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文档简介

合同、协议书模板——可编辑、可修改第5页，共5页某公司文件管理制度

F公司文件管理制度

1、 发文程序:包括起草、校对、签发、发送、归档等。

1.1 起草:发文的草稿由发文部门/主办部门指定专人撰写,文稿拟成后,拟稿人填写《发文稿笺》,经部门负责人核稿后,到总经办领取文件编号,按会签流程报领导审批。

1.2 会签:发文单位对涉及管理范围文件或事关重大涉及面广的内容应提请相关部门会签。

1.3 发送:经各部门会签完毕,总/副经理审批后,由总经办统一按发放对象发文发送。

2.4 .1文件经装订后由总经办按发文稿笺上注明的发放对象发文,整理归档,并请收文人员在发文登记表上签字。

2.4 .2收文单位做好收文保管与传阅工作。

2.4 .3总经办将一份打印稿盖章以传真/邮件方式发送。

2.4 .4总经办保存原稿,发文稿笺及三份打印稿,并做好归档整理工作。具体详见文件审批流程图。

3、 发文格式与使用表单

3.1 发文稿笺

3.2 制度文件编制格式

3.3 发文格式

3.4 批复意见

3.5 传阅表

3.6 发(收)文登记表

3.6 .1对内行文:指__ __ 集团公司及其子公司、分公司、办事处。分两种:

一、制度类:如制度、规章、规定、办法、通知等

二、 申请类:申请、报告、批示等

一、制度类行文的字号规定如下:公司行文的字号为:__ 1__ 2__ 3字〔__ 4〕第○○○○号。__ 1__ 2为公司及地区别,__ 2为公司当地最通用的简称;__ 3为部门简称,__ 4为年份别,○○○○为公司各部门收(发)文流水号。以总公司为例,具体简称如下:国际物流部为智总国字[ ]第号国内物流部为智总物字[ ]第号人力资源部为智总人字[ ]第号财务部为智总财字[ ]第号信息部为智总信字[ ]第号办公室为智总办字[ ]第号市场部为智总市字[ ]第号

二、 申请类__ 1__ 2__ 3字〔__ 4〕第○○○○号。__ 1__ 2为公司及地区别,__ 2为公司当地最通用的简称;__ 3为批复意见简称,__ 4为年份别,○○○○为公司收(发)文流水号。以总公司为例,具体内容如下:智总批字[ ]第03001号。

3.4 .2对外行文:除对内行文即对外行文,指对__ __ 集团公司及其子公司、分公司、办事处以外的单位、组织、公司的行文。对外行文的字号规定如下:公司对外行文的字号为:__ 1__ 2〔__ 4〕总字第○○○○号。__ 1__ 2为公司简称;__ 3为地区别,__ 4为年份别,○○○○为公司收(发)文流水号。以总公司为例,具体内容如下:智深总字[ ]第号

4、 外来文件的接收与传阅

4.1 外来的文件(含公文、邮件、传真等)由总经办负责签收,并分类登记,由部门负责人提出处理意见后,总经办应及时按要求报送给有关部门,不得积压迟误。

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