物业管理档案管理制度

—物业管理档案管理制度物业管理档案管理制度1

一、档案分类

1、一般文档：

①人力资源工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的聘请等相关工作业务资料，由经办人保存，年终依据内容价值酌情归档。

②总办正式形成发出的文件、传真、通知、人事制度及相关原则规定等，除保密薪资文件外，均应保存X份原件或复印件归档，年终按内容类型、成文时间编号装订成册。

③外部文件包括国家和市政府有关部门（劳动人事部门）的发文、社会公开资讯等，应作为公开业务资料共享。

2、人事档案

①人事档案：员工进入公司后相关人事档案材料。

②员工人事档案：员工进入公司后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称改变、历年考核等情况及员工根本情况复印件等备查资料。

二、档案管理规定

1、人事档案管理

①总办负责公司员工人事档案的'管理；

②总办在员工入职当天建立员工人事档案；

③员工离职，办理相关手续后，总办将离职人员档案永远、特地存放；

④人事档案管理应严格执行国家和公司有关规定，查阅员工人事档案应经总办主任批准，并办理相关手续，档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

2、人事档案建立

①员工人事档案是公司为每个员工建立的内部人事档案。凡进入公司工作的员工，总办需为其建立人事档案，包括该员工的有关聘请、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。

②员工在入职前，需到总办送交个人履历材料、近期免冠照片、学历学位证书复印件、身份证复印件、职业技能证书复印件及能证明其工作力量和奖惩状况的相关材料。由总办专人负责，连同求职申请表归档保存。

③员工试用期满考核合格后，公司与其签定的劳动合同及相关薪酬福利归入人事档案。

④员工在转正后的教育培训、奖惩、绩效考核、晋升等工作资料按时归入人事档案。

⑤员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门归类。其中不包含秘密内容，总办员工、各部门负责人可依据工作需要查阅有关员工的人事档案。任何部门和个人非经答应无权任意更改、销毁公司员工人事档案材料。

三、附则

1、公司全部人事档案仅供公司内部运用，由总办负责统一管理。

2、其他各部门人员应主动协作总办，做好档案管理工作。

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物业管理公司档案管理制度

（八）依据《国档案法》，结合企业实际情况，确保档案的完好和安全，特制定本制度。

一、档案工作的根本原则档案施行集中管理与分散管理相结合，即分别为公司、部门管理，专人负责档案管理工作。

公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料按时归档。

二、文件资料点收、整理和归档

1、文件结案移送归档时，检查文件的文本及是否完好，如有短缺，应立刻追查归入。

2、文件如经过抽查，应有部门主管领导的签认。

3、文件的处理手续必需完善，如有遗漏，应立刻退回承办人。

4、做好收件登记、编号、运转、催办工作，按规定程序符合立卷标准要求，按时分类、立卷、归档。

三、档卷管理

1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题按时实行补救措施，确保档案的`安全。

2、做好相关的防范措施，留意保密工作。

3、保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并实行防虫蛀腐朽工作。

4、每年按规定清理一次，已到保管期限，确定销毁的档案材料必需列册登记，经领导审批后作销毁处理。

四、档案调、借阅

1、严格履行调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅。

确因工作需要带出复印或摘抄文件，须经领导批准。

2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

3、档案归还，经档案管理人员检查无误后，立刻归入档卷。

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物业管理制度与档案的建立与管理

（一）管理内容：

1、工程档案：从接管开头的全部工程技术、修理、改造资料、各种竣工图及各类设备装备资料等；

2、业主档案：全部业主购、租房合同（复印件），业主根本情况登记表、装修申请表和住户健康状况登记表等；

3、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等；

4、管理资料：绿化资料、日常巡查（清洁、修理、保安）记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

（二）管理措施：

1、制定档案制度，并严格执行；

2、专人管理（由负责内勤的.管理员担任），专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密；

3、科学管理，确保档案资料完好、齐全，确保档案完好率达XX%；

4、逐步完成智能化管理，计时牢靠的把握相关信息，提高管理水平。

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一、重视档案资料的整理及管理工作，设置专职人员进行专业化管理。

