租赁管理与方案

租赁管理与方案

租赁管理是指对收益性物业租赁活动进行管理，包括租约签订前、租约执行中和租约期满时共三个阶段。在租约签订前，需要制定租赁方案与策略、选择租户、确定租金和进行租约谈判与签约管理。在租约执行中，需要进行房屋空间交付、收取租金、租金调整和租户关系管理。在租约期满时，需要进行租金结算、租约续期或房屋空间收回管理。租赁管理过程中，还需要进行物业市场营销工作。租赁方案与策略是为提升物业吸引力而制定的一些特殊手段，主要涉及到确定可出租面积和租赁方式以及编制租赁经营预算。在制定租赁方案时，需要明确供出租的面积和在物业中的分布，以便对需要吸引的客户数量和规模有所把握。业主对出租人的要求也需要考虑，例如对于写字楼物业，是整栋出租给一个大租户、分层出租给几个租户，还是出租给散户；对于商业零售物业，是引入几家大型零售企业，还是大小兼顾，在引入主力店的同时吸引一批中小租户。预算是租赁方案的核心，包括详细的预期收益估算、允许的空置率水平和经营费用，这些数字构成了物业经营管理的量化目标。要根据实际经营情况对预算进行定期调整，以适应租金收益可能由于空置率的增加而较预期收益减少的情况。预算是物业经营管理中财务控制和财务计划的重要工具，能够帮助物业管理者进行财务控制和计划安排。检查上年度预算执行情况，也有助于物业管理师发现问题，并在新年度预算中进行适当的调整。大型物业管理企业通常能够较容易地确定物业的租金水平或方案，因为他们拥有大量类似物业出租的租金数据。然而，为了准确判断物业的市场租金水平，需要比较已出租的类似物业和待出租物业的差异，并对已知的租金进行相应的修正，进而求取待出租物业的市场租金水平。例如，对于出租写字楼，其租金水平可能会受到很多因素的影响，如单元面积大小、楼层、朝向、大厦坐落地点、距商业中心区的距离、装修档次、建筑设备状况、所提供服务的内容、有效使用面积系数、康乐设施完备情况、物业维护措施等等。租金方案还会受到出租策略的影响。例如，租金水平受租期长短和承租面积的大小、租户的资信状况、为租户提供服务的水平、附属设施的收费水平、是否带家具等因素的影响。这些因素的不同会带来物业租金水平的差异。虽然物业价格、租金指数对租金定期调整有参考价值，但对出租期限内租金水平的调整没有数学公式可循，因此恰如其分地调整租金和形成初始租金方案一样困难。正是由于制定租金方案、调整租金水平非常复杂，才需要物业管理师提供专业的服务。为了吸引更多的租户和使物业达到一个较为理想的租金水平，物业管理师需要进行很多的市场宣传工作。这种宣传一般围绕着物业的特性来进行，如宣传物业所处的位置、周围景观、通达性和方便性等。一般很少通过强调租金低廉来吸引租户，因为对于经营性物业来说，租金水平相对于物业的其他特性对租户可能并不十分重要。所以一般认为，只要租金相对于其他竞争性物业来说相差不大，则物业的特性和质量是吸引租户的主要因素。通过对大量的租户的调查表明，他们选择物业时所考虑的众多因素中，租金是否便宜只占第五或第六位。物业管理师选定了进行物业宣传的主题后，还要选择适当的宣传媒介。一般来说，对于中低档写字楼物业，选择报纸上的分类广告或物业顾问机构的期刊比较合适；对于大规模的商用物业，还可选择电视、广播来进行宣传。目前流行的做法是物业管理师带领有兴趣的人士前往“看楼”，因此需要将拟出租部分整理好以供参观。物业本身及物业管理师的工作情况和服务效率对租户的第一印象非常重要。展示物业是一种艺术，它取决于物业管理师对未来租户需求的了解程度，这种需求可通过与租户非正式的接触、问卷调查等形式来获取。租户是否租用物业，一般取决于其对目前和未来所提供空间的满足感和所需支付费用的承受能力。加强市场宣传的最终目的是能签署租赁合约，如果达不到这个目的，物业管理师的一切努力都将是徒劳的。经验丰富的物业管理师在向潜在的租户展示、介绍物业的过程中，能从顾客的反应中清楚地知晓是否他已经初步决定承租物业，并及时进行引导，尽可能用大众化的语言回答顾客的提问。租约条款优惠也是吸引租户的好办法。