外贸公司采购部制度与工作流程完整

外贸公司采购部制度与工作流程完整

外贸公司采购管理制度与工作流程一、目的：为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。二、适用范围：本制度适用于外贸公司的采购管理。三、内容：1、总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。2、采购基本流程：采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算。采购流程图如下：采购需求采购申请审批产品采购部总经理/财务寻找供应商总监寻价、比价、议价采购洽谈总经理审批财务部确认付款条件及帐期合同的签订建立供应商资料下单验收不合格交货验收验收合格退货计划对账入仓财务结算1）采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。2）供应商的选择和考核：供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。3）询价、比价、议价。4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。7）财务结算：货物入库后，进行财务结算。3、申请商品采购流程图：提出需求采购部审批（有合同）采购订购销售部采购部审批（无合同）总经理/财务审批1）销售部提出采购需求，2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、财务审批；3）审批通过后，由采购主管下单。4、申请付款流程图：采购根据供应商期限采购人对账采购部审批总经理/财务部审批财务部付款5、商品到货验收流程：仓管验货仓管打入库单财务审核入库单进仓6、退货流程：采购退货申请单采购部审核报损仓库供应商四、采购管理制度：1.建立供应商资料管理表和售后服务管理表，以确保采购产品的质优价廉。2.建立并完善比价制度，以确保采购产品的质优价廉。3.每月末汇总付款、欠款和欠票情况，并提出下月用款计划。4.签订采购合同后，应全面了解发货情况。如不能及时供货，应提前两天通知请购部门或请购人。5.所有货物必须开箱验收，发现问题及时联系供应商解决。6.验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。采购部工作职责：1.制定并完善采购制度和采购流程，确保贯彻执行。2.制定并实施采购计划，包括审核采购需求、统筹策划和确定采购内容、组织市场调研和预测、签约和检查合同执行情况。3.编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本。4.选择并管理供应商，建立长期战略同盟，建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统。5.负责仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量。采购部主管职责：1.引进和维护直配供应商。2.日常管理，包括工作安排、供应商谈判、相关流程制定和调整、突发事件的处理。3.审核订单，参考安全库存。4.管控应付款。5.管控库存金额和消耗。6.审核并调整周月采购需求和计划。7.与其他部门协调。8.制定和跟进日常订单。9.处理退货。10.谈判、引进和维护库配供应商。率达到%考核期内物资保管损坏量控制在%以内考核期内物资供应运输过程中发生安全事故的次数控制在次以内部门员工绩效考核平均得分在分以上95%本次考核总得分指标说明：1.采购计划完成率：考核期内完成采购计划的比例。2.供应商开发计划完成率：考核期内完成供应商开发计划的比例。3.采购质量合格率：考核期内采购物资的合格率。4.部门管理费用控制：考核期内部门管理费用是否控制在预算范围之内。5.采购成本降低目标达成率：考核期内采购成本降低目标的达成率。6.供应计划编制及时率：考核期内供应计划编制的及时率。7.物资供应及时率：考核期内物资供应的及时率。8.物资发放准确性：考核期内物资发放准确无误的比例。9.供应商交货及时率：考核期内供应商交货的及时率。10.物资保管损坏量：考核期内物资保管损坏的比例。11.运输安全事故次数：考核期内物资供应运输过程中发生安全事故的次数。