会议运营管理山东自考课件

会议运营与管理第一章会议概述学习目的和要求通过本章学习，要求了解会议的起源，掌握会议的概念和特征，把握会议的构成要素，能从宏观和微观角度分析会议要素，熟练掌握会议的功能与作用，能简练地对一个会议进行功能、作用总结。

第一节会议的概念

一、会议的起源进入氏族社会以后，产生了氏族议事会，部落与部落之间也有议事会；奴隶、封建社会很少与人民大众商议事情，会议很少；资本社会之后，为适应资本家生产经营管理、利润分配的需要，会议成为一种沟通手段；资产阶级要求民主自由，从而产生了国会、议会社会主义，无产阶级的政治、经济、文化各个领域都有会议二、会议的定义会——聚合、会合议——商议、议事会议是指三人以上的群体为了研究问题、交流信息获取知识、统一思想等目的中的一个或数个而在特定的时间聚集在特定的地点、围绕一定的主题、按照一定的规则所进行的演讲、发言、讲解、讨论、商议、交流等行为从而集思广益、达成一定结论的活动。三、特征1、明确的目标、主题和议题：2001年APEC会议的主题是“新世纪、新挑战：参与、合作，促进共同繁荣”2、口头交流为主要方式3、群体性的社会交往活动第二节会议要素一、人员要素⑴会议主体：主办、承办、协办⑵会议客体：正式、列席、特邀、旁听⑶其他二、物质要素：设施、交通、服务用品、食宿、活动三、形式要素⑴会议名称⑵会议议题⑶会议的时间⑷会议地点⑸会议方式⑹会议结果第四节会议的功能和作用功能：传递、交流、创造信息集思广益、决策管理发扬民主，宣传教育联络感情树立形象检查监督地位象征形成印象明确组织目标激发灵感作用：显示组织存在群体沟通的方式集思广益的渠道得到各方面信息第二章会议类型学习目的和要求通过本章学习，了解会议的类型，并能据此对会议进行分类，了解各类会议的流程，熟悉掌握各类会议的作用和特点。会议的种类（一）按会议的性质划分：决策性会议、非决策性会议（二）根据会议的规模分特大型会议：会议规模在万人以上的集会大型会议：会议规模在千人至数千人的集会中型会议：会议规模在百人至数百人的集会小型会议：会议规模在百人以下的集会（三）根据会议的特征分A、

商务型会议

B、

政治性会议

C、

展销会议

D、

文化交流会议

E、

度假型会议

F、

培训会议

会议的种类（四）根据与会者来至或代表的地域范围分：国际性会议全国性会议区域性会议单位性会议（五）按会议的职级划分：股东会议、董事会议、高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工大会、部门会议会议的种类（六）根据会议举办机构的不同分协会会议公司会议非盈利性组织会议会议的种类（七）按会议的内容和方式划分专业会议代表会议年会研讨会座谈会论坛专题讨论会讲座培训会议奖励会议其他会议第二节各类会议的特点一、公司会议的特点（一）举行频率多无规律（二）筹备时间较短（三）有关员工必须参加（四）会议人数确定早（五）不需要促销吸引人们参加（六）没有各种委员会（七）会议组织者事先了解与会者情况（八）资金由企业全额支付协会会议的特点（一）举办频率有规律：年会每年一次，大会4年或更长时间一次（二）筹备时间长：2-5年（三）会员自愿参加（四）与会者常有陪同人员（五）节目内容和社会活动很重要（六）主办者事先并不很清楚与会者的情况（七）会议地点经常变换（八）会议人数确定比较晚（九）会议组织者通常不直接与会议供应商联系其他类型会议的特点1、法定代表性会议2、听证会3、办公会议4、报告会5、学术研讨会6、新闻发布会7、座谈会8、现代远程会议第三节一般会议的流程会前：1、了解会议目的2、召开准备会议3、会议通知：把要召开的会议的各种信息以广告、小册子、通讯报道、电子邮件、网页等形式公开告知潜在的会议参加者，以吸引其注意并争取其参加的一种会议宣传、促销方法。4、会务筹备：5、参会人员6、住宿餐饮会中：1、点名2、主题3、汇报工作、计划等4、讨论、评价5、言谈举止6、遵守纪律7、互动8、会议形式9、休息10、会议记录11、散会会后：1、回顾，梳理，执行2、整理会议记录3、审批会议记录4、参会人员签字5、会议记录存档第三章会议策划学习目的和要求通过本章学习，掌握会议策划的概念与要素、会议策划的方法、原则和内容，了解会议策划书的制定，以及会议策划中应该注意的一些问题，能试写出一份简短的会议策划书。第一节概述一、会议策划概念：会议策划是对会议进行管理和决策的一种程序，它是一种对会议活动的进程以及会议活动的总体战略进行前瞻性规划的活动。它是在会议活动开始的最初阶段就要进行的，有时甚至要贯穿于会议活动始终的一种优先的、提前的、指导的活动。二、意义三、会议策划的原则1、目的性2、创新性3、可执行性4、全局性5、周密性6、客观性7、共赢原则第二节会议策划的内容一、会议目标会议的目标是会议组织者的期望，而会议的任务则是在目标统帅下所要完成的具体工作。换句话说，目标是会议所要完成的具体任务的总和，而完成任务则是实现会议目标的具体步骤。确定会议目标和任务就是要解决为什么开会这一最基本的问题。只有目标清晰、任务明确，会议才能发挥应有的功能。第二节会议策划的内容一、会议目标会议目标和任务的作用表现为以下几方面：制约会议的议题和议程；决定会议的性质；影响会议的方式；引导会议的结果；第二节会议策划的内容一、会议目标要求：1、清晰明确2、实际可行3、吸引参会者4、紧扣主题5、书面二、会议名称会议名称策划的基本方法：揭示会议主题特征

