纸质档案数字化基本流程及技术要求

纸质档案数字化基本流程及技术要求纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份等。具体流程如下：（一）档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。1、目录数据准备按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。（详见附件）拆除装订在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏。3、区分扫描件和非扫描件按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。4、页面修整对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、裱糊；折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。5、档案整理登记制作并填写纸质档案数字化加工过程登记表，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。（二）档案扫描1、扫描方式（扫描前必须准备一台专业的高速扫描仪，并带平板）根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪，如工程图纸可采用0号图纸扫描仪进行扫描。普通A4纸质文件，采用高速扫描仪的自动进纸方式扫描；纸质过薄、透明的（如信纸、便签纸）采用高速扫描仪的平板扫描；纸质过厚、照片等档案采用高速扫描仪的平板扫描；对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描；2、扫描模式（纸质档案扫描一般采用黑白、灰度和彩色三种模式）页面为黑白两色，字迹清晰的、不带图片的档案材料，采用黑白方式；页面为黑白两色，清晰度较差或者带有图片的档案材料，以及页面多为彩色文字的档案，采用彩色或灰度模式（因情况而定）；页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，采用彩色模式扫描。3、分辨率选择 采用黑白、256级灰度模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于200DPI；采用24位为彩色模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于100DPI。（以上模式分辨率的设定以A4纸张为标准，其他规格纸张酌情处理）扫描的线数、阀值、亮度、灰度、对比度等值可根据所扫描文件材料的清晰度进行适当的调整；需要时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率。如原件质量较差且尺寸较小，可适当提高分辨率；反之也可相应减少分辨率，增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准；粘贴折页与表格，对于粘贴折页，可用大幅面扫描仪扫描，或先部分扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决。4、扫描登记填写交接登记表，登记扫描的页数。核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。（三）图像处理对图像进行处理，以获得最好的图像质量，保证图像完整、端正、无扭区、版面无（九）数据备份经验收合格的完整数据应及时进行备份。著录条目和全文数据进行一式两份DVD光盘刻录。移交前检测光盘读取性能，抽查刻录好的光盘影像质量，主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。不合格的需重新刻录。数据备份后应在备份介质上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及光盘编号等，以便查找和管理。对保密的需标明密级。（十）装订

扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

装订不能损害档案原件。装订时应按原有顺序装订，案卷不掉页、左边和底边整齐，保持拆卷前的原貌，并认真做好档案页码、页数的检查对较。（十一）扫描注意事项扫描前必需对文档进行拆除装订物，并检查文档内是否藏有干扰物（如钉书钉、碎纸等），以免产生卡纸、损坏扫描仪，务必保持文档干净送入扫描仪中；对破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复、裱糊；褶皱不平影响扫描质量的原件应先压平再进行扫描；对纸质过薄、透明的（如信纸、便签纸）、纸质过厚、照片等采用高速扫描仪的平板扫描；对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描；扫描完每一份文件，要对照原文仔细检查扫描是否清晰、完整；按要求使用扫描仪、清洗，并对每次使用完扫描仪进行保洁，检查是否关闭电源；纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。附件档案整理须知目录数据修改人员，严肃认真，逐条核对，在档案局管理人员的指导、监督下，进行更正。根据整理核对人员的差错报告，是目录室的目录错误，在档案局目录管理人员指导下，进行更正，确保目录室目录准确无误；对照档案原件，检查卷内文件目录的所有项（包括案卷号、顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、保管期限），保证其正确、完整，并与实体文件一一对应，仔细检查每份文件，一份文件对应一条目录，如有漏编目录，应补编目录。（1）检查档案实体的编页码档案实体的页码按顺序连续排列，但如有漏页码则可视具体情况处理。=1\*GB3①中间任意两页之间有需补编页码的，如P7与P8页之间有4页没有编页码，则依次编为“007-1，007-2，007-3，007-4”。如没有页码的是一份文件的首页，则将该页编为正码，其它依次编为副码，如P7与P8之间有一页未编码，而该页正好是P8所在文件的首页，则将该页编为008，而原P8编为008-1。=2\*GB3②出现跳号，如文件内容完整连贯，编码时把第一页编为001，第二页编为004，则需在备注注明P2、P3为跳号，无实际内容。③检查《档案目录》，使《档案目录》内的案卷和卷内目录与每卷档案查改后的目录一致。（2）文件题名，一般照实抄录；若文件没有标题或原标题不具体，不能反映文件内容（如“通知”），则须重新拟定题名，加拟或重拟的题名附于原题名之后，外加“[]”，以示区别；“任免”、“表彰”等文件题名通常只标注一个或部分人名，应在原题名之后加上涉及立档单位的其他有关人员名字，并外加“[]”。（3）文件编号，一般照实抄录，不能随意删减、省略、要写全，其中表示年度的数字不足4位的要按公元纪年的要求补足4位，年份外侧的括号一般用中括号“[]”（4）责任者，全称或通用规范简称。（5）文件时间，写全年月日，格式：XXXX.XX.XX（6）备注，需要说明的情况或参见档号。（7）分类号、主题词标引，按照相关标准，在档案软件中标引出主题词和分类号。将档案原件目录对照数据库内的数据（已有）检查，发现错误疏漏，在档案局档案