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文档简介

工贸企业文件管理制度一、制度目的为了规范工贸企业文件的管理，提高文件管理效率和保障文件的安全性，特制定此文件管理制度。二、适用范围本制度适用于工贸企业所有的文件管理和归档。三、文件的管理文件的命名文件应按照以下格式命名：yyyy-mm-dd-文件名-版本号其中，“yyyy-mm-dd”表示文件的创建时间，“文件名”表示文件的名称，“版本号”表示该文件的版本号。文件名称应简洁明了，例如：办公室电费管理制度、人力资源管理制度等。文件的存储所有文件应当按照文件的种类进行分类，并分别存储。机密文件应存储在保险柜或者保密仓库，并由专人保管。非机密文件可存储在柜子或文件栏内。文件的归档归档目的：文件归档是为了保证文件的安全性和方便查找使用。归档时限：归档时限应根据文件的重要程度和使用频率进行确定。文件可分为永久保存文件、长期保存文件和短期保存文件。归档方法：将文件整理好，按照文件的种类、文件名和版本号进行排列，放入封闭式储物柜内进行归档。四、文件的使用文件查阅文件的查阅应提前向文件管理员提出申请，文件管理员经过核实后，方可进行查阅。查阅时应注意文件管理和使用规定，不得损坏文件和篡改文件内容。文件修改修改文件应根据文件管理规定进行，修改内容必须合理、正确、规范。修改后应及时更改文件的版本号，同时将修改内容注明在文件最后。文件复制文件的复制应符合工贸企业的版权规定，不得侵犯他人权益。复制文件应加盖备份印章，并注明复制时间和复制人员。五、文件的销毁销毁目的为了保护工贸企业的机密和保证文件管理的便捷性，一些已经失去使用价值的文件应当及时销毁。销毁方法普通文件应直接进行微型碎纸机碾为碎片的处理。机密文件应在保密员的监督下进行处理，处理后应立即进行焚烧。销毁时限销毁时限根据文件的重要程度进行确定。文件可分为永久保存文件、长期保存文件和短期保存文件。销毁时限到达后应及时处理文件。六、制度的执行所有员工均应严格遵守本制度，文件管理员应认真履行管理职责，保证文件管理的规范化。如果有违反本制度的行为，应立即纠正并制定相应的处罚措施。七、制度的修订为了适应工贸企业的不断发展和管理需要，本制度需根据实际情况进行修订。修订时应经过相关部门的协商

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