费用支出报销管理制度事业部整理版

费用支出报销管理制度文件名费用支出报销管理制度文件编号CW-001版本第三版□编制■修订财务部编制（修订）日期审核复核批准生效日期费用支出报销管理制度目的：本制度为明确公司费用支出的具体审批、开支办法，以使公司员工得到具体的操作指引，规范全体员工的财务行为，以促进企业经济效益提高，并保护公司及员工合法权益。原则：费用支出实行预算管理，以公司批复的预算为依据，在预算范围内开支，通过公司办公自动化系统（OA）进行流程申报，审批的金额权限：审批的金额权限：3000元（含)以内集团各部门负责人审批，3000-5000元（含）各分管副总裁审批，事业部总经理审批权限3000元-5000元（含），事业部副总经理审批权限1000-3000元（含）及以下，事业部下属部门负责人审批权限1000元（含）以内，5000元以上均需报董事长审批，岗位空缺的其审批权限归属上一级领导，所有具有审批权限的管理人员，其本人的报销无论金额大小均应经过其上级领导按审批权限审批。财务部对原始单据真实性、合法性、合理性最终确认(财务部审批流程为分管财务—财务经理—财务总监—分管副总裁)。范围：本制度适用于公司全体人员。内容：本制度所指的费用支出项目包含公司的税款、销售从属费用及日常管理费用等开支。全文如下：第一条费用管理分为日常项目管理和专项审批项目管理两个部分。第二条日常项目指下列预算内费用支出：工资及相关的工会经费、保险金、住房公积金；业务招待费；办公用品费；交通燃料费；邮电通讯费；书报资料费；汽车修理费；办公设备维修费（电脑耗材）；印花税等税费；小型会议费（5000元（不含）以下）；办公室物业费、车位费等；保险费；财务费用；差旅费；招生费。第三条专项审批项目指下列预算内费用支出或小额资本性支出：职工教育费；职工福利费；咨询费；诉讼费；广告费；审计费；赞助费；经济补偿金；团体会费；大型会议费（5000元及以上）；预算内单列项目；固定资产购置费，其他特殊项目等。第四条各费用项目具体报销规定如下：（一）日常项目除下列有特别说明的费用外，一般审批程序为部门负责人、分管高管、财务部、董事长联签。1、工资及其相关的工会经费、保险金、住房公积金等：经人力资源管理部门负责人审核，并经财务部、分管高管、董事长联签。2、业务招待费：指业务活动中发生的宴请费和礼品费等支出。原则上公司用于接待来访客人的茶叶、饮料等统一由办公室负责购买、保管、发放或授权办理；纪念品、礼品统一由办公司负责订做、购买和管理。各部门领用时，需分管高管签字同意；发生的宴请应按管理级别事先通过OA报送《客户招待报备表》向董事长申请同意后方可实施。业务招待费发生后次月前应办理报销手续。3、普通办公用品费：日常办公用品应使用办公室集中采购或授权其他人员办理。4、交通燃料费：公司车用燃料由办公室负责统一购买和管理使用或授权办理，统一办理费用支出结算及报销手续。5、书报资料费：公司各部门内部员工工作所需购买的专业资料和订阅报刊杂志，由办公室办理，要严格控制数量，杜绝浪费。报销书报资料费时应提供详细的购买资料清单。6、汽车修理费：公司汽车修理由办公室指定汽车修理厂，统一安排、统一办理费用支出结算及报销手续。办公室应将指定汽车修理厂服务项目和零配件的报价单交财务部门备案，费用报销时应提供经经办人确认的修理清单及修理发票，修理清单上应注明车号、经办人、修理项目、更换零配件的名称、单价、数量、金额等。7、办公设备维修费（含电脑耗材更换）：由办公室集中管理。8、小型会议（5000元（不含）以下）：参加其他单位组织召开会议发生的会务费，报销时必须提供会议通知。9、物业费、车位费等：每季末由办公室编制物业费、车位费等分摊表，统一办理支出结算及报销手续。10、保险费：存货、固定资产等保险费由财务部、董事长审批。11、财务费用及各项政府税费：贷款利息、财务顾问费由财务部、董事长审批，其他由财务部审批。