文秘的分类工作内容

文秘的分类工作内容二、按业务范围分类

1、通用秘书

2、行业秘书，

三、按工作岗位分类

1、综合秘书

2、专业秘书

四、按辅助对象分类

1、集体秘书

2、个人秘书

秘书的分层

一、组织级别上区分

1、中央秘书层

2、地方秘书层

3、基层秘书层

二、从辅助功能上区分

1、决策辅助层秘书2、事务处理层秘书

3、技术操作层秘书

三、从职位分类上区分

1、高级公务员层秘书

2、中级公务员层秘书

3、初级公务员层秘书

秘书工作内容

一、文字工作，就是各种文稿的记录、撰拟和校核工作。包括内容1、文字记录2、文稿的撰拟3、文稿的校核，

二、文书工作，就是对来往文书的处理工作。包括内容1、发文处理2、收文处理，

三、信息工作，就是信息的搜集、加工、专递和存贮工作。包括内容1、信息的加工2、信息的提供。四、协调工作，就是调整和改善部门与部门之间、工作与工作之间关系的工作。包括内容1、部门关系协调2、工作协调。五、督查工作，就是对决策实施、中心工作、重要布置及领导者交办事项的督促检查工作。六、信访工作，就是处理人民群众来信和接待人民群众来访的工作。包括内容1、办信2、接访。七、议案和提案工作，就是对人大、政协和职代会锁提议案和提案的办理工作。包括内容1、议案的办理2、提案的办理，

八、机要工作，就是经管重要秘密事项，使秘密特别使国家秘密不被泄露的工作。包括内容1、秘密文件的保密2、会议的保密3、办公设备的保密

九、会议工作，就是各种会议的筹备、组织和服务工作。十、接待工作，就是对各类客人迎送、招待和服务工作1、对外宾的接待2、对内宾的接待。十一、随从工作，就是领导者到异地观察、调研、开会和参观等服务性工作它包括外出前的准备、外出期间的安排和外出结束后的总结工作。十二、值班工作，就是在机关值班室固定或轮流担任的工作。十三、印信工作，就是机关印章、领导者名章和各种戳记等的刻制、使用和保管工作。十四、通讯工作，就是对电话、电传和传真等通讯设备的操作与管理工作。十五、其工作就是领导者临时交办的事项核对突发事件的处理。秘书工作的作用

一、参谋助手作用，主要表现：1、为领导工作出主意、想办法提预案2、向领导机关提供资料、提供信息、提供咨询3、做好事务工作，尽量减轻领导在工作上的负担。二、沟通协调作用(沟通是协调的前提，协调是沟通的结果，沟通贯穿与协调的全过程)

三、督促检查作用。秘书工作的一般特征

一、机要性与群众性相统一

二、综合性与专业性相统一。三、事务性思想性相统一。四、被动性与主动性相统一。五、经常性与突击性相统一。秘书工作的本质特征

一、贴近领导核心，辅助领导工作1、从秘书与领导的工作关系来看，秘书工作具有贴近领导的特点。2、从秘书工作的运行轨道看，秘书工作具有向心运动的特点3、从秘书工作与领导工作的时间特征来看，秘书工作具有与领导工作同步运转的特点。二、不在领导职位，参谋领导之政

三没有领导权力，隐含领导权力。四、贯彻领导意图，反映群众利益秘书学的相关学科一、决策学二、管理学三、行政学四、文书学五、应用写作学六、心理学七、公共关系学。秘书工作的起源

一、转说中的秘书工作二、有文字记载的秘书工作三、产生秘书工作的条件中国秘书工作的发展

一、西周至春秋战国时期二、秦汉时期三、魏晋南北朝时期四、隋唐时期五、宋元时期六、明清时期七、辛亥革命时期八、国民到政府时期九、中国建党初期及抗日战争时期十、解放战争时期国外秘书概况

