天然气集团建设项目策划文件整理与操作指南

/中国石油天然气集团公司建设项目文件整理与归档操作指南（试行）办公厅二○一一年十二月编制讲明为规范建设项目文件的整理与归档要求，提高建设项目档案质量，集团公司办公厅依照国家及集团公司有关标准规范，结合集团公司档案工作实际，在2010年11月《中国石油天然气集团公司建设项目文件归档要求与档案整理操作指南》（征求意见稿）的基础上，总结了近几年来建设项目文件、档案治理的经验，并征求了有关油气田、炼化、管道储运等单位的意见，编写了《中国石油天然气集团公司建设项目文件整理与归档操作指南》（试行）（以下简称《指南》），供各单位档案治理人员和项目文控人员在工作中参考。《指南》共分为八部分，第一部分规定了《指南》的适用范围；第二部分为规范性引用文件；第三部分为术语和定义；第四部分规定了各参建单位对项目文件编制、收集、整理等工作职责；第五部分规定了项目文件的收集范围；第六部分规定了项目文件编制、整理、归档要求；第七部分为附录，对招投标文件排列顺序、建设项目竣工文件等常见问题进行了例举；第八部分为附表。《指南》在编写过程中，虽经反复斟酌，疏漏之处在所难免。希望各单位在使用过程中，对《指南》提出宝贵意见，以便今后修订和完善。目次1范围…………………12规范性引用文件……………………13术语和定义…………14职责…………………35项目文件的收集范围………………56项目文件编制、整理、归档要求…………………56.1项目文件编制要求……………56.1.1项目文件质量要求………56.1.2项目施工文件要紧内容、格式、编制要求……………66.1.3项目竣工图编制要求、更改方法及竣工图章的使用…66.1.4项目监理文件编制要求…………………106.2项目前期文件、项目竣工验收文件等整理要求……………106.3项目竣工文件整理要求………136.3.1组卷原则、方法及排列顺序要求………136.3.2案卷编目要求……………156.3.2.1卷内文件页号的编写…………………156.3.2.2案卷外封面的编制……166.3.2.3案卷内封面的编制……196.3.2.4卷内目录的编制………216.3.2.5卷内备考表的编制……216.3.3“案卷/件”装订要求…………………226.4项目文件归档要求…………236.4.1项目前期文件、项目竣工验收文件的归档要求………236.4.2项目竣工文件的归档审查程序…………246.4.3项目竣工文件的归档要求………………256.4.4设备随机文件的整理、归档要求………256.4.5其他项目文件的整理、归档要求…………276.4.6归档手续及归档目录的编制………………287附录附录1招标文件排列顺序（参考）…………………30附录2施工时期监理工作的差不多表式………………31附录3建设项目竣工文件编制、整理、归档中常见问题汇总……328附表附表1案卷外封面……………………34附表2炼油化工建设项目施工文件案卷内封面（交工技术文件封面）.35附表3炼油化工建设项目竣工图案卷内封面………36附表4炼油化工建设项目监理文件案卷内封面……37附表5油气田地面建设项目施工文件等案卷内封面………………38附表6油气田地面总承包项目施工文件等案卷内封面……………39附表7卷内目录………40附表8卷内备考表……………………41附表9盒内备考表……………………42附表10施工文件及竣工图质量审核报告（参考）…43中国石油天然气集团公司建设项目文件整理与归档操作指南（试行）1范围本《指南》规定了中国石油天然气集团公司建设项目文件整理与归档的要求和方法。本《指南》适用于中国石油天然气集团公司所有新建、扩建、改建等建设项目文件整理与归档工作。技术改造项目参照执行。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓舞依照本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求GB／T11821-2002照片档案治理规范gb/t18894-2002电子文件归档与治理规范GB50319-2000建设工程监理规范DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T22-2000归档文件整理规则中国石油天然气集团公司建设项目档案治理规定3术语和定义下列术语和定义适用于本《指南》。3.1建设项目建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一治理的单位。3.2单项工程建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后能够独立发挥生产能力或工程效益的工程。3.3单位工程具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。3.4项目文件建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。3.5项目前期文件工程开工往常在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程预备过程中形成的文件。3.6项目竣工文件项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件，要紧由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。3.7项目施工文件项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。3.8项目竣工图项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。3.9项目监理文件监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行操纵的文件。3.10项目竣工验收文件项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。