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文档简介

装饰公司行政后勤管理制度电话管理规定一、前言电话作为现代沟通方式的重要组成部分，是公司与客户、企业与企业交流的重要渠道。因此，针对电话管理制度的规定可以提高公司对电话交流的整体管理效率，确保公司通讯畅通，提高沟通效果。二、适用范围本规定适用于公司行政后勤管理部门，管理公司内部及对外的电话沟通。三、电话接听规范1.电话接听禁用语为保证电话服务的礼貌性和专业性，以下禁用语严禁在电话接听中使用：等等喂你好好的哦嗯是这样的恩啊呃2.电话接听流程电话接听员在听到响铃时，必须在第二个铃声后接听电话。接听电话时，先报上公司名称及姓名，如：XXX公司，您好，我是XXX。根据来电者要求，耐心等候其说明来电目的，了解症状、要求及其它相关信息。不知道或不能解决来电的问题，应告知来电者并协助其寻找相关人士解决问题。在电话结束之前，跟打记录并根据约定时间回拨电话。四、电话拨打规范1.拨打电话前的准备工作确定拨打电话的目的及沟通内容，做到准确无误。查找有关资料并做好准备提问，减少电话时间及执行效率。在电话拨打前核实所拨电话的正确性，确保通话质量。2.电话拨打时应注意的要点在拨打电话后应迅速介绍公司及主人公体信息，阐述目的和要求。在沟通过程中，用礼貌谦虚的用语和语气与对方沟通。科学安排时间，避免高峰期拨打电话或被拨打电话时回复较晚。在沟通结束前，问候或表示感谢，并记录沟通信息，并询问对方是否有其它问题需要解决。五、电话回拨与记录1.电话回拨未接来电或电话打不通后，应及时回拨电话。回拨电话应致电多次，直至通话为止，确保对方进一步了解自己时间安排。2.记录电话信息在接听与回拨电话时，应尽量做到先记在记录簿上，以免遗漏。记录时应详细记录来电者姓名、联系电话、公司名称、问题及要求、沟通故障原因、处理情况、交代情况等。六、电话保密规定对公司及个人私密信息的保密，应作为电话管理的重要保障。1.电话内容保密不得向外透露公司及个人机密性质的任何信息。在调用通讯工具时，应主要选择使用办公室通话机，尽可能避免使用手机或私人连接设备打电话。是否有正当理由，不得擅自更改拨出电话的号码。在外出时，应注意对个人办公室电话信息的保密。2.通话内容保密针对敏感性问题应选择办公室内聊天，避免在公开场合或他人身边聊天。在与客户敏感信息沟通时，应保证通话生殖性，避免在话筒旁边说话或在通话过程中干扰环境声音。七、电话管理制度公司将建设完整、稳定、先进的电话化办公系统，并对所有涉及电话工作人员进行系统培训。对电话细则提出建议，及时修改补充，并将其公布于全体员工中。基于信息化优势，将电话系统与ERP等办公软件相结合，达到工作协同、高效处理的能力。八、总结为确保电话管理的有效性

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