零售企业供应商管理手册

年4月19日零售企业供应商管理手册文档仅供参考零售企业供应商管理手册前言………………00×××零售企业诚信经营自律守则……………01×××零售商业经营模式现代化管理基本原则………………02×××零售商业<供应商管理规范>…………03×××零售商业寻找优秀的供应商……………04

×××零售商业供应商的谈判………………05

×××零售商业供应商档案的建立……………06×××零售企业供应商引进标准………………07×××零售企业新品引进………08×××零售企业商品新品登记表………………09供应商档案登记表………………10供应商考核………………………11

供应商要提供给×××零售的文件和资料……12×××零售企业要提供给供方的文件和资料…………………13×××零售企业公司杜绝商业贿赂协议………14×××零售企业采购作业流程图………………15×××零售企业合同管理………16×××零售企业公司经营合同…………………17

×××零售采购进货”五把关”、”十不进”原则……………18×××零售企业商品质量标准化………………19供应商交货程序…………………20供应商退、换货…………………21供应商货款结算…………………22供应商交货误差／串货通知单…………………23×××零售退货通知……………24×××零售企业与供应商交易条件变动通知…………………25×××零售商业供应商的汰换…………………26×××零售公司商品分类说明…………………27×××零售企业诚信经营自律守则诚信是企业的生命,是商业经营的灵魂,诚实守信是市场经济的要求,也是企业在市场竞争中的立业之道、兴业之本。为了适应加入世界贸易组织后的新环境,维护投资者、经营管理者和消费者的权益,更好地满足客户,满足消费者需求,为客户创造最大价值,实现企业的社会责任,促进中国经济持续、快速、健康发展,特制定企业诚信经营自律守则。企业诚信经营是指企业依照国家法律规定、市场规则和商业道德规范,本企业经营宗旨、方针、发展战略,在经营管理和市场营运中确立和执行的自律性理念和行为。企业要强化诚信意识,树立企业效益与社会效益相统一的经营思想摒弃弄虚作假、苛斤扣两,短少串货、掺杂兑假,不正当竞争,见利忘义等不道德行为。企业要依法经营。要建立和健全规范的法人治理结构,确保出资人的权益。反对和抵制企业经营管理者在企业经营和企业重组、上市、兼并过程中,侵吞国家资产和给国有资产造成严重流失,为谋个人私利,以侵占她人财产、损害她人利益为目的的行为。企业从事市场活动要遵循”公开、公平、公正”的市场规则。严格执行国家物价政策法规,明码标价,货真价实,老幼无欺,决不利用非法、不道德手段及虚假广告等方式捏造、散布虚假事实,诋毁竞争对手,搅乱市场秩序,损害消费者权益。企业要认真执行消费者权益保护法,切实维护消费者的合法权益,兑现各项承诺。杜绝企业的非法传销、暴利经营、拖欠货款等违法违纪行为。企业要严格质量管理,采购坚持”五把关、十不进”。不伪造或冒用认证标志、名优标志等质量标志;不在生产、销售的产品中以假充真,以次充好;绝不搞”虚夸原价、虚假折扣”欺骗顾客的把戏。企业要加强技术创新、营销创新、技术改革和产品开发。不侵害她人知识产权,不冒充或使用其它企业的商标、标记。