12、差旅费及常驻外派人员差旅补贴费用：出差旅费报销用《出差旅费报销单》填写，具体管理办法如下：12.1差旅费准予列支的项目12.1.1票务费及相关项目：指员工出差往返交通工具的票务费、订票费、保险费、燃油附加费、机场建设费等。 12.1.2住宿费：员工以经批准的《出差、公出申请单》规定的行程，在出差期间发生的住宿费用。在住宿的宾馆、饭店发生的除房费外的其余费用一律不予报销。 12.1.3异地市内交通费：员工出差期间，因工作需要发生的出差地市内交通费。12.1.4餐费：员工出差期间，自行解决就餐所支出的费用，报销标准按照出差人员人均50元/天标准执行，由人事按自然月统计员工的差旅餐费补贴，根据税法规定并入当月薪资内合并缴纳个人所得税。 12.1.5由于个人原因发生的退票费、罚款等费用，不予报销。12.2差旅费标准及报销方式 12.2.1交通工具的选择 一律选择火车、汽车、轮船等交通工具，火车乘坐高铁、动车时需乘坐二等座。两地之间单趟乘坐火车需15小时及以上的，可乘坐飞机往返；打折后的飞机票价格等于或小于高铁或动车的二等座价格的，可乘坐飞机往返，并在《出差、公出申请单》注明，其他特殊情况需报董事长特批： 12.2.2住宿规定 12.2.2.1出差人凭发票在标准内报销。因业务关系有特殊需要的，需在《出差、公出申请单》说明。超出标准部分由出差人个人承担。 12.2.2.2两人及以上人员同性别出差者，需选择同住标准间，特殊原因需要单独住宿的，必须写明理由报分管高管审批，费用标准必需控制在单人每日标准以内。12.2.2.3异地交通费、住宿费标准 职务级别异地交通费标准（最高上限）异地住宿费标准（每间房费最高上限）一线城市省会城市、二线发达城市其他城市高管级（根据公司人事文件规定）实报500元/天400元/天350元/天中层人员（副经理及以上级别）80元/天400元/天300元/天250元/天普通员工50元/天350元/天250元/天200元/天备注：若因客观原因超出标准的，由申请人写明理由报分管高管批准后实施。一线城市指北京、上海、广州、深圳、天津五大城市，二线发达城市是指省会城市、国家单列市；其他城市指除一、二线之外的城市。12.3长驻外派人员差旅补贴费用规定：12.3.1常驻外派人员指由杭州外派到杭州市（此处杭州市指包含辖县）以外城市分子公司工作预计时间会超过1年的人员，对此人员在15天内按照出差进行报销管理，15天后应在当地租赁房屋并按驻外人员报销标准取得租赁发票后进行报销，报销标准如下：职务级别（根据公司人事文件规定）当地交通费标准（凭票标准内报销）餐费补贴标准（计入薪资发放，统一的餐补取消）驻外房屋租赁标准（每间房费最高上限）一线城市省会城市、二线发达城市其他城市高管级实报1500元/月3000元/月/人2500元/月/人2000元/月/人中层人员（副经理及以上级别）500元/月1000元/月2500元/月/人2000元/月/人1500元/月/人其他员工300元/月600元/月2000元/月/人1500元/月/人1000元/月/人两人及以上人员同性别驻外者，需选择同住，特殊原因需要单独住宿的，必须写明理由报分管高管、董事长审批，费用标准必需控制在单人标准以内，若因客观原因超出标准的，由申请人写明理由报分管高管、董事长批准后实施。13、杭州市内交通费报销规定 13.1员工在杭州市内（主城区，不含富阳、临安、桐庐、建德、淳安）办理各类工作事宜，可报销公交车费，办理紧急事宜需选择出租车的，必须事先征得部门负责人及以上领导同意方能报销，并在报销发票背面注明原因，经分管高管特批同意自驾车的按每次详细里程报销油费（每100公里10升估算）。13.2员工在非工作日加班或工作日加班至晚上10点30分以后可报销回家的出租车费，报销时需附《加班、值班申请单》。