环保集团档案管理办法

环保集团档案资料治理方法版本号：2.0版批准时间：批准人：为加强集团档案治理工作，实现档案工作制度化、标准化，依据《中华人民制定本方法。第一章总则其次条集团公司及成员单位在各项工作中直接形成的，不同形式和载体的的各种资质证明，其他应进入档案治理范围的文件资料等。第三条凡与档案归档、保管、借阅、统计、销毁、保密有关的部门和人员〔部，并定期向集团档案室移交，承受集团档案室的检查与监视治理。第四条但凡反映集团公司和各成员单位的工作活动，具有查考利用价值的人不得据为己有和随便处置。其次章治理部门第五条集团公司总裁办和各成员单位综合治理部负责档案治理工作。集团的指导和监视。作打算，并在经费、房屋、设备和人员配备等方面赐予保证。〔或兼职〕负责档案治理工作的人员，实行在行政上由各单位、部门领导，业务上由集团档案室指导的双重治理方式。业学问。要保持档案工作人员相对的稳定性。第三章档案资料归档治理第九条依据档案的内容，应归档的档案分为行政文书档案、营销档案、工程为文字档案、实物档案和电子档案。应归档的内容和责任部门见相关附件。第十条单条目归档的内容由责任部门的具体执行人员在取得或完成档案要整理后向档案室移交。职责分工如下：知档案室；2、公司级文件及公文，由总裁办公室的总裁秘书负责。织工作的部门负责；4、纳入归档范围的考察调研材料、会议的主要文件资料，由参与者负责；特别规定：1、在京的基建工程工程、产品试制、科技开发、技术创、技术引进等工程收集、整理；2、外埠的工程工程，有关资料收集、整理由工程主管部门负责。第十一条凡归档文件与资料均与归档条目存在有机联系，责任部门责任人件来源、出处及作者清楚明白，文字类一律承受A4规格纸张，图纸类符合制图标准。第十二条公司经营和治理部门以法人名义进展的每项活动后，要准时把档〔综合治理部〕统一治理；各单位进展的同集团公司有治理人员准时向档案室移交档案。集团参股企业产生的涉及我方权益的文件资交永久保管的档案。第十三条凡列入归档名目的内容，责任部门和责任人员要准时办理归档手〔附名目清单档条目，通知未按要求归档的人员和部门尽快归档。第四章保管期限管，10—3010第十五条反映公司重要工作活动，长远对自身或国家建设有利用价值的档的时间内对自身的建设有利用价值的档案，可列为短期保管范围。治理。第五章档案借阅与使用治理第十七条集团公司和各成员单位都应依据工作需要，由档案治理人员对归题参考资料，便于档案的利用。第十八条借阅人凭领导批准的申请单借阅与工作岗位相关的档案材料。依据总批准借阅，必要时需经公司总裁批准，绝密档案必需由总裁批准方可借阅。第十九条借阅人必需珍惜现存档案，严格制止对档案进展涂改、勾划、剪1515天〔日历时间，一次不得同时借阅三份以上档案资料。借阅到期，确因工作需过两次，到期必需归还。作需要而连续使用该资料时，应首先进展归档处理，再办理借阅或复制手续。档案材料。许可离职员工办理相关手续，否则应担当相应责任。其次十四条借阅人丧失所借资料应在一天内将详述缘由的书面报告部门领施。如十天内隐蔽不报，视为窃取公司情报，担当相应的法律责任。第六章档案的安全保管其次十五条档案库房〔存放档案的办公室〕要有良好的卫生环境，门窗要坏。国家标准要求使用档案装具，科学安排档案排序。其次十七条档案治理人员要定期对库藏档案进展清理和校对工作，做到帐物相符。对破损或载体变质的档案，要准时修补和复制。其次十八条档案治理人员要按季就档案的归档、移交、利用、销毁、保管案状况统计表也要单独依据时间挨次立卷归档。第七章档案密级与鉴定注销隐秘”三个密级。鉴定，确定对档案的连续保存、作废、解密、销毁。第三十一条鉴定工作应在公司主管领导带着下，由总裁办〔综合治理部〕签字。销毁档案清册，各成员单位要报集团公司备案。第八章奖惩条件和附则第三十二条有以下事迹之一的单位和档案工作人员，应赐予表彰和嘉奖：1、对档案的跟踪、收集、整理、利用作出显著成绩的；2、对档案的安全保护、抢救、严格保密做出奉献的；3、在档案现代化治理上有显著成果的；有以下行为之一的，应赐予惩罚：的；2、损毁、丧失或擅自销毁档案的；3、擅自供给抄录、公布属于密级档案的；4、涂改、伪造档案的；5、将应归档档案据为己有，拒绝向档案室移交的；6、玩忽职守，造成档案损失的。1.0第三十四条本方法由总裁办负责解释。附表一：营销工程归档名目序 类场计程场计程营营裁务期限时机营销研究部计划管理办部总院部部部1.工程建议书、可行性争论报告长期合同前▲2.环境影响评价报告及批复文件长期合同前▲3.工程立项批复文件〔复印件盖红章〕长期合同前▲4.招标书及文件长期投标前▲5.投标书及投标保函长期合同前△6.工程选址地形图、红线图长期合同前▲7.设计用测试报告长期合同前▲8.双方正式会谈纪要短期合同前△9.关于工程建设标准承诺书短期合同前△10.经甲方批准认可的技术方案短期合同前▲△11.正式提交给甲方技术资料及签收单短期合同前△12.中标通知书长期合同前▲13.工程代理人托付书〔我方〕短期合同前△14.工程甲方代表托付书短期合同前▲15.合同书、协议书、托付书长期合同前△△△1. 工程地质初勘报告长期初设完成▲2. 工程地质详勘报告长期施工图完成▲号 别