租约条款优惠的形式非常多，且时有创新。例如给新入住的租户一个免租期、为租户从原来租住的写字楼迁至本写字楼提供一定的资金帮助、替租户支付由于提前终止与原租住写字楼的业主间的租约而需缴纳的罚金或对租户入住前的装修投资提供资金帮助，允许租户将来能够扩展空间等等。在制定优惠方式时，最关键的是把握目标租户的心理，了解到哪些方式最能够让租户感觉到真正的实惠，从而吸引租户签订租约。租户选择是租赁管理的核心内容。选择合适的租户，形成最佳租户组合，对于保证经营性物业的现金流收入，从而实现物业价值最大化的目标，是非常关键的。本节以最重要的两类经营性物业——写字楼和零售商业物业为例，介绍租户选择中一般性的方法和策略，具体细节在第十一章和第十二章展开论述。在租户选择中考虑的主要准则是潜在租户所经营业务的类型及其声誉、财务稳定性和长期盈利的能力、所需的面积大小及空间组合，以及其需要提供的特殊物业管理服务的内容。对于不同的经营性物业类型，租金确定的原则和调整方法都有差异，这里对其中共同之处作一简单介绍，写字楼和零售商业物业租金确定和调整的具体方法将在第十一章和第十二章详述。租金的计算单位和所包含的内容也需要考虑。租金的计算方式通常以每平方米可出租面积为基础，分为毛租金和净租金。毛租金形式下，业主需全额支付所有经营费用；而净租金形式下，租户需要直接支付部分经营费用。业主若提供净租金形式，则需明确支付哪些费用，包括代收代缴费用、按租户所承租的面积占整个物业总可出租面积的比例来收取的费用以及取决于租户对设备设施和能源使用程度的费用。租约中应仔细规定租户需支付的费用项目，有时租户会与业主协商费用上限以保护自己的利益。租金水平主要取决于当地房地产市场的状况和房地产周期的阶段。在确定租金时，应根据业主的投资收益率目标和可接受的最低租金水平确定基础租金。对于写字楼物业，不同出租单元的租金因位置而异，物业管理师常使位置较好的出租单元付出超额租金以平衡位置不好的出租单元的租金收入。对于零售商业物业，租约中载明的租金通常为基础租金，租户可能还需按营业额的一定比例支付附加的百分比租金以最大化物业经营效益。由于市场供求变化剧烈，租金和价格也会波动，因此需要经常对租金水平进行调整。对于租期较短的租户，可设定一个固定租金水平；而对于租期较长的租户，租约中需要明确规定租金如何调整以保护业主和租户双方的利益。在租约谈判和签约管理中，租约中应明确规定租金计算方式、支付方式、费用项目、调整方式以及租期等条款，以确保双方权益得到保障。租赁契约规定了租户和业主的权利和义务，是双方共同签署的法律文件，必须严格遵守。由于租约条款的谈判相当复杂，常常需要一个长时间的谈判周期。物业经营管理企业也常常参与到租约谈判的过程中来。虽然物业经营管理企业一般代表业主的利益，但可以利用其特殊身份，向业主阐明租户的意见，协助租赁双方寻找一些折衷方案。业主和潜在租户可以在标准租赁合约的基础上，就特定出租单元的标准条款和特殊条款进行谈判，形成一份单独的租约。谈判中双方关注的其他问题包括租金及其调整、所提供的服务及服务收费、公共设施如空调、电梯等使用费用的分担方式、折让优惠等。在零售商业物业的租约条款中，除了上述关键点外，还需要对下述几个特殊问题作出具体规定：每一独立承租单元的用途、限制经营内容相似的租户、限制租户在一定地域范围内重复设店、营业时间的规定、公用面积的维护、广告标志和图形等。市场营销的主要目的是为了吸引潜在的租户，以获取一个理想的出租率。物业管理机构常被业主聘请为租务代理，大型的专业化物业管理企业也常常设置市场营销部门，负责物业的市场营销工作。然而，不论市场营销人员从何而来，他们必须熟悉当地相关类型的物业市场，并在此基础上制定一个有效的市场宣传计划，采取一系列有效的营销手段，来影响潜在租户的寻租行为及其承租决策，进而达到提升物业租金、提高入住率的目的。租户由于大都需要投入一笔数量可观的资金用于装修，且其在当前承租的物业内已建立起了广泛的业务联系，所以一般不愿意频繁更换办公或经营地点；如果由于业务拓展等原因必须更换时，也会希望