企业要保障职工的利益,遵守劳动合同、社会保障和医疗卫生保健的规定,加强安全管理,保护职工在劳动过程中的安全与健康。杜绝拖欠工资、擅自违约、危害职工生命安全等侵害职工利益的行为,确保企业职工社会福利保障权利的落实。企业要严格遵守<会计法>和有关财务、会计、审计的规定,保证会计资料真实、准确、完整,不做假帐,不开具虚假发票。企业要依法纳税,认真履行纳税义务。决不逃税、偷税、漏税、欠税、抗税。企业要确立和维护自身的金融信用,支持和配合金融机构防范风险。强化客户档案管理、诚信数据库等信用管理功能,自觉履行行业规则和为客户保守秘密。企业之间遇有经济纠纷、侵权和伤害行为时,应经过协商方式或经济仲裁、法律诉讼等办法解决。决不用非法手段或不正当行为处理争议,更不得伤害对方。不搞地方保护主义。企业要自觉维护社会稳定,履行社会职责。严格执行和落实保护自然环境和实现可持续发展的各项法规和措施,决不以邻为壑。认真贯彻”三个代表”、全面建设小康社会的奋斗目标,共同创立社会主义物质文明、精神文明、政治文明,争当”三大文明”的窗口企业。企业要自觉接受行政、司法部门及中介组织的审计和监督。决不采取不正当手段欺骗检查和监督。我们将虚心接受广大客户、供应商,同仁、兄弟单位、消费者的监督,并望广大客户、供应商和同行共同努力营铸诚信企业、诚信市场、诚信社会。×××零售商业经营模式现代化管理基本原则自主经营集中管理集中采购统一配送进销分离一级核算单品管理进价核算严把合同统一结算应对人世快速反应拓展周边进军农村连锁开路批发布网规划新业态整合资源电子采购网上交易”三流”归一整体运行集团兴业资本运营专业分工配合默契网络营销做大做强严格程序扣紧环节规范化操作标准化管理客户第一诚信至上勇追最先进敢当排头兵<供应商管理规范>0目的:为明确规定公司的供应商、合同管理程序,特制定本管理规定。0适用范围本管理手册适用于公司采购部门全体员工。3．0相关文件<采购部员工基本素质要求><供应商管理规范>4．0职责严格审查供应商资格,确定双方合作的内容和条款,维护公司利益,遵守审批手续,加强供应商合同的管理。建立供应商管理规范,优化供应商结构,维护公司整体利益,提高供应商对店铺的支持,提升销售。6．0作业程序寻找优秀的供应商6．1供应商的分类:6．1．1．1按供应性质分类:制造商、代理商、批发商;6．1．1．2按区域分类:全国性供应商、区域性供应商、本地供应商;6．1．1．3按品牌分类:知名品牌供应商、一般品牌供应商、自有品牌供应商;6．1．2供应商选择策略:6．1．2．1全国品牌商品争取与制造商、地区总代理直接进货;6．1．2．2地方商品应与本地制造商直接进货;6．1．2．3同一品类应有至少两家供应商供货,以获取较为低廉的供货价格,6．1．2．4不引进只提供一种商品的供应商,除非特别情况,并经采购总监批准。6．1．3供应商应提交的资料:6．1．3．1盖公章的企业营业执照复印件(并已办理当年度年检)6．1．3．2盖公章的企业税务登记证复印件(并已办理当年度年检)6．1．3．3企业法人代码证书6．1．3．4商标注册证明6．1．3．5代理、经销商的代理、经销许可(授权书)6．1．3．6企业开户行资料6．1．3．7盖公章的增值税发票复印件6．1．3．8盖公章的商品报价表6．1．3．9其它相关资料6．1．3．10食品类商品供应商还应提供:食品生产企业许可证,食品卫生许可证,新产品批准证书防疫检测报告,销售地当地的卫生防疫检测报告,进口商品卫生许可证6．1．3．11药字号保健品供应商应提供:药品生产企业许可证,药品生产企业合格证,药字号保健品批准证书等。6．2供应商的谈判6．2．1谈判要点:序号谈判要点谈判细则1销售分析最近时期的销售情况(最近一个月或半个月)供应商商品中销售最好和最差的商品每天、每周、每月销售额4.顾客反馈2利润回顾销售情况很好,供应商是否能再降低进价,以便扩大销售量销售达到供应商的返利要求,供应商应予返利供应商提供给其它门店更低的价格,应对本门店一视同仁或提供更低价格4．