档案管理程序3

档案管理程序目的和范围：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。职责：2.1公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即图书档案室（隶属人力资源部）负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门的立卷归档工作，图书档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。2.2鉴于财务档案的特殊性，公司财务档案（包含各类合同）由财务计统部自管，图书档案室提供存放点。使用时，由财务计统部指定专人调档。2.3鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案由人力资源部人力资源口自管，人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理。流程：3.1档案分类：文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。基建档案：即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。、3.1.5经营销售档案：即公司房产经营销售活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录，如合同评审记录、商品房预售合同、客户档案、市场调研资料、楼盘宣传资料等。3.1.6客户服务档案：即公司在提供客户服务过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录，如客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查与分析记录等。3.1.7对外联络档案：即公司在项目报批报建过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录。如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。3.1.8声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记录在特殊载体上的并配有文字说明的历史记录。3.2具体管理：袍3.菜2.筋1朋廊立卷羊归档荡：琴A脸．流膀程：随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单。随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单。一个较长时间段后，对手头上的所有文件进行清理，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放一个较长时间段后，对手头上的所有文件进行清理，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放声像档案的归档时间同文书档案。单位工程预决算可在清尾款后半年内归档。财务档案在会计年度终了后，暂由财务计统部保管3声像档案的归档时间同文书档案。单位工程预决算可在清尾款后半年内归档。财务档案在会计年度终了后，暂由财务计统部保管3年后再存放于图书档案室。缺B眯．要铁求：夺a临．各尚部室夏向图暑书档涌案室环移交策档案截时，欧均需左附上菜移交霜清单洗一式羞两份塞。移秒交时赴，交饲接双站方据狭此进短行清服点签齐收，资并各参自保眠存一确份。良（移剂交清伸单即石文件羊清单压）干各部选室向虫图书东档案队室移晨交档免案时弟要做洲到种艺类齐妄全、口份数魔完整娇，图宪书档专案室泄不接思收未辱经系熔统整狐理的职零散之文件原。烛文件押在各胖部室吉保存怀阶段狼，要福注意顷保持亭字迹屿清晰箭、份亚数完后整，玩防止怒发生丹霉变眯等。爹复写歌件、弱圆珠酸笔书猴写件风或传浆真件谱等均冒应重蚂新复罚印存摔档。昏各部笛室可更根据曾实际郊工作身需要茅保存旦文件猪，但适向档服案室砍移交与档案司时，茧则应贵按规据定的施归档挤范围以进行泳。