文件管理制度

文件管理制度

文件管理制度本制度的目的是为了提高浙江依目了然服饰有限公司的文件处理工作效率和质量，使之规范化、科学化和制度化。本制度适用于浙江依目了然服饰有限公司，人事行政部负责建立、健全公司文件管理制度，制定和修改本制度，并负责公司文件的下发和管理，宣导和实施本制度。其他各部门负责制订与本部门工作职责相关的文件制度及流程，并按照本制度规定执行。公司文件是指在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关工作活动的重要依据或工具。公司文件的种类主要有：公告、通知、通报和制度。不同种类的文件适用于不同的情况，例如公告适用于公司的各类人事变动，通知适用于发布临时事件和措施，传达公司高层有关指示，要求下级部门办理或者需要知晓的事项等，通报适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，制度则主要运用于公司各项政策的实施细则及各项工作流程的解释、补充和完善。公司文件管理归口于人事行政部，人事行政部负责所有公司文件的下发管理，建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，按期进行汇总统计，保证公司文件处理工作高效运转。公司文件管理人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强。公司文件处理指公司文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公司文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司文件由人事行政部统一收发、传递、立卷、归档和销毁。容进行授权。b)对于被列为公司“秘密”类文件，下发对向为经理级以上人员及相关工作人员。其它需了解相关内容方能开展工作的人员，需在经理的主导下对于工作相关内容进行授权。c)对于被列为公司“一般”类文件，下发对向为相关工作人员。无需进行授权。d)对于“绝密”和“秘密”文件，必须打印水印并通过安全的方式发送。对于“一般”文件，可按照工作要求选择文本或电子档发送。6.2.5公司公文的收发管理6.2.5.1公司公文的收发管理是指对公司内外发文、收文的管理。规范公司公文的收发管理，有利于提高公司的工作效率和信息安全保障。6.2.5.2公司公文的收发管理应当遵循以下原则：a)按照规定的程序进行收发；b)严格控制公文的流转范围；c)确保公文的及时传递和送达；d)保证公文的机密性和完整性。6.2.5.3公司公文的收发管理应当按照以下流程进行：a)发文人将发文材料交给发文部门进行处理；b)发文部门审核后将公文下发，并记录下发情况；c)收文人签收后，发文部门进行记录；d)收文人进行处理，并将处理结果反馈给发文人和发文部门。6.2.5.4公司公文的收发管理应当注意以下事项：a)公文必须按照规定的程序进行收发；b)公文必须按照机密等级进行管理；c)公文必须按照规定的时间要求进行处理；d)公文必须按照规定的流程进行处理；e)公文必须按照规定的方式进行传递和送达。公司文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件，其有效性在有效期内均实行受控管理。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。公司文件可按机密程度、紧急程度、发文部门和内容分类。根据文件涉及的业务秘密程度划分为“绝密”、“秘密”及“一般”，即使是“一般”文件因为也同时是业务文件，所以不允许无限制地向公司外部宣传。对于“绝密”和“秘密”文件，必须打印水印并通过安全的方式发送。公文的收发管理应当遵循规定的程序，严格控制公文的流转范围，确保公文的及时传递和送达，保证公文的机密性和完整性。公文必须按照规定的机密等级进行管理，时间要求进行处理，流程进行处理，方式进行传递和送达。公司的“秘密”类文件只能向部门经理级以上人员和部门文件管理员下发，其他人员必须在部门经理或培训人员的指导下进行相关内容的学习和了解。公司规定了紧急文件的发放方式，包括使用水印文本和邮件等方式。