公司物资采购财的务管理制度范文（二篇）

第7页共7页公司物资采购财的务管理制度范文目录第一章总则第二章采购原则第三章物资采购价格管理第四章合同签订与内部审核第五章采购物资入库及出库管理第六章资金付款及报账管理第七章有关责任第八章附则共6页第1页一、总则为了进一步规范物资采购行为，加强物资采购监督管理，根据国家要求，为提高公司经济效益，特制订本制度。本制度是对公司购买材料、工具、配件、五金电器、劳保用品、办公用品等物资的财务行为的基本规范。二、采购原则2.1物资采购按照采购金额的大小，实行分级分权管理。2.2除项目施工有特殊要求或仅有唯一供货单位外，其余每一物资采购均应选择三家以上的供货单位实行比质比价，同等产品比质量，同等质量比价格，同等价格比信誉，严格价格和质量监督。供货单位选择和采购价格的确定，应做到公开、公平、公正，不搞个人____和人情交易。三、物资采购价格管理____公司对大宗原辅材料、定点采购材料应逐步实行招标采购管理。选点定点原则及具体做法按公司财务管理制度文件执行。公司对非定点采购材料、零星采购材料，年累计采购金额较大的，也应尽量实行招标采购。____公司成立专门的招标评审工作机构，由采购、质量、技术、财务部门及相应的副总经理共同负责招标工作。各部门在招标管理中的职责如下：共6页第2页3.3经相应部门论证后，招标金额在____万元以下的物资采购，由招标评审机构____讨论确定中标单位，招标金额在____万元以上的，由招标评审机构提议交总经理办公会议批准实施。3.4各责任部门应加强对中标单位管理，如发现中标单位擅自更改技术、质量要求和价格，必须及时向分管副总报告，后果严重的，应取消定点资格。3.5为确保采购物资优质优价，公司对已经定点采购的单位，也必须每年进行审定，不搞终身制。需要对招标采购单位和招标采购物资作调整的，由采购部门及相关部门提出调整意见，按同样的决策程序和管理权限执行。3.6对不具备招标条件的物资采购、非定点的物资采购、零星采购物资按采购金额的大小，重点进行价格控制与管理：当意见不一致时，由分管财务副总经理最终决定。3.7为了保证物资采购工作及时、正常进行，凡价格方案应由总经理办公会议确定的，则应在一周内给予答复；其余的则应在三天内给予答复；财务部门应与各采购部门认真配合，确保及时采购。四、合同签订与内部审核4.1凡已进行招标采购的物资必须签订合同；非招标采购物资、非定点采购物资、零星采购物资在同一供货单位年内采购金额满____万元以上的，也应签订合同。如事先不能确定的，应及时与财务部门沟通，并在事后补办相应手续。4.2合同由采购部门负责对外签订，但在签订之前，必须执行公司内部的合同签订审批规定。即由采购部门填制内部合同审批单，内容包括供货单位名称、共6页第3页采购物资名称、型号、规格、单价、总金额等，采购部门按照管理权限逐级送审、签字，经批准后方能对外签订合同。4.3合同正本其中一份应由财务部门保留。五、采购物资入库及出库管理5.1物资到场后必须由采购部门____相关使用部门进行联合验收，合格后方可入库。5.2对不合格物资，采购部门必须与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。5.3对收存入库物资进行核算、清点后，由仓库管理员出具入库或收料单。入库单或收料单一式三联，仓库留存一联作为登记仓库帐用、交采购人员或送货人员一联作为采购或供货部门请款报销凭证、交财务一联作为付款记帐用。5.4循环使用物资入库填写入库单，消耗性使用物资入库填写收料单。5.5循环使用物资出库填写出库单，消耗性使用物资入库填写领料单。5.6物料出库必须要有出库单或领料单，出库单或领料单由领用人填写，经部门经理复核，仓库核量，财务审核，总经理批准，所有字签完以后交由仓库发货。5.7出库单或领料单一式三联，领用部门自己留存一联作为部门留底，供领双方在确认出库物料的品种、规格、数量和质量后把余下二联交仓库，一联作为仓库出库记账用，另一联由仓库交财务作为仓库出料发货凭证用。5.8领料人于物料出库时发现问题，未及时当场处理的，则该物料视为合格。5.9以旧换新的物资一律交旧领新；5.10对于各部门领用的各种工具、办公用具、设备，仓库均要做“各部门在用工具、办公用具、设备台账”，记录各使用部门在用情况，并于每年年底盘点一次相互核对。