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文档简介

设备机具档案台帐管理制度一、制度目的为规范公司设备机具档案的管理，确保设备机具档案的真实、完整、准确，提高档案的利用价值，制定该制度。二、适用范围本制度适用于公司所有设备机具档案的管理工作。三、基本要求设备机具档案应按照设备机具名称或编号分类存放，每台设备机具对应一份档案。设备机具档案应当包括：设备机具出厂合格证、检验报告、安装调试记录、维修保养记录、设备机具的技术参数、电气原理图、使用说明书、保修卡等相关资料。设备机具档案应当由设备管理员或工作人员进行管理，必须进出登记，禁止随意取用和销毁。设备机具档案应每年进行固定资产盘点，核对设备机具档案是否齐全、准确。并应定期进行档案整理和更新。四、设备机具档案台帐管理1.设备机具档案档案管理1.1设备机具档案应按照设备机具名称或编号分类存放，每台设备机具对应一份档案，并必须进行编号，编号必须唯一性。1.2设备机具档案必须在档案封面和目录上注明设备机具名称、型号、编号、规格及存放位置。1.3设备机具档案应按照以下规定标注设备机具的状态：购置：新购设备机具，在保修期内。编制：设备机具已编制至资产管理系统。维护：设备机具维修保养记录完整。报废：设备机具报废，无法继续使用。转移：设备机具非本部门使用，转移至其他部门使用。2.设备机具档案记录管理2.1写实性写实性是指档案必须真实、准确、完整，反映设备机具的历史、状态、管理、维修、保养等情况。2.2及时性及时性是指设备机具档案必须及时记录设备机具的重大事件，如收购、调拨、报废等情况。2.3保密性保密性是指设备机具档案记录不得向外泄露，必须加强档案安全管理，禁止随意泄露档案资料。3.设备机具档案使用管理3.1档案使用权限档案使用权限应根据职务、部门进行逐级审批，明确档案使用权限以及使用权限审批程序。3.2档案查阅和借阅设备机具档案查阅和借阅应在规定的场所内进行，禁止将档案带出规定场所或外借。3.3档案外借设备机具档案禁止外借借给个人或组织外借。五、设备机具档案台帐的编制与管理1.设备机具档案台帐编制设备机具档案台帐应按照设备机具编号编制，统一登记管理不同设备机具的资产信息。2.设备机具档案台帐清理对于资产变化、档案更新的设备机具档案，应及时更新台帐。定期清理和核对台帐，删减和更新旧的设备机具档案资料。六、责任6.1责任部门资产管理部门负责设备机具档案台帐等文件的统一管理。6.2责任人各部门设备管理员或工作人员应忠实执行本管理制度，保护和管理好所负责的设备机具档案资料

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