紧急程度不同，发放时限也有所不同。为了保证公司各级管理制度在制定、发布、实施和流通过程的有效性，公司统一设置了文件的眉头和编号规则。其中，文件编号规则包括公司范围内文件、编制部门、文件性质和文件流水编号等。公司还制定了编号标准，包括部门代号、文件性质代号等。根据文件的修订和修改情况，公司还规定了版次规则和页码规则。同时，公司也根据文件的保密等级和紧急程度，在文件页面上进行标注。公司发文部门按照公司文件分类标准编制，发文部门应该按照拟文部门进行划分，例如管理总部拟订“管理”，营销中心各部门拟订“营销”，生产中心拟订“生产”等。6.2.6.3按照文件内容的归属种类，如通知、公告、制度等进行分类。6.2.6.4文件编号按照发文部门进行编号，例如管理总部第一次发文编号为“01”，管理总部第二次发文编号为“02”，生产中心第一次发文编号为“01”等。6.2.6.5文件年份及流水号是指按照当年发文的第X次发文编号，不分发文部门，依次编号。6.2.7联合发文6.2.7.1联合发文是指下发文件涉及到两个或两个以上的部门，需要跨部门联合确定内容方可执行的文件。例如“技术部”发文，但文件相关内容涉及到“计划部”或其它部门的配合支持方能执行，视为联合发文。6.2.7.2需要联合发文的部门，需由拟文部门确认文件内容，交由拟联合部门审核确认后，逐级审批到总经理后方可发文，否则不得发文。6.2.8文件下发6.2.8.1公司所有文件的下发，不分机密等级及紧急程度，均需填写《发文申请审核表》附件一并逐级审批同意后，方可发文。6.2.8.2公司规章制度等类文件的下发，涉及到员工切身利益的，例如公司《考勤管理制度》、《奖惩管理制度》、《员工手册》等，需总经理批准同意后，方可成文下发。6.2.8.3新文件的下发如涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。6.2.8.4涉及相关制度及政策的文件，如需培训，须在培训课件制作完成并经过人事行政部培训组审核通过后方可下发文件。6.2.8.5文件编制具体流程参见《公司文件编制流程》附件二。a)一般事务性文件的编制，应事先向相关领导提出口头申请。b）公司对外文件由人事行政部提向总经理出口头申请。c）保密文件及绝密文件由相关主导部门负责人向总经理提出书面申请。6.2.8.6申请通过后由相关部门草拟初稿。6.2.8.7初稿形成后由人事行政部进行初审。6.2.8.8人事行政部审核完毕的草案根据文件类型组织会审核准。6.2.9文件的下发及签收6.2.9.1文件的下发流程参见《内部发文处理流程》附件三。6.2.9文件的发放与签收6.2.9.2行政文控文员会对核准之定稿进行校对，盖章、装订以及登记。6.2.9.3行政文控文员会根据发文部门提供的《受文部门清单》，按照部门份数复印文件，并做好相关记录。6.2.9.4文控文员会将文件发放至各受文部门，并在《发文登记表》（附件四）上做好记录。6.2.9.5部门文件管理人员会签收文件，并在《收文登记表》（附件五）上做好记录。6.2.9.6受文部门会对文件内容进行传阅或贯宣。6.2.9.7受文部门会对文件进行归档，并监督执行和落实情况。6.2.9.8公司下发的所有文件都必须办理签收手续。人事行政部会提供《发文登记表》附件四，并将其交给相关部门的收文人员签收。6.2.10文件的宣传与传达6.2.10.1公司下发的规章制度、通知和公告等文件，如果需要向公司全体员工传达内容，都必须在公司公告栏上进行张贴。6.2.10.2对于涉及工作流程和执行的公司制度类文件，发文部门和人事行政部必须联合起来，在受文范围内组织培训，并对特定人员进行考核。具体培训方式以人事行政部的要求为准。6.2.10.3公司除制度以外的通知公告等类型文件，由各部门经理负责在部门内部进行宣传。6.2.10.4人事行政部应该按照公司文件的受文范围要求，针对受文范围内的员工组织培训。具体方式以人事行政部的要求为准。6.2.10.5文件张贴的时间限制：a)公告：需要在公司内部张贴1周；b)通知：通常需要在公司内部张贴1周，具体视当次下发文件的要求而定；c)通报：通常需要在公司内部张贴2周，具体视当次下发文件的要求而定；d)制度：以复印件形式下发的公司内部全体员工宣传的文件，通常需要在公司内部张贴1周，具体视当次下发文件的要求而定。