如“国际性金融危机防范对策学术研讨会”，直接揭示了会议主题是研讨如何防范国际性金融危机。揭示会议主办者特征

如“中国科学院知识创新试点工作咨询座谈会”，主办者就是中国科学院。揭示会议功能特征

如“×××审批大会”、“××产品鉴定会”、“×××表彰大会”、“××总结交流会”等等。揭示与会者身份特征如“中国共产党第××次全国代表大会”、“××届全国人民代表大会第×会议”，这类会议名称说明与会者的身份是党员代表和人民代表。揭示会议出席范围特征如“第四次世界妇女代表大会”、“××××国际学术研讨会”、“全国××工作会议”等等。揭示会议时间和届次特征如“2000年××市先进工作表彰大会”这一名称揭示了年度特征；“第22届万国邮联大会”、“国务院第8次常务会议”揭示了届次特征。揭示会议地点特征如“1999《财富》论坛·上海”、“上海国际贸易洽谈会”、“广州商品交易会”等等。揭示会议方式特征如“××座谈会”、“××茶话会”、“×××电视电话会议”等等。三、会议议题会议主题——会议目标的转化，是会议主要内容和实质问题的高度概括，会议的潜在参与者通过它就可以了解会议的大体内容。会议议题——围绕会议主题而设立的一个个拟讨论的问题，是会议主题的具体化。会议主题——会议目标的转化，是会议主要内容和实质问题的高度概括，会议的潜在参与者通过它就可以了解会议的大体内容。上海世博会“城市，让生活更美好”

BetterCity,BetterLife有时，在主题外还另加副题。副题用以进一步补充和说明主题。“亚太经济社会的区域经济合作：前景、优先事项和政策选择”会议议题——围绕会议议题而设立的一个个拟讨论的问题，是会议主题的具体化。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论议题的产生：一种是领导根据需要指定的；一种是秘书调查研究、综合信息后提出。再经领导审定的。一种是下级调查研究

议题的审查

该议题及可能作出的决定是否符合组织的管理目标并属于会议的职权范围；

该议题主题是否鲜明，理由是否充分，相关材料是否可靠；

该议题提出的时机是否成熟，是否必须在本次会议上讨论；

该议题提出的程序是否符合有关规定；

议题之间是否重叠，能否合并。议题的作用

1、准确、具体地体现会议的目标，为目标服务

2、引导和制约会议的发言四、会议议程

会议的议程是为议事内容和会议的议题活动所作的程序安排，是必须要遵循的程序。会议日程是把会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。

2、会议议程的作用确定议题性活动的方式及顺序。维持会议顺序3、会议议程安排要求议程顺序以会议的性质、议题和相关的规则为顺序。确定后不得随意更改4、会议议程、日程和程序的联系与区别会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动先后顺序的安排。它们之间的区别在于：会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了，一旦确定，不得任意改动，凡有2项以上议题的会议，都应当事先制定议程；