5.11销耗性物资损失或循环使用物资报废时，仓库须填写“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”，经有关技术人员进行查验并在“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”上签字认可后，入库并做好记录和标识。“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”一式两份，仓库留存一份作仓库报损销帐用，报财务一份作为财务报损销帐用。共6页第6页____对消耗性物资有消耗定额的，仓库保管员应协调相关部门控制发放，物资管理部门（如财务部）应严格控制签字。六、资金付款及报帐管理6.1根据采购资金用款的特殊性，采购部门可在规定的资金使用计划内，先向财务部门申请用款。待该项物资____报帐时，再进行审核。6.2财务部门在报帐时，应当对原始单据进行审核，经审核无误后方能报帐。具体审核内容如下：6.3对审核不符合规定的付款，财务部门可以拒绝报帐。财务人员在报帐中发现问题的，应及时报告或协调处理，以便严格制度，落实责任。6.4财务和物资采购部门应同时对报帐物资进行基础数据管理，将每一采购物资的型号规格、供应商、采购单价等基础数据列入微机管理，为比价采购积累资料。6.5审计部门应负责对重要采购事项进行监督审计，审计报告直接对董事长（总经理）负责。七、有关责任____公司经营者及其高级管理人员应当认真执行本规定，支持公司采购部门、价格监督部门履行职责。____公司责任部门、责任人员、及责任部门负责人应当按照本制度要求，结合公司实际情况，在执行中不断完善物资比价采购管理。7.3凡违反本制度，损害公司利益，造成公司资产流失的部门和人员应当承担相应的责任：给公司造成直接经济损失的，应依法赔偿；对弄虚作假、以权谋私、帐外暗中收受回扣和收受____的人员，根据情节轻重给予通报批评、记过、调离岗位、解聘、除名等处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。八、附则共6页第6页____本制度适用于公司本部，全资、控股公司可参照本制度制定适合本企业的相应管理规定，经批准后实施。8.2本制度由公司财务部门负责解释。公司物资采购财的务管理制度范文（二）为了规范公司的物资采购行为，降低采购成本，满足生产需要，加强对物资采购的监督管理，特制定（修订）本制度。一、本制度是公司采购原料、生产用机物料以及其他开发新产品、新工艺所需物资过程中的决策、质量检验和价格监督等行为的基本规范。二、采购工作应遵循的原则1、执行经审核批准的计划采购原则；2、执行询价、议价、比质、比价的招标采购原则；3、供方评定原则；4、生产部门检验把关原则；5、秉公办事、维护公司利益原则。三、采购机制（一）集中采购：1、原料采购，包括国内、国际市场原料采购。2、机物料采购，包括包装料、油料化工、轴承橡胶、电器水暖、五金建材、工具标准件、劳保杂品等。3、集中采购部分，由营销部统一负责。4、一般贸易或进料加工贸易项下的进口原料，涉及相关的银行、商检、海关、损失赔付、原料核销、台帐等业务由进出口部负责办理。（二）专项采购：客户指定的专用原料或特殊原料、器材采购及外协新制品加工、维修业务，由生产部负责办理。四、采购计划管理（一）原料采购计划1、原料采购以满足客户需求、稳定生产和保证产品质量、降低生产成本为原则，实行指导计划和指定计划两种管理方式。其中，指导计划是指主体生产原料月度采购计划；指定计划是指随品种调整需采购的非主体原料计划。生产部根据各分场生产计划安排制定原料采购计划。2、营销部依据原料采购计划，与生产部沟通好生产用原料的接批、换批进度，并根据市场货源及价格波动情况，适时提出采购申请，经总经理批准执行。3、如因品种调整或客户指定原料时，营销部与生产部在充分沟通的基础上，由生产部提出采购计划，经总经理批准执行。（二）机物料采购计划1、机物料采购计划以满足生产、合理库存、降低消耗为原则，实行专项计划、周计划和临时计划。2、专项计划主要是因品种调整、技术改造所需专件、器材、容器等大宗物资的采购，以及进口设备的非常用维修采购计划。3、周计划主要针对生产用包装料、浆料、日常设备维修保养须更换的配件、器材、润滑油料等，按下周消耗所提报的采购计划。4、临时计划，近途采购的常用电气、水暖、五金、工具、标准件、杂品等非生产急需物品。5、使用部门提报机物料需用计划时，应正确注明名称、规格、型号、数量，对品牌或产地有特殊要求的也应注明，急用的要注明需用时间。