3.11交工技术文件施工单位或其他承建单位按国家现行的施工标准和规范以及集团公司相关规定，在施工和治理过程中所形成的，在工程交接时移交建设单位的工程交付、安全质量、使用性能等技术资料，是项目施工文件的重要组成部分。3.12项目文件归档建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受托付的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各时期形成并通过整理的文件定期报送档案治理机构。3.13项目档案通过鉴定、整理并归档的项目文件。4职责4.1建设单位（业主、项目法人）职责4.1.1负责组织、协调和指导项目文件的编制、收集、整理和归档工作，负责项目档案的移交工作。4.1.2将项目文件治理工作纳入合同治理。在签订项目设计、施工及监理等合同、协议时，设立专门条款，明确有关方面提交项目文件的相关要求，以及整理与归档责任。4.1.3项目文件治理工作纳入项目建设打算，纳入项目建设治理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设治理同步实施。4.1.4将项目文件治理工作纳入项目结算治理。建设单位财务治理部门应在合同尾款支付流程中设置档案部门审核的环节，确认建设单位有关部门及档案治理部门对项目文件审核的签字、盖章手续完备后，才能办理财务结算手续。4.1.5建设单位项目治理部门负责确定项目竣工文件相关表格设置、填写等编制标准，督促、检查竣工文件的编制、收集、整理工作，审核、签署竣工文件及设备随机文件，并组织归档。4.1.6建设单位有关部门负责本部门职责范围内项目文件的收集、整理工作，并向建设单位档案治理部门归档。4.1.7建设单位档案治理部门负责指导项目文件的整理、归档，检查、接收项目文件。4.2勘察、设计单位职责负责收集、积存勘察、设计文件，并按规定向建设单位相关部门提交有关设计基础资料和设计文件。4.3施工单位职责负责编制、收集、整理施工文件及竣工图，并提交监理单位、建设单位项目治理部门审核后归档。4.4工程总承包单位职责负责审查、汇总各施工分包单位编制、收集、整理的施工文件及竣工图，并统一将其提交监理单位、建设单位项目治理部门审核后归档。负责总承包项目设备随机文件的收集、整理，并提交建设单位项目治理部门审核后归档。4.5工程质量监督机构职责负责编制、收集、整理建设项目工程质量监督工作中形成的质量监督文件，并向建设单位档案治理部门归档。4.6监理单位职责负责监理文件的编制、收集、整理，统一将编制整理好的案卷报送建设单位项目治理部门审核后归档；负责督促、检查施工单位/工程总承包单位编制、整理施工文件及竣工图，审核、签署施工文件及竣工图的完整、准确、系统情况，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料。4.7试运行单位职责负责收集、积存在生产技术预备和试运行中形成的文件，并向建设单位档案治理部门归档。5项目文件的收集范围执行《中国石油天然气集团公司建设项目档案治理规定》“建设项目文件归档范围和保管期限表”。6项目文件编制、整理、归档要求6.1项目文件编制要求6.1.1项目文件质量要求6.1.1.1项目文件应保证原始性和真实性，归档的项目文件应为原件。6.1.1.2项目文件必须与工程实际相符，并做到完整、准确、系统，满足生产、治理、维护及改扩建的需要。①项目文件的完整是指按《中国石油天然气集团公司建设项目档案治理规定》“建设项目文件归档范围和保管期限表”所确定的内容，将建设项目建设全过程中应该归档的文件归档，各种文件原件齐全。②项目文件的准确是指项目文件的内容真实反映建设项目的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。③项目文件的系统是指要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。6.1.1.3项目文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（210mm×297mm），图纸宜采纳国家标准图幅。6.1.1.4项目文件所使用的计量单位、符号、文字及书写方法符合国家有关规定。6.1.1.5项目文件的编制和书写材料必须宜于长期保存。不得使用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。6.1.1.6项目文件要做到字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签认手续完备。6.1.1.7录音、录像文件应保证载体的有效性。6.1.1.8电子文件应保证其真实性、完整性及有效性。6.1.2项目施工文件要紧内容、格式、编制要求6.1.2.1炼油化工建设项目施工文件（交工技术文件）要紧内容、格式、编制要求，执行《中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目竣工验收治理规范》。6.1.2.2油气田地面建设项目施工文件（交工技术文件）要紧内容、格式、编制要求，执行《中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工程（项目）竣工验收手册》。6.1.2.3管道工程建设项目施工文件（交工技术文件）要紧内容、格式、编制要求，执行《中国石油天然气股份有限公司管道工程建设项目竣工验收手册》。6.1.2.4加油（气）站和油库建设项目施工文件（交工技术文件）要紧内容、格式、编制要求，执行国家及集团公司相关规定。6.1.36.1.3.1竣工图编制要求竣工图是项目竣工文件的重要组成部分，施工单位/工程总承包单位在项目竣工后必须按合同要求编制竣工图，应用最终版、新（洁净）的施工图进行编制。①竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，做到与设计变更、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”，真实反映项目竣工验收时的实际情况。②按施工图施工没有变更的，在原施工图上加盖并签署“竣工图章”。③凡施工中有部分变更的，可在原施工图上进行修改，并在修改部位或图纸空白处加盖“竣工图核定章”，全图修改后加盖并签署“竣工图章”。