二、办公室依据“档案管理目标责任”要求，按期、按年、按月、按时将公司各项年度方针、工作目标、各项工作建立档案，指派档案管理人员具体分类，进行归档。

三、档案资料员工作职责

1、负责做好收件登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作。

2、按规定按时、正确地办理各种资料的.动态注记。

3、按时搜集好各类档案资料，不散失，不遗留，做好立卷归档，分类要精确，装订要工整，符合立卷标准。

4、按时制订工作计划和做好年终总结，特别是要做好为领导提供各种资料的参考、查找工作。

5、严格执行查阅资料的规定方法和资料保密纪律。

6、妥当保管好各类档案资料，严肃杜绝由于个人疏忽或麻痹大意而使档案丧失及由于档案室内温度不适而受潮或枯燥造成的损失。

四、公、检、法部门或房管部门和上级主管机关因办案需要，需查阅有关房产资料，按规定凭介绍信查阅。

五、律师事务所要有关了解当事人资料的，同样按其介绍信并出示“聘请律师合同书”为准，由资料员代为查阅，并依据不怜悯况实行口头或书面方式赐予回复。

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一、物业管理公司档案管理规定：

1.公司各物业工程的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件装备设备及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管答应，他人不得动用。

3.物业管理公司档案资料必需按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编名目索引，档案类文件有存档文件清单及编号名目。

4.物业管理公司档案名目及存档文件清单每季度上报公司备案。

5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认前方可离任。

6.物业管理公司档案日常需常常运用部分应复印备份，原件存放在档案中不得任意运用。

7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作恰当处分。

9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保存追究其法律责任的权利。

二、物业管理公司保密规定：

1.在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经答应禁止查阅。

3.物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务

4.应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必需隐藏放置，不得张贴于惹眼处，不得外泄。

5.公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅（须办理借阅手续），每次限时一周。施行借阅目的为指引员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。

6.发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。

7.员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚定拒绝并向公司报告。

8.员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的'，公司将按员工守则有关规定从重惩罚，并由当事人个人担当导致的全部法律责任。

三、物业管理公司档案资料：

1、物业管理公司验收档案：

1）土建、装备安装竣工资料（图纸、装备资料）；

2）设备装备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件；

3）机电装备保养合约；

4）公共区域设备装备验收记录（管理公司）；

5）公共区域设备装备移交记录（发展商、承包商与管理公司）；

6）单元验收及移交记录（承包商、业主与管理公司）；

2、物业管理公司二次装修档案：

1）用户单元二次装修图则及审批手续；

2）二次装修期间管理处监督检查资料；

3、业户资料：

1）入伙情况记录；

2）业主（租户）情况登记（包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等）；

4、物业管理公司管理文本汇编：

1）管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册；

2）物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等；

3）物业管理公司各项管理分包合约；

5、物业管理公司装备修理保养类：

1）各类设备装备要有特地的修理保养制度及应急措施；

2）各类设备装备有独立的修理档案，及日常巡检修理记录；

3）主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡察记录及人员进出记录；

4）物业管理处有用户修理保修单，修理后应有回访记录；

6、物业管理公司设备装备检测类：

1）变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录；

2）电梯要有劳动部门合格证书及年检报告；

3）生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明；

4）避雷系统要有定期检测报告；

5）应有定期沉降检测报告；

6）消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录；

7）其它设备装备检测记录资料；

7、物业管理公司物业管理处运作类：

1）正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档名目记录；

2）物业管理公司管理费收缴情况

3）物业管理公司管理费财务报告

4）物业管理公司物业管理处运作报告；

物业管理公司物业管理处会议记录（包括内部会议及与发展商或业主委员会的会议）

X物业管理公司物业管理处值班记录

X保安值班记录

X装备值班与巡检记录

X管理工作计划与报告

X工程装备管理计划与报告

X物业管理公司物业管理处往来信函

X用户报修与投诉处理记录

X承包商修理或保养工作情况记录

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依据《国档案法》，结合企业实际情况，确保档案的完好和安全，特制定本制度。