供应商的通道费用3促销活动及安排新产品上市时的促销活动节假日的促销活动店庆及门店组织的促销活动供应商自身的产品促销活动促销的详细计划应提前7-10天提交给门店促销的配合与衔接促销员的管理促销品、赠品的管理促销期间的加大订单和货源保证促销费用4供货情况严格控制断货现象的发生与供应商一起分析断货的原因:信息沟通中的不顺畅、不及时供应商的生产、供应能力跟不上其它原因在供应商商品畅销的情况下,要求供应商的优先供货对于销售缓慢或滞销的商品,与供应商共同分析原因并采取相应对策:促销供应商提供折扣,降价调整位置退换商品要求供应商逐步建立与本门店的信息系统相连接的信息系统,以便及时的信息传递对多次断货供应商采取惩罚措施5送货直接送货送货至配销中心送货的预约6价格分析其它门店同样商品的售价其它品牌同类商品的售价与供应商共同分析,是否还能在降低成本的基础上降低其零售价?7付款方式付款方式(现金买断?30天付款?代销?其它?)总部统一结款?分店结款?8新货新产品的推广计划新产品的进场新产品的促销方案9市场信息同类商品的销售情况顾客的反馈潜在能力的商品10季节性销售计划提前30-60天准备供应商应备足货源门店指定价位的商品开发供应商的促销计划11竞争情况分析与供应商共同分析其产品在不同商场的销售情况,分析本门店的优势与不足同类产品的其它品牌的市场状况12货品种类发展潜质同一品类应增加的品种不同规格、不同包装产品的开发根据顾客的要求进行新产品的开发6．2．2与供应商谈判的技巧:6．2．2．1谈判前要有充分的准备6．2．2．2谈判时要精神焕发,有朝气6．2．2．3尽量与有权决定的人谈判6．2．2．4尽量在本门店办公室内谈判6．2．2．5我方应掌握主动6．2．2．6必要时转移话题6．2．2．7尽量以肯定的语气与对方谈话6．2．2．8尽量成为一个倾听者6．2．2．9尽量站在对方的角度,为对方着想6．2．2．10必要时以退为进6．2．11不要草率做出决定12谈判时要避免谈判破裂6．3供应商档案的建立6．3．1供应商的档案应包括以下内容:6．3．1．1供应商登记表6．3．1．2供应商产品价格登记表6．3．1．3供应商企业资料6．3．1．4供应商采购合同6．3．1．5供应商洽谈登记表6．3．1．6供应商顾客投诉登记表6．3．1．7供应商顾客服务登记表6．3．1．8供应商销售业绩分析表6．3．1．9优秀供应商综合评估加权评分表6．3．2供应商的档案应该及时登记、整理6．3．3供应商的档案应由专人负责整理、保管,并录入电脑系统保存资料。×××零售供应商引进标准供应商与我公司是一种合作,而非对抗的关系,双方惟有相互合作,才有可能达到互利和双赢的目的。我公司为了更大限度地使客户满意,优化供货渠道,建立稳定可靠的供应商队伍,为顾客提供优质的产品和服务,对市场负责,对顾客负责,也对供应商负责,因此对供应商引进制定以下标准,作为我公司引进新客户的依据。供应商的资信、实力、信誉(满意度、信誉度、忠诚度)好;报价合理诚实、绝不违背诚信的原则;不贪图近利和暴利,愿与我公司一起成长;商品品质优良,品牌形象好,商品适销对路;能在订货及配送作业时与我公司密切配合;应是其所从事行业中的佼佼者,其产品市场占有率高;供应商的协调能力强(协调就是供应商的配合程度、灵活应变能力、技术和共同开发能力等);供应商的质量保证体系较为完善,主要包括其体系完整性、有效性和员工的参与程度。