奖a伸）总唤经理卵室：沉会议腾纪要物、董盐事会谷文件厦、诉烫讼文捐书、案项目任策划红与年汇度计捆划文也件、汉有关尝公司租送交脉的文色件、猛各部场门送艇交的灯文件絮、外莫来文素件、咳外送卖文件羊、大撤事记痰等；浇b)良思人力川资源译部：梳人事掏行政氧发文灿、企毫业设污立与秤登记宾材料筒、员灾工的辉人事偏资料赶（应娃聘表续、编住制表部、工街资单住、培睛训记嘉录等红）、次内部位刊物辽等；心c)梢慎工程优材料鸭部：砖前期裂文件灵、施佛工文狗件、旷竣工所文件露、竣干工图物和声株像材坑料（壶亦即脊内业恋资料沸、竣尼工资类料、椅设备槐说明秧书等胆）；科其中浩前期装文件椒由工石程部翼负责租收集映，竣党工图捡由施缓工单副位负李责编粮制；纵文书丰如外事送文赛件、杜外来窄文件筑、有锻关人进员出俘差带镰回来模的文亚件等肆；致d)低源财务碧计统筒部：乓财会乖档案月见第妖三层线次文娇件《陶财务远档案裤管理灰程序歼》；父审计眯核算旺部：骆决算狗资料痛、签牺价单积、外显送文克件、鞭外来翁文件扛等；桐经营面销售截部：剃合同虽评审碍记录逆、售刻楼合味同、恐协议失、广丸告宣槽传资梅料、漆客户历资料诱、市物场调暑研资修料、杂外送火文件曾、外置来文晨件等广；箩设计僻研发链部：朵工程聪地质甚勘察象报告未、方琴案设剧计图俭纸和殊说明鹅、扩轰初设暮计图贯纸和坏说明就、勘春察设陡计报落告及颠招标祖文件竖（标知书、糊合同负等）洞、工齐程设冰计概题算说弄明、答各项粘目往党来文窄件（葛传真穷、工篇作联申系函惨等）喂、施绿工设脸计图搬纸和壁说明亩、设诸计变贝更、作设计彩合同妈、外出送文堡件、尸外来叛文件航等。辈对外妄联络肤部：笋联络驳函、怎活动追计划叮、外退送文吨件、塞外来土文件岛等。恶客户诸服务尽部：刃客户盒投诉黑记录皮、处治理方忘案、距落实抗反馈鲜记录吼、客淡户满矿意度申调查夸及分羞析记好录等井。垦整理须上架从：组卷：通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录，组成案卷。鉴定：对各部室移交的档案，图书档案室档案员要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文件材料。尚宰A.获洒组卷：通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录，组成案卷。鉴定：对各部室移交的档案，图书档案室档案员要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文件材料。造册：制作全引目录和案卷目录，形成保管清册。造册：制作全引目录和案卷目录，形成保管清册。上架：上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，一般小号在左，大号在右，自上而下。衡俭B．摇要求泽：越a.伤季凯卷内羽文件头的排级列应愿条理系系统术。文垮书档辉案按烈时间吴顺序练依次夜排列林，具糟有密衫切联姨系的召文件涝应依奖一定淘的次晓序排停列在建一起牢，即越批复戚在前毅、请灰示在躺后；阵正件棒在前奔、附娘件在折后；研基建们档案策的卷黑内排逆列顺仅序为融文前看图后皮。饱b.盈不同形保存付价值银的文肢件应类分开值组卷林。规c.四隔隶凡有煎文字梯部分肌的均恩应打恰上号摔码（应采用键打号眨机，弱正面但右上萌角，跳背面前左上花角）腰。恩d.腾熄文件敬材料愁装订果前应侨剔除束金属庭物。浮e.盟连寺图纸呈采用完手风缸琴式羡折叠挣法，馅规格苍为男30们cm哗×猜21组cm撕；装芦订边育应加窃垫纸拒以使滨左右好平整培并注壳意露努出图倍标。雹葵3拆.2摧.3鞭杂保管肆：邻A单.填萌库房醒管理低：态冰抬a.侨盈库房母应集投中布幕置、递自成射一区拢，不沿堆放佳与档鸣案资邮料无拌关的挣物品闪，不末从事苦与库皮房管书理无怎关的公活动涨；库礼内档灶案必窑须按殖顺号筹上架师，不倚得错天架、贤乱架哪；昼全洗b.膊更除档疮案员尿外，称非档激案人巩员不开得随卡意出泪入库速房，缠确需裹进库谜的（偿如维曾修库楼房或枝设备未等）顽，则溜须有叼档案果员陪雕同并徐相伴妥始终夺；栏抱涂c.先抖库房竹设有岗中央遵空调潮、除戒湿机沈、温头湿度裹测量辈仪和荣消防石喷淋妨等设掌备，欧档案旱员要们定期圾检查垮，以双确保衡以上符设施玩的安偿全有辛效；重伏殃d.奉晋随时蝴注意旷库房猾温湿陆度的脸具体粥指数觉，务能必使取温度能保持湾在表14面0点C雾~2葬0工0亮C，吓相对方湿度饺50育%~垂65乔%扛；威震盆e.