工程合同管理信息系统

第10章

工程合同管理信息系统

目录.ppt概述合同管理信息系统工程合同管理信息系统的分析工程合同管理信息系统的设计复习思考题本章内容概述1.合同信息管理的重要性

在工程实施过程中，合同管理主要是对工程承包合同的签订、履行、变更和解除进行监督检查，对合同双方争议进行调解和处理，以保证合同的依法签订和全面履行。合同管理人员首先应对合同各类条款进行仔细认真的分析研究，建立合同网络，在工程实施过程中根据合同进行监督检查，并通过各种反馈信息及时准确地处理工程实际问题。这就要求合同管理人员加强信息管理，对合同管理过程中输出的各种信息进行收集、整理、处理、存储、传递和应用，以便及时、高效地发出各项正确指令。为了提高合同管理的水平，全面、准确、及时地获取工程信息十分重要，这就需要设计一个以合同为核心的信息流结构，包括建立合同目录、编码和档案，建立完整的合同信息管理制度以及包括会议制度在内的科学高效的合同管理信息系统。2.合同信息管理的特点

所谓信息管理是指对信息的收集、加工整理、储存、传递与应用等一系列工作的总称。信息管理的目的就是通过有组织的信息流通，使决策者能够及时准确地获取相应的信息。建筑工程合同信息管理既有一般信息管理的特点，也有其特有的特点。概述1)时效性在工程实施过程中，有大量的信息都是实时信息，而这些信息往往又与工程项目的总体目标是否能够实现休戚相关。如果不能及时得到这些瞬息万变的信息，并将这些信息迅速传递到相关的单位、部门，势必对工程的实施产生重大影响，从而可能会导致项目总体目标不能按时、按质、按量实现。如工程师不能在规定的期限内作出指令就有可能导致工程停工，承包商的索赔不能及时解决可能会影响工程的实施。所以，及时准确地获取工程信息十分必要。2)综合性在工程实施过程中，合同信息往往通过质量、进度和投资方面反映出来。合同既是业主与承包商连接的纽带，也是工程师实施监理的主要依据。但是，工程承包合同的主要条款则是关于双方当事人在质量、进度和投资等方面的权利义务约定。同时，要加强合同管理，也需要通过对大量其他各方面的信息进行分析处理来实现。3)复杂性由于工程项目是一个复杂开放的系统，在所有的信息中既有项目内部信息，如合同的结构、合同管理制度，又有大量外部信息，如国家政策、法律法规等；既有固定信息，又有流动信息；既有现时信息，又有历史信息；既有生产信息，又有技术信息、经济信息。这就给信息管理带来了较大的难度。合同管理信息系统1．概述管理信息系统是一个由人、计算机等组成的进行信息的收集、传送、储存、加工、维护和使用的系统。管理信息系统引用其他学科中已成熟、先进的成果，集合成为一门综合性学科，如计算机科学提供了计算机及通讯的基础，运筹学提供了以正确的资料作出合理的决策的基础，各种管理的基本职能如组织、协调、控制等都是系统建立的基础等。国外一些工程承包公司已经开发了工程项目管理信息系统，成绩显著。目前，在我国也已经有了这方面的开发研究，出现了一些较为成熟的软件，如工程概预算软件、建设监理软件、工程项目管理软件等。各种软件都有一定的特点，但也有一定的局限性，且多偏重于事务性信息管理，缺乏决策支持及专家系统的帮助。2．合同管理信息系统的主要功能1)数据、资料的收集在工程实施过程中，每天都要产生大量的信息，如各种指令、信件、索赔报告等，必须确定收集什么样的信息，确定信息的结构，收集的方式及手续，考察信息的真伪，并具体落实到责任人。通常由合同工程师负责，秘书、文档管理员等承担此任务。合同管理信息系统2)数据资料的存储原始数据资料不仅供目前使用，还有许多必须要保存。按照不同的使用和储存要求，数据资料储存于一定的信息载体上，要做到既安全可靠，又使用方便。3)信息的加工即将原始数据资料经过信息加工处理，转变为可供决策使用的信息。处理方法有：(1)一般的信息处理方法，如排序、分类、合并、插入、删除等。(2)数学处理方法，如数学计算、数值分析、数理统计等。(3)逻辑判断方法，如差异诊断、风险分析等。(4)信息的传送、调用和输出。即将经过处理的信息流通到需要的地方，以便各决策者作出客观正确的决策。3.合同文档管理文档管理是指对作为信息载体的资料进行有序的收集、加工、分解、编目、存档，并为需要者提供专用和常用的信息的过程。文档系统是管理信息系统的基础，是管理信息系统有效运行的前提条件。合同管理信息系统合同管理文档系统的内容包括合同文本及附件，合同分析资料、指令、信件、会议纪要，各种原始工程文件、索赔文件，各种技术、经济、财务方面的资料等。以下为建立合同管理文档系统的步骤。1)建立资料特征标识(1)要求。一般合同资料的编码体系有如下要求。①统一的，适用于所有资料的编码系统。②能够区分资料的种类和特征。③有足够的存储空间。④对人工处理和计算机处理同样有效。(2)资料编码的构成。通常，资料编码由一些字母和数字符号组成，它们被赋予一定的含义，这样编码就能够被识别。合同资料的编码一般由以下几部分构成。①有效范围。如属于某子项目、功能或要素。②资料的种类。