（三）严格计划提报与审批1、各分场、生产车间或部门日常生产、维修所需机物料采购计划，须本部门主管领导（副总或车间主任）审批。2、因品种调整、技术改造所需器材、专件、容器等大宗物资的采购计划，由生产部或分场提报，经分管副总经理审批。3、对采购计划要严格监督，对淘汰的配件、器材要按规定现场验收，严禁造成浪费。4、包装料由分场据其生产品种提报使用总量和日用量计划，并经生产部审核。包装料库存不超一周用量。试纺用小批量纸管及包装物，由生产部提报计划。5、周采购计划须于每周三以前提报，临时计划随用随提报。严格控制计划，避免库存积压。6、分场、车间（部门）计划报送机物料仓库，由司库根据库存审核编制采购计划并签字。仓库要严格控制库存。7、使用部门对已报计划需要变动或撤销，应及时通知仓库和采购部，以便及时撤销或变更采购计划。五、合格供方管理（一）合格供方，是指依法成立，具有法人或生产经营资格和良好信誉，并经公司按程序____认定的供应商，列入公司合格供方____。（二）供方管理机制1、营销部、生产部、分场（车间）是合格供方评议、审核部门，营销部会同生产部、分场（车间），每半年一次对公司合格供方进行一次评议、审核、更新。2、同类产品的合格供方须选择三家及以上。专件器材供方发生变化，事先必须经生产部同意。（三）合格供方选择的评审依据1、供应商资质（营业执照、法人代码证、税务登记证等）、质量、安全、环保等，符合国家法律法规要求。2、特约经营、维修等有关证明文件。3、供应商业务经营情况及相关业绩证明，经在市场上了解、收集的信息，有良好的信誉。4、供应商提供的产品，经过本公司检验、试用或使用，并经生产部门鉴定和认定。（四）取消合格供方资格1、提供的产品发生两次质量问题，且未能有效改善的；2、存在供货价格不合理，售后服务及信誉差等问题的；3、对相关部门人员____或提供其他不正当利益的。六、采购合同管理1、原料采购必须一律签订书面购货合同，原料采购合同须经总经理签批，业务经办人落实合同的执行，并保管存档。2、大宗机物料采购必须实行合同管理。3、零星机物料采购原则上应签订书面购货合同，在本市直接购买或外地采购以供方报价单为约定的，须经分管副总签批。七、采购价格管理1、原料集中采购。原料市场价格波动较大，是影响生产成本的主要因素。要认真分析和把握价格趋势，适时提出原料集中采购申请，报经总经理审批。2、日常计划的原料、机物料采购。业务员必须做到每笔采购比质比价、货比三家，并提供《采购询价、议价报告表》，经分管副总审核确定供方和采购价格。3、能够用招标方式采购的，要实行招标采购。4、采购价格上调，必须凭供方书面调价通知或购货合同，报分管副总审批，否则仓库不予办理入库手续。5、营销部、生产部应做好供方市场和采购价格调查和审核，对违规采购提出考核建议。八、采购质量管理1、对需采购的原料或机物料，要符合生产质量要求，质量标准由生产部负责提出。采购前必须经过样品检验或经试用及已长期使用鉴定为合格的。2、采购原料进厂，生产部验配组及时检查是否包装破损、污染、浸水等，并按比例抽样检测各项质量指标，检测结果报送生产部、经营部，对存在严重质量问题的，提出处理意见，报请总经理。3、对购进的每笔机物料，由提报计划的使用部门参与验收，入库单须经使用部门主管负责人签字。九、采购入库入账管理（一）原料入库1、采购原料到厂，业务员应及时通知仓库接货。将供货单位、原料品种、规格型号、数量及结算方式（一般贸易、来料加工、进料加工、赠送或其它）等信息提供给仓库司库。2、棉花入库司库要会同生产部验配组进行逐批过磅，化纤等其他原料入库，应抽检重量，发现重量或数量不符，司库应及时反馈到经营部处理，否则不接收入库。3、原料入库由业务员编批录入微机帐，并打印《原料入库（入帐）结算单》一式二联，交仓库司库验收签字后，由生产部填写检验结果，“黄联”转财务作为入帐凭证，“红联”由业务主办随____经审核送财务入帐。4、原料进厂后，仓库司库如果没有接到通知，不明货物来源，应拒绝接收，并通知营销部处理。5、原料入库编批规则：原料批号代码____品种代号+年份+大批号+小批号原料批号代码从左至右分别代表：第1、2、____位为原料品种代号，用原料英文名称的三个大写字母表示；第4、5、6、____位为年份代号，用数字表示；第8、9、____位为大批号，用数字表示。（同批中的小批号由生产部编写并录入。）