被考核人签字：日期：考核人签字：日期：复核人签字：日期：方案名：采购人员绩效考核实施方案一、目的：制定采购人员绩效考核实施方案，全面评价采购人员的工作绩效，保证企业经营目标的实现，为员工的薪资调整、教育培训、晋升提供准确、客观的依据。二、遵循原则：1.明确化、公开化原则：考评标准、程序和责任都应有明确规定，并公开于全体员工。2.客观考评的原则：考评应基于客观事实，避免主观性和感情色彩。3.差别的原则：考核等级间应有明显差别界限，激励员工的上进心。4.反馈原则：考评结果应反馈给被考评者，并提供今后努力方向的参考意见等。三、适用范围：本企业采购部人员，除以下人员：考核期开始后进入本企业的员工；因私、因病、因伤而连续缺勤30日以上者；因公伤而连续缺勤75日以上者；考核实施日已经退职者。四、绩效考核小组成员：人力资源部经理、采购部经理、采购部主管、人力资源部绩效考核专员、人力资源部一般工作人员。五、采购绩效考核实施：1.采购人员绩效考核指标：采购时间、品质、数量、价格、效率五个方面作为考核指标。2.量化指标如下表所示：采购人员绩效考核指标表绩效考核方面 权重（%） 考核指标/指标说明时间绩效 15% 避免停工断料，影响工时物资保管 25% 物资保管损坏金额控制在元以内运输安全 25% 运输安全事故次数控制在次以内部门员工绩效 35% 平均得分在分以上六、考核结果：考核期内，采购人员需达到绩效考核指标，否则将影响绩效考核总得分。考核总得分根据公式计算得出，最终结果需由被考核人、考核人、复核人签字确认。定性指标的权重为30%，是绩效考核的重要组成部分。综合得分是考核结果的总体评价。等级标准说明表是用来划分指标等级的。其中，杰出、优秀、中等、有待提高、急需提高分别对应不同的得分范围和表现情况。采购部的关键绩效考核指标包括采购计划完成率、按时完成率、目标达成率、成本降低率、订货差错率、采购资金节约率、采购质量合格率和供应商履约率。这些指标的定义和公式都由采购和仓储部门提供。实际按时完成订单数与采购订单总数的比例可以反映采购部门的工作效率。成本实际降低率与成本目标降低率的比例则是反映成本控制的情况。订货差错率、采购质量合格率和供应商履约率则分别关注采购过程中的质量和准确性、供应商的表现情况。为了更好地评估绩效，企业还需要考虑一些定量指标，如物资的品质和使用情况、呆料数量、库存周转率、采购成价格的绩效降低率、采购物资的合格数量、履约的合同数等。绩效考核是企业管理中的重要环节，它可以帮助企业了解员工的工作表现和工作效率，以便更好地制定目标和计划。为了确保考核的公正和客观，企业需要制定明确的指标和标准，并对考核结果进行认真的分析和总结。绩效考核是通过收集、分析和传递个人在工作岗位上的行为表现和工作结果方面的信息来评估员工的工作表现。它是企业人事管理的重要组成部分，也是提高组织效率的强有力手段之一。在进行业绩考评工作时，需要对业绩考评的涵义作出科学的解释，以确保整个组织有一个统一的认识。有效的绩效考核可以确定每位员工对组织的贡献或不足，并为人力资源的管理提供决定性的评估资料，从而改善组织的反馈机制，提高员工的工作绩效，激励士气，也可作为公平合理地酬赏员工的依据。绩效考核包括工作要项、绩效标准、评估、评估面谈和在职辅导等相关概念。采购部的绩效考核表则具体列出了绩效评价标准及办法。例如，对供应商的开发和维护情况进行考核，未完成任务则扣50元，每多开发一家稳定供货半年以上的A类、B类原料的供应商则奖100元。对供方供货业绩进行跟踪，及时处理业务关系，如因供货关系处理不当，造成供应不及时延误交货一天，则扣50元。建立完整的供应商企业信息及其供货记录，少一份合同则扣20元。在采购物质进厂时，必须通知质量部门进行验证，如未经验证进入仓库或车间现场，则每批次扣50元。根据采购规范质量要求组织采购，因A、B类原料质量问题造成产品物理性能指标一般不合格则每批扣100元，严重不合格或批量不合格则扣完该项工作。对于原料的供应量和库存控制也有相应的考核标准。绩效考核对于企业的发展和员工的个人成长都具有重要意义。它可以促进员工的自我改进和职业发展，提高组织的整体效率，实现企业的目标。工资。控制产品外观质量指标和原料质量是我们公司的重要任务。如果产品外观质量指标严重不合格或批量不合格，将扣除50元工资；如果是因为C类原料质量问题造成的，则扣除20元工资。如果原料质量问题导致顾客投诉或退货，将完全扣除该项工资。在供货价格方面，我们按照公司的采购价格控制指标或年度合同给定价格要求进行控制。如果采购价格超出2%以上，则将扣除100元工资，直至扣完本项工资。对于应付资金，我们在保证正