秘密级以上的文件不得在公司内部张贴，但是受文学习参考人需要在部门内部按照文件下发要求的范围进行宣传。6.3文件的保管与存档6.3.1文件的保管分为：有效期内文件的保管和过期文件的保管。6.3.2对于有效期内的文件，必须按照“发文部门—机密程度--文件编号”的顺序进行有序存档管理。例如，公司发文的文件编号为：YMLR-GS-GM-001，机密程度为秘密，则应该将其分放在机密类文件中，并按照编号有序排列。6.3.3公司文件在下发后两周内需要进行存档管理。6.3.3.1文件管理人员需要建立公司在用文件的目录《公司在用文件目录表》附件六，并在每月15日和月底（遇节假日顺延）更新公司在用文件的目录。6.3.3.2每个部门都需要设立文件档案柜来存放所需使用的文件，按照公司目录进行存档管理。职能部门的部门经理需要指定专人负责存档。6.3.3.3公司文件的存档方式会随着公司发文方式的变化而更改，具体方式将由人事行政部另行通知。6.3.4对于已过时效期限的文件：6.3.4.1公司所有下发的文件，在文件时效过期后必须退还至人事行政部。6.3.4.2对于时效过期的文件，应按照发文年份和机密程度分类存放一年后销毁。如果特殊文件需要长期存放保管，需要提交说明至人事行政部文件管理员，并由文件管理员负责统一存放。6.4文件的借阅：6.4.1公司所有已存档文件只能查看，不得带出、复制或拷贝。6.4.2公司文件的借阅可以整个文件借阅，或借阅文件的某一部分内容。借阅的要求或内容需要在《公司文件调阅单》附件七中明确说明，文件管理员视借阅内容予以发放文件。6.4.3公司文件的借阅原则上需要当天返回。6.4.4公司所有文件借阅都需要办理借阅手续：6.4.4.1对于部门内部文件的查阅，需要经过部门经理的同意后，到部门文件管理员处进行查看。6.4.4.2对于公司跨部门文件的查看，需要由部门主管填写《公司文件调阅单》附件七，明确说明借阅理由及工作需要，并按流程审核后予以查看：6.4.4.2.1对于秘密等级为“一般”的文件，需要经过直属主管的批准后交人事行政部经理同意后到文件管理员处进行查看。6.4.4.2.2对于秘密等级为“秘密”或“绝密”类文件，必须逐级审批至总经理后到文件管理员处进行查看。6.4.4.2.2公司文件的调阅原则上不得一次调阅多个文件，对于一次借阅两个或以上的文件，必须在附件中明确说明原因，否则不予批准。6.5文件的废止及销毁：6.5.1文件的废止是指：新文件的发布涉及到原有文件的作废；或是由于公司的经营模式或组织架构变动，相关政策及文件已无实际可执行价值和依据，而涉及到的相关文件的作废；或是公司出台的具有实效性的文件，而已过其时效期而自动废止。6.5.2文件的销毁是指：对于已作废或废止的文件，在一定存放期后，由人事行政部对其进行销毁处理。6.5.4文件废止后各部门必须退还至人事行政部，由人事行政部统一对其销毁。6.6相关处罚规定被删除。各部门必须按照公司在用文件目录，对下发至本部门的文件进行存档保管。文件柜必须加锁，并由部门文件管理员统一保管。公司会定期检查各部门文件的宣导情况及存档情况。在检查过程中，如果发现未按公司规定执行的情况，将会受到一定的处罚。对于公司机密文件在签收后保管不当、泄密或丢失的情况，公司将采取罚款措施。对于机密程度为“秘密”的文件，直接责任人即文件的保管者将被处以100元/次/份的罚款，部门经理负连带责任，同样会被处以100元/次/份的罚款。对于机密程度为“绝密”的文件，直接责任人即文件的保管者将被处以200元/次/份的罚款，部门经理负连带责任，同样会被处以200元/次/份的罚款。对于公司文件下发后，部门内部未按要求进行宣传，在相关工作的执行中出现问题的，部门负责人将会被处以50元/次的罚款。公司文件应按照一定的格式进行编写。文件一般由文件编号、标题、机密等级、受文部门、正文、附件说明、成文日期、发文部门等部分组成。文件标题应准确、简要地概括公司文件主要内容并标明公司文件种类。主送部门指公司文件的主要受文部门，应使用全称或规范化简称、统称。制度类文件必须注明主送部门，并将主送部门置于标题之下、正文之上，居中排列。对于公告、通知、通报等文件，受文部门可以不在公司文件中体现