一、档案工作的根本原则

档案施行集中管理与分散管理相结合，即分别为公司、部门管理，专人负责档案管理工作。公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料按时归档。

二、文件资料点收、整理和归档

1、文件结案移送归档时，检查文件的文本及附件是否完好，如有短缺，应立刻追查归入。

2、文件如经过抽查，应有部门主管领导的`签认。

3、文件的处理手续必需完善，如有遗漏，应立刻退回承办人。

4、做好收件登记、编号、运转、催办工作，按规定程序符合立卷标准要求，按时分类、立卷、归档。

三、档卷管理

1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题按时实行补救措施，确保档案的安全。

2、做好相关的防范措施，留意保密工作。

3、保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并实行防虫蛀腐朽工作。

4、每年按规定清理一次，已到保管期限，确定销毁的档案材料必需列册登记，经领导审批后作销毁处理。

四、档案调、借阅

1、严格履行调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅。确因工作需要带出复印或摘抄文件，须经领导批准。

2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

3、档案归还，经档案管理人员检查无误后，立刻归入档卷。

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提要：

档案管理的工作原则：符合实际、可操作、标准、严谨。

以公司企业文化理念及iso9000质量规律体系为指导，导入iso14000环境管理体系思想。以国家相关法律法规和业主需求为基础，建立科学、标准、严谨的管理制度体系。

档案的建立与管理科学化、标准化、技术化、高标准。

完善的管理制度是保证现代企业正常有序运作的必要条件；科学化、标准化的档案管理能为企业的高效运作和快速发展提供强盛的信息资源支持。完善的规章制度和科学化、标准化的档案管理是提供专业化物业管理服务的重要基础，能有效的为物业及公用设备的运用、修理以及各项物业管理服务工作提供引导和服务。

本公司素以严格标准的管理而着称，在某某行政中心实施物业管理过程中，我们将仍然根据iso9001质量管理体系标准和iso14000环境管理体系的管理思想和管理方法，作到治而不乱、管而不死，坚定贯彻标准管理与专业服务相结合的路线。常言道：'没有规则，不成方圆'，必要的.规章制度是作好物业管理服务的保证，要使该物管区域的管理与服务走上正轨，完成标准化、标准化和制度化的管理，必需从基础抓起。本公司目前有一套完善的规章制度，这些制度的建立，是以政府相关法律法规和公司的经营宗旨、经营范围和业主需求的为依据，并在多年的实践运作中反复补充修改，逐步健全完善和提高的。

概括地说，这些制度包括两大方面：一是公司操作管理制度，是公司在各物管点提供优质服务的操作准则和依据，其总体涵盖：公众制度部分，内部岗位责任制，管理运作制度和考核标准，它们整合形成一套完好的操作体系，以指导日常物业服务的方方面面，与传统的管理方式相比，其更显科学、标准。二是特地针对某某区行政中心物业服务工程所制订的系列内部岗位制度，它包含事务所各岗位/部门职责描述、各类人员职能标准、考核标准等，这一套制度的建立，为该物业服务工程完善内部机制，造就一支高素养、高绩效的员工队伍奠定了基础，以完善的物业服务夯实政府办事效率，提升政府形象。

一、规章制度的建立与管理

1、行政中心物业管理处管理制度的建立应符合相关的法律法规，全部管理制度的建立，均以法律法规及物业管理托付合同为基础，物业管理活动中各法律主体的合法权益，特别对行政中心我们的责任和义务进行细化，并使之制度化、标准化，以保证照实履行物业管理托付合同规定的义务。