④凡结构形式、工艺、平面布置改变，以及其它重大改变及图面变更面积超过35%的，不宜在原施工图上修改、补充，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工时期”加盖并签署“竣工图章”。⑤院标、企标重复利用图必须编入竣工图中；同一建筑物、构筑物重复的国家、地点标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号。6.1.3.2竣工图的更改方法①文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改能够圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。②利用施工图更改，必须在更改处或图纸空白处加盖“竣工图核定章”，注明更改依据性文件的名称、编号和条款号，并签署姓名、日期，参见页号（指设计变更通知单所在的案卷的页号）。“竣工图核定章”若盖在图纸的空白处，必须用箭头标注到所修改的部位。“竣工图核定章”样式参考（单位为毫米）：核定人：核定人：日期：10mmm竣工图核定章50mm10mmm15mmm依照号变更通知单第条修改标注“参见页号”的解释：例1：若设计变更通知单附在相关竣工图所在案卷的后面组卷（即被修改的图纸与设计变更通知单均在一个案卷中），那么，可标注“参见本卷xx页”。例2、若设计变更通知单与被修改的图纸不在一个案卷中，那么，可标注“参见xx（即设计变更通知单所在的案卷题名）xx页”。③无法在图纸上表达清晰的，应在标题栏上方或在图纸空白处用文字讲明。④图上各种引出讲明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其它线条。⑤有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的，应在修改变更处进行杠改，当变更内容较多时，可采纳注记讲明的方法。⑥新增加的文字讲明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。⑦已做了修改的设计变更单应加盖“已执行章”，并注明被修改图纸的出处，签署姓名、日期，参见页号（指被修改的图纸案卷的页号），做到原图与设计变更单相互标注与参见。“已执行章”样式参考（单位为毫米）：40mm40mm执行人:日期:已执行章10mm10mm标注“参见页号”的解释：例1：若设计变更通知单附在相关竣工图所在案卷的后面组卷（即被修改的图纸与设计变更通知单均在一个案卷中），那么，可标注“参见本卷xx页”。例2、若设计变更通知单与被修改的图纸不在一个案卷中，那么，可标注“参见xx（即被修改的图纸的案卷题名）xx页”。讲明：如下情形，则不涉及上述“竣工图的更改方法”。竣工图由设计单位按专业进行编制，并附详细编制讲明和目录、在版次栏注明“竣工图”。设计单位按最终修改状态绘制最终版施工图，加盖终版图章后发给施工单位，施工单位核对确认后加盖竣工图章。工程总承包单位按最终修改状态绘制最终版施工图，加盖竣工图章。6.1.3.3竣工图章的使用①竣工图章使用应按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）规定的“竣工图章”执行。竣工图章内容、尺寸如图1所示。图1竣工图章（单位为毫米）②所有竣工图均应逐张加盖竣工图章。图纸目录、讲明、材料表、设备表、工艺规格表、仪表规格表等文字材料、表格首页的背面（左下角，距左边20±10mm，距下边20±10mm）加盖竣工图章。竣工图章应使用不易褪色的红色印泥，加盖在图标题栏上方或附近空白处，无加盖竣工图章的位置时，可加盖在标题栏的背面处。③编制单位、监理单位应逐张签署竣工图章，竣工图章中的内容应齐全、清晰；签名栏不得由他人代签或以个人印章代替签名，应是签名本人可辨识的手写体原笔迹签名，其中“编制人”、“技术负责人”，原则上不能为同一人。“监理人”应由专业监理工程师或总监理工程师签名。因个人签名难于辨识时，应在卷内备考表中讲明。实行工程总承包的项目，由工程总承包单位或施工分包单位签署；未实行工程总承包的项目，由施工单位签署。④竣工图章中的编制单位、监理单位，可填写规范的单位名称简称，也可在图章制作时直接标明。⑤竣工图章中的编制日期一般填写竣工图编制完成的日期，也可填写工程中间交接或竣工交接日期（参考国家标准《都市建设档案著录规范》GB/T50323—2001）。⑥未实行“监理制”由建设单位自行治理的工程项目，其竣工图章中的的“监理单位名称”、“监理人”应用“/”（斜杠）填写，不同意空白。或者将“监理单位名称”修改为“建设单位项目治理部门”，将“监理人”修改为“审核人”，并由相关责任人签署。⑦油气田地面建设项目竣工图的编制及竣工图章的使用、填写补充：a、油田公路竣工图中一个档案号为若干张，应逐页加盖竣工图章。b、假如防腐施工图是文字材料，应在原施工图封面上加盖竣工图章。6.1.4项目监理文件编制要求监理文件的编制，执行《建设工程监理规范》（GB50319—2000）。6.2项目前期文件、项目竣工验收文件等整理要求6.2.1按“件”整理6.2.1.1按照《中国石油天然气集团公司建设项目档案治理规定》，项目前期文件（不包括勘察、设计文件，以下同）、项目竣工验收文件等以“件”为整理单位，进行文件级整理。6.2.1.2整理单位应为“自然件”，即单份文件。一般以每份文件为一件。6.2.1.3将项目前期文件、项目竣工验收文件的同类文件或同一问题的文件组合在一起，这确实是为“一件”，实际上也视为“一件”（例如xx项目招标文件等）。6.2.2按“件”整理的方法6.2.2.1项目前期文件、项目竣工验收文件等按件整理。①“件”级文件题名应照实抄录实体文件题名。②若有的文件题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应依照文件内容重新拟写或补充题名。6.2.2.2把零散的同类文件或同一问题的文件组合在一起为“一件”（区不于自然件），是指实体装订在一起，编目时也只体现为一个条目，作为一件文件，按“件”治理。