3、会议议程、日程和程序的联系与区别会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动先后顺序的安排。它们之间的区别在于：会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了，一旦确定，不得任意改动，凡有2项以上议题的会议，都应当事先制定议程；

五、会议时间会议时间的策划涉及到三个方面问题：一是会议召开的时间；二是会期的长短，三是时间限度策划会议时间应当把握的几条原则：»时机原则»合理安排具体时间

»需要原则六、会议地点会议地点的策划包括两方面的含义：一是选择合适的地方，如国际性会议要考虑选择在什么国家或地区以及什么城市举行；二是选择合适的场馆（包括会场、住宿的宾馆饭店等）。选择会议地点的意义：

»

产生良好的政治影响和经济效果

»

突出会议的主题

»

营造良好的会议气氛选择会议地点的要求：“量身订做”政治经济因素与会议内容呼应费用（成本）交通是否便利有什么样的旅游景点国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。能够产生良好的政治影响和经济效果

会议主办者越来越关注能否从举办地获得政治和经济利益，同时提高其地位和威望。专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。选择会址，还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。策划会议地点应考虑的具体问题：»地点

会议地点与会议举办者及与会者所在地的距离；会议地点与会议前后的旅行有何关系；会议期间，会议地点的气候将怎样。»历史

主办者以前是否在这个地点举办过会议；他人以前是否在这个地点举办过会议。»服务设施

会议地点是否有汽车租赁服务；会议地点是否有商店。»公共区域及设施

是否有足够多的电梯供与会者使用；会议地点是否设有欢迎与会者的标志；走廊和公共区域是否干净整洁；

是否有足够多的公共卫生间，这些地方是否干净且设施齐备。»费用

会议地点的收费情况是怎样的；会议地点的收费是否有淡季折扣；会议地点对附加收费有哪些规定。»景点

当地的景点是否在会议地点附近；与会者是否会对这些景点感兴趣。»安全

会议地点是否设置了可用的火灾警报系统；会议地点是否有一支保安队伍；会议地点距离最近的急救中心有多远。

七、会议预算会议固定支出（一）申办费用（二）公共宣传费用（三）办公费用（四）人工费用（五）付给PCO的服务费（六）会议机构的会务费用（七）考察活动费用（八）特邀演讲人的参会费用（九）会议领导的参会费用（十）会场和设备租金会议可变支出（一）餐饮费（二）会议资料印刷费（三）邮寄费（四）代表用品费用（五）同声传译接收器（六）付给PCO的服务费八、突发事件1、发言人2、参会者3、会场4、饮食5、交通6、系统第三节会议策划书的制订会议策划最终要通过策划书的形式反映出来，这就是会议策划书。会议策划书是会议各项策划目标、意图和实施细则的书面形态。习惯上，人们将策划书又称为“预案”或“筹备方案”。其实，它们之间是有差别的：有法定程序的会议，研究探讨的工作性会议一般用“预案”或“筹备方案”，而需要在某些方面有所创新的会议则使用“策划书”。二、会议策划书的种类会议策划书可以分为以下三种：会议策划书会议预案

会议筹备方案三、会议策划书的一般内容会议的目标、指导思想和会议名称。会议的议题、议程和日程安排。准备邀请的有关领导、贵宾；出席和列席会议的人员；会议的规模。会议的起讫时间、报到时间。会场的地址、规格及布置要求。拟设立的会议组织机构，如主席团、组织委员会、执行委员会、学术委员会、秘书处、筹备组等。会议的方式和技术手段。会议的后勤保障措施以及辅助活动的安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等。会议的宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等。会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。其他应当说明的事项。会议策划书的具体内容可根据实际情况和需要在详尽程度上灵活掌握。会议策划书案例联合国亚太经社会/亚太旅游教育培训机构执委会第13次会议暨2006’上海亚太旅游会展教育培训国际研讨会

