酒店物资采供管理制度

酒店物资采供管理制度一、综述为规范酒店的物资采购和供应管理，提高物资采购的效率和质量，特制定本酒店物资采供管理制度。本制度适用于酒店所有部门的物资采购和供应管理。二、采购管理流程1.采购计划制定各部门应于每年年底制定下一年度的采购计划，包括采购物品种类、数量、时间等，并填写《酒店物资采购计划表》。采购计划应根据实际需求和业务量进行合理分配，避免浪费和库存积压。2.采购需求申请部门经理或采购员在接到采购计划后，需向酒店采购部门填写采购申请单，详细描述所需物品包括品名、品牌、规格、数量、单价、合计金额等信息，同时说明用途和紧急程度。采购申请单应附上相关部门经理或领导签字和审批意见。3.采购审核酒店采购部门收到采购申请单后，应对所需物品的品质、价格进行评估并核对采购预算，按规定手续完成审核工作。4.供应商选择及谈判采购部门应按照合同方式、招标等方式选择供应商，并与供应商进行商谈和协商，确认价格和物流配送安排等细节，并会签采购合同。5.采购订单制定采购部门应根据采购申请单和采购合同制定采购订单，并在订单上注明品名、品牌、规格、数量、单价、合计金额、供应商等信息，并经负责人签字确认。6.财务付款采购部门须将采购订单和发票报送给酒店财务部门，财务部门审核后进行付款，同时进行账务入库工作，确保物资采购支出的准确性和真实性。7.物资收货管理供应商按照合同要求及时配送物资，收货人员应核对物品名称、数量、单价、规格等信息及时进行入库并在表格中签名确认。如发现有破损、少货等问题应及时向供应商反馈及时进行更换或补发。8.物资库存管理采购部门要严格按照物资分类、编码、数量等信息进行扫码入库、更新入库记录，定期开展库存盘点，及时更新物资变化情况。三、物资采购合同1.品质合格物资采购合同应明确物品的品质、规格、型号等，并规定其符合相关国家标准、行业标准或企业标准，以确保所采购物品的品质合格。2.供货保证物资采购合同应规定交货期限及采购数量，同时要求供应商对所供货物质量负责，为不良品承担退货和赔偿责任。3.价格和支付方式物资采购合同应明确采购价格和支付方式，以确保双方达成共识并避免后续的纠纷。4.维护商誉物资采购合同要求供应商在与酒店相关人员间合作和对待酒店的业务秘密上，严格遵守相关规定，以维护双方的商誉和信誉。四、采购事项的注意事项1.全面协调采购部门须在采购计划上再次确认各项采购事宜，并全面视野协调各部门间的需求及采购事宜。2.变更通知如有涉及采购工作的重大变更，采购部门应向相关部门及主管领导发出通知，并进行合理调整，避免影响酒店运营及服务。3.定期汇报采购部门需定期向相关领导部门进行汇报，对物资采购的进展和效果进行总结分析，及时调整和优化物资供应的效率。五、后续监督1.评估效果酒店管理层应定期评估物资采购管理制度的实施情况及效果，并对体系的运转情况进行调查和分析，及时完善和优化现有的物资采购管理流程。2.管理监督各级领导应对采购部门的工作进行严格监督，对不符合制度规定的行为进行追究，并采取相应的纠正措施。六、总结本制度对酒店采购管理提出了一系列详细的要求和措施，为物资采购和供应管理提供了规