6.2.2.3按“件”整理，具体执行《归档文件整理规则》（DA/T22—6.2.3参考样例：合同、招投标文件的整理例1、物资（材料或设备）采购合同及招投标文件题名文件题名应包括建设项目名称、单项工程名称、材料或设备名称、文件名称。①合同文件名称xx合同，xx技术协议，xx订单。也可将合同编号等以括弧的形式加在文件名称后。②招标文件名称xx招标文件。※招标文件排列顺序可参考附录1。③合同与招标文件装订在一起时，其文件名称为：xx合同及招标文件。讲明：此类合同与招标文件形成的量较少，可组合在一起，作为“一件”。④投标文件名称xx技术投标书，xx商务投标书，xx投标要件。讲明：在设备/材料名称后加“投标单位名称”。若是中标单位的文件，则在投标单位名称后加括弧填写“（中标）”二字；若是未中标单位的文件，则不加括弧也不填写“中标”二字。参考样例1：建设项目名称/单项工程名称+材料或设备名称+投标单位名称（中标）+技术投标书。参考样例2：建设项目名称/单项工程名称+材料或设备名称+投标单位名称+技术投标书。例2、施工合同、托付监理合同及招投标文件题名文件题名包括建设项目名称、单项工程名称+施工或监理+文件名称。①合同文件名称xx施工合同，xx监理合同。也可将合同编号等以括弧的形式加在文件名称后。②招标文件名称xx施工招标文件，xx监理招标文件。③合同与招标文件装订在一起时，其文件名称为：xx施工合同及招标文件，xx监理合同及招标文件。讲明：此类合同与招标文件形成的量较少，可组合在一起，作为“一件”。④投标文件名称xx施工技术投标书，xx施工商务投标书，xx施工投标要件；xx监理技术投标书，xx监理商务投标书，xx监理投标要件。讲明：在工程项目名称后加“投标单位名称”。若是中标单位的文件，则在投标单位名称后加括弧填写“（中标）”二字；若是未中标单位的文件，则不加括弧也不填写“中标”二字。参考样例1：建设项目名称/单项工程名称+投标单位名称（中标）+施工技术投标书参考样例2：建设项目名称/单项工程名称+投标单位名称+施工技术投标书讲明：上述单项工程名称应包含装置/主项名称和子单项/单位名称，单项工程名称后是否加“土建工程”、“安装工程”、“防腐工程”、“保温工程”等等，可依照实际情况及合同的具体名称而定。6.3项目竣工文件整理要求6.3.16.3.1.1组卷要遵循竣工文件的形成规律和成套性特点，保持文件的有机联系；分类科学，组卷规范合理；法律性文件手续齐备，符合档案治理要求。6.3.1.2施工文件、竣工图、监理文件应分不组卷。卷内文件一般文字材料在前，图纸在后。6.3.1.3施工文件按照已划分的单项工程、单位工程为差不多单元进行组卷；或按装置、时期、结构、专业为差不多单元进行组卷；若形成的文件较多，可按子单位工程、文件的内容等分不组成若干案卷。6.3.1.4施工时期中使用的监理工作差不多表式A类、C类表（见附录2），可与相应的施工文件（交工技术文件）配套排序、组卷。也可按照《中国石油天然气集团公司建设项目档案治理规定》建设项目文件归档范围和保管期限表中“监理文件”的归档范畴，纳入监理文件排序、组卷。6.3.1.5监理文件按单项工程、单位工程并结合专业、文件内容组卷。6.3.1.6施工文件（交工技术文件）的排列顺序①施工文件的排列顺序，可参照执行《中国石油天然气集团公司建设项目档案治理规定》“建设项目文件归档范围和保管期限表”。②炼油化工建设项目施工文件（交工技术文件）的排列顺序，执行《中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目交工技术文件治理规范》。③油气田地面建设项目施工文件（交工技术文件）的排列顺序，参照《中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工程（项目）竣工验收手册》。④管道工程建设项目施工文件（交工技术文件）的排列顺序，参照《中国石油天然气股份有限公司管道工程建设项目竣工验收手册》。⑤加油（气）站和油库建设项目施工文件（交工技术文件）的排列顺序，参照《中国石油天然气集团公司建设项目档案治理规定》“建设项目文件归档范围和保管期限表”。6.3.1.7竣工图的排列顺序①竣工图按专业排列，同专业的竣工图则按图号顺序排列。②竣工图按单项工程、单位工程或装置、时期、结构并分专业按原设计（施工）图纸目录、图号顺序排列组卷。讲明：不应把不同专业的图纸组成一个案卷；也不应把相同专业而不同设计（施工）图纸目录的图纸组成一个案卷，也确实是讲，要按照原设计（施工）图纸目录排序，一个目录的图纸组成一个案卷或者多个分卷。③某一专业图纸按原设计（施工）图纸目录排列较多时，可视情况分不组成若干分（册）卷，各卷的题名相同，但落尾可书写为“（第×分册/共×册）”。参考样例：xx竣工图（第一分册/共五册）。竣工图总目录放在第一分册，总目录的备注栏中应标明第二、第三等分册所在的位置（例如：“以下见第二分册”）；第二、第三等分册案卷中应补写分册竣工图目录。④设计变更通知单可附在相关竣工图所在案卷的后面组卷，也可单独组卷，做到原图与变更单相互标注参见。⑤工程联络单、材料代用单等在施工文件中组卷。假如“工程联络单、材料代用单”的内容涉及到图纸的修改，在处理上应与“设计变更通知单”的处理一样，即在“工程联络单、材料代用单”上加盖“已执行章”，签署姓名、日期，注明被修改图纸的出处，要相互标注参见。⑥案卷中若只有一份设计变更通知单，其竣工图目录条目填写为“设计变更通知单”；一份以上，则必须编制设计变更通知单明细表，其竣工图目录条目填写为“设计变更通知单明细表及变更单”。⑦一份设计变更通知单有多个变更条目，某些条目所对应的修改图不在本卷时，可在此条目旁填写“此条（页）不涉及本卷内容”或在此设计变更单空白处填写“未加盖‘已执行章’的设计变更不涉及本卷内容”。⑧一份设计变更通知单的变更内容涉及到不同的案卷，应将其复印件分不附在相关案卷中，并在卷内备考表中讲明原件的出处。设计变更通知单原件应尽量集中排列在某一“正本”案卷中，其它案卷（包括另一“正本”）做讲明。⑨同一个单位工程分包给不同的两个或三个施工单位，假如有一卷图纸的不同图号（按原设计图纸目录排列）由不同单位施工并编制，或者有一卷图纸的同一图号由不同单位施工并编制，案卷外封面的“立卷单位”可填写一个要紧单位（编制竣工图多的单位），并加“等”字，然而，必须在“卷内备考表”中讲明xx图号由xx单位施工。