归档

Ⅰ-1文件资料来源设工经运总法经营合同生效(一) 础管理及技术

3.规划设计条件通知书及附图长期批准日▲4.初步设计询问审查结论永久批准日▲施工图设计询问审查结论工程背景会议纪要3.规划设计条件通知书及附图长期批准日▲4.初步设计询问审查结论永久批准日▲施工图设计询问审查结论工程背景会议纪要永久短期批准日合同签订△▲设计7.设计条件或设计变化协商批文长期初设完成▲根底8.初设说明、图纸、概算书、初步设计长期初设完成△文件△成果 10.工艺操作说明书 长期维护手册 长期

施工图完成 △施工图完成 △施工图完成 △调试启动方案调试启动方案设计输入转变函件、会议纪要设计预算书长期短期施工图完成施工图完成施工前△设计根底数据来源资料交付给甲方设计成果签收单顾客供给的相关技术资料短期初设前▲△△短期收到时▲▲序 类归档名目号 别

Ⅰ-2保管归档市保管归档市设工经运总采场计程营营裁供营期限 时机 销研究部计划管理办中心总院部部部设计招投标文件〔含分包〕

短期 开标后

△ △2.施工招投标文件〔含分包〕2.施工招投标文件〔含分包〕短期开标后△△3.监理招投标文件短期开标后△△4.设备、材料选购合同长期签订日△△5.设备出厂检测报告、使用说明书短期出厂日▲△6.出售设备、材料合同书长期签订日△△7.设计合同书及补充协议长期签订日△8.工程本钱推测分析报告长期完成日△9.施工、监理合同书及补充协议长期完成日△△10.甲、乙双方协商纪要、书面承诺短期签订日△书11.与甲方取得的设计变更、工程洽短期实际变更前△▲商12.工程决算书长期决算后△1.放线记录、水准点、坐标点交移长期开工日△2.施工方对设计图审查结论短期开工日△3.短期开工日△见▲4施工网络进度打算〔含安装〕短期开工日△5.开工报告、开工许可证长期开工日△6.开工前厂址原貌照片长期开工日△7.设计交底、技术交底会议纪要长期开工日△8.工程工程大事记长期竣工日△9.施工日志长期竣工日△(三) 经营工程技术(四)与商务治理商务治理序号类别工程(五)设备制造后文10.形象进度报表、每月工程量报表短期30日△11.工程物资〔含设备〕进场报表及短期打算节点日△甲方批复12.施工用产品出厂合格证、证明文短期打算节点日▲件、试验报告13.桩基施工记录及检测报告短期打算节点日▲14.验槽记录、地基处理记录及检测短期打算节点日▲报告15.隐蔽工程检查与记录短期打算节点日△16.质量检查与评定记录长期竣工日△17.不合格项处理记录长期完工日△18.工程质量事故报告长期完成日△19、工程质量评定报告长期完成日△20.设备运转记录、单机试运转记录长期竣工日▲21.清水联动试车记录长期竣工日△△22.工程完工验收备案表、报验表长期竣工日△23.工程完工验收报告、验收记录长期竣工日△24.工程全貌照片长期竣工日△25.竣工图、竣工资料长期△26.调试过程记录、总结长期打算申请日△27.工程总体验收申请报告及批复长期验收日△28.〔第三方认证长期交工前▲保验收29.总体验收批准文件、交接手续长期10天△备注归档名目保管期限归档时机〔海斯顿供给〕1.