2、在建立某某区行政中心物业管理内部管理制度时，以我公司现有的管理运作制度和iso9000质量体系为基础，结合行政中心物业管理的详细特点和要求，并导入iso14000环境管理体系和ohsas18000职业安全健康管理体系，对整个规章制度体系作恰当的修订和整合，使整套规章制度体系更切合实际，操作性更强。

3、规章制度注意服务、管理和责任的统一。每一项制度责任者对所担当的管理、服务各项责任明确详细并互相关联。

4、在定性的基础上强调定量的要求极其重要性，使绩效考核评估具有标准尺度和依据，又能激发员工工作热忱。

5、注意物业管理活动中各部门人员职责范围和工作接口关系，梳理各个环节，用制度使其环环相扣，做到有序标准的运作，协调全都。

6、制度文字条款简明扼要，便于员工理解、记忆、接受、执行。

（规章制度的内容见物业管理服务方案附件《管理制度汇编》）。

二、档案的建立与管理

规章制度的执行，需要通过档案管理手段来完成。某某区行政中心物业管理档案的建立与管理就是围绕规章制度的执行而进行的，对相关记录进行标准、整理、归档，做到每一项管理工作都有计划、有标准、有标准、有记录。因此，我们将在行政中心配备专职档案管理人员，对全部档案资料进行严格的、科学的、系统的管理，为整个管理工作的分析和改进提供牢靠的依据和信息支撑。

三、物业管理档案的分类

1、物业管理档案的分类以公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录掌握程序等为工作依据，做到有章可循、有据可查、可量化、可考核。

2、物业管理档案按三个层面进行分类管理：

（1）第一层面：以建设部颁发的《全国物业管理示范大厦标准》建立管理档案框架，对档案资料采纳统一格式。

（2）第二层面：融合了行政中心的实际情况、iso14000、ohsas18000管理体系思想的iso9000质量管理体系文件及管理运作制度、公众管理制度等，通过顺应性修改，形成复合型行政中心物业管理档案资料。

（3）第三层面：将执行复合型管理体系文件、相关规章制度的各种现场记录补充到管理档案架构中，形成档案管理的终端。

3、XX区行政中心是某某区政府的首脑机关，保密范围触及到原始文件资料，其保密方式和保密要求都不同于其他物业。因此，我们将对日常管理档案采纳定期归档、保管等的方式严格进行。

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物业管理公司档案管理制度

（八）依据《国档案法》，结合企业实际情况，确保档案的完好和安全，特制定本制度。

一、档案工作的根本原则档案施行集中管理与分散管理相结合，即分别为公司、部门管理，专人负责档案管理工作。

公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、经办人负责将办完的.文件、资料按时归档。

二、文件资料点收、整理和归档

1、文件结案移送归档时，检查文件的文本及是否完好，如有短缺，应立刻追查归入。

2、文件如经过抽查，应有部门主管领导的签认。

3、文件的处理手续必需完善，如有遗漏，应立刻退回承办人。

4、做好收件登记、编号、运转、催办工作，按规定程序符合立卷标准要求，按时分类、立卷、归档。

三、档卷管理

1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题按时实行补救措施，确保档案的安全。

2、做好相关的防范措施，留意保密工作。

3、保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并实行防虫蛀腐朽工作。

4、每年按规定清理一次，已到保管期限，确定销毁的档案材料必需列册登记，经领导审批后作销毁处理。

四、档案调、借阅

1、严格履行调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅。

确因工作需要带出复印或摘抄文件，须经领导批准。

2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

3、档案归还，经档案管理人员检查无误后，立刻归入档卷。

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1、物业档案建立的内容

业主入伙资料

业户家庭资料

业户联系电话

包括：正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话，如家庭电话、单位电话、手机、呼机、eXmail地址等。

业户室内装修管理资料

包括：装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等。

业户日常修理资料

包括：修理、修理回访等记录情况。

业户反应资料

包括：服务质量回访记录、业户投诉及处理记录、业户看法征询、统计记录等。

2、物业档案管理的详细措施

业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的，其内容包括业户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分运用及保养修理情况等。

