项目四文字处理软件应用

WORD是基于WINDOWS操作系统的文字和表格处理软件，是OFFICE套装软件的成员之一。它充分利用WINDOWS系统图形界面的优势，是一具有丰富的文字处理功能；图、文、表格并茂；提供菜单和图标的操作方式、易学易用的字处理软件。

根据项目的实际需要，分为五个子项目：

子项目1：创建“求职简历”文档。

子项目2：文档版面设计。

子项目3：电子版报设计与制作。

子项目4：公司员工手册排版

子项目5：制作信封1知识目标熟悉Word

2003窗口的组成熟悉文档的基本操作;技能目标会输入文字及各种符号会绘制表格及图形能对文本进行编排能进行图文混排能进行长文档排版;2项目目标3创建“求职简历”文档1文档版面设计2电子版报设计与制作3公司员工手册排版4制作信封5子项目1创建“求职简历”文档新建并保存“求职简历”文档编辑文本设置文本格式1设置段落格式4制作“个人简历”表格打印文档子项目介绍小张就要大学毕业了，他现在最重要的任务就是精心制作一份求职简历。求职简历包括“自荐书”和“个人简历”两部分。他知道，为了在激烈的人才竞争中占有一席之地，除了有过硬的知识储备和工作能力外，还应该让别人尽快

了解自己。而制作一份精美的求职简历无疑是自己留给别

人的第一印象，所以毫不夸张地说，求职简历制作的好坏，将直接影响到自己的命运。5子项目1

创建“求职简历”文档子项目目标文档的基本操作：新建、打开、保存、关闭输入文本、符号和特殊字符设置文本格式设置段落格式撤销和恢复文本移动与复制查找和替换表格的基本操作：创建、编辑、格式化页面设置、打印预览和打印；67子项目实施任务1

新建并保存“求职简历”文档1．启动字处理软件Word

2003Word

2003的启动有下面四种常用的方法。通过双击Word

2003的桌面快捷方式启动。通过【开始】｜【程序】|【MicrosoftWord

2003】命令启动。通过打开Word

2003文件启动。通过【开始】菜单中的【运行】（对话框中输入：“winword”）命令。2．熟悉Word

2003的工作界面83．创建新文档方法1

启动Word2003时，系统会自动创建一个空文档。方法2

选择“文件”→“新建”，在右侧的任务窗格中选择“空白文档”选项，创建一个空文档。方法3

单击常用工具栏中的“”（新建空白文档）按钮，同样可创建一个空文档。94．将新建文档保存为“求职简历”具体操作如下：选择“文件”→“保存”命令，弹出

“另存为”对话框，如图4.2所示。设置保存位置为“D:\简历”，保存类型为“Word文档”，文件名为“求职简历”，单击“保存”按钮。10可单击“常用”工具栏中的按钮保存。（1）已经保存过的文件，再次执行“保存”选项时，不会再弹出“另存为”对话框，系统会自动以原文件名保存。（2）对已保存的文件进行备份。选择“文件”→“另存为”选项，弹出“另存为”对话框，设置“保存位置”、“保存类

型”、“文件名”，然后单击“保存”按钮。如果保存在同一文件夹，需注意此时的“文件名”应与原来的文件名不同。115．关闭“求职简历”6．打开“求职简历”121．输入“自荐书”的内容（1）输入文本。Ctrl+shift:

不同输入法之间切换Ctrl+space：中英文输入法之间切换13任务2

编辑文本（2）输入符号将插入点定位到需要插入符号的位置，选择“插入”→“符号”，弹出“符号”对话框，如图4.5所示，选择所需的符号，单击“插入”按钮即可。14（3）输入特殊符号将插入点定位到需要插入符号的位置，选择“插入”→“特殊符号”，弹出“插入特殊符号”对话框，如图4.6所示，选择所需的符号，单击“确定”按钮即可。15

另外符号和特殊符号的插入还可以利用

“软键盘”插入。在中文语言栏上右击

“软键盘”，在出现的列表中单击相应软键盘，在打开的软键盘中找到需要输入的符号单击即可。输入文本的过程中如果输入错误，可按“Backspace”键删除插入点前的文本，也可按“Delete”键删除插入点后的文本。16提示在Word中，可以将另一篇Word文档或文本文件中的内容插入到当前文档中。例如，新建一个空白文档，将“自荐书”插入到当前空白文档中。单击常用工具栏中的“新建空白文档”按钮。选择“插入”→“文件”，弹出“插入文件”对话框，如图4.7所示。设置“查找范围”为“D:\简历”，“文档类型”为172．文本的基本编辑（1）选定文本