美国

一、美国对秘书的定义1、全面处理公司行政工作，以减轻公司管理人员较次要的行政事务及办公室工作2、能够运用速记记录口供3、能够使用翻译机将口述或复制的记录信息译成文字4、安排上司的约见并就此提醒上司5、接待办公室的来访客人6、接打电话7、处理是上司的重要私人邮件，撰写日常信函8、对办公室奇特工作人员进行监督9、整理公司人事档案。二、美国秘书分类1、行政秘书2、信函秘书。日本

一、日本对秘书的定义

1、指“帮助上司处理各种事务的公务员”，即私人秘书2、指政府机关和社会团体中日常事务的负责人。二日本秘书的分类1、见习秘书2、初级秘书3、中级秘书4、高级秘书英国

一、英国秘书定义

1、公司、企业、办事处、营业厅中的雇员，其职责为处理通信、整理记录、安排会见，往往是有地位、有财富人士的助手2、非赢利团体的负责人3、政府官员。二、英国秘书的分类1、国家秘书2、高级秘书3、私人秘书。俄罗斯一、俄罗斯秘书的职责1、做好速记工作2、接受和整理来文，并在适当的时候整理发文3、接打电话，组织接待，其中包括对访问者的接待和服务工作4、做好领导人的活动日记，帮助领导人安排工作日程和活动计划，提醒领导人主义计划中等待解决的问题5、安排领导人的公务旅行，并制定路线和计划6、签收和登记公文，包括领导人的往来函件，装订文件及立卷7、组织并参加会议服务工作，包括制定日程表和做好会议记录8、即使处理领导办公室事务，使领导人摆脱大量繁杂的日常工作，保存好办公室内的文件和案卷9、准确提供信息，即提供书本知识、参考资料以及载有所需情报和资料的其它文献，在领导可能感兴趣之处作出醒目标志10、组织和领导属于秘书管辖下的全体业务员的工作11、提供领导人和工作人员使用的问句与办公用品12、制定一般性的规章制度。二、俄罗斯秘书职位的要求1、具备一定的业务技能(如速记、打字等)2、具有组织经验3、可靠性、有效性和责任心强，愿意担负起领导人规定的大部分与办公室有关的任务，并保证可靠而有效的完成任务。4、具有独立性和主动精神，能独立解决各种问题5、善于外交，严守秘密，无论回答询问、电话交谈或与来访者交谈，都能遵守这些原则6、工作准确严密，包括提供文件、安排会议准确无误7、忠诚于领导，忠实于工作，特别是要同领导建立良好关系8、注重个人形象和个人素质，着装整洁，性格温和，语言幽默，乐于助人，注意力集中，为人谦逊，求知欲强，酷爱阅读，工作上善于灵活应变。秘书的政治素质一、道德修养1、道德意识修养2、道德情感修养。二、职业道德修养1、新时期秘书的职业道德(1)忠于职守，热爱本职(2)服从领导(3)兢兢业业，任劳任怨(4)谦虚谨慎，办事公道。(5)实事求是，热情服务。(6)遵纪守法，廉洁奉公(7)恪守信用，严守机密(8)转变观念，勇于创新(9)善于协调，严于管理(10)刻苦学习，提高素质2、其他应具有的道德素质如计算机技术或速记打字技术等秘书的知识素质一、基础知识(文、史、哲、数、理、化以及天文、地理、生物、心理等)二、专业知识1、行业领域的专业知识2、秘书工作的专业知识三、秘书工作的相关知识1、管理方面的知识2法律方面的知识3、经济方面的知识4、金融方面的知识5、财税方面的知识秘书的心理素质与健康素质一、心理素质1、保持乐观而稳定的情绪在工作中充满活力2、能充分认识自己公正的评价他人3、有较强的事业心和目标意识4、积极进取勇于探索刻意创新5、意志坚韧，并善于自我克制6、人格健全，有鲜明且较完善的性格7、豁达宽容，自尊敬人遵守诺言，言行一致8、乐于交往，建立并保持和谐的人际关系9、能够做到个人行为同组织行为和公众利益协调一致10、在变化的社会环境中能保持良好的心理顺应。二、秘书的健康素质1、人群健康德十项标准2、秘书工作的恢复法(1)椅子健美操(2)上半身推或拉(3)低身推或拉(4)交替蹲坐(5)办公桌推起秘书的情商与智商@一、情商(一)情商：情商是指良好的道德情操;是乐观幽默的品行;是具有克服困难的勇气;是自我激励、持之以恒的韧性;是同情关心他人的善良;是善于与人相处，把握自己和他人情感的能力。(二)、情商的构成1、自我意识2、自我激励3、情绪控制4、人际交往5、对挫折的承受力@二、智商(一)智商：英文简称IQ，是通过测验测量出来的人的智力指数是受测者在智力测试上所得的分数，是一个人与相同智力年龄或同社会阶层的人相比较智力的高低，它反映了被测者在测验题目上的表现(二)智商的构成1、增强观察力2、增强想象力3、增强记忆力4、增强思维能力5、增强创造力《青年创业指南》中指出：十二种素质：适应能力、竞争性、自信、纪律、动力、诚实、组织、毅力、说服力、冒险、理解、视野。美国的劳工部21世纪就业技能调查委员会提出五打能力：统筹能力、合作及交际能力、获取并利用信息的能力、系统动作能力。三大基础：能力基础、思维基础、素质基础秘书礼仪修养与形象一、礼貌礼节的概念(一)@礼貌：是人与人在接触过程中，相互表示敬重和友好的行为。@(二)礼节：是人们在日常生活中，特别是在交际场合，相互问候、致意、祝愿以及表示互相尊重的惯用形式一、仪容(一)具体作用体现1、掩瑕扬瑜，美化形象2、辅佐社交(二)仪容修饰的主要内容1、发式2、面容3、颈部4、手部二、仪表(一)仪表美的注意事项1、注意仪表的协调2、注意色彩的搭配3、注意场合三、仪态(站姿、坐姿、走姿、气质1、学会自我控制2、接受职业影响3、行为需要反向四、1、TPO原则2、整体性和整洁性原则