同时，该图纸所有参建的施工单位均应分不加盖“竣工图章”并签署。6.3.1.8监理文件的排列顺序①参照《中国石油天然气集团公司建设项目档案治理规定》“建设项目文件归档范围及保管期限表”。②参照《建设工程监理规范》（GB50319—2000）“7施工时期监理资料的治理”、“8.3设备采购监理与设备监造的监理资料”。6.3.26.3.2.1卷内文件页号的编写①卷内文件排列后，凡有书写内容的页面均应编写页号。可用号码机打印页号，或用碳素笔、蓝黑钢笔编写页号。②页号编写位置：单面书写文件在其右下角；双面书写文件，正面在其右下角，背面在其左下角；图纸一律在右下角（一般在图标题栏外右下角）。③成套或印刷成册的文件，凡自成一卷的，已有连续页号的不必重新编写页号，否则，应重新编写页号。④竣工图应编写页号。⑤每卷独立编写页号（指各卷页号应从“1”开始编起），各卷之间不连续编写页号（指同一类案卷，分卷与分卷之间的页号不能连续编写或打印）。⑥案卷外封面、内封面、卷内目录及卷内备考表不编写页号；原有图纸（指竣工图案卷）目录编写页号。6.3.2.2案卷外封面的编制①案卷外封面格式按照集团公司档案治理系统的模板执行，采纳150g/㎡牛皮纸以打印方式编制，格式见附表1。②案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容，要紧包括项目名称、代字、代号及结构、部件、时期的代号和文件名称等；项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符。归档外文资料的题名应译成中文。a、案卷题名中必须包括建设项目名称，即建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称或专业名称+文件名称。另外，生产装置名称前填写生产规模（例如：x万吨/年，x吨/时，x万方米/时）。例如：建设项目名称：大连石化公司加工进口含硫原油技术改造工程单项工程名称：400万吨/年柴油加氢装置b、建设项目只有一个单项工程，即建设项目名称确实是单项工程名称，则案卷题名中的单项工程名称可省略。建设项目名称包括单项工程名称，则案卷题名的单项工程名称也可省略。c、案卷题名中的“文件名称”参照《中国石油天然气集团公司建设项目档案治理规定》“建设项目文件归档范围和保管期限表”，可书写为：施工文件，竣工图，监理文件，隐蔽工程检查验收记录，………等等。d、案卷题名参考样例施工文件案卷题名结构：建设项目名称+施工文件（或交工技术文件）名称建设项目名称+单项工程名称+施工文件（或交工技术文件）名称建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称+施工文件（或交工技术文件）名称竣工图案卷题名结构：建设项目名称+图纸名称（落尾名或后缀语可书写为“竣工图”）建设项目名称+单项工程名称+图纸名称（落尾名或后缀语可书写为“竣工图”）一般参照设计单位的原施工图（目录）名称，必要时可进行加工、补充、完善[例如，可加图纸“专业”名称，xx建筑竣工图，xx电气竣工图，等等。专业名称参考：工艺、建筑、结构、机械（设备）、给排水（给水、排水）、采暖、通风、电气、电信、仪表（自控）、消防等专业]，要完整概括并准确描述图纸卷内文件的内容，便于检索利用。监理文件案卷题名结构：建设项目名称+监理文件名称建设项目名称+单项工程名称+监理文件名称建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称+监理文件名称设备档案（或设备随机文件）案卷题名结构：建设项目名称+设备名称[+设备位号]+文件名称。建设项目名称+单项工程名称+设备名称[+设备位号]+文件名称。建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称+设备名称[+设备位号]+文件名称。讲明：拟写案卷题名的要求。案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。其结构应完整、文字宜简练，应幸免因堆砌组合每份文件的题名而造成案卷题名繁琐冗长。同时，也要杜绝因过于笼统而造成查找不便的困难。同一个单项工程竣工文件案卷目录中不同意出现相同的案卷题名。③立卷单位，填写文件组卷部门或项目负责部门。施工文件、竣工图的立卷单位一般填写施工单位名称，实行工程总承包的项目，填写工程总承包单位名称，未实行工程总承包的项目，填写施工单位名称。监理文件的立卷单位填写监理单位名称。④起止日期，文字卷填写卷内文件形成的起止日期（即案卷内文件形成的最早和最晚日期）；图纸卷可填写项目工程交接时刻。年、月、日之间用“-”相隔，例如“2010年10月12日”填写为“2010-10-12”。起止日期中间用“～”相连，例如a、施工文件、监理文件案卷，一般应填写案卷内全部文件形成的起止日期，即一个最早的开始时刻和一个最晚的结束时刻，之间用“～”相连。格式如：文字卷填写2007-06b、竣工图案卷，一般填写竣工图编制完成时刻（即竣工图章中的“编制日期”）。为了便于检查，也能够填写工程竣工（中间交接或竣工交接）时刻（参考国家标准《都市建设档案著录规范》GB/T50323—2001）。格式如：图纸卷填写2008-⑤保管期限，依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。a、按照就高不就低的原则，同一案卷内有不同的保管期限划分时，以保管期限最高的文件的期限为准填写该卷的保管期限。b、参照中国石油天然气集团公司建设项目文件归档范围及保管期限表。⑥密级，依据保密规定填写卷内文件的最高密级。⑦档号，依据项目档案分类编号方案填写。⑧在案卷外封面右上角，加盖“正本”或“副本”红色印章，其图章式样如下（单位为毫米）：副本副本2010正本2010⑨建议案卷外封面采纳150g/m2牛皮纸，字体、字号依照情况自定。⑩不装订的竣工图案卷，应编制竣工图案卷外封面。6.3.2.3案卷内封面的编制①施工文件、竣工图、监理文件组卷必须有案卷内封面，案卷内封面排列在卷内目录之前，并由案卷编制单位、监理单位和建设单位项目治理部门的责任人员审核、签名。