选定文本：拖动鼠标可以选定文本。

选定一行或多行文本：将鼠标移到该行左

侧，当鼠标指针变为指向右上方的箭头时，单击鼠标可选定一行文本，如果拖动鼠标，则可选定多行文本。

选定矩形区域中的文本：将鼠标指针移动到所选区域的左上角，按住Alt键，拖动鼠标直到区域的右下角。18

（2）移动文本

方法1：利用“编辑”菜单→“剪切”命令→“粘贴”命令

方法2：利用常用工具栏“剪切”按钮和“粘贴”按钮。

方法3：利用鼠标直接拖动选定文本至目标位置。

（3）复制文本

方法1：利用“编辑”菜单→“复制”命令→“粘贴”命令19IP地址3．文本的查找和替换（1）查找文本利用查找功能，可将插入点快速定位到文档中指定的位置。例如在文档中查找“学习”一词，具体操作如下：1）选择“编辑”→“查找”命令，打开“查找和替换”对话框，如图4.8所示。20（2）替换文本利用替换功能可对文档中某些相同的内容进行修改。例如将文中所有的“学习”替换为“努力”，操作如下：选择“编辑”→“查找”命令，打开“查找和替换”对话框，如图4.9所示。单击“全部替换”按钮，即可将文本中所有的“学习”替换成“努力”。21（3）替换带格式的文本有时我们需要将指定的内容替换为带有某种格式的内容。例如，将文档中所有的

“知识”一词替换成“红色、三号、加粗”的“能力”一词。22提示当你后悔了某个操作的时候，可以通过撤销和恢复命令取消操作。撤销：可以撤销最近的一次或多次操作。通过“编辑”菜单中的“撤销”命令或

“常用”工具栏中的（撤销）按钮实现。恢复：可以恢复被撤销的操作。通过

“编辑”菜单中的“恢复”命令或“常用”工具栏中的（恢复）按钮实现。23任务3

设置文本格式1．在文档“自荐书”中，将标题“自荐书”设置为中文字体“华文新魏”，字形“加粗”，字号“一号”，字符间距为加宽12磅。2．在文档中，将“尊敬的领导：”、“自荐人：×××”、“××××年××月××日”等设置为“幼圆、四号”。具体操作如下：选定要设置的文本“尊敬的领导：”在“格式”→“字体”下拉列表框中选择“幼圆”；在“字号”下拉列表框中选择“四号”。双击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮。3．在文档中，将正文文字（从“您好”开始到“敬礼”为止）设置为“楷体＿GB2312、小四”。并为文中“山东商业职业技术学

院”添加“波浪形”下划线，下划线颜色

“黑色”，着重号“．”，效果“阴影”。操作步骤提示如下：选定正文文字。利用“格式”工具栏或“格式”→“字体”对话框进行设置即可。任务4

设置段落格式1.将标题“自荐书”设置为“居中对齐”；将正文段落（第3-10段）设置为“两端对齐、首行缩进2个字符、1.5倍行距”。2.将文档中最后两段（“自荐人：×××”、“××××年××月××日”）所在的段落设置为“右对齐”，再将“自荐人：×××”所在的段落设置为“段前间距20磅”。具体操作如下：选定最后两段。单击“格式”工具栏上的“右对齐”按钮。选中“自荐人：×××”或将插入点定提示段落缩进主要有以下几种类型：