典继档案盖入库遮前要赴进行老严格若的检傅疫工凑作，虹特别加注意虹检查腿易于蚁生虫房的部涝位；待同时着对档话案必幸须进膊行定条期的驱防疫乡检查悲，有饲计划膨、分叫期分燕批地请对档孕案进泊行翻腔动；版录慕f.胸冷每月蓝中旬橡定期摇对库谎房进丢行清裹扫擦座拭，评包括欧擦洗哨密集捧架、勿地面宾、门业窗等孝，特馋别是保对一侄些小故角落恒、缝姿隙要辞进行歉清洁副消毒悼以防奋害虫喝滋生尚；摇g.壳识档案焰员离挡开库况房时慢应随套手锁顾门，影并注葵意检被查库努房门常窗的肺紧闭踪性；崇h.浩桶公司雀采用惯移动粉式密满集架爸作为味档案侦装具渣。档雷案按扬部室橡存放恰，密缝集架步的编木号及戴档案遍的存颤放顺讲序为雾自门符口起舟，从钳左自福右，继从上脂到下旧。雅堪亭B豆.于观流动才中的猜安全绒防护蜡：旧忠经a际.叠手档案夫在库乱房外忘未被左使用思时，攻不允马许长砍时间搬摊放体在桌朝子上足，而衔应及咱时放周入库姑房或晚专用怎的柜着子中比锁好虎，更捕不准薪擅自滴带离剧规定圣的使温用场冤所；标密蚂b亲.丧压未经攻许可坟，利聚用者读不得非将所闯借档娱案转镇借他唯人，来以防举泄密自；到轰认c帮.扩环未经祝许可笛，利浸用者眠不得准擅自倚拍照烧、抄幸录、墙复印估；陆尼哭d蜻.饼惊尽量甚减少壮档案隙原件丢在同柔一使皇用人模手中回的滞摇留时何间，张以防具因档皮案外弱借时株间过御长而洋出现哈的泄蜜密现报象。零3.伪2.虹4宣贝提供准利用蝴：衰A抓．耀加强恭基础皮工作棋：煌编制罩必要逗的全慰引目敢录和父案卷蛛目录叙，为淹档案质用户责提供启必要扰的检励索工陪具；用安装脾使用筑快捷归便利水的档航案管亭理软孟件，罩提高叉查档患效率党；坛开辟鬼阅览扰室，歉向档给案用嗽户提喘供档乖案信蹈息。知B报．开钱展查坟借服恢务：休借阅景：缸公司办内部探人员欣借阅依档案止的，尽须填巩写《籍档案列借阅敢登记忘表》牲，阅咽毕及存时归戏还；仓归还幼时，紫管理台人员结必须炕当面羊清点劈档案间页数微，之盐后再疗入库夏；炉非公个司人故员借丛阅档早案的挑，须帖持有净关单灯位介子绍信稀，并竭经公时司相遗关部指门主皆管同偶意后丑方可流借阅治；盈借阅还者必林须爱敢护所荷查阅净的档痕案，威不得同在档蔽案上巩涂改间、勾群划、怨圈点津或做只其他皆各种延标记家；不牺得撕嫩去档孕案内盖页；赚借阅冶者不微得在惧阅览绪室吸晓烟、橡大声盖喧哗削。流借出绢：活档案俱使用敬人如犹需借丧出档汽案，惜须填编写《自档案皆借出贼登记糕表》苏，并烘按规茎定于啄1绕周内略归还督，不尝能及垒时归信还的节，经帐档案愚员同检意可泳办理避续借坝手续咳；归双还时麻，档辟案管录理人眯员必笨须当邀面确鸡认档孔案完按整性铜后方诊可入悼库。户非公金司人肚员若梁需借叔出档热案，旱须持率有关员单位格介绍弦信，丹并征样得公蚁司相越关部袄门主对管同遥意后口，方泰可借匠出；企借出顽人员价须妥拴善保焦管好楼档案障，不刷得遗摩失、巷抽换哑、拆晌散、国涂改圾、转求借，图并负押有保殊密的亚完全锻责任军。鲜复印畜：凳档案虹使用否人若胞需复养印档辫案资唱料的胆，须尼经档暮案员键同意充；铲图纸林资料责若需忘借出页复印横的，甚须经苏档案味员同浊意并次严格晶控制识复印置份数效。误3.舅2.筒5议阿销毁浇：崭A撒．流蹲程：图书档案室档案员将确认销毁的档案材料登记在《档案销毁清册》上，并组织销毁复查结果上报人力资源部经理审批图书档案室档案员将确认销毁的档案材料登记在《档案销毁清册》上，并组织销毁复查结果上报人力资源部经理审批占知怕B脚．我要求炉：中准备澡销毁兼的档帝案材戴料在余未批蚂准前钩应单扰独保膝管；槐批准察销毁链的档锹案可狗送造格纸厂腐作原羞料或底用碎夏纸机刷销毁育，严坟禁将柄需要躁销毁旨的档量案作留其他梁用途杆，更骂不允怕许出筛卖。移档案急销毁百时，厉须有葱两人共以上浪监销久，并象在销功毁清渡册上掌签字蜻以示鞠负责使。栏相关搜文件僵：尺4.利1歉《融丹侨集倦团档由案管煤理办确法》泰之《搞档案墙保管房期限院表》迹4.畜2条《融耗侨集挤团人妥力资穴源管镇理体愉系》猴之《围人事议档案昼控制鄙程序严》岗4.耐3候《财健务档抢案管压理制位度》存5询．将相关醋表单养：膏5.成1临文沫件清桂单/如移交费清单世（具闸体见布《文绢件管挤理程寄序》粮）宏5.牢2砍档案吸借阅按登记俗表武5.港3拜档案街借出爬登记早表虑5.斩4镜档案原销毁衰清册菌编制猴：包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