（二）专项审批项目除下列有特别说明的费用外，必须事先向分管高管、财务部、董事长提交书面专项请示报告，并取得书面许可。一般审批程序为：由部门负责人，分管高管、财务部、董事长联签。1、职工教育费：由人力资源管理部门统一安排并报董事长批准，报销时需付批准报告。2、职工福利费（含医药费、体检费）：由人力资源管理部门统一安排并报董事长批准，向财务部门下达书面发放通知或领取支票，并附相应名单等。3、审计费：聘请会计师事务所进行年报审计前应取得董事会的同意。审计费用应由财务部、董事长审批。4、赞助费：签订赞助合同前，应向董事长提出专项请示报告，经批准后方可实施，并与财务部门沟通衔接操作的具体手续。报销时应提供请示报告、赞助协议等。由于税务原因需要提供其他资料的，经办部门应负责按照税务局要求提供所需资料。5、经济补偿金：由人力资源管理部门根据政策规定报董事长批准，向财务部门下达书面发放通知，并附相应的发放名单、计算过程和计算金额等。6、团体会费：支付团体会费前应向董事长提出专项请示报告，经批准后方可实施。报销时应提供请示报告、收款通知、发票等。7、大型会议费（5000元及以上）：各部门参加或者自行组织召开各类大型会议，需提供会议费用计划，向董事长事先提出专项请示报告，经批准后方可进行。报销时应提供经批准的请示报告和费用计划、举办会议的酒店费用明细单、各项费用支出清单及发票等。8、预算内单列项目：各部门需事先提出专项请示报告，经财务部、分管高管会签、董事长审批。报销时应提供请示报告。9、固定资产购置费：由办公室或者其授权部门集中办理。报销应经使用部门负责人、实物管理人员、财务部、分管高管、董事长审核签字。（三）超预算的费用一律由费用承担部门向公司提出调整预算申请，并经董事长审核批准，按规定审批流程审批。对于年度单项费用超过10万元的各类办公用物资、资产的采购，应通过比价或者招标方式，如确属特殊商品，无法开展比价、招标工作，需书面申请报董事长同意后方可采购。（四）公司高管本人费用报销，由本人作为报销人签字，财务部、董事长最终审核。董事长本人费用报销，由本人作为报销人签字，财务部最终审核。第五条预算内费用领取、报销程序（一）允许预支借款的人员为公司部门负责人及以上级别人员、办公室后勤采购人员，办公室后勤采购人员借款金额最高不超过1万元，其余人员借款金额最高不超过借款人月基本工资的50%，借款应在一个年度结束前清偿，不得跨年度。（二）费用报销单填列要求及报销时间安排1、所有费用报销必须在预算范围内开支，报销单据必须为符合公司规定的允许报销的费用项目，并符合财务制度规定的有效报销单据，除特殊情况由本人作出书面说明，经有效的证明，并经分管领导、财务负责人、董事长批准外，不符合规定的单据一律不予报销。2、符合财务制度规定的有效报销单据包括具有税务章、财务章、单位名称、金额、内容的正式发票，各种车、船、飞机的有效票证，财政部门监制的有效收费凭据等。凡不符合上述要求的单据一律无效。3、报销单应由报销人（即发生费用的当事人）填写。如报销费用需按不同部门进行分摊，应在报销单上予以注明，并经接受分摊的部门签字确认。凡报销单上没有注明分摊或签字手续不全的，该项费用不进行分摊。4、为保证原始凭证的完整与整齐，报销时应将所有原始单据整齐地粘贴在报销单后，并在报销单上填写原始单据张数，如单据杂乱致使财务人员难以审核的，在要求经办人按规定重新梳理符合标准规范前，财务不予受理。5、财务核算人员审核报销单据的时间为每周四下午，支付时间统一为每周二，如遇到节假日，则提前一天执行。每月的28日（遇节假日提前1天）是预支或报销的付款截止日，每月的29日—31日财务不办理任何支付。如有特别需求的，可由申请人提出，董事长特批后在指定日打款。费用发生后，除长期出差的，所有的报销手续办理应在次月内完成。 6、报销时，单个事项所产生的所有发票必须一次报销，不得分几次报