比如,是否实行全员、全过程、全面质量管理及其严格的考核制度和程序;供应商的生产开发、综合能力要强,主要包括生产管理能力、设计能力、生产工艺技改能力、对不合格产品的控制能力及采购的储运管理能力强;供应商管理流程、仓储应整洁有序,运输应按时保质,生产现场应进行自检、首检、互检、巡检,主要工序有简洁而实效的作业指导书或规程规范、有详尽记录和封样样品说明其有独立或合作设计开发产品的能力,对不合格品进行标识、隔离、记录、评审和及时处理,对采购的物料应按ABC分离管理,对其不同的供应商应定期进行有针对性评审与记录,有一整套严格的进货检验、控制制度、检验人员应该尽职尽责,仪、校设备要求精密,进行盘点时账、卡、物要相符;付款条件优惠;供应商具有战略联盟、双赢多赢理念。供应商初次进入零售,应将自己的资质证明等详细资料,提供给零售业务人员,并将自己的商品明细及报价单交给零售业务人员,然后我方业务人员将会提供给供方一些×××零售的文件和资料,并指导供应商填写供应商档案登记表,供应商应按照供应商档案登记表中的各项据实登记,不得出据伪造、虚假证件,否则,必须承担由此造成的一切后果,包括赔偿给甲方造成的经济损失。不能经过供应商档案审查的,零售将拒绝同其发生业务往来。经过供应商档案审查合格的供应商信息将进入零售计算机系统中的客户关系管理系统,成为零售意向客户。我方业务人员将根据供方提供的资料对供应商进行调查和评估,特别是对新品引进的可行性进行评估,根据市场需求情况,写出引进建议方案,报经×××零售联审委员会会议研究,是否引进该供应商和该产品。经联审委会议决定批准后,×××零售将同其签署<杜绝商业贿赂协议>,以期双方建立诚信合作关系;若供方拒绝签署<杜绝商业贿赂协议>,×××零售将不能同其发生业务往来,只有签署了此协议的供应商,才能继续下一步同×××零售签订正式合同。这时我方业务人员将向供方提供×××零售公司经营合同文本,并同供方业务人员一起对合同文本的条款进行逐项谈判,以期达成共识,形成合同草案,双方依据各自公司合同审批程序对合同进行审批,经审批后的合同,我方业务人员即可将其内容登录到计算机系统中,进入我方计算机中的合同管理系统,此供应商也就是被我公司正式引进,成为我公司的合作伙伴。以后的所有环节(下订单、进货、送货、收货、销售、结算)等都要依据合同。新品引进对于一个商场来说,”市场定位准确,就是成功的一半”、”进货对路是经营成功的一半”。科学的发展,市场瞬息万变,使每年有无数的新品生产,同时有无数的产品被淘汰,因此,引进新品是一个商场工作的中的重中之重。我们公司要发展就必须不断引进新品,扩大名、优、特、新产品比重,靠不断引进新品搞差异化经营。因此我公司每年要有25%至30%的新品引进,争取做到”人无我有,人有我新”。新品引进是采购的常职工作。业务部门每周的新品审核工作应从如下几个方面进行分析:①价格优势。新品在品目的价格带中是否处于优势。②质量优势。在符合相应法规要求的前提下,表现出的质量价格比优势。③品牌优势。新品在国内乃至国际属于名牌产品,品牌形象好,对提升商场形象及吸引消费者有利。供应商介绍新品应带样品,并带来有销售记录的增值税发票复印件,并陈述商品,列明所供商品的品名、规格、型号、品牌、花色、质地含量、保质期、质量等级、生产厂家、产地等,说明可否退换,最小定货量,运费是否包括及报价是否含税,并介绍商品附带的服务,如是否带衣架(服装),是否维修、安装,有无特别包装等,然后据实填写我方业务人员提供的新品登记表,业务人员可依据市场调查情况对新品登记表进行评估,确认其引进的可行性,上报联审委员会审批经过,即可办理相关手续。如已签订合同,则依据合同签订程序先签订合同,再制作订单。供应商依据订单提供货源。附加:<商品ABC管理法>ABC管理法就是将各种商品按其数量和成本大小划分为ABC三类,区别对待。ABC三类划分的标准是:一般将品种少(占全部商品的5%-10%左右),成本大(约占全部商品的70%-80%左右)的商品划为A类;将品种数量和成本额都占10%-20%的商品划为B类;将数量多(约占全部商品的70%-80%)成本小(约占全部商品的5%-10%)的商品划分为C类。