策划书名称：联合国亚太经社会/亚太旅游教育培训机构执委会第13次会议暨2006’上海亚太旅游会展教育培训国际研讨会宗旨：加强沟通、增进了解、探讨合作、推动发展主题：发展旅游会展，促进亚太合作日期：2006.5.15-2006.5.18地点：上海师范大学（奉新校区）、上海宾馆/静安宾馆主承办单位：主办单位：联合国亚太经社会/联合国亚太旅游教育培训机构、上海师范大学旅游学院（上海旅游高等专科学校）承办单位：上海师范大学旅游学院（上海旅游高等专科学校）支持单位：中国国家旅游局上海市世博会事务协调局（等）协办单位：《中国展会》杂志社（等）邀请媒体：上海电视台（等）演讲嘉宾国家旅游局领导上海世博局领导上海旅委领导亚太经社会官员美国内华达大学酒店管理学院旅游与会展管理系主任帕蒂·肖克博士香港理工大学酒店与旅游管理学院院长田桂成博士上海师范大学旅游学院院长杨卫武教授亚太会展委员会主任（或副主任）亚洲会议观光局协会会长（或副会长）演讲嘉宾和演讲选题：演讲选题中国旅游教育的发展现状和趋势2010上海世博会活动策划原则和亮点世博会与亚太地区旅游的发展亚太旅游培训教育机构及其作用会展管理课程体系的最佳配置国际酒店业管理研究的前沿课题建设旅游会展教育高地、培养现代服务应用人才亚太会展业发展中的问题与对策研究亚洲会展业与旅游业的互动效应会议规模和参加人员范围：

开幕式中外嘉宾（15人）

UNESCAP官员和工作人员（3人）

APETIT执委会委员（14人）

APETIT执委会成员陪同、非执委会成员、申请加入APETIT组织的中外院校代表（预计100人）国内旅游与会展相关政府部门和专业组织、旅游与会展企业、旅游与会展院校和培训机构、赞助单位及邀请媒体（70人）会议组织机构：

会议顾问：

KimHakSu，亚太经社会副秘书长（等）名誉主任：

周鸿刚，上海师范大学党委书记（等）主任：山川龙治，亚太经社会旅游交通处处长（等）执行副主任：朱承强，上海旅游高等专科学校副校长副主任：高峻，上海旅游高等专科学校副校长（等）秘书长：