秘书交谈礼节

一、谈吐的仪态

(一)交谈时一定要保持饱满的精神和自然大方的表情，以及亲切诚恳的态度。(二)与交谈者的目光应平视，举止、体态要合乎基本的礼仪规范

(三)谈话时，应尽量使用有声语言来表达，不要过分夸张的使用体态动作(四)谈到一时想不起来的事情时，不要过分的表现出紧张的神态

(五)失口、失态都是不礼貌的表现

二、话题的选择

(一)选择交谈者喜闻乐道的话题

(二)选择双方都熟悉的话题

(三)回避他人忌讳的话题1、个人的私生活问题不宜交谈2、令人不快的事情不宜发生3、涉及他人长短的话题不宜交谈

三、说话的艺术(一)谈话指出要有必要的寒暄(二)要注意态度真诚

(三)要注意语言精练(四)要注意言辞有礼(五)语速适中，语调柔和

四、聆听艺术

(一)1、人阐发自己的意见时，作为听者要与说话人交流目光，适当的点头或做一些手势，表示自己在注意倾听，不时的使用“哦”、“嗯”、“太好了”之类的语气词，已引起对方继续谈话的兴致2、在聆听别人谈话时，要克服一些不良动作和姿态(二)通过聆听，一方面可以得到必要的信息，另一方面是对方感到受到了重视正确的做法应该是1、全神贯注，认真聆听2、态度积极，适时呼应3、表现亲切，自然应答秘书工作指导思想一、三服务单位指导思想“三服务”(一)努力为领导工作服务(二)为同级和上下级领导机关服务

