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文档简介

第五章采购付款管理制度1.制度目的为规范公司采购付款流程，建立合理的采购付款管理制度，加强内部控制，遵循市场规律，合理利用财务资源，防范风险。制定本制度，明确采购付款管理的程序和制度，防止采购付款环节的失误和漏洞，确保所有采购费用的合理性、合规性和安全性。2.应用范围本制度适用于公司采购付款管理的各个环节，包括采购合同签订、采购发票验收、采购付款申请、财务审核、付款操作等。3.制度主要内容3.1采购合同签订在进行采购前，必须签订合同。合同应当由相关部门经过审批后签署，且必须明确合同双方的权利和义务、价格、交货期限等。常规情况下，签订合同需提供如下文件：供应商提供的产品相关证明和资料；企业自身证照；合同双方业务员提供的合同。合同签订后应保存原件，生效后通过数字化管理方式备份。3.2采购发票验收收到采购商品后应核对物品的数量、规格、型号、质量等信息是否与合同中规定的一致。合格的采购商品必须寄存于公司指定的库房，未经审核验收前不得占用。收到采购商品的质量、数量不一致等问题，应由签收人在交货时及时与供应商联系，并限期解决。收到采购商品的质量符合合同约定的开具发票方可审核验收。3.3采购付款申请采购付款申请由财务部门接收，接收后应按照公司的规定，对采购单据和付款标准进行审核，确定付款时间、数量和金额。采购付款申请应包括如下信息：外部供应商的名称及相关信息；采购订单编号；采购合同编号及日期；发票和附录的有效日期；采购商品的数量和金额。3.4财务审核财务部门接收到付款申请单后应核对所有信息，并检查是否符合付款规范。财务部门应当与采购部门联系核对采购合同是否一致，并确认采购商品是否属于合规范围。审核通过后，财务部门应当及时制定付款计划方案，明确付款的时间、数量和金额。3.5付款操作付款前须完成采购单据和发票的核实和对账，确认支付金额、付款账户等信息无误后进行付款操作。付款操作一经完成，发票和相关单据应当迅速归档备案。同时，将付款情况及时反馈采购部门和财务部门。为防范误操作导致的风险，时刻控制付款操作的安全，确保公司基础财务信息的安全。4.制度执行按照本制度的要求，落实相应的责任和流程，确保每个细节都得到精益求精的处理。对如有违反本制度规定的行为，由公司财务部门按照公司相关规定进行处理。鉴于企业的需求和管理的不断优化，本制度在使用中如有必要修改，需经过企业董事会批准后始行。5.权责划分企业董事会负责审核制定并修改制度。公司采购部门负责执行合同签订、采购商品收货等工作。公司财务部门负责审核付款申请等工作。6.结束语以上是本公司的采购付款管理制度

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