损耗的办公用品（如签字笔、便签等）采购，金额原则不超过10元/人/月。4.4网络使用管理为便于与公司沟通，项目尽可能开通网络，并在项目内部建立局域网。有条件的部门推广“工作站”模式使用电脑：屏幕面对办公区统一摆放，指定责任人维护，部门员工公用。项目经理需签发外网使用管理制度，减少各终端登陆与工作无关网站的机会，在服务器安装管理、过滤及监控软件，对违规使用的情况进行通报批评。由项目经理指定项目部员工或聘请外部单位进行电脑及网络的管理。4.5固定资产管理公用固定资产由行政管理员管理，固定资产被领取使用后，即归使用者管理。如有变动，需及时到行政管理员处办理固定资产变动手续。固定资产若被故意损坏，需等价赔偿；固定资产不慎丢失或损坏，由项目经理视情节酌情处理，报公司行政部备案。项目行政管理员需定期将项目固定资产清单报公司行政部备案。4.6劳保用品管理新员工入职后，即可领取工地安全鞋一双、安全帽一顶、雨衣一套、雨靴一双。安全鞋与雨靴每人每年限领一双（因公损坏可以更换），使用满三个月后归个人所有。使用不满三个月离开者，需及时归还，遗失者需按价赔偿。遇工作调动，劳保用品未到使用期限者，原则上由员工自行携带至新岗位。4.7车辆管理规定驾驶员要对车辆定期检查，保证各类牌照、保险手续齐全；定期保养维修，保持车辆完好、整洁；消除一切不安全隐患，确保所有车辆始终处于最佳状态。项目部车辆使用由行政秘书或项目经理安排的其他授权人统一安排，员工使用车辆需提前申请，经同意后方可使用。驾驶员需建立使用台帐，由使用者进行登记。4.8会务管理各部门每月底制定次月会务计划报行政部，由行政管理员进行汇总，并协调安排会议室。行政管理员负责项目组织的会议通知。部门会议由各部门指定专人负责。项目部需至少有一间正式接待用会议室，会议室根据情况做简单装修，会议室布置时应考虑投影屏及网络会议的布置要求，会议室桌面照度不低于400lux，如会议室面积过大，可以配置扩音设备。会议室墙面张贴内容需包括项目效果图、总平面布置图、项目进度计划及形象进度图表、组织架构表等内容并及时更新。4.9考勤管理每月末由各部门经理制订值班表由行政管理员汇总，并由项目经理签发执行。项目应安装考勤机，尽可能使用指纹打卡机，由行政管理员负责管理。每月25号由行政管理员统计项目部各员工的考勤情况及员工法定节假日加班记录，由项目经理签字后，交公司人事行政部。由行政管理员管理日常项目部员工的请假、休假申请及出差记录，经部门经理及项目经理确认后报公司行政人事部备案。4.10宿舍管理项目的异地员工根据公司管理制度安排住宿，住宿地点原则上应可以短时间步行至工地。公司统一提供的宿舍由行政管理员进行管理，项目部根据公司要求制定宿舍管理制度张贴的宿舍内。4.11食堂管理项目部根据公司管理制度安排工地食堂的建设及运行。食堂日常管理由行政管理员负责，制定食堂管理制度并张贴。4.12环保节能办公制度项目部需制订环保节能管理制度，明确对办公用品、消耗品、水电的使用要求。办公室张贴环保节能办公规定，由行政管理员检查各部门及员工执行情况，并在员工会议上进行通报。4.13员工职业健康根据公司安排，由行政管理员组织员工进行身体体检。流行病高发期，项目部需采取措施预防，由行政管理员组织实施。员工患病住院，项目部需组织员工代表探视。4.14外部接待外部接待由行政管理员协助项目经理进行。外部接待分为A级（国家、省市、集团领导莅临检查、参观等）、B级（内外部各公司总经理、副总经理）、C级（各公司部门经理级）、D级（一般来访），根据分级不同安排的接机，预定酒店、安排餐饮、交通车辆、陪同人员、会议准备不同。A、B级接待提前通知公司，公司根据需要安排领导参加，C级由项目经理安排，D级可由项目各部门经理安排。接待使用会议室由行政管理员负责准备饮用水、纸巾、一次性手套等，摆放在会议