然后按ABC三类商品的品种数量比重列表分析,以确定商品管理的重点,并对不同类别的商品采取不同的管理措施。1、对A类产品。由于其成本占有比重高,应作为管理的重点。确定进货批量和经济订货点,尽量减少每次的批量,适当增加全年的订货次数,其次在按商品的品种确定其保本保利期,严格控制在库时间,尽可能加速A类商品的周转。2、对B类商品也要事先为每一品种计算经济进货批量和订货点。对商品情况定期进行分析,检查商品计划或定额的情况及时纠正偏差。3、对C类商品,能够定期检查库存,按经验适当增加每次的进货批量,减少全年订货次数。对这类商品存货的收发可采用简易的方法进行管理×××零售商品新品登记表合同号:_______________供应商名称:_______________NO.扣率___________柜组号_____________柜组名称___________1234商品代码商品条码商品名称商品分类型号规格进项税率销项税率品牌产地计量单位售价货号花色质地含量保质期天数质量等级生产厂家季节填表人___________填表时间__________审核人___________录入人____________供应商档案登记表供应商编码:NO:企业名称中文﹡英文注册地址中文﹡英文法定代表人姓名﹡电话﹡E-Mail业务代表人姓名﹡电话﹡E-Mail通信地址﹡邮编﹡其它电话传真﹡部门电话部门电话部门电话税务登记税务号﹡电话﹡开户行(主开户行)﹡账号﹡企业性质﹡□国有□集体□股份公司□联营□民营□私营□外资□合资□合作(包括合伙)企业类型﹡□生产型□经营型□代理型□生产经营型□生产代理型□经营代理型□生产经营代理型企业规模﹡□集体□特大型□大型□中型□小型主要商品名称﹡新品注册(代理)品牌﹡品牌类型世界著名品牌□世界品牌□中国著名品牌□知名品牌生产(代理)的主要商品名称(按类别以销售额由大到小排序)排行品名占公司销售金额%占全国市场占有率%123年销售总额(万元)年生产能力(万元)注册资金(万元)说明:1.因为此登记表要录入计算机,请用正楷字填写,否则造成错误将由填写人负责。2.带”﹡”栏为必填项,其它项根据业务需要填写。3.供应商编码将由计算机自动生产。4.代理、总经销、总代销、买断必须具有法人委托书和代理授权书。双方合作方式﹡□经销□联营、专柜□代销□租赁在提供的证书栏内填写号码和到期日期。证书名称号码到期日期营业执照﹡企业法人营业执照﹡卫生许可证﹡生产许可证﹡税务登记证﹡商标注册证﹡组织机构代码证指定/总经销证书法人委托书代理授权书特殊商品特约经营证特殊商品生产许可证转手商品特约经营证卫生检疫许可证质检报告及产品生产所依标准进口商品检验证明海关检疫许可证安全认证专业认证标志证书其它认证(ISO9000ISO14000)等清洁生产证明书商品质量保证书省部级以上荣誉称号及获得时间业务员对该供应商及产品评述供应商的信誉□优□良□好□一般□较差供应商的货源供应的稳定及时性□优□良□好□一般□较差供应商的商品品质品牌形象□优□良□好□一般□较差供应商退货情况□优□良□好□一般□较差供应商对促销的态度□优□良□好□一般□较差业务员对该供应商的调查及考核评述﹡分管业务经理意见﹡总经理意见﹡供应商考核我公司引进供应商后,将同供应商建立长期友好的合作关系,同供应商建立战略联盟,树立双赢的理念,实施客户关系管理,共同开拓市场、服务市场,为消费者提供优质的产品和服务,为了更好地赢得客户,提高客户的满意度、忠诚度,我公司以计算机统计的事实数据为依据对供应商进行考核,考核内容如下:货源的可靠程度。