生产运行掌握文件，包括：工程工程打算单短期发货时产品生产打算单短期发货时生产设备明细短期发货时产品材料定额短期发货时外表处理喷漆施工记录短期发货时焊接过程参数记录短期发货时外表处理玻璃钢施工记录短期发货时工程会议纪要短期发货时信息联络短期发货时发货通知单及装箱单短期发货时外购设备入厂检验报告及随机文件短期发货时件 2.质量掌握文件，包括工艺流程卡短期发货时质量不合格报告及订正短期发货时预防措施短期发货时出厂安装调试验收报告3、安装与售后，包括：短期发货时工程产品登记表短期发货时现场信息联络单短期发货时现场设备修改白图短期发货时托付代购协议短期发货时工程会议纪要短期发货时工程单机与联机现场运行验收文件短期发货时〔包括试车方案〕过程记录及用户签字短期发货时工程设备安装技术支持工作总结短期发货时售后效劳任务单短期发货时售后效劳过程一览表短期发货时售后效劳联络单短期发货时售后质量问题记录短期发货时客户满足度满足度调查表短期发货时△刻录光盘存档▲取得〔从处部〕文件部门△形成文件部门移交文件是复印件的，要注明原件存放处〔地。在外埠施工工程按工程竣工资料归档治理方法执行。〔BOT〕建设工程归档名目序 类期限时机资期限时机资进展部计争论院程部营打算部营治理部裁办目公司本运营部1.投标文件长期完成日△2.工程建议书长期完成日▲3.工程建议书批复文件长期批准日▲▲号 别

归档

Ⅱ-1文件资料来源设工经 运总项 资4.可行性争论报告

长期 完成日

▲ △5.可研批复5.可研批复长期批准日▲▲6.批准立项文件长期批准日▲7.工程公司成立文件、工商注册登记长期批准日△△△资料▲▲8.批准征用土地打算任务书永久批准日△△▲▲9.国有土地使用证永久批准日▲▲10.技术〔含专用权〕转让协议书长期签订日△▲11.特许权协议书永久批准日△△▲12.批准选址规划意见的文件及附图1长期批准日▲△▲份13.1份长期批准日▲△▲▲14.环评报告及批复长期完成日▲▲1.长期完成日▲地形图2.建筑用地钉桩通知单永久取得日▲▲3.验线通知单永久取得日▲4.工厂工艺设计软件包长期取得日▲5.1份长期批准日△▲6.1份长期批准日△▲7.审定设计方案通知书征求、消防、长期批准日▲▲环保部门审查意见8.初步设计说明与图纸长期初设完成△▲9.初步设计审批意见、批复永久批准日▲▲立项(一) 与治理设计(二) 根底10.施工图、设计说明、设计计算书

长期 施工图完 △ 成11.施工图设计审查意见书、批复永久批准日▲▲消防设计审核意见设计合同、托付书、协议书长期长期批准日签订日▲△▲▲Ⅱ-2序 类期限时机资期限时机资进展部计争论院程部营打算部营治理部裁办目公司本运营部1.勘察设计招投标文件 短期开标日△△2.设计招投标文件 短期开标日△△3.施工招投标文件、邀标文件 短期开标日△4.监理招投标文件 短期开标日△5.勘察、设计、施工、监理方面的长期签订日△△▲▲合同、协议书6.谈判函电、会谈、会议纪要 短期完成日△△△△7.工程投资估算材料 短期初设评▲△审前8.工程设计概算 短期开工前△号 别