（1）业户档案的搜集

物业建立档案室，建立相应规章制度，对业户档案进行严格管理。资料搜集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要动身，扩大资料来源，从时间上讲是在业主入伙时开头搜集归档，施行业户一户一档。

（2）业户权籍资料管理

从业户入伙开头，应着手权籍资料的搜集工作，权籍资料的搜集、整理、归档，应做到条理清楚、完好齐全，便于查阅。管理和运用好权籍资料，动态反映业户权籍状况，为业户需求提供服务。

（3）业户档案的整理

各个业务范围上搜集到的信息资料，统一交档案员集中整理，整理的重点依据资料内容、来源进行分类，做到条理清楚、便于查阅。

（4）业户档案的归档

XXX华庭住宅小区管理处的业务接待将搜集到的'业户资料每月五日前提交档案中心。物业档案中心员根据物业管理自身的内在规律和联系，将资料分类有序地保存，并输入计算机存档，运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。

（5）档案的利用

为业户服务工作按时提供档案资料，直接或间接地为业户管理服务，从而有效地提高服务质量和服务水平。

（6）业户档案的管理

业户档案的运用应有严格的规定，借阅必需由具备规定条件的人员经登记前方可借出，归还时须由专人进行检查，如有破损，立刻修复，严峻时追究有关人员的责任。业户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作，计算机运用时应防止电脑病毒侵入。

物业管理档案管理制度10

一.物业管理档案建立与管理规定：

1.工程的档案资料规定由管理处总物业经理负责监督保管，由管理处行政人事助理专职文件存档、注记工作。

2.有关物业验收档案、图则、业主及用户资料、管理制度、合约及附件装备设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经总物业经理答应，他人不得动用。

3.物业档案资料必需按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编名目索引，档案类文件有存档文件清单及编号名目。

4.物业档案名目及存档文件清单每季度上报公司备案。

5.物业档案在历任总物业经理调职、离任时应向公司或接任者办理移交手续，经确认前方可离任。

6.物业档案日常需常常运用部分应复印备份，原件存放在档案中不得任意运用。

7.因工作需要传阅、复印专管部分档案资料的，需经物业总物业经理书面确认，如有违反的做泄密处理。

8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符合要求的'保管责任人将做恰当处分。

9.物业档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理有重大影响及损害物业和公司利益的，管理处将视情节轻重追究当事人责任，并保存追究其法律责任的权利。

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美术馆物业管理制度和档案的建立与管理

档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、标准化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设备的运用、修理、改建和各项管理工作提供指导和服务。针对美术馆的物业管理形式，做到每一项管理工作有理论、有制度标准、有工作详实记录，计算机系统对原始文件资料进行管理，完善档案管理工作，从物业管理的角度记录每一个住宅单元的生活档案，配备专职档案管理人员，建章立制，对全部档案资料进行严格的`、科学的、集中的管理。

（一）档案制度建立与管理

1、主要思路

档案资料分类：依据美术馆的详细情况，管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中，注意对原有资料的整理，找到过往管理中存在的缺陷和缺乏，并进行重新的分类和补充，使其符合对美术馆细致管理的需求。

档案建立抓住重新接管这一契机，整理住户全面的原始资料，并对陈旧部分进行按时的修正，最大限度的明确现有物业状况和业主的自然状况，作为分户管理的档案基础，以便利接管后日常管理。

档案管理施行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括：纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式；电脑资料包括：电脑软、硬盘储存系统；做到各种档案资料并重，相互补充，形成美术馆管理的无盲点网络。