如是属于合同文本，还是属于信件；是属于技术上的，还是属于商务或行政上的。③内容和对象。即设计出符合实际要求的文档结构。④日期和序号。对于相同有效范围、相同种类、相同对象的资料可通过日期和序号来加以区分。合同管理信息系统2)索引系统为了使资料的储存和使用方便，必须建立资料的索引系统，它类似于图书馆的书刊索引，可以采取表格的形式，其栏目应能够反映资料的各种特征信息。同时，也要注意索引与文档之间的关系。其对应关系如图10.1所示。图10.1索引和文档的关系工程合同管理信息系统的分析要设计开发合同管理信息系统，首先必须对现行合同管理系统进行系统分析。其内容包括：1)合同管理与工程项目其他管理职能的关系工程项目管理包括进度管理、质量管理、成本管理、技术管理、资源管理、合同管理等，而合同管理几乎涉及到项目管理的其他各个领域，与其他职能管理部门、索引文档业主及承包商之间都有着密切的联系。合同管理成功与否，不仅在于合同管理人员，还依赖于其他人员的配合以及管理工作的成效。合同管理信息系统开发成功与否，同样存在着与其他职能管理部门的配合问题。而且，合同信息系统作为工程项目管理信息系统的一个子系统，它的应用深度，也受其他职能管理水平的影响。所以，应与其他系统同时开发，以提高工程项目管理水平。工程合同管理信息系统的分析2)合同管理组织模式及合同管理工作程序通过对上述合同管理与其他管理职能的关系分析，再结合本工程管理组成机构形式，以确定项目的合同管理模式。由于合同管理的涉及面较广，与其他管理职能部门联系较为密切，因此，可建立在项目经理的统一领导之下，专职合同管理工程师直接负责，各专业负责人积极配合，全员参加的组织管理模式。根据合同管理组织模式，确定从合同签订时起的合同管理工作程序，制定工作流程图。根据《建设工程施工合同》(GF-1999-0201)，将与合同履行有关的工作程序介绍如下。(1)工程质量控制程序。参见图10.2(图中括号内数字代表示范文本条款号，下同)。(2)工程进度控制程序。参见图10.3。(3)工程价款控制程序。参见图10.4。(4)工程索赔管理程序。参见图10.5。工程合同管理信息系统的分析图10.2工程质量控制程序工程合同管理信息系统的分析图10.3工程进度控制程序工程累合同遣管理分信息元系统很的分浸析图1附0.切4抗工泰程价磨款控彻制程样序工程安合同暖管理饺信息束系统士的分血析图1锈0.轰5捏工惧程索淘赔管烟理程兴序工程四合同冲管理洽信息切系统选的设衬计1.骨系黄统总赤体数量据结越构模劝型设帖计系统边总体烛数据仿结构闻模型诱设计苹即从抢合同缺管理宪对数绝据的顿基本鸭要求贱出发抽，对医系统盘中有明关数皮据进洁行分拥析与队综合梯，包安括对繁数据柏及其嫌结构爪进行意分类侍、分从组、梢一般田化和栗聚合研处理汁等，吃从而贼构造恰出系筛统总胸体数茅据结集构模序型。系统广总体获数据森结构绳模型驶设计鄙包括功编码预结构良设计鼓和系改统总撤体数票据结索构模膊型设露计。(1哑)壳编码窃结构航设计俘。为森了对妹大量咏数据掠进行棵统一陈有效糖的处昆理，驰充分驰发挥粘计算址机的奋优势育，提盟高系茅统工吊作效傻率，肌必须影有适猴当的此编码牺体系狂。(2沙)室系统俱总体拾数据邻结构孤模型则设计陆。在镇对系张统进肚行较厦为详逐细的队数据棚调查慌分析虏的基缩慧础上涝，采阿用扩慰展实浙体关杰系模针型描蜡述出言系统邮总体圆数据敢结构灿模型叛。2.歇系紫统主躬要数步据库荐设计合同氧管理棚数据影库主价要可登划分疮为合镜同管森理、吹进度毫管理饰、质家量管什理、稠成本牢管理禁和文恶档管河理几呀大部越分，挺根据腾实际齐需要妄，再辉进行诵细分喇并确替定各再数据般库名建称。工程撞合同逢管理美信息补系统日的设羡计3.希系盼统功霸能子伴系统谋划分在系签统功突能开召发时轰采用惑结构瘦化设运计方栽法，净首先丛将整察个系蹦统从跨上到冬下划蛙分为排若干份个功叛能子瓦系统应，每饲个子莲系统柴再划酸分为预若干顾个功亦能模眼块，春自上爪而下盟逐步贩设计趣，再隆自下沾而上晌层层舌实现芒。功能孔子系修统划缘瑞分应役注意饥以下浮原则黎。(1帜)劈燕子系显统要酱具有诸相对序独立击性。(2指)欲各子甜系统帆之间棋数据碑的依太赖性四尽可浴能小姨。(3鸟)扰子系友统划屑分应并当便匹于全众系统蕉的快有速实冶现。梨在系崖统总险体数和据结贿构模液型的眯基础绒上，膝依据棍上述角系统炒划分枕的原团则，肤可将萌合同帅管理绕信息糕系统闪划分忧为合刚同结曾构模呀式选贺用、奔合同忍日常傲管理奶、合紧同文套档管妻理、今索赔娱管理饭、合轿同管祖理知籍识导骄读和霞系统码维护辣子系惊统。4.睬系铅统各蹄功能犹子系疾统及全功能枯模块逢设计在合感同管弓理信戒息系切统功疤能子伶系统泼划分切确定删之后援，要佩将各炒功能添子系父统进语一步你划分圆为若极干个很功能炼模块句。如悦索赔宰管理山功能用子系嚷统又苏可划编分为弦索赔垮事件辩跟踪福管理叛、索摩赔报煮告审网核、串索赔晃事项经管理测、索钳赔值择计算盈等功撞能模湿块；吗系统党维护旗子系值统可筐分为陆系统家简介如、操需作说抚明、戒编码虏、文妈件管熔理、施打印