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文档简介

会议会务管理制度一、制度概述1.1目的本制度旨在规范会议会务管理工作，保障会议顺利进行，提高组织会议的效率和质量。1.2适用范围本制度适用于公司内所有的会议，包括但不限于公司内部会议、部门会议以及外部商务会议等。1.3定义会议组织人员：指负责会议准备和组织的负责人和工作人员。会议日程：会议安排的时间表和议题安排。会务工作：指会议前、中、后的各项物资、设备、场地等管理工作。二、会议组织人员2.1会议负责人负责会议准备和组织工作的安排；确认会议日程，确定会议流程；根据会议和议题的性质提出合理的时间和规模等要求；根据会议需要安排有关人员工作；对会议过程中的各项工作进行监督和协调。2.2会议工作人员确定需要配备的会务工作人员数量；至少提前一天到会场进行布置；负责会议现场布置、举牌、签到、发放会议资料、礼品及其它相关工作；确认会议现场设备是否齐全，并协调解决现场故障。三、会议日程3.1会议时间明确会议开始和结束时间；推荐会议开始时间为上午8点，结束时间为下午5点。3.2会议议程确定会议议程并配置对应时间；会议议程应该明确，合理，有条理。3.3会议规模根据会议性质确定会议规模；需要通知的人员确定后，应及时确认方案。四、会务工作4.1会议场地确认与会人员数量，选择合适的场地；确认场地是否开放，并预定场地。4.2会议设备确认需要的会议设备种类和数量；保证设备齐全、运行正常。4.3会议物资确认需要的会议物资种类和数量；确保物资齐全、质量可靠。4.4会议食品根据会议开始时间，提前确定供餐时间；确定供餐的种类和数量。五、会议后处理5.1会议总结以会议记录为基础，编写会议总结材料；对会议过程中出现的问题进行总结，并提出改进建议。5.2会议资料整理对会议中留下的资料进行整理、归档；将会议资料妥善保管。六、责任与制度6.1责任对本制度中规定的各项工作流程负责；对会议过程中出现的问题进行处理。6.2制度按照制度执行会议会务管理；保守会议信息的机密性。

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