区内各项管理工作必需建立档案资料，按照'实行的管理方式'中制定的标准程序，逐一建档，形成标准化、制度化的档案管理体系。

2、建立档案、资料的分类检索

1）业主提供的资料

a、工程批准文件

b、用地批准文件

c、建筑执照

d、拆迁安顿资料

2）技术资料

a.总平面图

b.单体建筑、结构、装备竣工图

c.消防、附属工程及地下管网竣工图

d.地质勘测报告

e.工程合同开

f.竣工报告

g.工程预决算

h.图纸会审记录

i.工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）

j.隐藏工程验收签证

k.沉降观看记录

l.竣工验收证明书

m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书

n/新材料、构配件的鉴定合格证书

o.水电、卫生器具、电梯等装备的检验合格证书

p.砂浆、混凝土试块试压报告

q.供水的试压报告

r.绿化工程竣工图纸及相关资料

s.其他技术资料

3）管理处建立的资料

a.住宅区根本资料

b.住宅区分区资料

c.商业网点资料

d.消遣设备资料

4）住户资料

a.住户入住资料

入住通知书

入住协议书

b.家庭人员档案

住户情况登记表

（二）管理处各项管理制度名目

序号文件名称文件编码

1管理处内部岗位设置、标准XX.00.01

2职业安全健康职责XX.00.02

3物料管理方法XX.00.03

4停电停水应急预案XX.00.04

5水浸应急预案XX.00.05

6治安应急预案XX.00.06

7文件质量记录管理方法XX.00.07

8犬类管理方法XX.00.08

9保安岗位架构图XX.01.01

10保安运作规程XX.01.02

11人员出入管理方法XX.01.03

12监控中心管理方法XX.01.04

13车辆管理方法XX.01.05

14保安岗位操作规程XX.01.06

15安保岗位标准XX.01.07

16燃放烟花爆竹管理规定XX.01.08

17保洁岗位监管规程XX.02.01

18绿化（地）养护监管规程XX.03.01

19消防安全管理方法XX.04.01

20火警应急预案XX.04.02

21消防装备（设备）运行管理方法XX.04.03

22消防装备（设备）操作规程XX.04.04

23消防管理制度XX.04.05

24消防装备（设备）修理保养规程XX.04.06

25弱电装备（设备）运行管理规定XX.04.07

26弱电装备（设备）操作规程XX.04.08

27弱电装备（设备）修理保养规程XX.04.09

28弱电装备（设备）安全管理制度XX.04.10

29电梯装备监管方法XX.05.01

30电梯故障紧急预案XX.05.02

31供配电装备（设备）安全管理制度XX.06.01

32供配电装备（设备）运行管理规程XX.06.02

33供配电装备（设备）操作规程XX.06.03

34供配电装备（设备）修理保养规程XX.06.04

35电工安全操作守则XX.06.05

36给排水装备（设备）安全管理制度XX.07.01

37给排水装备（设备）运行管理规程XX.07.02

38给排水装备（设备）操作规程XX.07.03

39给排水装备（设备）修理保养规程XX.07.04

40管道修理工作规程XX.07.05

41房屋装备（设备）安全管理制度XX.09.01

42房屋装备（设备）运行管理规程XX.09.02

43房屋装备（设备）操作规程XX.09.03

44房屋装备（设备）修理保养规程XX.09.04

45房屋、装备设备巡察内容与要求XX.09.05

46装备完好率标准XX.09.06

47房屋、设备修理保养规程XX.09.07

48服务供方质量监管规程XX.10.01

49雨

天防滑管理方法XX.10.02

50业户管理方法XX.11.01

物业管理档案管理制度12

第一条总则

1.为标准公司档案管理，更有效地为公司的各项工作的顺当开展服务，特制定本制度。

2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料，包括：国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他特地档案（人事档案等）。

3.公司对档案施行集中统一管理。

第二条档案管理架构

1.公司档案管理由办公室主管，建立综合档案室。

2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理，各管理处设兼职档案管理人员。

3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各管理处由兼职档案管人员负责档案的搜集、整理和移交工作。