(三)为基层服务五个“必须”(一)必须始终把马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想作为秘书工作的指南。(二)必须始终把讲政治、八将党的方针政策作为秘书工作的灵魂(三)必须始终把围绕中心、服务大局作为秘书工作的主题(四)必须始终把保持良好作风作为做好秘书工作的保证(五)必须始终把与时俱进、开阔创新作为秘书部门工作的动力六个“意识”(一)学习意识(二)开拓意识(三)服务意识(四)效率意识(五)激励意识(六)清正意识二、秘书工作新的“三个转变”1、由习惯用手工操作，按部就班完成工作任务，想借助先进设备快速完成任务转变2、由习惯用常规的办法完成工作任务，向采用超长的办法完成任务转变3、由习惯凭老经验完成工作任务，向勇于探索新途径转变。三\、秘书工作的“三化”即秘书工作规范化、制度化、科学化四、做好参谋工作的原则(一)参谋的原则1、定位原则2、超前原则3、信息原则4、协调原则5、合法原则6、忠诚原则(二)做好参谋工作的方法1、参谋不能越位2、根据领导意图参谋3、领会领导意图的方法(1)直接观察与间接了解相结合(2)加强沟通，善于运用多种信息沟通反方式(3)加强听知能力的培养(4)正确领会领导意图(5)心细如发，掌握方法4、决策前多参谋，决策后多反馈(决策前参谋有三种类型：顺向参谋、逆向参谋、侧向参谋)秘书接待工作的意义一、扩大交往合作，转播本单位文化，塑造本单位的“形象品牌”二、获得效益，牵线搭桥，架起合作的桥梁接待工作的基本原则一、一般原则1、诚恳热情2、讲究礼仪3、细致周到4、俭省节约，按章办事5、保守秘密6、对口接待，分工负责二、外事接待工作的基本原则1、平等互利的原则2、依法办事的原则3、内外有别的原则4、文明礼貌的原则秘书接待工作礼仪一、礼仪自身的特点1、普遍性2、继承性3、差异性4、融合性二、礼仪的基本原则1、宽容的原则2、敬人的原则3、自律的原则4、遵守的原则5、适度的原则6、真诚的原则7、从俗的原则8、平等的原则三、一般接待礼仪1、迎客礼仪2、待客礼仪3、送客礼仪4、接待礼仪的注意事项(1)是迎接宾客进行宾主介绍时，一般由礼宾人员或我方迎候人员中身份最高者率先将我方迎候人员按一定顺序一一介绍个客人，然后再由客人中身份最高者将客人按一定顺序介绍个主人(2)是送别时可在贵宾室与宾客稍叙友谊，或举行专门的欢送仪式(3)是在机场迎送宾客时送花颜色不拘，送女士花篮花环一般送男士。花束和花篮也可送至宾客下达的旅馆。四、接待准备1环境准备2、接待工作心理准备3、接待工作信息准备五、接待工作的程序1、热情迎客2、诚恳待客3、礼貌送客4、接待工作的落实和检查六、秘书沟通协调的特点1、非权力支配性2、非职责限定性3、非确定地位性4、认同疏导性

七、有效沟通的原则1、可信赖原则2、一致性原则3、内容针对性原则4、明确性原则5、连贯性原则6、选择已有渠道原则7、适应接受者接受能力的原则八、有效沟通的方法

(一)有效倾听1、有效倾听的准备工作2、有效倾听的方法3、创造良好的倾听环境4、克服有效倾听中的障碍

(二)有效提问1、如何实现有效提问2、如何有效自信的提出要求3、如何礼貌的拒绝对方的要求4、注意事项

(三)与不同对象的有效沟通1、与上司沟通(1)不要以自己的看法代替上司的治理，自作聪明只会适得其反(2)传达上司的指令，有把握时机和场合(3)向上司汇报工作有突出重点，删繁就简，言简意赅，并恭请上司点评4、批评领导时要注意维护其威信5、注意事项

(四)运用现代化的网络沟通手段1、电子邮件2、网络电话3、网络传真4、网络新闻发布(五)横向沟通与纵向沟通(自上而下、自下而上)(六)有效交流的方式1、电话沟通2、书面交流3、面对面交流