首行缩进：表示只有第一行缩进。通常情况下，中文的首行缩进两个汉字。

悬挂缩进：表示除第一行以外的各行都缩进。通常用于创建项目符号和编号。

左缩进和右缩进：表示段落中的所有行都缩进。通常为了表现段落间不同的层次。另外段落的缩进还可以通过窗口上的“标尺”实现。任务5

制作“个人简历”表格1.创建“个人简历”表格先将插入点定位到“自荐书”的下一页，输入文字“个人简历”，用格式刷把“自荐书”格式复制到“个人简历”。敲回车键，单击“格式”工具栏上的“样式”下拉列表框中选择“清除格式”。具体操作如下：将插入点定位到要插入表格的位置。选择“表格”→“插入”→“表格”命2.合并与拆分单元格在设计复杂表格的过程中，当需要将表格的若干个单元格合并为一个或者把一个分为多个单元格的时，可利用单元格的合并和拆分功能。现在把“个人简历”中相应表格合并。具体操作如下：用鼠标拖动的方式选择第7列的1-3个单元格。右击，在出现的快捷菜单中选择“合并3.输入文本内容具体操作如下：鼠标单击第1行第1列，插入点定位在该单元格，输入文字“姓名”。按Tab键或用鼠标改变插入点，分别输入其他文字内容。4.调整行高和列宽文字输入表格后，可以根据需要调整表格的行高和列宽。方法1:把鼠标放在要调整行的下行线或要调整列的右列线上，按住鼠标左键拖动即可。方法2:（1）选定行或列。选择“表格”→“表格属性”命令，如图4.17所示。单击“行”选项卡，设置指定高度为“1厘米”。单击“列”选项卡，设置指定高度为“2厘米”,单击“确定”按钮。5.设置单元格的对齐方式在表格中，单元格中文本的对齐方式可以在水平和垂直两个方向进行调整。参见图

4.14所示，将表格中所有文字的设置为水平居中、垂直居中，并调整“照片”、“个人简历”、“获奖情况”文字方向。6.设置表框和底纹为表格设置边框和底纹，可以对创建的表格进行修饰达到美化版面的效果。设置表

格的边框和底纹，可以用“表格和边框”

工具栏或“格式”菜单上的“边框和底纹”命令两种方法实现。将表格内侧框线设置为“虚线”，外侧框线设置为“双细线”，并将最后一行填充

“灰色-25%”.7.添加项目符号为“获奖情况”一栏中的文本段落添加项目符号“”具体步骤如下：把插入点定位到“获奖情况”栏目中，单击“格式”→“项目符号和编号”，打开“项目符号和编号”对话框，如图4.24所示。单击“项目符号”选项卡，找到相应项目符号，单击确定按钮，在文中即可插入一个项目符号，输入第一个获奖项。任务6

打印文档1.页面设置小张编辑好求职简历，接下来就需要打印文档。打印之前可以通过页面设置改变页面的外观，使文档看上去更美观，具体步骤如下：选择“文件”→“页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框，如图4.25所示。在该对话框中可设置纸张大小、方向、页边距等。打印预览在开始打印之前，应先进行打印预览，即在屏幕上模拟文档打印输出的效果，满意后再进行打印。方法是：选择“文件”→“打印预览”，打开“预览”窗口打印文档具体操作如下：选择“文件”→“打印”命令，弹出

“打印”对话框，如图4.27所示。设置“打印范围”为“全部”，“打印子项目介绍班里创办了班刊，小张负责其中一篇文章的排版。怎样才能做到标题醒目、条理清晰、内容美观大方呢？经过反复的尝试，小张最终设计了如图4.33所示的效果，他是怎么做到的呢？38子项目2

文档版面设计39子项目目标插入艺术字插入图片设置首字下沉效果设置分栏插入文本框绘制与组合图形插入数学公式40子项目实施任务1

插入艺术字插入艺术字利用艺术字可以实现美观的文字效果。例如：在文档末尾插入艺术字“荷塘月色”。具体操作如下：将插入点定位到文档末尾部分，选择“插入”→“图片”命令，选择“艺术字”选项，弹出“艺术字库”对话框，如图

4.34所示。选择第二行第三个样式，单击“确定”按钮，打开“编辑艺术字文字”对话框，如图4.35所示。输入“荷塘月色”，设置：字体“宋体”、字号“40磅”及41字形“加粗”，单击“确定”按钮。“艺术字库”对话框42“编辑艺术字文字”对话框2．编辑艺术字以艺术字“荷塘月色”为例，设置改艺术字填充颜色为“绿色”，大小为“高度3.7厘米，宽度为10.42厘米”，艺术字形状为

“波形2”，居中显示。43任务2

插入图片44“插入”按钮即可。1．插入图片文件将图片“荷塘月色.jpg”插入到文档第二段中，具体操作如下：将插入点定位到文档第二段末尾处。选择“插入”→“图片”命令，选择

“来自文件”选项，弹出“插入图片”对话框，如图4.37所示。设置“查找范围”找到目标文件，单击提示插入剪贴画。将插入点定位到图片的位置。选择选择“插入”→“图片”命令，单击“剪贴画”可打开“剪贴画”任务窗格，如图4.38所示。在“搜索文字”文本框中输入剪贴画类别，单击“搜索”按钮。单击所需的图片即可完成插入操作。45