②炼油化工建设项目施工文件“案卷内封面”的格式见附表2。③炼油化工建设项目竣工图“案卷内封面”参照施工文件“案卷内封面”的格式，将“交工技术文件”改为“竣工图”。格式见附表3。④未实行“监理制”由建设单位自行治理的炼油化工建设项目，应将施工文件及竣工图案卷内封面中的“监理单位、审查人、总监理工程师及年月日”栏目去掉。⑤炼油化工建设项目监理文件的内封面参照施工文件“案卷内封面”的格式，将“交工技术文件”改为“监理文件”，由监理单位组卷和填写，并将“监理单位及其审查人、总监理工程师、年月日”栏目去掉。格式见附表4。⑥炼油化工建设项目竣工文件案卷内封面填写讲明a、（项目名称），填写建设项目名称。内封面的“项目名称”必须与案卷外封面的一致。b、单项工程、单位工程名称，按照建设单位工程治理部门或监理单位下发的单项工程、单位工程划分及编号一览表中的名称填写。内封面的“单项工程名称”、“单位工程名称”必须与案卷外封面的一致。c、建设单位名称，填写建设单位名称。d、建设单位项目治理部门，加盖建设单位项目治理部门公章；审核人，由建设单位项目治理部门施工负责人签名；项目负责人，由建设单位项目治理部门负责人签名。e、监理单位，加盖监理单位公章；审查人、总监理工程师，由监理单位相关责任人签名。f、组卷单位，施工文件、竣工图的“组卷单位”为施工单位，实行工程总承包的项目，加盖工程总承包单位公章；未实行工程总承包的项目，加盖施工单位公章。编制人、项目负责人，由组卷单位相关责任人签名。监理文件的“组卷单位”加盖监理单位公章；编制人、项目负责人，由监理单位相关责任人签名。g、建设单位项目治理部门的审核人、项目负责人，原则上不能填写同一个人；监理单位的审核人、总监理工程师，原则上不能填写同一个人；组卷单位的编制人、项目负责人，原则上不能填写同一个人。h、同一单项/单位工程的施工文件、竣工图案卷内封面，建设单位的项目负责人的签名原则上应为同一个人；监理单位的总监理工程师的签名原则上应为同一个人；组卷单位的项目负责人的签名原则上应为同一个人。⑦油气田地面建设项目竣工文件案卷内封面的编制补充a、按照《中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工程（项目）竣工验收手册》，施工文件（竣工图）、无损检测、监理文件组卷必须有案卷内封面。b、施工文件等案卷内封面使用附表5，总承包（EPC/PC承包）项目施工文件案卷内封面使用附表6。监理文件只填写编制单位和建设单位栏。c、竣工图案卷内封面参照施工文件案卷内封面的格式，将“交工技术文件”改为“竣工图”。d、案卷内封面填写讲明施工文件、竣工图的“编制单位”为施工单位。监理文件的“编制单位”为监理单位。⑧案卷内封面由组卷单位采纳打印方式编制，内容应打印齐全、清晰，其中单位栏必须加盖单位行政公章或通过业主备案的该项目经理部公章，签名必须是可辨识的签名本人手写体原笔迹，签名不得由他人代签或以个人印章代替或打印。因个人签名难于辨认时，可采取打印姓名并签名。⑨部分单位的项目竣工文件案卷内封面还设置了工程质量监督机构（即质监部门或者监督单位）及EPC/PC总承包单位的签署栏目，可按照该单位的规定接着设置。⑩不装订的竣工图案卷，应编制竣工图案卷内封面。其他建设项目竣工文件案卷内封面，可参考炼油化工建设项目竣工文件案卷内封面编制。6.3.2.4卷内目录的编制①卷内目录格式按照集团公司档案治理系统的模板执行，格式见附表7。②竣工图（指案卷实体）卷内目录使用原设计（施工）图纸目录。假如需要编制竣工图卷内目录，可使用附表7。③卷内目录填写讲明a、序号，用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的排列顺序，一个文件一个号。b、文件编号，填写文件文号、编号或图纸的图号，或设备、项目代号。c、责任者，填写文件形成部门或要紧责任者。d、文件题名，填写文件材料标题全称，或拟写文件题名。e、日期，填写文件形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2007f、页号，填写每份文件首页上标注的页号，每卷内最后一份文件填写首尾页上标注的页号即起止页号，起止页号之间用“～”联结。页号填写在题名占用的最后一行内。④卷内目录排列在卷内文件首页之前。⑤成套或印刷成册的文件，凡是自成一卷的，原目录可替代卷内目录，不必重新编写卷内目录；然而，若该文件目录中未标注页号的必须标注页号。6.3.2.5卷内备考表的编制①卷内备考表格式按照集团公司档案治理系统的模板执行。②卷内备考表中应标明案卷内文件的页数，以及在组卷和案卷提供使用过程中需要讲明的问题，排列在卷内文件尾页之后,格式见附表8。③立卷人，由立卷责任者签名。立卷日期填写完成立卷的日期。④检查人，由案卷质量审核者签名。检查日期填写审核的日期。⑤施工文件、竣工图的立卷人、检查人的填写：实行工程总承包的项目，由工程总承包单位或施工分包单位立卷责任者、案卷质量审核者签名；未实行工程总承包的项目，由施工单位立卷责任者、案卷质量审核者签名。⑥监理文件的立卷人、检查人应分不由监理单位立卷责任者、案卷质量审核者签名。⑦互见号，填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。⑧不装订的竣工图案卷，应编制卷内备考表。6.3.3“案卷/件”6.3.3.1文字材料可采纳整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一项目应统一。①项目前期文件、项目竣工验收文件采纳单份文件装订，即每份文件单独装订；也可将零散的同类文件或同一问题的文件组成“件”，文件实体装订在一起（例如，招标文件）。②施工文件、竣工图及监理文件分不组成案卷后，采纳整卷装订形式。③竣工图可不装订。6.3.3.2案卷内不应有金属物，装订前应修补或裱糊破损文件。6.3.3.3表格文件装订时，其表格文头一律向上或向左。6.3.3.4文字材料按A4（210mm×297mm）折叠装订，其案卷厚度不超过20mm。