主要分析供应商供应商品的能力和供应商信誉,包括商品的花色、品种、规格、数量能否按采购的要求按时保证供应,信誉好坏,合同履约率等。商品质量和价格。供应商贡献毛利额。即供应商所供商品为零售提供的毛利总额。供应商贡献毛利额。即供应商所供商品毛利总额同商品销售总额的比率。坪效,即供应商所占的经营面积,每平方米的贡献毛利额,此经营面积要根据具体的地方划定等级,如营业大厅所要求的坪效就高,如供应商在此处经营,必须提供相应的毛利额。供应商所供商品适销率。供应商所供商品平均合格率、总合格率。合格率越高,表明品质越好。批退率。批退率=退货批数÷交货批数×100%,根据某固定时间内(如一个月、一季度、半年、一年)的批退率来判定品质的好坏,批退率越高,表明其品质越差。供应商商品退货及时率,即供应商处理退货是否积极,能否及时解决残损、滞销、过时、过季商品。供应商促销是否积极,对我方促销是否积极配合,配合是否得当。附加:<供应商ABC分类法>ABC管理法就是将各种供应商按其供应效率、质量、支持力度、配合力度合作潜力、经济贡献等划分为ABC三类,区别对待。以确定供应商管理的重点,并对不同类别的供应商采取不同的管理力度。供应商要提供给×××零售的文件和资料下列文件或资料在不同交易阶段为必备,请勿遗漏,以免影响交易。顺序文件或资料名称给予时间目的发出单位接受单位1供方简介及商品目录,工商执照,税务登记,商标注册证,质检报告,代理授权委托书第一次第二次商谈前介绍企业及产品供方销售部零售业务部2签订零售与可能合作供应商协议正式报价,确定交易条件前确保日后无商业贿赂供方销售部零售业务部3报价单正式报价确定价格供方销售部零售业务部4供应商基本资料第一次交易前建档供方销售部零售业务部5签定商品购销合同书第一次交易前确定交易条件供方销售部零售业务部6零售订单每次交货时交货用运送单位零售仓库7增值税票请求汇款时收款用供方财务或销售部零售财务部8进仓单(进仓单上要有签收)汇款、对账用收款用供方财务或业务部零售财务部9供方交易条件变动交易条件变动变动交易条件供方销售部零售业务部×××零售要提供给供方的文件和资料顺序文件或资料名称给予时间目的发出单位接受单位1零售供应商指导手册及可能合作供应之协议确定交易条件前确保无商业贿赂零售业务部供方销售部2商品购销合同书确定交易条件时买卖一般性协议零售业务部供方销售部3零售订单及送货单订货时订货用零售业务部供方销售部4零售退货单退货时通知退货零售仓库供方销售部5供方交货差异通知单供方交货24小时内通知交货数量或商品的差异零售仓库供方销售部×××零售公司杜绝商业贿赂协议协议项目双方共同合作杜绝一切商业贿赂协议缘由商业贿赂在工商业是一种极为普遍现象,×××零售公司与可能合作供方必须签订此协议,杜绝一切商业贿赂,让彼此双方在”诚信”的原则之下发展正常商业关系,成为真正的事业合作伙伴。以下几种行为属于我公司与供应商合作过程的禁止行为1.供应商以提高商品价格、降低产品质量向我公司员工提供回扣或礼品。2.我公司员工向供应商索取回扣、红包、奖金和贵重物品。3.我公司员工利用自身工作特点和便利向供应商索、吃、拿、卡、要。供方向零售付费的方法1.供方向零售交纳的费用、押金、奖金、返利、人员工资、装修费、赞助费等形式的一切款项,必须以转帐(财务部认为需要或许可交纳现金除外)或在货款中扣除,零售财务部出具收款收据。2.供方不能找借口向零售的部门或个人支付现金,否则我们将视同供方违约并有贿赂行为。3.在本协议签订之前,供方在需方的有关部门已交纳现金押金或以后应退的押金款项,请在本协议签订一个月内,将款项转到零售财务部,以避免商业贿赂行为之嫌疑,并可保证日后押金及时退返。