公司礼品采购制度

公司礼品采购制度为了加强对公司员工在经营活动中赠送礼品的管理，树立良好的公司形象与风气，削减开支，避开铺张，特制定本制度。

2范围

本制度适用于公司对外经营活动中与礼品选购与制作、领用、赠送相关的全部行为。

3定义

本制度所称的礼品，是指由公司统一制作、选购的用于公司接待及外联所用的物品。

4职责

4.1企业管理部是公司礼品的管理部门，负责礼品的发放、登记造册、保管、处理等项工作。

4.2公司选购部负责礼品集中制作、选购工作。

4.3公司各分支机构及市场人员在季度资金方案范围内的`礼品费支出，协作公司选购部对的礼品选购进行询价复核。

4.4财务部门负责礼品费财务报销的审核。

5流程

5.1礼品的选购和制作原则

5.1.1货真价实原则：价格公道合理,不能以次充好、以假乱真。

5.1.2集体选购原则：参加选购人员不得低于2人。

5.1.3集中制作原则：季度方案、节日方案、专业设计，集中制作和选购。

5.2礼品的选购和制作

5.2.1礼品集中制作与选购：

依据公司各分支机构、高层管理人员对礼品的要求提交《礼品选购申请单》，公司选购部拟定《礼品集中选购方案》，包括：规格、单价、数量等、报公司分管副总审核—总经理审批后，公司统一集中选购礼品。

5.2.2日常礼品选购与制作：

a)各部门因业务需要领用礼品的，原则上在公司领用，假如库存礼品不能

满意需要，可以直接提交《礼品选购申请单》交给上级领导审批，由公司选购部组织选购，或者在审批授权后由使用者自行选购。

b)公司举办各类活动使用的有纪念价值的礼品制作，可依据活动组委会与

管理中心其它各部门共同组织设计、制作订购。其审批流程按分管副总审核—总经理审批后掌握。

5.2.3特别礼品的购买制作：

针对公司重要客户，由公司总经理批准支配紧急的重要礼品选购，根据《礼品选购申请单》、《礼品选购询价记录表》，经过审批后由总经理支配选购部负责选购落实。

5.3礼品入库

全部礼品选购回后由选购部、企管部行政主管和行政员共同验收入库，建立礼品接收与放发台账，每月盘点一次，做到账账相符、账实相符，盘点结果报管理中心副总、总经理以及相关部门。

5.4礼品分类

4.1礼品分类：5大类：A工艺品、B名烟、C名酒、D名茶、E电子产品详情见PPT选取；

4.2礼品分级：高级(单价1000元以上)、中级(单价400—1000元之间)、

一般(单价50—400元之间)；

4.3礼品册：相应礼品在对应的PPT中选取，如有礼品册内礼品不能满足要求的，相关部门可以提出补充意见，以便充实礼品册，形成具有公司特色的礼品集。

5.4礼品领用

5.4.1日常礼品按以下程序申领发放：

a)礼品使用人填写“礼品领用审批单”，分管副总或者分支机构负责人审核

后，在企管部行政文员处领取。

b)企管部行政文员审核此次赠送是否有重复交叉现象，并依据存货对各部

门间礼品的均衡安排、种类调配等做出支配。

5.4.2外地、项目现场、应急性购买的礼品或特别项目、特别礼品：

无论价值大小，统一由分支机构领导或者分管领导交给总经理批准，总经理同意后可以直接办理。经办人准时到选购部、补办有关入库、领取和登记手续。

5.4.3公司批准组织的各类大型活动礼品：

包括各种会议、庆典活动、聚会、项目验收、技术或市场推广会等，作为专项费用，由分管副总审核—总经理审批后执行。

5.5礼品费用掌握

5.5.1公司各部门将每季度方案、节日方案、礼品资金方案报分管副总或者分支机构总经理备案，总经理审批。

5.5.2在年度预算额度范围内支配制作或选购礼品的费用，由财务部依据礼品选购方案和礼品入、出库单，分摊计入各部门的费用中。

5.5.3在审批额度范围内的礼品领用，超过当月额度范围的，按规定程序审

批后执行。费用将要超过年度预算的，在不超过年度预算前提下，转报公司高管审核后方可办理领用手续。预期要超过年度预算的，应按年度预算增补程序报审后执行。

5.5.4费用实际发生时，依据本规定要求的各项审批单，作为费用实际发生的审核依据。

5.6礼品赠送

5.6.1赠送对象的身份、共性以及赠送方式、地点要与礼品的特点相相宜；多人场合，要留意区分受赠人的不同职位，考虑选择不同档次、品种的礼品；重复赠送时，留意花样品种的更换。

5.6.2避开礼品的重复赠送或漏送。同一单位同一客户在同一次赠送活动中，要避开公司或部门多头赠送现象；或其相反，遗漏重要来宾。礼品使用人和相关领导留意把关，防止此类事情发生。

5.6.3一般礼品赠送，目的是加强与客户的沟通，给客户留下公司良好的印象和记忆。赠送礼品时，留意了解授赠人的共性特点，讲究品位、格调，实行不同方式，做到既不铺张铺张，又能收到实效。

5.7组织纪律

5.7.1公司礼品是公司的财产，代表公司利益赠与客户，不容许任何个人私自占有或转赠他人；如有发生，视金额大小给与当事人经济或纪律处分；

5.7.2《礼品领用审批单》、《礼品发放登记台帐》是公司礼品发放工作内部组织管理的有效手段和对外公共关系的重要资料，有关人员必需妥当保存，严禁复制、外传和对外泄漏，违犯者将严厉 处理。

5.8礼品实物管理

5.8.1行政主管要本着对公