办公室环境维护与管理

一、空间环境的维护与管理

二、色彩环境的维护与管理

三、空气环境的维护与管理

四、听觉环境的维护与管理

五、光线环境的维护与管理

六、人文环境的维护与管理办公室日常事务

一、电话事务处理1、打电话2、接电话

二、电话礼仪1、及时向对方为好2、尽量使用礼貌用语3、声音温和，语气自然愉快，面带微笑4、吐字清晰5、热心周到6、通话简捷、高效

信件邮件的管理一、分类二、拆封三、登记四、分送五、阅办六、复信七、查对八、寄发值班事务管理一、值班工作的组织形式1、专职性值班2、轮流性值班3、电话值班二、值班的工作内容1、通讯联络2、公务接待3、处理紧急问题和突发事件4、承办领导临时交代的工作三、值班工作制度1、岗位责任制度2、值班记录制度3、交接班制度4、请示报告制度5、安全保密制度旅行出差事务管理一、出差前做好各项准备工作二、预定车、船、机票三、安排住宿四、准备好携带的用品五、临行前的工作安排六、与上司一起出行时做好旅行服务印信管理一、印章的使用和管理1、印章的作用(1)标志作用(2)法律作用(3)辨伪作用2、印章的种类3、印章的启用(1)印章的刻制必须由本机关、本部门申请，经上级主管机关批准到公安部门办理手续后，再到制定的刻字单位刻制(2)印章的大小、样式、名称、文字、字体、质料等，必须遵守有关部门的规定(3)印章的启用必须经过山脊机关批准并正式行文(4)印章因损坏或单位撤并、改名等原因停止使用，应及时上交原制发机关，并按规定封存或销毁4、印章的保管使用(1)印章应由可靠的专人保管，并遵循保密原则，将其存放在保险箱或加锁的抽屉里(2)秘书人员使用印章之前，必须经过领导的批准，并要做登记(3)秘书人员在公文上用印时，一定要执意位置准确，印章要端正、清晰二、介绍信的使用和管理1、介绍信的形式2、介绍信的种类(1)行政介绍信(2)组织信(3)专用介绍信3、介绍信的管理(1)介绍信由秘书人员负责保管、填写或撰写(2)秘书人员要认真负责，如实写出被派遣人的真实姓名和身份，简明清楚地写出索要联系和班里的事项(3)介绍新药书写工整，不许涂抹，如有涂抹，应在改动的地方加盖公章(4)一封介绍信只能写给一个单位，要防止介绍信被滥用

保密事务管理

一、机要保密的内容(一)

秘密的范围1、国家秘密的范围(1)国家事务的重大决策中的秘密事项(2)国防建设和武装力量中的秘密事项(3)外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密任务的事项(4)国民经济和社会发展中的秘密(5)科学技术中的秘密(6)维护国家安全活动和追捕刑事犯罪中的秘密事项(7)其他经国家工作部门确定应当保守的国家秘密事项2、秘书人员职业秘密范围(1)公文秘密(2)决策秘密(3)商业机密(4)会议机密(5)信访机密(6)领导机密