编辑图片和图文混排缩放、移动图片裁剪图片改变图片颜色、亮度和对比度设置图片与文字的环绕方式2．设置图片格式将图片“荷塘月色.jpg”设置为“高度为2.5厘米、宽度为3厘米”，四周型文字环绕，水平居中对齐，水印效果。47任务3

设置首字下沉把文档正文的第一段设置首字下沉，下沉3行，具体操作如下：将插入点定位到第一段任意处。选择“格式”→“首字下沉”命令，弹出“首字下沉”对话框，如图4.41所示。设置位置为“下沉”，字体为“宋体”，下沉行数为“3”，距正文为“0.2厘米”，单击“确定”按钮。效果如图4.42所示。48图4.42

设置“首字下沉”后的效果49任务4

设置边框和底纹50颜色设为“绿色”、宽度设为“1磅”。应1．设置边框为文档标题“荷塘月色”设置“实线、绿色、1磅”的字符边框具体操作如下：选定标题行“荷塘月色”。选择“格式”→“边框和底纹”命令，弹出“边框和底纹”对话框，单击“边框”选项卡。在“边框”选项卡中线型设为“实线”、2．设置底纹为文档标题“荷塘月色”添加“黄色”底纹，具体操作如下：选定标题“荷塘月色”。选择“格式”→“边框和底纹”命令，弹出“边框和底纹”对话框，单击“底纹”选项卡。设置填充颜色“黄色”，应用于“文字”，单击“确定”按钮。513．设置页面边框为文档添加页面边框，具体操作如下：将插入点定位到文档任意位置。选择“格式”→“边框和底纹”命令，弹出“边框和底纹”对话框，单击“页面边框”选项卡。如图4.43所示。在“页面边框”中可设置线型、颜色、宽度等。也可单击“艺术型”的下拉列表，选择一种类型，为整篇文档添加“艺术型”页面边框。52任务5

设置分栏有时，根据版面设计的要求，需对文档进行分栏设置。下面把文档中正文的第三段分为两栏，中间添加分隔线。具体操作如下：选定第三段。选择“格式”→“分栏”命令，弹出

“分栏”对话框，如图4.44所示。在“预设”栏中选择“两栏”，设置栏间距“4字符”，栏宽相等，勾选“分隔线”复选框，单击“确定”按钮，效果如图4.455354图4.45

设置分栏后的效果任务6

插入文本框利用“文本框”可以在页面的任意位置放置文字。例如若在艺术字的右下方插入排版者的名字，可通过插入文本框实现。具体操作如下：将插入点定位到插入文本框的位置。选择“插入”→“文本框”→“横排”命令，拖动鼠标左键即可画出一个适当大小的文本框，在其中输入文本“排版者：小张”。55

任务7

绘制图形LG56图4.46

班级徽标1．显示“绘图”工具栏利用“绘图”工具栏可绘制出各种图形。选择“视图”→“工具栏”→“绘图”命令，可以在视图中显示“绘图”工具栏，如图4.47所示。图4.47“绘图”工具栏572．绘制图形现在，我们来绘制班徽，具体操作如下：单击“绘图”工具栏中的“自选图形”按钮。选择“基本形状”级联菜单中的“菱形”绘图工具，拖动鼠标画出一个菱形。选中所绘制的菱形，单击“线型”按钮，选择“3磅”，单

击“线条颜色”按钮，选择“蓝色”，单击“填充颜色”按钮，选择“青绿”色。单击“绘图”工具栏的“椭圆”按钮，按住“shift”键，同时拖动鼠标，在菱形中画一个圆，填充黄色。在圆形上右击，在弹出的快捷菜单中选择“添加文字”，输入“LG”，设置字体格式为“加粗、三号、红色”。58图形的叠放和组合当图形叠放时，处于上层的图形会遮挡处于下层的图形。一般情况下，新绘制的图形会默认处于上层，若要改变图形的叠放次序，方法如下：选定圆。单击“绘图”工具栏上的“绘图”按钮，选择“叠放次

序”→“置于底层”命令，如图4.50所示，即可将圆形置于最底层。有时我们需要将多个图形作为一个整体对待，例如若把圆形和菱形组合在一起。可按以下方法操作：按住“shift”键，选中需要组合的图形。在选中图形上右击，在出现的快捷菜单中选择“组合”→“组合”命令即可。59

