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文档简介

清退和收集会议文件一、清退和收集会议文件的目的1.收回需要保密的文件，防止泄密。2.为会议文件的立卷归档做准备二、文件资料清退的工作程序1.确定清退文件资料的范围2.列出清退目录3.按期收集会议文件4.整理、捆扎清退的文件资料5.填写“文件清退登记表”6.核点文件资料7.查找短缺、丢失的文件资料8.如实向领导汇报1.确定清退文件资料的范围1.会议立项性文件。2.提交会议审议批准的文件。3.会议期间使用的文件。4.会议参考性文件。5.会议管理性文件6.会议记录、简报7.会议宣传性文件8.会议的照片、录音、录像等资料2.列出清退目录清退文件目录序号文件号文件名称文件份数清退人姓名工作单位职务联系方式备注5.填写“文件清退登记表”文件清退登记表清退单位：年月日序号文件标题发文日期发文单位上交份数上交时间上交人签名备注三、会议文件资料清退的方法（一）小型内部会议1、会议主持人在宣布会议结束的同时，请与会人员将文件放在桌上，由秘书统一收集。2、由秘书在会议室门口收集3、由秘书单独向个别已领取文件而未到会的人员收集。三、会议文件资料清退的方法（二）大中型会议1、提前发出文件资料清退目录，先由与会人员个人清理，再统一交给大会秘书处2、选择收集会议文件的渠道，运用收集文件的不同方法3、对会议工作人员，采取下发收集目录，限时交退。四、清退文件的注意事项1.统一印制清退目录2.分清清退文件资料的范围3.避免只要求部分与会人员退回文件资料而造成误会4.清退文件，需要填写“文件清退登记表”，交接双方清点无误并签字后留存5.文件清退归档后，对没有保存价值的文件予以销毁。作业布置1、简述会议文件资料清退的工作程序2、简述会议文件资料清退的方法文件资料的收集一、收集会议文件资料的范围1.会前准备并分发的文件。指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、会务整理性文件。2.会间产生的文件。决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报3.会后产生的文件。会议纪要、会议新闻报道二、收集会议文件的对象1.向全体与会人员收集文件。2.向会议的领导人、召集人和发言人收集文件。3.向会议的有关工作人员收集文件。三、收集会议文件资料的要求1.确定会议文件资料的收集范围2.及时收集会议文件资料3.恰当选择收集文件资料的对象4.严格履行收集会议文

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