6.3.3.5竣工图应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3）要求统一折叠。图纸折叠是先将图框线以上、下、右各留10±5mm，并在图纸左边留有25mm（与图框线或图幅线距离）的装订边（不装订的除外），其余裁掉，按A4幅面采纳先横后竖“手风琴”式折叠法，图签标题栏露在不处（或斜角反折叠出），假如装订成卷的左右边不平衡时，应在装订线的一侧加硬纸条衬平，其案卷厚度不得超过40mm6.3.3.6案卷装订时，幅面规格小于A4或者大于等于B5时（指整卷），遵循案卷左边齐、下边齐的装订原则。按以少从多的原则，案卷内文件幅面规格全部为A3（指整卷）或者案卷内文件幅面规格2/3以上为A3时（例如，工艺专业里的管段图全部为A3幅面），能够不折叠为A4幅面而直接装订。例如：若案卷中A4规格的文件占多数时，应将小于A4规格的文件托裱成A4大小；若案卷中16K规格的文件占多数时，可将大于16K幅面的文件在留足文件内容爱护距离的前提下，裁切成16K大小或者折叠成16K大小。6.3.3.7凡装订的案卷应按案卷外封面—案卷内封面—卷内目录—文字材料页—图纸页—卷内备考表的顺序排列。其装订方式参照图书出版装订法，先把案卷内封面至卷内备考表之间的文件材料用棉线绳（建议：按标有等距孔位的三孔一线或五孔一线）或者胶装的方法装订起来，然后在装订好的外表粘贴案卷外封面。6.3.3.8装订好的案卷应做到牢固、整齐、美观，卷内无错页、倒页、压字，不阻碍阅读，便于保管和利用。6.3.3.9成套或印刷成册，自成一卷的文件，可保持原来的案卷及文件排列顺序、装订形式。6.4项目文件归档要求6.4.1项目前期文件、项目竣工验收文件的归档要求6.4.1.1项目文件归档一般一式一份（其中项目竣工文件一般一式二份），声像文件一般一式二份，电子文件一般一式三份。有合同要求的除外。6.4.1.2项目前期文件、项目竣工验收文件等，由建设单位各相关部门、单位整理并归档。6.4.2项目竣工文件的归档审查程序6.4.2.1施工文件及竣工图的归档审查程序施工单位/工程总承包单位完成施工文件及竣工图的编制、收集、整理后，应将其提交监理单位，由监理单位对案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核；再提交建设单位项目治理部门进行审核，并由建设单位项目治理部门组织，按档案治理规定向建设单位档案治理部门归档。施工单位/工程总承包单位监理单位建设单位项目治理部门建设单位档案治理部门6.4.2.2未实行监理的施工文件及竣工图的归档审查程序未实行“监理制”由建设单位自行治理的工程项目，施工单位完成施工文件及竣工图的编制、收集、整理后，将其提交建设单位项目治理部门，由建设单位项目治理部门对施工文件及竣工图案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核后，按档案治理规定向建设单位档案治理部门归档。施工单位建设单位项目治理部门建设单位档案治理部门6.4.2.3监理文件的归档审查程序监理单位完成监理文件的编制、收集、整理后，应将其提交建设单位项目治理部门，由建设单位项目治理部门对监理文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核，并由建设单位项目治理部门组织，按档案治理规定向建设单位档案治理部门归档。监理单位建设单位项目治理部门建设单位档案治理部门监理单位归档监理文件的同时，还应向建设单位档案治理部门提交“施工文件及竣工图质量审核报告”（格式见附表10，参考）。项目施工文件及竣工图质量审核报告一般按单项工程编写，与项目监理文件一起整理、归档。6.4.2.4竣工文件由建设单位项目治理部门组织向建设单位档案治理部门归档，并办理归档手续。在项目竣工文件归档时需经工程质量监督站检查、验收的，可依照本单位的实际情况实施规定。例如：油气田地面建设项目施工文件、竣工图的归档审查程序施工单位/工程总承包单位监理单位质量监督单位建设单位项目治理部门建设单位档案治理部门6.4.3项目竣工文件的归档要求6.4.3.16.4.3.26.4.3.36.4.3.4施工单位/6.4.3.5建设单位财务治理部门应确认建设单位项目治理部门及档案治理部门对竣工文件审核表的签字、盖章手续完备后，方可给予施工单位或工程总承包单位或监理单位办理财务结算手续①建设项目竣工文件审核表或报验表或验收意见书，由于各单位设置的检查、审核单位不尽相同，例如，部分单位仅设置了建设单位项目治理部门及档案治理部门；部分单位还增设了施工单位或工程总承包单位、监理单位、工程质量监督机构等，因此，各单位可依照本单位的规定要求进行设置。②建设项目竣工文件审核表或报验表或验收意见书栏目设置参考如下：工程名称（建设项目名称、单项工程名称、单位工程名称等，或按照合同名称填写）或者工程内容、合同编号、施工单位名称或监理单位名称、施工文件卷数、竣工图卷数或者监理文件卷数、审核（验收）单位、审核（验收）意见等。6.4.46.4.4.1设备随机文件按专业、台件组卷，6.4.4.2设备随机①平行承发包（E+P+C）项目的设备随机文件，由设备制造厂商或相关单位整理。②设计、采购和施工总承包（EPC）项目的设备随机文件，由工程总承包单位或施工分包单位整理。③采购施工总承包（PC）项目的设备随机文件，由采购施工总承包单位或施工分包单位整理。④一般情况下，设备随机文件是成套或印刷成册，自成一卷的文件，可保持原来的案卷及文件排列顺序、装订形式。a、E+P+C项目设备随机文件“卷内备考表”，一般谁立卷，立卷人由谁签名；检查人由建设单位项目治理部门或相关归档部门案卷质量审核者签名。b、总承包（EPC/PC）项目设备文件“卷内备考表”，立卷人由工程总承包单位或施工分包单位立卷责任者签名，检查人由建设单位项目治理部门案卷质量审核者签名。6.4.4.3工程总承包单位或设备制造厂商、相关单位完成设备随机文件的收集、整理后，将其提交建设单位项目治理部门，由建设单位项目治理部门对设备随机文件案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量设备随机文件的归档审查程序：工程总承包单位或设备制造厂商、相关单位建设单位项目治理部门建设单位档案治理部门6.4.4.4设备随机文件案卷的归档套数、归档时刻等参照施工文件及竣工图案卷的归档要求。