1．公式编辑器

2．插入组织结构图

3．绘制流程图子项目介绍通过前一阶段的学习，小张已经掌握了Word2003的基本操作。学校请计算机专业的各个班级帮忙设计各专业的展板，要求美观大方、突出专业特色。小张所在的班负责

“软件技术专业”的展板制作。班主任将这个光荣而艰巨的任务交给了小张及其他几位同学。经过素材的收集和整理、版面的设计和美化，设计的展板的最终效果如图4.64所示。61子项目3

电子版报设计与制作62子项目目标会设置图文混排会综合排版63子项目实施要设计出好的展板，关键是先做好版面的整体设计，也就是所谓的宏观设计，然后再对每个版面进行具体的排版。大体步骤如下：对文档进行版面设置（设置纸张大小、页边距）。对所以素材进行分类，并决定每篇文章（或图片）应该分布在版面哪个位置。利用文本框对版面进行整体的板块划分。64

任务1

版报设计步骤

要设计出好的版报，关键是先做好版面的整体设计，也就是所谓的宏观设计，然后再对每个版面进行具体的排版。大体步骤如下：

（1）对文档进行版面设置（设置纸张大小、页边距）。

（2）对所以素材进行分类，并决定每篇文章（或图片）应该分布在版面哪个位置。

（3）利用文本框对版面进行整体的版块划65任务2

页面设置新建Word文档“专业展板.doc”，并根据版面要求进行页面设置，操作步骤如下：进入Word，新建一个空白文档。在菜单栏中选择“文件”→“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框。选择“页边距”选项卡，设置“页边距”：上下边距为“2.5厘米”，左右边距为“2厘米”，方向选择“横向”，如图4.65所示。66任务3

版面布局利用“文本框（也可以使用自选图形）”方法设计版面布局，操作步骤如下：按照版面中各素材内容的多少绘制一个大小合适的轮廓。如图4.67所示。在菜单栏选择“插入”→“文本框”→“横排”命令，在适当位置绘制出所示的每个文本框，绘制出版面的整体布局基本轮廓。将各素材复制到相应的文本框中。调整6768任务4

文本格式设置1.把专业名称“软件技术专业”设为艺术字。具体操作步骤如下：选择“软件技术专业”。选择“插入”→“图片”→“艺术字”命令，打开“艺术字库”。选择第二行第六列艺术字样式，单击

“确定”按钮。在“编辑艺术字”对话框中，设置“字号80

加粗”，单击“确定“按钮

最终692.把“专业介绍”、“素质目标”、“知识

目标”、“能力目标”设为格式为“黑体、二号、加粗”。具体操作如下：选中“专业介绍”。利用“格式”工具栏上的相应按钮进行设置。双击“常用”工具栏上的格式刷按钮。拖动鼠标依次刷过文字“素质目标”、“知识目标”、“能力目标”。70任务5

插入图片在专业介绍前插入“科技类”剪贴画，具体步骤如下：将插入点定位到第一行左侧。选择“插入”→“图片”命令，单击

“剪贴画”可打开“剪贴画”任务窗格，在搜索文字栏中输入“科技”，单击“搜索”按钮。在搜索结果中单击任一剪贴画。（4）用鼠标拖动被选定图片四周的控点，将71任务6

修饰美化绘制图形1.艺术字“软件技术专业”周围的边框去掉。具体步骤如下：右击该文本框。在打开的“设置文本框格式”对话框中，

“颜色与线条”选项卡中“线条”的“颜色”项设为“无线条颜色”即可。722.其余文本框设置不同的格式。具体步骤如下：（1）右击“专业介绍”文本框，在快捷菜单中选择“设置文本框格式”，打开“设置文本框格式”对话框。（2）在“颜色与线条”选项卡中可对文本框进行相应设置。例如在“填充”项中可单击“颜色”右侧下拉箭头，选择“填充效果”，打开“填充效果”对话框，如图4.71所示。736、插入图片，并设置格式。（介绍图片的插入和设置格式）7、去掉没用的文本框、或设置美化文本框。右击文本框，选择快捷菜单中设置文本格式命令。8、检查校对，确保无误。9、打印预览，打印。子项目介绍毕业了，小张顺利的找到了实习单位。一天，领导安排小张制作公司的员工手册，要求要求页眉为“山东沂光电子股份有限公司”。并且首页没有页码，第二页为目录，显示单独的页码，第三页显示正文的页码1，第四页显示正文的页码2，……，页码位于页面底端右侧。这个任务对于他来说还是有一定的挑战的。75子项目4