金辉，上海师范大学旅游学院副秘书长：梁保尔，上海师范大学旅游学院科研办主任（等）组委会成员：边良飞，上海师范大学旅游学院校办主任（等）组委会工作人员：席安琪，上海师范大学旅游学院外办（等）会议日程：2006年5月14日星期日12:00-21:00上师大徐汇校区学术交流中心大会接待室中方与会代表签到注册18:30-20:30徐汇校区外宾楼早到者晚宴2006年5月15日星期一07:00-08:30上师大徐汇校区学术交流中心咖啡厅早餐08:30-09:00上师大徐汇校区学术交流中心会议注册处注册09:00-10:30上师大徐汇校区学术交流中心会议厅旅游学科体系研讨会10:30-10:50上师大徐汇校区学术交流中心会议厅门厅茶歇10:50-12:15上师大徐汇校区学术交流中心会议厅旅游学科体系研讨会12:30-14:00上师大徐汇校区学术交流中心宴会厅午餐及午休14:00-15:30上师大徐汇校区学术交流中心会议厅申请加入联合国亚太经社会/亚太旅游教育培训机构组织的中方院校与机构预备会议15:30-15:50上师大徐汇校区学术交流中心会议厅门厅茶歇15:50-17:00上师大徐汇校区学术交流中心会议厅申请加入联合国亚太经社会/亚太旅游教育培训机构组织的中方院校与机构预备会议17:15-18:30上师大徐汇校区外宾楼晚餐19:30-21:30新天地各地代表交流、娱乐活动*12:00-21:00静安宾馆大会注册处外宾签到注册*18:30-21:30酒店自助餐厅（外宾）早到者晚宴2006年5月16日星期二06:30-07:00静安宾馆咖啡厅（外宾）早餐07:00-08:30途中上宾——上师大（奉新校区）06:30-07:15上师大学术交流中心咖啡厅（中宾）早餐07:30-08:30途中上师大（徐汇）——上师大（奉新校区）08:30-09:00大会注册处研讨会注册，各院校展示参观08:30-09:00迎宾楼（贵宾厅）上海市领导接见出席会议的亚太各国代表09:00-09:3009:50-10:1010:10-10:20上师大奉贤校区图书馆九楼会议室2006’上海亚太旅游会展教育培训国际研讨会开幕式：上海市政府领导致贺辞国家旅游局领导致辞上海世博会事务协调局领导致辞上海教育委员会领导致辞上海市旅游事业管理委员会上海世博集团有限公司领导致辞亚太经社会执行秘书长金学洙先生致辞上海师范大学校长李进致辞并宣布2006’上海亚太旅游会展教育培训国际研讨会开幕由本次研讨会组委会主任、上海师范大学旅游学院院长杨卫武主持会议专业演讲1：“亚太旅游培训教育机构及其作用”演讲嘉宾：亚太经社会官员专业演讲2：“中国旅游教育的发展现状和趋势”演讲嘉宾：国家旅游局领导提问09:30-09:5010:20-10:40上师大奉贤校区图书馆九楼会议室门厅茶歇上师大奉贤校区图书馆九楼会议室专业演讲3：“亚太会展业发展中的问题与对策研究”演讲嘉宾：亚太会展委员会主任（或副主任）专业演讲4：“2010上海世博会活动策划原则和亮点”演讲嘉宾：上海世博会事务协调局领导专业演讲5：“会展管理课程体系的最佳配置”演讲嘉宾：帕蒂·肖克博士，美国内华达大学酒店管理学院旅游与会展管理系主任专业演讲6：“国际酒店业管理研究的前沿课题”演讲嘉宾：田桂成博士，香港理工大学酒店与旅游管理学院院长就四位发言进行讨论和提问10:40-11:0011:00-11:2011:20-11:4011:40-12:0012:00-12:2012:30-13:30迎宾楼餐厅午餐+休息13:30-14:00奉新校区参观上师大奉贤校区图书馆九楼会议室专业演讲7：“世博会与亚太地区旅游的发展”演讲嘉宾：上海旅游事业管理委员会领导专业演讲8：“亚洲会展业与旅游业的互动效应”演讲嘉宾：亚洲会议观光局协会会长（或副会长）专业演讲9：“建设旅游会展教育高地、培养现代服务应用人才”演讲嘉宾：杨卫武教授，上海旅游高等专科学校校长、上海师范大学旅游学院院长提问14:00-14:2014:20-14:4014:40-15:0015:00-15:1515:15-15:35上师大奉贤校区图书馆九楼会议室门厅茶歇15:35-17:00上师大奉贤校区迎宾楼会议室分组讨论（初分旅游管理、会展管理、饭店管理）17:00-19:00途中奉新校区——上海宾馆19:00-20:30

上海宾馆大上海礼堂

晚餐20:30-21:30“友谊合作，欢乐今宵”欢迎晚宴文艺演出21:40-22:10途中中宾回上海师大

21:30以后静安宾馆

外宾休息2006年5月17日星期三07:30-08:30静安宾馆咖啡厅早餐08:30-09:00静安宾馆会议厅注册处会议注册

亚太经社会交通旅游部旅游处处长山川先生宣布亚太旅游教育培训机构执委会第13次会议开幕上海旅游高等专科学校校长/上海师范大学旅游学院院长杨卫武先生致欢迎辞选举会议执行官员静安宾馆会议厅09:00-10:30通过会议议程审核联合国亚太经社会/亚太旅游教育培训机构七大重点活动开展情况亚太旅游教育培训机构执委会成员在重点活动中所起的作用10:30-10:50静安宾馆会议厅门厅茶歇10:50-12:15静安宾馆会议厅讨论执委会成员选举标准讨论***项目12:30-14:00静安宾馆餐厅用餐＋午休14:00-15:30静安宾馆会议厅讨论工作计划预案15:30-15:50静安宾馆会议厅门厅茶歇15:50-17:00静安宾馆会议厅审批新成员加入申请确定下几届执委会会议和全体代表大会的时间、场地其他有关议题17:00-17:30静安宾馆大堂休息准备，赴浦江夜游18:30-21:00浦江游轮浦江夜游及晚宴2006年5月18日星期四07:00-08:00静安宾馆咖啡厅早餐08:00-09:00途中酒店——上海城市规划馆09:00-10:00上海城市规划展示馆技术考察参观10:15-11:30上海博物馆技术考察参观11:30-12:00途中上海博物馆——小南国12:00-13:00小南国饭店午餐13:00-13:30途中赶赴上海科技馆13:30-14:30上海科技馆技术考察参观15:00-15:40金茂大厦技术考察参观15:40-16:40