文书管理制度-范本

文书管理制度-范本文书管理制度-范本第一章总则为了规范企业内部文书的管理，保障企业信息安全和保密，提高办事效率和管理水平，制定本制度。第二章制定程序制定本制度应按照以下程序：1.提出制定建议：由相关部门或人员提出文书管理制度制定的建议。2.研究制定方案：相关部门或人员根据企业实际情况，制定文书管理制度制定方案。3.征求意见：制定方案完成后，需征求各部门、岗位和员工的意见和建议。4.审批：经过各部门、岗位和员工的审议过后，由公司领导审批通过。5.发布和实施：规定文书管理制度的内容、实施和执行的程序，明确责任和追究制度违反者的责任。第三章范围和定义文书管理制度适用于企业所有部门及员工所涉及到的各种文书。文书定义：企业内部或外部产生或接收的各种信息载体，包括但不限于书信、报告、通知、备忘录、会议纪要和合同等形式的文件。第四章文书的保密、最小限度披露原则和安全管理4.1保密原则：1.对于标有保密标志的文书，必须严格按照保密级别进行处理。2.未经相关部门或人员批准，不能随意转发、抄录或泄漏涉密信息。3.定期进行对保密文书的存储、管理、归档和销毁。4.丢失、泄露或遗失保密文件，应迅速报告有关领导和保密部门，进行查处和善后处理。4.2最小限度披露原则：1.对于未涉及保密内容的文书，应充分保障相关当事人的隐私。2.文书的接收、传递、存储应绝对保密，避免事后产生泄密的风险。3.未经相关人员允许，不得随意公开和传播涉及公司业务的文书信息。4.3安全管理：1.对于涉及保密内容的文书，必须进行密码和密封措施，确保文书的完整性和无法篡改。2.对于没有密级要求的文书，也要通过网络限制、防控泄密、管控不当的操作等方法来保障文书的安全。3.对于涉及重要业务信息的文书，应实现多保存、备份和定期维护管理，避免数据丢失和损坏的风险。第五章文书的保存和归档5.1文书保存：1.企业必须建立统一的文书管理系统，由专人负责文书的收发和管理。2.涉及重要业务的文书，需要复印保留或者拍照存档，避免数据丢失和损坏的风险。3.文书应按照时间顺序、文件类别和编号等方式进行管理。5.2归档原则：1.按照法律法规的规定，对于涉及到法律法规、司法、税务、审计、重要业务活动和复杂事项的文书，必须进行文书归档。2.编制归档目录和时间表。3.按照公司规定的归档流程进行归档管理。第六章文书的销毁和捐赠6.1文书销毁：1.按照文书管理制度规定，和法律法规的要求，对于不必须保存的文书，应在规定的时限内予以销毁。2.按照销毁规定进行销毁管理，避免误判或者销毁不彻底的风险。6.2文书捐赠：1.对于具有历史意义和文化价值的文书，企业可以通过捐赠方式和相关文化机构合作，进行长期保存和展示。2.文书的捐赠须经企业领导审批，并按照法律法规和公司文化遗产保护相关规定进行操作。第七章权责和处罚7.1相关主体的权责：1.涉及到文书管理的部门和对文书有权操作的员工应当按照规定处理企业内部的文书。2.企业应对文书管理工作进行全面、跟踪、监控和审计检查。3.各部门和岗位要加强文书管理的责任心，确保文书的安全、完整和准确。7.2处罚原则：1.对于故意或者过失造成文书丢失、泄密、损