公司员工手册排版子项目目标会设置页眉和页脚会插入目录与索引会使用分节符会使用样式76子项目实施任务1

页面设置具体操作如下：打开素材“山东沂光电子股份有限公司.doc”。选择菜单“文件”--“页面设置”，在“页面设置”属性页上选择“纸张”选项卡，在“纸张大小”属性中选择“A4”，选择“页边距”选项卡，在“上”、“下”、“左”、“右”四个边距属性中，分别调整为2厘米，并选择“装订线位置”为“左”，“装订线”设置为1.5厘米，“方向”77任务2

设置页眉和页脚页眉和页脚分别是在文档每一页顶部和底部的说明性文字。1.设置页眉。

具体操作如下：将插入点定位到文档中。选择“视图”菜单→“页眉和页脚”命令，在页眉处输入文字“山东沂光电子股份有限公司”。782.设置页脚。页脚也是通过“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令插入的。页脚可以是页码、日期、时间等多种内容。本项目要求是页码作为页脚，并且首页没有页码，第二页为目录，显示单独的页码，第三页显示正文的页码1，第四页显示正文的页码2，……。注意：如果是各部分的格式不同，一定要使用分节符。79分节选择菜单上的“插入”--“分隔符”，在对话框上选择“分隔符类型”中的“分页符”或是“分节符类型”中的“下一页”。具体操作如下：打开“山东沂光电子股份有限公司.doc”，把光标移到第一页“坚持以人为本”前面，插入两个分节符（选择“插入”菜单中分隔符命令，在弹出的“分隔符”

对话框中选择分节符类中的“下一页”，

如图4.76所示），把整篇文档分成三节，分别是封面、目录(空白页)、正文。选择“视图”菜单→“页眉和页脚”，将插入点定位到第2节的页脚处，单击“页眉和81（4）再次将插入点定位到第2节的页脚处，单击“页眉和页脚”工具栏中的“设置页码格式”按钮，在弹出的对话框中设置起始页为“1”。如图4.77所示。单击“确定”按钮。（5）单击“页眉和页脚”工具栏中的“插入页码”按钮，即可插入页码，单击“格式”工具栏上的“右对齐”按钮，使页码位于页面底端右侧。（6）用同样方法为第3节插入页码。82任务3

使用样式格式化样式是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中标题、题注以及正文等各个文本元素的格式。长文档中的各级标题一般是通过使用样式进行格式化。对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题1”样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题2”~“标题4”样式。83

所谓样式就是多个排版命令组合而成的集

合，或者说样式是一系列预置的排版指令。当希望快速改变某个特定文本（可以是一

行文字、一段文字，也可以是整篇文档）的所有格式时，可以使用Word的样式来实现，极大地提高工作效率。

对样式的操作：应用样式创建样式修改、删除样式任务4

提取目录目录的作用就是要列出文档中各级标题及每个标题所在的页码，编制完目录后，只需要单击目录中某个页码，就可以跳转到该页码所对应的标题。具体操作如下：把光标移到第二页的文本编辑区，输入目录两个字，然后敲两下回车键。选择“插入”→“引用”→“索引和目录”命令，弹出“目录和索引”对话框。85

索引

所谓索引，实际上就是标出文档中的单词、词组或短语所在的页码，这样，就可以迅

速方便地查找到这些单词、词组和短语。

创建引文目录的操作步骤如下：

(1)将光标移到要插入引文目录的位置。

(2)单击“插入”→“引用”→“索引和目录”菜单项，在弹出的“引文和目录”对话框中选择“引文目录”选项卡，其对话框如图4.80所示。86知识拓展子项目介绍小张在公司经常为每个客户打印信封、向每个参加会议的客户发送邀请函，公司客户的数量大概在几百个，有时甚至上千个，每个人的地址都不一样；参加会议的人到会时间和住宿安排各不相同……这些工作既容易出错又枯燥乏味，庞大的数据量导致小张经常加班，很是苦恼。有什么解决办法呢？后来发现在Word中利用“邮件合并”功能就可以巧妙、轻松、快速地加以解决。87子项目5