6、原料入库后，验配组应在两个工作日内拿出检验结果，将验收重量、公定重量录入《原料入库（入帐）结算单》，检验指标手工填写，送财务部审核入帐。因质量或数量问题需作降价或折扣、退货处理的，生产部报总经理批示后由营销部、财务部办理相关手续。7、原料入库后，司库应及时登入《原棉分类明细帐》和出入库台帐。未经检验的原料不得投入使用，特殊情况须经生产部批准，司库、检验员和分场共同验收确认，同时办理入库、出库手续后投入使用。8、原料下脚入库，由各分场、车间计划员与原料司库现场清点交接后录入微机帐。（二）原料帐务管理1、原料入帐由业务员填写《入帐审批单》，附红联《原料入库（入帐）结算单》和原料____，经分管副总签字转财务部审核，报总经理签批后办理入帐。2、原料（包括下脚）使用出库由生产部用微机录入《--车间原料领用单》并打印一式三联，司库依据领用单（白联）安排将原料送入生产车间，并与分场清梳操作员交接签字后司库自存，黄联由生产部留存，红联转财务部审核出账。车间要建立《原料领用台帐》以备核查、对账。3、分场原料退库由生产部录入红字原料领用单，办理退库、入帐手续。4、营销部、生产部、分场，应于每周六对当周所采购入库原料、销售产品、原料领用、回花及下脚入出库明细打印列表，与仓库核对，发现问题及时纠正。5、月底盘存，财务部出具原料收发存汇总表，并与营销部、生产部、分场对当月出入库原料数量、重量进行核实签字后，分送公司领导及有关部门、分场。如有不符，应查明原因并做出处理意见，报总经理批准后执行。6、生产部每月按结算重量核算原料耗用数量，报财务部计算成本，并按公重和重量差异分析原料消耗情况，为降低原料成本提供管理依据。7、原料销售出库需经总经理批准，营销部录入《销售申请单》，财务部按产品销售出库程序打印《销售出库单》一式二联，开具____，加盖“____专用章”和“转账讫”有效。红联财务入账，黄联经总经理签字后为出门凭证。8、对来料加工的原料，营销部会计、财务部依照合同约定建立专门台帐，逐笔核查、核销。9、顾客代存原料，须总经理批准。代存原料进厂时应在门卫处如实登录台帐以备核查，到仓库经司库验收、并登录代存物资台帐单独存放，入库、出库必须有代存人签字。（三）机物料入库及帐务管理1、采购机物料到库，业务员要及时通知仓库接货，并会同司库和使用部门对货物进行验收，发现问题及时处理。2、采购物资入库前，因质量或规格型号不符等原因需退货的，7由业务员填写《物资退货通知单》，经分管副总签批后办理出门。3、机物料验收后要及时办理入库。由业务员微机录入《材料入库单》打印一式三联，经司库和使用部门验收签字。其中，司库按库存量直接提报计划的，《材料入库单》经生产部主管____签字；分场（车间）提报的，由其部门主管____签字。4、《材料入库单》白联仓库留存，黄联送财务部审核，红联由业务员附《入账审批单》、购货____，经分管副总审核，总经理签批后转财务入账。5、财务部对采购物资的入帐应严格审核，对入库单与____不符的，发现价格和费用有问题的不能办理入帐手续，并向总经理报告处理。6、生产领用的机物料，在使用过程中发现质量问题的，使用部门应及时退库，并报告分管副总，由采购部门提出退货、索赔或处罚等意见，并办理退货手续。7、采购入库的物资，因质量问题或库存调剂退货，需由业务员录入红字《材料入库单》，仓库司库核对后签字，经分管副总签批后到财务部办理冲帐和出门手续。（四）外协新制品加工及维修1、外协新制品加工，由使用部门提报计划并维修单和附相关技术（图纸）要求，经机物料仓库签字后，由生产部办理。机配件出厂维修，须在门卫做好进出厂登记。2、外协新制品及维修完成后，入库、出库与机物料采购入库、出库程序相同。十、机物料出库及库存管理（一）机物料出库1、机物料出库，由领料人填写《领料单》一式两联，经部门负责人签批后到仓库领料。司库留存一联，凭单发料，复查销卡，微机录入出库单。另一联由司库填写价格返回分场核算内部消耗。2、使用部门领用一般维修配件、生产用材料，由分场（车间）主管或副职签批；整台（套）器材、技术改造专件、容器等领用，须经生产副总签批。3、仓库司库严格执行以旧换新制度。生产部门维修领用配件、器材、轴承、胶带、工具和非一次性投入使用的材料等，一律实行以旧换新。4、机物料销售出库，由营销部业务员微机录入《销售出库单》，并加收管理费（近途____%，远途____%），财务部审核打印，同时财务收款，开具____，办理出库。____出门联须分管副总签字方可放行。