归档

文件资料来源设工 经 运总项资

工程投资掌握10.建设工程规划许可证、附件、长期开工前▲10.建设工程规划许可证、附件、长期开工前▲附图11.固定资产投资许可证长期开工前▲12.施工任务批准文件〔建筑施工长期开工前▲许可证〕13.修改工程施工图纸通知单长期开工前▲14.工程开工证或开工报告〔含停长期开工前△▲工、复工报告〕15.工程质量监视手续长期开工前△△▲1.长期开工前△片2.全部施工过程质量评定资料长期完工后验收前▲竣工图工程竣工验收备案表、报验表工程竣工验收报告、验收记录长期长期长期验收前验收前验收前验收前▲▲▲▲资料7.联动试车合格记录与批准书长期验收前▲8.长期验收前▲工文件

长期 开工前 △ △▲工程竣(四) 工备案案9.工程决算书长期文件10.工程投资审计报告长期转固定资产登记证房产使用证、土地使用证长期长期验收后10日验收二月内三月内半年内△▲▲▲序 类号 别建设过程(五)治理文件

归档名目 保管

期限时机资期限时机资发展部计研究院程部营计划部营管理部裁办目公司本运营部1放线记录水准点坐标点交 长期交工▲移2施工方对设计图审查结论 短期交工▲▲3施工组织设计施工方案、审 短期开工前▲批意见4施工网络进度打算 短期开工前▲5开工前▲▲△△6工程工程大事记 短期交工▲△7工程日志 短期交工▲8施工进度月报表 短期交工▲9工程物质进场报表、批复 短期交工▲10施工用产品出厂合格证、证短期交工▲明文件、试验报告11桩基施工记录及检测报告 长期交工▲12验槽记录、地基处理记录及长期交工▲检测报告13隐蔽工程检查与记录 长期交工▲14质量检查评定记录 长期交工▲15不合格项处理记录 长期交工▲16工程质量事故报告 长期交工▲17设计变更、工程洽商 长期交工▲18设备运转记录、单机试车记短期交工▲录19、调试运行记录、维护手册△△

Ⅱ-3文件资料来源设工经运总项资注：△形成文件部门▲取得〔从外部〕文件部门△刻录光盘存档附表三：争论开发工程归档名目保管期序号 类别 归档目录 限 归档时间 备 注1.开题报告短期完成日2.专题文献综述短期完成日〔一〕立项材料3.争论工程申报报告短期完成日4.争论工程申报报告批复意见短期完成日5.专利申请书长期完成日1.工程小组成员成员简历表短期立项批准工程2.工程进展打算书短期立项批准〔二〕实施3.工程设备购置打算短期立项批准预备4短期立项批准5.研发工程开工报告短期立项批准1.争论开发工程设计文件〔含图纸〕长期前期形成2.争论进展过程记录资料长期完毕前3.争论开发进度打算调整会议纪要短期形成日工程4.争论开发成果〔报告、实物、照片〕长期完毕前争论5.工作总结报告长期完毕前〔三〕过程6.技术总结报告长期完毕前与结7.查报告长期完毕前论8.鉴定记录及鉴定成果长期完毕前9.用户反响信息长期完毕前10.专利、制造等证书长期批准日11.获奖证明、发表的论文长期批准日推广1.技术成果登记表长期鉴定后〔四〕应用2.技术转让合同书长期鉴定后记录3.特许机授权书长期鉴定后4.示范工程申报短期上报日5.示范工程验收证明长期完成日6.市场销售统计报表短期年度报表7.技术改进建议书短期完成日8.重大科技成果推广工程申请书短期说明：文件形成部门为研发中心、总裁办、企划部、经营打算部以及技术委员会附表四：行政文件及日常治理文件归档名目序 类归档名目 保管号 别 期限

Ⅳ-1文件资料来源归档总企人行经裁划力政营办部资部计时机 源 划部 部

1、董事会、监事会及经理办公会会议记录、永久纪要、决议及有关声像资料2、公司建立、名称变化印章启用及各部门 永久内部 设置、撤并、董事会成员变化、经理任免3员工培训、年度总结报告

△△次年 △ △一季度 △ △4集团制订的进展长远规划年度经营打算 长期

△△5、集团大事记、重要活动记录、荣誉证书、永久 △△有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像、光盘等声像资料6、有关资质认证专利申报的全部材料证 永久 △书及年审资料7、生产简报、通报7、生产简报、通报长期△8、集团及内部职能部门的工作制度、条例、短期△工作总结、通知、报告9、集团安全教育、消防安全检查记录长期△△10、集团及各公司领导人公务活动中