制作信封子项目目标在完成本项目任务的过程中，能够学会以下知识和技能：设置页眉和页脚了解域的概念会有关域的基本操作会使用邮件合并88子项目实施

任务1

制作信封主文档

利用向导可以轻松地设计信封。

（1）从菜单选择“工具”→“信函与邮件”→“中文信封向导”命令，显示信封制作向导，如图4.81所示。89图4.81

信封制作向导90

（2）单击“下一步”按钮，选择标准信封样式，如图4.82所示。在“信封样式”中，可从下拉

信封尺寸规格相同列表中选择与您手边的的信封。图4.82

选择标准信封样式91

（3）单击“下一步”按钮，选择生成信封的方式，如图4.83所示。由于目前只需制作一个信封作为邮件合并的主文档，因此选择“生成

选中“打印邮政编码单个信封”即可。还可以边框”选项。图4.83

怎样生成信封92

（4）单击“下一步”按钮，输入收件人的姓名、地址和邮编，如图4.84所示。由于此信封是主文档，供将来批量生成的信封做模板，

等信息，按图示因此无需填写姓名和地址填写提示文字即可。93图4.84

输入收件人的姓名、地址和邮编息，按图示填写正确的

（5）单击“下一步”按钮，输入寄信人的姓名、地址和邮编，如图4.85所示。将来批量生成的每个信封上都需要填写同样的寄信人信

寄信人信息即可。图4.85

输入寄信人的姓名、地址和邮编94

（6）单击“下一步”按钮，完成信封的制作，如图4.86所示。图4.86

完成信封的制作95

（7）单击“完成”按钮，即可得到制作好的信封，如图4.87所示。图4.87

制作好的信封96

任务2

批量制作信封

在进行邮件合并之前，可以先浏览一下数据文件。数据文件一般可以是Excel表格、Access数据库或Word表格，甚至还可以来自SQL

Server或Oracle数据库。本例以Excel文源件的数作为数据源，如图4.88所示。用作数据文档，应在第1行存放每列数据的标题，据按行依次排列在表格中。图4.88作为数据源的Excel文件97

（1）从菜单选择“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并向导”命令，在右侧的任务窗格中会显示邮件合并的步骤。如图4.89所示。邮件合并的第1步是选择文档类型，共有“信函、电子邮件、信封、标签和目录”等类型。选择“信函”类型即可（如果选择“信封”类型，则会新建一个信封并删除当前文档中的内容。如果信封是特殊尺寸，无法在前面的“信封制作向导”中选取合适的信封，可以在这里制作特殊信封。98

（2）单击“下一步：正在启动文档”，显示步骤2，如图4.90所示。在步骤2中可选择开始文档（主文档），选择“使用当前文档”即可。

（3）单击如图4.91所示中鼠标指针所在位

置的“浏览”命令，显示“选取数据源”对话框，如图4.92所示。99图4.92

选择数据源100

（4）找到数据文件所在的位置，选择数据文件是“客户资料.xls”，选中文件后单击

“打开”按钮，显示“选择表格”对话框。

（5）选中“客户信息”表，单击“确定”按钮，显示“邮件合并收件人”对话框，在这个对话框中列出了Excel表中的数据，可对数

据进行筛选，只选择某些数据进行邮件合

并。例如，如果只希望给所有华北地区的

客户发送信件，可单击“地区”列标题右侧的三角形箭头，并选择“华北”，如图4.93所示1。01102图4.93

筛选数据

（6）单击“确定”按钮，完成数据源设置。

（7）在如图4.91所示的任务窗格中单击“下一步：撰写信函”，显示步骤4，如图4.94所示。

（8）在文档中选中“邮政编码”处的提示文字。

（9）在如图4.94所示的任务窗格中单击“其他项目”命令，显示“插入合并域”对话框，如图4.95所示。其中所列的域分别对应Excel表中的每列标题。选中“邮政编码”，并单击103

（10）用同样的方法分别选中文档中的“城市地址”、“姓名职务”等提示文字，并在如4.94所示的任务窗格中单击“其他项目”命令，分别插入“城市”、“地址”、“联系人姓名”和“联系人头衔”域。此时主文档中的提示文字全部被域替代（灰色底纹表示其中的内容

是域，在合并之后不会显示或打印出来），域中的数据将是可变数据，如图4.96所示。104图4.96

插入合并域后的主文档105

（11）在如图4.94所示的任务窗格中单击“下一步：预览信函”，显示步骤5，如图

4.97所示。单击所示中鼠标指针所在位置的箭头，即可预览即将生成的每个信封中的内容。在预览时如果希望将来生成的信封中不包含个别收件人，可在预览到该收件人时，在如图4.97