电子版设备随机6.4.4.5凡应提交/归档的设备随机6.4.4.6建设单位财务治理部门应确认建设单位相关部门及档案治理部门对设备文件审核表的签字、盖章手续完备后，方可给予设备制造厂商/工程总承包单位设备文件审核表或报验表或验收意见书，参照竣工文件审核表的设置，栏目可增设建设单位采购部门、设备治理部门，设备名称、设备制造厂商等。6.4.56.4.5.1建设项目所形成的全部项目文件在归档前应依照有关规定，并按档案治理的要求，由文件形成单位进行整理、归档。6.4.5.26.4.5.36.4.5.4凡属工程勘察类、工程设计类、技术开发类、技术转让类、技术咨询类、技术服务类、托付（评价、评估、咨询）类项目文件，应按相关规定要求进行整理，经建设单位合同承办部门审核、签认后，方可归档。①勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理并归档。a、一般情况下，勘察、设计文件是成套或印刷成册，自成一卷的文件，可保持原来的案卷及文件排列顺序、装订形式。b、勘察、设计等项目文件，一般谁立卷（整理），“卷内备考表”立卷（整理）人由谁签名；检查人由建设单位项目治理部门或相关归档部门案卷质量审核者签名。②建设单位财务治理部门应确认建设单位合同承办部门及档案治理部门的签字、盖章后，方可履行工程勘察类、工程设计类、技术开发类、技术转让类、技术咨询类、技术服务类、托付（评价、评估、咨询）类合同项目的财务结算手续，否则，不予有关单位办理手续。项目文件审核表或报验表或验收意见书，参照竣工文件审核表的设置，栏目可增设合同名称、合同编号、合同相对人、建设单位合同承办部门等。6.4.5.5建设项目照片档案的整理、归档要求①照片档案整理时应附文字讲明，对事由、时刻、地点、人物、作者等内容进行著录。②题名应简明概括、准确反映照片的差不多内容，人物、时刻、地点、事由等要素尽可能齐全。③文字讲明应综合运用事由、时刻、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息。④照片档案的整理，具体执行《照片档案治理规定》（GB／T11821-2002）。⑤各参建单位（工程总承包单位、施工单位、监理单位及相关单位）完成建设项目照片的拍摄、收集、整理，将其提交建设单位项目治理部门，由建设单位项目治理部门进行审核后，向建设单位档案治理部门归档。6.4.5.6电子文件的整理、归档要求电子文件的整理、归档要求，执行《电子文件归档与治理规范》（gb/t18894-2002）。6.4.66.4.6.1归档手续及归档目录的编制，执行《中国石油天然气集团公司档案治理手册》（2010版）。6.4.6.2归档单位统一使用建设单位档案治理部门提供的建设项目文件归档目录模板，归档时打印纸质归档目录一式两份，经交接双方核对后签字，各留一份备查，同时提交电子版归档目录或在“档案治理系统”进行录入归档7附录附录1招标文件排列顺序（参考）附录2施工时期监理工作的差不多表式（《建设工程监理规范》GB50319—2000）附录3建设项目竣工文件编制、整理、归档中常见问题汇总（参考）8附表附表1案卷外封面附表2炼油化工建设项目施工文件案卷内封面（即交工技术文件封面）附表3炼油化工建设项目竣工图案卷内封面附表4炼油化工建设项目监理文件案卷内封面附表5油气田地面建设项目施工文件等案卷内封面附表6油气田地面总承包项目施工文件等案卷内封面附表7卷内目录附表8卷内备考表附表9盒内备考表附表10施工文件及竣工图质量审核报告（参考）附录1招标文件排列顺序（参考）1.招标邀请竞标/议标公司推举表2.招标/询价文件会签表3.招标/询价书4.招标/询价文件发放登记表5.开标议程6.投标方人员签到表7.评委签到表8.评委承诺书9.开标纪律10.评标纪律11.评分标准12.技术评分打分表13.商务评分打分表14.综合评分汇总表15.开标记录16.评标记录17.评标报告18.中标通知书19.确定中标单位通知函……………….附录2施工时期监理工作的差不多表式《建设工程监理规范》GB50319—2000A类表（承包单位用表）A1工程开工/复工报审表A2施工组织设计（方案）报审表A3分包单位资格报审表A4报验申请表A5工程款支付申请表A6监理工程师通知回复单

A7工程临时延期申请表

A8费用索赔申请表

A9工程材料/构配件/设备报审表

A10工程竣工报验单B类表（监理单位用表）B1监理工程师通知单B2工程暂停令B3工程款支付证书B4工程临时延期审批表

B5工程最终延期审批表B6费用索赔审批表C类表（各方通用表）C1监理工作联系单C2工程变更单附录3建设项目竣工文件编制、整理、归档中常见问题汇总（参考）序号检查内容常见问题1归档时刻应归档的案卷未按归档时刻要求归档。2案卷质量2.1文件规范统一，内容准确、可靠2.12.1.2项目和内容填写不齐全或不规范；施工文件（交工技术文件）表格中的签署“结论”或“意见2.12.1.4案卷“正本”与案卷“副本2.2书写材料合格2.22.22.3签名真实、规范，签字手续完备2.32.32.32.32.32.32.4文件以原件归档2.42.42.42.5竣工图准确、规范，图文清晰2.52.52.52.52.5.5按设计变更修改了竣工图，然而，未加盖“核定章”或“已执行章2.52.52.5.82.6案卷整理规范2.62.6.2案卷内封面填写不规范：“单项工程、单位工程”名称填写不准确；竣工图内封面未将“交工技术文件”改为“竣工图2.62.62.62.62.6.7装订的竣工图折叠不符合规定要求：折叠竣工图时没有采纳先横后竖“手风琴3齐全完整文件、图纸不齐全（或缺页）。4目录齐全规范4.1归档目录中的案卷题名与案卷外封面的案卷题名不一致；4.2归档目录中的页数与卷内备考表中的页数不一致；4.3对案卷实体的案卷题名、页数作了修改，没有对归档目录(含电子版)中的相应内容作修改；4.4只提交了纸质归档目录，没有提交电子版归档目录。5检查、验收、整改5.1对存在的问题未限期整改；5.2对检查出的上述问题未整改。附表1案卷外封面（GB/T11822—2008标准）档号（案卷题名）立卷单位起止日期保管期限密级