第三条档案分类：

1.文书类档案

1）政府部门各类文件

2）公司对外、对内各类正式发文

3）法律公文

4）广告策划文案

2.工程技术类

1）装备设备档案

2）招投标档案

3.财务类档案

4.合同类档案

5.公司各类证照

6.影音类文件

第四条归档工作流程

1.档案工作分为八个环节：搜集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。

2.各管理处以管理工程为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至公司综合档案室归档。

3.各管理处按要求建立档案，做好档案登记名目，经管理处负责人审签后，按时交送公司综合档案室备查，并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如管理处确需留存原件的，应与公司综合档案室办理档案借阅手续。

第五条归档要求

1.归档文件必需完好齐全。

2.归档文件必需按规定分类、整理、编目。

3.档案编目

1）文书类档案：年度+（工程）部门或管理处+案卷号

如：20XX/市场/001

2）工程类档案：年度+工程+档案分类+案卷号

如：20XX/百事可乐/工程/001

3）财务类档案：会计年度设置

4）合同类档案：部门（工程）+合同类型+年份+案卷号

4.归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。

5.音像档案要求：磁带、录像带、光盘要原版；计算机软盘、光盘要可运行。音像档案实行总登记方式（登记表见附件2）

1）照片、底片要求清楚完好，并附有说明文字材料，包括大事、时间、人物、背景、摄影者五要素。

2）录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明：题目（内容）制作日期、制作人、盘数、序号等。

第六条档案借阅、移交

1.公司档案室档案原则不外借其他单位，如确需外借需经公司主管副总批准。

2.借阅档案、证照一律办理借阅手续。档案需妥当保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。

3.各管理处只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经档案主管部门负责人批准。

4.公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主任负责监督办理档案的交接工作，将档案移交表填写清晰。

第七条保管和保密制度

1.存放档案的'档案柜排放整齐；采纳统一的档案盒，且要求标识明确。

2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。

3.档案的保密严格执行档案保密制度，实行相应保管措施。销毁档案要由专人监销，防止泄密。

4.节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。

第八条附则

工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。

物业管理档案管理制度13

第一章总则

第一条为强化公司员工的人事档案管理，使公司人事档案得到有效爱护和利用，依据《国档案法》、《浙江XX物业管理有限公司人事管理制度》等有关规定，特制定《浙江XX物业管理有限公司人事档案管理制度》。

第二条员工人事档案是记载员工个人阅历、政治思想、品德作风、业务力量、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察、了解和正确任用员工的重要依据，是本公司档案的重要组成部分。

第三条本公司的人事档案工作任务：

1、保管员工人事档案；

2、搜集、鉴别和整理员工人事档案材料；

3、办理员工人事档案的查阅、借用和转递；

4、通过人事档案了解熟识员工，为人事工作提供情况；

5、逐步完成员工人事档案管理手段的科学化和现代化。

第四条本公司的员工人事档案管理由公司综合服务部负责。

第二章人事档案的搜集和归档

第五条员工人事档案材料的搜集、归档，是公司综合服务部与其他各部门的共同任务，必需根据有关规定，相互协作，认真做好。

第六条员工人事档案材料的搜集归档范围，严格根据公司的人事档案管理要求执行。员工人事档案材料内容：

1、员工登记表（含照片）。

2、个人简历。

3、考核材料（如试用期满考核鉴定、见习期满考核鉴定以及近三年的年度考核记录、素养测试记录等）。

4、各类证书复印件、原件：（包括：①学历证书复印件；②各类资格证书复印件；③身份证复印件；④职务聘免复印件；⑤体检表、干部身份表；⑥其它等）。

5、奖惩材料。

6、兼职情况（包括出任董监事情况、担任社会职务情况等）。

7、承诺书、劳动合同（应做到文本齐全完好，时间连续按时）各类因公出国协议或培训协议、担保书等。

8、各类审批材料（复印件，包括⑴应聘材料；⑵面试材料；⑶录用审批材料；⑷职务聘免审批材料；⑸调整工资审批表；⑹因公出国审批材料；⑺用工性质晋升审批表；⑻离职审批表，辞职批复；⑼离退休审批表；⑽调令单、分配单；⑾其它）。

9、其它可供参考材料（如近三年内的