档案管理制度VIP

湖南中茂房地产开发有限公司档案管理制度编制人：行政管理部编制时间：二0一六年十一月第一章总则为了规范档案管理工作并保证档案资料的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，逐步实现公司档案管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度，请各部门按制度执行。第二章 档案的基本程序档案的收集、整理、签定、保管、销毁、统计、检索、编号、利用这九道工序是档案工作的整体。他们之间相对独立，但又相互制约。归档范围各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。具体分类：1、办公文件包括的各种请示和批复文件、各种申请文件（如：用印申请文件）、对外发文（发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件）、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事物、处理纠纷等具有保存价值的文件。2、证件性文书资料：包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、证明等。3、法规性文件：包括上级频发需公司执行的或由公司发行的各种标准、规章制度等。4、公司的重大决议：包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。5、计划性文件：包括公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划营销计划、财务计划等。6、总结性文件:包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单向性工作总结调查报告等。7、批示性文件：包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等以及公司各类任命工作指示等。8、凭证性文件：包括公司各部门上报的在日常活动中形成的原始记录和凭证、如财产状况房屋销售、合同书、协议书、意向书等原始记录和文本。9、汇报性文字资料：包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。10、声像制品资料：包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、影片资料等。11、题赠性资料：包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词书画、工艺制作等。工程档案：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，开工审批文件，招投标文件，工程质量监督手续，工程财务文件，工程竣工验收文件，竣工图等从立项到竣工的具有保存价值的全过程系统资料。13、会计档案：有关会计工作的方针、政策、制度、预算、计划、总结、报告、合同以及往来文书都应归档。会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料可由会计部门自行归档。人事档案：人事档案由人事专员自行立卷、归档、管理。第四章档案管理员的职责保证及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。档案管理人员要严格执行档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。逐步实现档案管理的现代化、科学化。第五章档案的收集把分散的以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定、有计划地分别集中起来。其收集的主要方式是归档，即把活动中产生的有保存价值的各类材料，由行政管理部及公司各部门定期协同档案员进行整理、立卷、归档。各部门应在规定的归档时间内把整理审定完毕的档案资料进行归档。1、移交档案要填写档案移交清单，移交清单一式两份，双方签字后各执一份。归档的文件资料必须完整、真实、准确。2、各类证照、批文在颁发之日起移交行政办。章程，股东会、董事会会议纪要、决议等应自签发之日起三日内移交行政部。合同协议应在签订之日移交至行政部。凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在3日内递交档管员办立卷归档，对于某些专门文件或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。第六章文件质量要求第一条字迹清楚、图物相符、图样清晰、图表整洁、签字手续完备。请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。第二条永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料，一律用碳素墨水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔。第三条复印、打印文件及照片字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量。第四条录音、录像资料应保证载体的有效性。声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景等，归档声像资料必须是原版，原件应清晰、完整。第五条各类实物档案(奖品，奖杯，锦旗，证书，牌匾，馈赠品等)归档必须有原件，并保持其完好无损。第七章档案分类机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级：1、绝密档案包括：经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。2、机密档案包括：（1） 财务资料；（2） 重要会议纪要；（3） 经营情况；（4） 人事档案、薪资性档案、劳动合同；（5） 技术资料；（6） 金额在10万-100万元的合同。3、秘密档案包括：（1） 重要项目资料；（2） 项目合同协议。第八章档案保存期限档案保存期限除政府有关法令或本其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：1、永久保存：（1）章程；（2）股东名簿；（3）股东会、董事会会议纪要；（4）证照；（5）各级批文；（6）印鉴；（7）年度经营计划；（8）年度经营总结；（9）年度财务报表；（10）技术资料；（11）不动产所有权状及其他债权凭证；（12）人事资料；（13）大型活动图片、音像资料；（14）其他核定须永久保存的文书。2、十五年保存：（1）会计凭证；（2）其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)3、五年保存：（1）期满或解除的合同协议；（2）完结后的项目方案；（3）其他经核定须保存五年的文书。4、一年保存：（1）部门工作计划及工作总结；（2）完结后的部门请求报告；第九章档案的借阅第一条档案主要供本公司利用，一概不得外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经总经理批准方可查阅。第二条各部门因工作需要，借阅本部门业务工作范围的档案资料需填写“档案调阅审批单”，并经本部门领导及档案管理部门负责人批准后，方可借阅。如需借阅非本部门的档案资料应填写“档案调阅审批单”，并经本部门领导、档案管理部门负责人及总经理的共同批准后，方可借阅。第三条档案一般不得借出，如有特殊情况可以短期借阅，最多为3天，但必须办理借阅手续，填写调阅单（附件1），如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。如若借出档案材料，因保管不慎遗失时，应当立即报告主管部门处理，并在内部予以通报批评；如因遗失合同档案，泄露商业秘密的，视情况严重程度追究其相关责任。第四条档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调整、抽取、污损，不得转借。第五条对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原告无误后，注明档案编号提供使用。第六条档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。第七条公司在职工作人员调离本公司时，需按要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，经审查无误后签字后才能调离。第十章档案清理第一条档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀、腐蚀。定期通风、防潮。第二条对破损档案及时进行修补。第十一章档案的销毁第一条任何个人或部门非经允许不得销毁档案资料。第二条对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经有关领导和档案形成部门