外资企业行政管理制度

外资企业行政管理制度

外资企业行政管理制度本文旨在介绍外资企业的行政管理制度，包括办公室规定、档案管理、资产使用、车辆管理、考勤管理和安全管理等方面。办公室办公规定办公室办公规定包括着装、吸烟、语言、接待室使用、会议室使用、胸卡制度、上下班打卡制度、办公用品的使用、配备饮料的使用、防火和安全等方面。我们要求员工遵守这些规定，以确保办公室的秩序和安全。档案管理档案管理是保证企业信息安全的重要环节。我们要求对档案进行分类、编号、归档和保管，并严格控制档案的借阅和复印。这样可以确保企业信息的保密性和完整性。资产使用固定资产包括计算机、打印机、传真机、复印机、碎纸机、冰箱和微波炉等设备。非固定资产包括办公用品、信件发放、电话、手机、电子邮件和名片等。我们要求员工妥善使用这些资产，并对其进行维护和保养，以延长使用寿命。车辆管理公司的车辆管理包括车辆的保养、维修和保险等方面。我们要求员工合理使用车辆，并遵守交通规则，确保车辆的安全和稳定运行。考勤管理制度公司员工的工作时间为每周一至周五的上午9:00至12:00和下午1:00至6:00，共计8小时。我们采用打卡制度进行考勤管理，员工需要在上班前和下班后在门禁系统的读卡器前打卡。如果因特殊原因未能打卡，员工需要及时向主管或总监说明原因，并经过审批备案。安全管理安全管理是企业管理的重要方面。我们要求员工遵守安全规定，确保办公室和人员的安全。如果发生安全事件，员工需要及时向主管或安全部门报告，并积极参与应急响应。同时通知其他员工撤离。2．突发事件如果发生突发事件，如地震、火灾等，您应立即按照公司的应急预案行动，并遵守现场指挥人员的指示。3．安全您应保管好自己的随身物品，不要将贵重物品放在办公区域，避免丢失或被盗。同时，在进入公司办公区域时，应注意安全，避免发生不必要的意外。4．环保公司倡导环保理念，您应该节约用电，避免浪费。在离开办公区域时，应关闭电脑、灯光等电器设备，减少能源消耗。5．礼仪在公司办公区域，您应该遵守礼仪，尊重他人。不要大声喧哗，不要讨论与工作无关的话题。如果需要讨论，应该在会议室或其他房间进行。如果需要与他人沟通，应该采取内部分机电话处理，避免直接喊话。6．吸烟根据北京市的规定，公司办公区域以及大厦内部不允许吸烟。7．接待为保障公司机密安全，原则上公司以外的任何人员均不得进入公司办公区域。所有来访客人，均由前台秘书代为接待。如果特殊原因需要进入办公区域，必须由被访者带领进入公司，并由被访者保证送出公司。总监以上的客人，由前台秘书电话通知总监秘书出来接待，将客人带领至总监办公室。8．会议室会议室的使用由人事行政部指定的前台秘书统一安排。如果需要使用会议室，请提前与前台秘书预定。如果使用发生碰撞，由前台秘书根据会议时间的缓急做统一安排。如果确实需要在会议中使用饮料，请向人事行政部门提前申请。9．胸卡公司为工作满一周的员工制作了胸卡，您在上班时间必须佩戴。如果不慎丢失，应主动与人事行政部门联系进行补发，并个人支付补发胸卡制作费用。胸卡作为公司统一监制的专用办公用品，应予以珍惜，不得损坏、刻意丢失或以任何理由不执行佩带制度。10．办公用品公司为您准备了必需的办公用品，如需要再次领用，请到前台秘书处领取。如果需要购买暂不具备的办公用品，请向行政部门提出申请。行政部门在认为合理的情况下，责成有关人员购买，并交给前台秘书保管，供您方便领用。为了保证公司的财产安全，我们需要注意以下几点：1.