违反本协议的处理1.供方违反本协议而进行贿赂者,零售将马上停止与供方正在进行的所有商业合作关系,并冻结所有应支付供方的应付账款。2.如果零售员工向供应商索取现金、奖金、贵重物品等,或者违反本协议有规定,请供方向零售的经理室举报。为此,我们将视供方为最诚实合作伙伴,将给供方最优惠的合作条件。协议人(供方):协议人(需方):名称:名称:地址:地址:法定代表人:法定代表人:(或总经理):(签名)___________(或总经理):(签名)___________业务经理:(签名)___________业务经理:(签名)___________财务经理:(签名)___________财务经理:(签名)___________公章:公章:年月日年月日×××企业采购作业流程图负责人员负责人员供方业务员供方及商品介绍供方业务员供方及商品介绍企业业务员停业洽谈商品是否企业业务员停业洽谈有需要档书件供方提供工商执照、税务登记证、质检报告等签定企业与合作供方协议书档书件供方提供工商执照、税务登记证、质检报告等签定企业与合作供方协议书企业业务员企业业务员供方与商厦业务员供方与商厦业务员供方业务员供方业务员供方业务员与商厦业务部供方业务员与商厦业务部企业业务员企业业务员或信息维护录入员商厦业务员企业配送组商厦业务员企业配送组企业营业员企业营业员员企业采购部或业务部员企业采购部或业务部发票并请付款发票并请付款付款审核并汇款付款审核并汇款企业财务部会计合同管理一、采购合同签订的原则1签订合同的供应商必须具备法人资格。2采购合同必须合法。3签订合同必须坚持平等互利,充分协商的原则4签订合同必须坚持等价、有偿的原则5采购合同应当采用书面形式6采购合同应该双方合同公章方才有效二、采购合同的内容5．2．1合同的标的:设备、商品的品名5．2．2商品的条形码、品种、数量、规格,此项数据一般附在价格表上,如此,采购合同上必须注明价格表为合同附件5．2．3使用电脑系统的门店一定要求供应商的商品带有条形码(部分生鲜食品除外)5．2．4商品的品种应具体,避免使用综合品名5．2．5商品的规格应规定具体颜色、式样、尺码和牌号等5．2．6商品的数量必须以门店实际销售的单位为最小单位5．2．7商品的质量和包装:合同上必须注明商品的包装方式,合同上应有具体的质量保证条款。5．2．8合同上有明确的包换、包修、包退的条款5．2．9商品的价格和结算方式:5．2．9．1不论以何种方式报价,价格表上必须注明确切的商品进价5．2．9．2合同上必须规定明确的商品结算方式和程序5．2．10交货期限、地点和送货方式:5．2．10．1合同上必须明确注明交货的时间、地点5．2．10．2有配送中心的门店可注明送货至配送中心5．2．11对于新供应商,一般先签署3个月的试销合同,如三个月内销售状况良好再续约5．2．12商品验收方法:合同上必须注明验收的标准,合同上必须注明验收的方法、期限和地点5．2．13违约责任:注明违约行为,一般以下三种行为为违约行为:5．2．13．1不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品5．2．13．2不按合同中规定的商品质量标准交货5．2．13．3逾期发送商品5．2．13．4注明违约责任5．2．14合同的变更和解除的条件5．2．14．1合同中应规定在什么情况下可变更或解除合同,什么情况下不可变更或解除合同5．2．14．2合同中应注明经过什么手续来变更或解除合同三、采购合同的签订程序供应商经过谈判,符合我方各方面要求供应商经过谈判,符合我方各方面要求供应商提供的样品、供应商提供的样品、资料经过审核 采购主管填写采购采购主管填写采购合同申请单供应商填署空白门店采购合同,并与价格表一并盖章供应商填署空白门店采购合同,并与价格表一并盖章 采购员审核签名并将采购合同上交采购经理采购员审核签名并将采购合同上交采购经理采购经理审核并签名,采购经理审核并签名,呈交采购总监审核采购总监审核、签名采购总监审核、签名合同生效合同生效

