五金电器厂文件与文件管理程序

/目的爲有效地管理各項文件與資料，以便指導各項活動，特制定本程序。範圍凡指導各項活動之內外部文件與資料，均屬本程序管理範圍。權責3.1內部文件管理權責：3.1.1系統文件由管理代表擬定，副總經理核准發行；3.1.2程序文件由各部門制定，經各部門討論會簽，由管理代表審查，副總經理核准發行；3.1.3工程技術類作業指導書由工程部制定，主管審核發行；3.1.4表單各部門制定，主管審核發行。3.2外部文件管理權責：3.2.1接收：香港營業部、工程部、發貨部；3.2.2轉換：工程部。定義4.1內部文件：依據公司內部活動行爲特徵或依據外來文件需要而産生的文件。4.2外部文件：凡來自國際國家標準機構、國家法律、行政機構、客戶等標準、法規、要求性文件等均爲外來文件，此類文件將規範指導或影響公司行爲活動。4.3系統文件：闡述系統活動總體政策，公司經營宗旨，並爲此描述總體架構之綱領性文件。4.4程序文件：規定某一要素活動實現的流程、活動時機與目的、擔負管理與實施之責的部門等指導性文件。4.5指導書：爲實現某項活動而詳細描述其步驟、方法的文件。4.6表單：規定用於記錄活動內容、狀況或結果之文件。作業內容5.1文件與資料管理流程圖(見附件一)；5.2各部門因工作而需制定活動文件，或接收外來文件且須進行相應文件轉換時，由相應權責部門産生相關文件。5.3文件應依3.1規定之權責人員進行審查核准，如爲程序文件,需各部門主管進行討論、會簽，審查、會簽、核准之記錄應體現在<文件制定、修改、廢止申請單>中。5.4制定部門應將核准文件連同<文件制定、修改、廢止申請單>一併交文控中心，由其依據以下規則統一編號：□□-□□-□-□□□-□□文件版本01~99文件流水序號001~999文件類別公司簡稱:YH部門代號5.4.1部門代號：總經理室－GM工程部－PE品管部－QC生産部－PR採購部－PU倉管部－MC發貨部－DC人力資源部－MR5.4.2文件類別：系統文件－S程序文件－P指導文件－W表單文件－R外部文件－E5.4.3版本說明：文件之版本由01~99依次改版，初版爲01，改版依此爲02、03、04．．．；表單版本直接於編號中予以體現，爲最後兩位碼，其他文件則單獨顯示其版號碼。5.5所有文件均由文控中心登錄於<文件總覽表>以利管控。5.6文件發行5.6.1初次發行：文件初次發行，由文控中心依規定的分發範疇，複印相應份數後、加蓋“文件發行”章後，分發各部門，分發時由文控中心於<文件分發回收記錄表>上予以登記，並由文件接收部門簽收；5.6.2文件補發：需求部門應填寫<文件補發申請單>並依下述情形予以審批，交文控中心加蓋“文件發行”章補發文件，補發同樣應由文控中心於<文件分發回收記錄表>上予以登記，並由文件接收部門簽收：5.6.2.1數量不足時：使用部門文件數量不足時，由需求部門主管向副總經理申請核准；5.6.2.2文件遺失時：使用部門文件遺失時，由需求部門主管向副總經理申請核准，分發時由文控中心于原<文件分發回收記錄表>上予以標記；5.6.2.3文件損壞時：使用部門損壞時，由需求部門主管向副總經理申請核准，分發時由文控中心于原<文件分發回收記錄表>上記錄并收回損壞文件。5.6.3對外發行：如有需要將公司文件對外發行時，應由相關對口部門填寫<文件補發申請單>，經副總經理審核同意後，由文控中心於<文件分發回收記錄表>上予以記錄，由該對口部門代為簽收，并於備注中注明發行對象，對外發行文件如屬向外包加工商、供應商發行標準類文件，需蓋“文件發行”章，更改時須回收再次發行；其他則應加蓋“參考文件”章，變更版本時無需回收。5.7文件修改：5.7.1文件如因現狀發生變化或因系統改善而需進行修改時，針對修改之內容應提出<文件制定、修改、廢止申請單>，注明修改內容，并經文件原文件審查核準部門負責人審查同意後，交文控中心變動版本，并依原文件的<文件分發回收記錄表>收回原文件後，再按規定發行新版文件；5.7.2發行新版本時，ISO文控中心應於<文件修改履歷表>中說明修改情況，以標識前後修改之重點。文件廢止：文件如因現實發生變化而失去其功效應予廢止時，建議單位應提出<文件制定、修改、廢止申請單>，注明廢止原由，并經文件原審查核準負責人審查核準同意後，交文控中心依原文件之<文件分發回收記錄表>收回原文件。文件修改、廢止收回原發行文件時，文控中心應注意文件的完整性，如因知識積累或法規緣故而需保留時，應加蓋“廢止文件，僅供參考”章，回收情況應由文控中心於<文件分發回收記錄表>予以記錄。5.10文件總覽表的發行：文控中心依公司文件類別制作<文件總覽表>并發放各部門以供對照，文件如有增減、版本變動均應重新制作<文件總覽表>并發放各部門。5.11外部文件5.11.1外部文件如需進行相應轉換方可使用時，依內部文件之規定予以處理，同時原外部文件交文控中心保存，并登記於<文件總覽表>；5.11.2外部文件如可直接使用時，由接收部門填寫<文件制定、修改、廢止申請單>規定文件分發範圍後，由該部門主管簽署審查意見，交文控中心予以管理發行。5.12作廢或收回文件之處理：各部門收回之文件，其背面可回收利用，但僅可用於印刷使用之表單，且應於該作廢文字頁面加蓋“作廢文件”章以示識別。5.13原稿保存：所有文件原件均由文控中心予以保存，如有修改、廢止，該文件原稿文控中心均應分開保存，并加蓋“舊版文件”章以示識別。5.14暫時發行：如因工作需要而需暫時發行文件時，文件可直接交文控中心加“暫時發行”章發行，發行時需注明有效期限，到期自行失效，無需回收。5.15表單文件發行時可不加蓋“文件發行”章，以便各部門復印使用；改版時由各部門對照<文件總覽表>之最新版本狀態使用最新版本，原余留之舊版空白表單自行作廢。5.16文件分發管理，各工作部門現場使用、保管情況於內部品質審查時均應進行審查。5.17有關文件管理之表單記錄均應由文控中心依《質量記錄管理程序》予以管理。相關文件6.1內部品質審核管理程序6.2質量記錄管理程序使用表單7.1文件制定、修改、廢止申請單7.2文件總覽表7.3文件分發回收記錄表7.4文件補發申請單附件8.1文件與資料管理流程圖8.2“文件發行”章、“參考文件”章、“暫時發行”章、“作廢文件”章、“舊版文件”章、“廢止文件,僅供參考”章文件制訂附件一：文件與資料管理流程圖文件制訂No程序文件YesNo會簽Yes審查NoYes文件編號/登錄核準No文件編號/登錄Yes文件發行文件發行申請處理Yes適合否申請處理No廢止回收舊文件No回收舊文件督導使用回收/分發審核督導使用回收