火灾情况下，应该按照组织安排有序地通过楼梯离开，不要使用电梯。2.如果发现公司门窗被破坏或财物丢失，请立即向人事行政部或报警。3.个人计算机的使用需要签字认可，只有总裁、高级副总裁和副总裁配备的笔记本电脑可以自由使用，其他部门配备的笔记本电脑只适用于部门共同使用和本部门出差人员的使用。4.投影仪由人事行政部门负责管理和使用安排，会议或培训使用投影仪需要人事行政部门派专人协助，在使用期间需要保管。5.打印机不要二次使用已使用过的纸张，不要关掉打印机，即使在晚上。6.发送传真时需要确认公司的传真号码和对方的传真号码，并标明接收件人姓名。总监以上人员的传真接收由前台秘书转交给总监的秘书。7.复印机需要遵守规则操作，发现异常情况需要及时联系网管处理。8.碎纸机的使用需要注意安全，避免损坏机器或造成人身伤害。秘书处理。三、电脑及其他设备的使用1.电脑及其他设备是公司为您提供的工作工具，请您妥善使用并保持设备的正常运作。2.如发现设备出现故障或异常，请及时联系行政部门或IT部门进行处理，不要自行修理。3.在使用电脑及其他设备时，请注意数据安全，确保公司机密信息不被泄露。四、办公场所的维护1.公司办公场所是我们工作的地方，请您爱护公共设施，保持办公环境的整洁和卫生。2.如发现办公场所有损坏或需要维修的地方，请及时向行政部门报告，不要私自修理。3.在离开办公场所时，请关闭电器设备、灯光等，节约能源。五、保密管理1.公司的机密信息包括但不限于客户资料、财务信息、商业计划等，请您妥善保管。2.在处理机密信息时，请遵守公司保密制度，不得泄露公司机密信息。3.如有泄露公司机密信息的行为，将会受到公司的严肃处理。六、员工福利管理1.公司为员工提供的福利包括但不限于年度旅游、节日礼品、员工生日礼物等。2.如有员工需要调整福利方案，请向行政部门提出申请。3.公司将定期评估福利方案，以确保员工的福利待遇达到公司的标准。四、车辆管理1.公司车辆仅限于办公用途，不得私自使用或外借。2.如有需要使用公司车辆，请提前向行政部门预约，并遵守公司车辆使用规定。3.在使用公司车辆时，请注意安全，遵守交通规则，保持车辆整洁和维护。4.如有车辆出现故障或需要维修，请及时通知行政部门处理。2.公司的营业执照原件和副本由人事行政部总监保管。3.如果您需要在文件上加盖公司各类公章，必须向人事行政部总监提交申请并登记。经您的总监审核签字后，方可加该公章。4.原则上，公司不会在空白信纸上加盖公章或在空白支票上加盖财务章。5.如果您需要携带公章或营业执照原件外出，必须得到您的总监签字同意，并向高级副总裁提交申请报批。专人将协助您办理或您需以个人签字作为保证，待公章或原件交回后将保证抵消处理。6.财务章在使用权限以外或必须携带外出时，需得到高级副总裁的签字认可。7.如果出于特殊原因需要使用公章、合同章、财务章或营业执照原件，需得到高级副总裁的签字批准。可以先办理事宜，然后再补办其他登记手续。八、办公钥匙的管理1.公司为每位员工尽量配备一把办公桌钥匙，以便保管个人财务。钥匙由行政部门统一配备发放。2.公司行政部门为保证管理便利，每一把钥匙都有备用件，以便在紧急情况下协助您开启。3.公司保证尊重您的个人隐私，只在急需时使用备份钥匙。第三节安全管理公司致力于为您提供一个健康和安全的工作环境，同时要求您遵守公司的条例和法规，以确保工作场所的清洁、卫生和安全。公司的“安全和保安”计划旨在保护公司和员工免受个人损伤、财产