(二)秘密的等级1、绝密2、机密3、秘密

(三)机要保密的任务1、公文保密2、会议保密3、通讯保密4、电脑保密5、涉外保密

二、机要保密的纪律要求1、保密纪律2、保密责任办公室用品管理

一、办公室器械管理二、办公室用品管理三、经费管理办公室效率与时间管理

一、制定工作总结计划

(一)制定计划的原则1、讲究效率2、内外兼顾

(二)、计划安排的变更和调整

二、安排约会

三、巧妙挡驾

四、办公室时间管理(一)充分利用时间1、目标原则2、整体原则3、弹性原则4、最佳原则5、立体原则(二)雷厉风行的作(三)风优化机制(四)掌握现代化的办公手段

会议

会议的类型

一、按照会议规模划分1、小型会议2、中型会议3、大型会议4、特大型会议二、按照会议阶段划分1、预备会议2、正式会议三、按照会议时间划分1、定期会议2、不定期会议四、按照会议形式划分1、定场会议2、移场会议五、按照会议的性质、任务划分(一)法定性会议1、党代会2、人代会3、团代会4、妇代会5、职代会(二)决策性会议1、常代会2、党组会3、行政会4、董事会(三)工作性会议1、动员会2、现场会3、电视(话)会4、总结会(四)学术性会议1、研讨会2、论证会3、务虚会(五)显示性会议1、纪念会2、庆祝会3、表彰会4、命名会(六)会商性会议1、联席会2、会商会3、座谈会(七)1、新闻发布会2、记者招待会3、报告会4、咨询会会议筹备工作流程起草会议文件一、会议报告、领导讲话、决议(决定)、经验交流材料、主持词、选举说明二会议须知1、会议日期2、作息时间3、参观路线4、会议编组5、注意事项发出会议通知一、会议通知的种类1、按通知送达方式分(1)书面通知(2)电报通知(3)电话通知(4)电子邮件通知2、按通知内容分(1)预备通知(2)正式通知二、会议通知的内容三、会议通知的拟写制作会议证件一、代表证二、主席团证三、出席证四、列席证五、选举工作证六、记者证七、工作人员证八、车辆通行证九、签到证布置会场一、会场布置的基本要求二、会场主席台布置1、会徽2、红旗3、会标与回头标4、桌椅5、话筒与磁带(碟片)6、投影和影视放映设备7、席卡8、花草9、茶水与方巾三、会场座次的安排1、主席台座次的安排2、代表席座次的安排3、党的委员会会议的座次安排4、电视电话会议5、座谈会、茶话会、欢送会等会议四、分组讨论的会场安排会议的组织工作一、会议签到1、手工签到2、电子签到二、组织会议记录1、安排记录人员2、会议记录的方法3、会议记录的整理三、编印会议简报或情况反映1、注意典型性和代表性2、注意真实性和公正性3、体现快速性和简短性4、注意保密性和安全性会议经费结算会议规则一、会期规则(一)权力机关的会期1、中国宪法规定，全国人民代表大会会议每年举行一次2、第一季度举行;每届人大第一次会议两个月内举行(二)行政机关的会期(政府全体会议原则上半年召开一次，常务会议每周召开一次。)(三)党团组织的会期(《中国章程》对党的会期做出了规定。党的全国人民代表大会每5年举行一次。认为有必要，或者有三分之一以上的省一级组织提出要求，可以提前举行。市辖区每3年举行一次)(四)其他组织的会期(《中华全国妇女联合会章程》规定，全国妇女代表大会每5年举行一次，在特殊的情况下，经执委会讨论决定，可以提前行货延期召开。全国妇联执委会全体会议，每年举行一次。)二、会议成员规则(一)权力机关会议成员规则(二)行政机关的会议成员规则(三)社会团体的会议成员规则三、议事规则(一)法定人数规则(二)召集人数规则(三)发言规则1、发言的顺序2、发言的次数和时间3、必经许可4、发言受法律保护(四)议事方式规定四、会议程序规则五、审议程序规则六、选举程序规则七、立法程序规则八、表决规则(一)口头表决(二)举手表决(三)投票表决(四)鼓掌表决九、国际会议规则(一)国际会议的召开(二)会议代表(三)会议主席(四)会务机构(五)议事规则会议生活服务工总一、食宿安排1、住房安排2、饮食安排3、居住服务文书的分类一、根据主人即制作主体的性质分1、私务文书(个人、家庭或家族在处理私人事务或同外界交往中形成、使用的文字材料)2、公务文书(机关、团体、企事业单位等为主体在处理公务、实施管理、联系事项、记在活动过程中形成、使用的文字材料)@行政机关公文定义，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。文书形式的质量要求一、结构安排得当二、文面设计规范三、标识符合要求公文处理一、发文办理1、注发2、编号3、缮校4、用印5、封发6、投送二、收文管理1、接收2、登记3、拟办4、批办5、分发6、传阅7、承办8、催办9、办复秘书与信访工作一、信访有以下要素构成(一)信访人(二)信访受理者(三)信访事项(四)信访工作方式(五)信访工作效果二、信访工作的特点(一)群众性(二)经常性(三)政策性(四)思想性来信处理的程序1、启信2、阅信3、转信4、报信5、查信6、复信来访接待的