四、采购合同的归档管理与跟进1采购合同的归档管理:1．1按照商品种类分类归档1．2采购合同复印件与供应商档案归档1．3采购合同原件单独归档、统一管理2采购合同的跟进:2．1以采购合同的条款检查供应商的表现2．2采购合同期限的预警2．3在采购合同期限前一个月对供应商的表现做综合评估以确定是否续约2．4可在电脑系统中设定合同期限预警程序×××零售合同管理为保证本公司在国家的政策、法律、法规允许的范围内依法经营,保护本公司及客户的合法权益,加强本公司内部的合同管理,减少经济纠纷,提高经济效益,特制定本规定。合同的内容要求(1)订立经济合同,必须遵守国家的法律、法令,必须符合国家政策和计划的要求,任何部门和个人不得利用合同进行违法活动,损害本公司的利益。(2)订立经济合同,必须贯彻互惠互利、平等自愿、协商一致的原则。(3)为保证经济合同内容的合法性,禁止随便携带已盖合同专用章或公章的空白合同或空白便条,如确有需要,须经主管业务的副总经理副总经理批准办理领用手续,使用完毕经审查无误后,办理销准手续。合同的签订要求(1)所有经济合同必须采用书面形式订立。(2)为便于管理,经济合同实行统一编号制。合同签订后,除交付对方一份外,负责该项业务的业务员应将合同交给合同录入员登录电脑,由电脑统一管理。不录入电脑,将无法依据合同制作订单,也无法开展业务。其它相关人员能够依据权限查看合同内容。(3)所有经济合同原则上应采用统一的格式合同。业务人员对于格式合同的条款须有全面、正确的理解,对于选择的条款和不采用的条款应明确标注,以免产生误解。(4)在订立经济合同前,应对对方当事人的工商营业执照、经营范围、法定代表人身份证明书、法人授权委托及资信状况进行认真审查,并将上述情况形成书面资料存盘。(5)合同的关键用语应力求准确,表述应规范、明确、文字书写要工整。(6)合同应具备下列主要条款:合同标的(如货物、劳务等);标的物数量和质量(质量应写明执行何种质量标准或由双方议定);价款或酬金,除写明数额外,还应明确支付地点、计算标准、支付方式等;履行的期限、地点和方式;违约责任;数额较大的经济合同,有条件的应要求对方当事人提供保证(可采用担保、抵押、保证金、留置等方式)。(7)合同订立后,如经双方协商对合同进行变更或解除,应以书面形式作出并由双方签字盖章。合同的审批程序(1)合同的审批应按照采购员、合同员、采购负责人、分管经理、总经理这一顺序严格执行审批程序。(2)各级审批人员应对合同进行全面审核,并写明具体意见。业务人员、分管经理应着重审查合同的真实性和经济效益;合同员应主要从合同的规范性、合法性等方面进行审核;总经理对合同负责全面审核。(3)已订立的经济合同经双方协商,确有必要变更或撤消的,按照合同原审批程序重新报批。(4)合同审批表和双方的往来信件、传真、函电、票据、单证等,均应作为合同的有效组成部分同合同一起存档备查。合同的履行及管理(1)经济合同签订后,既具有法律约束力,各业务部门应积极履行合同约定的义务,同时督促对方当事人履行合同。(2)对方当事人不能履行合同,且我方已掌握其确切资料可为维护商场的利益暂时中止履行合同,并立即以书面形式通知对方。(3)为了对合同签订后的履行情况进行管理和监督,执行合同的业务员、合同员在审查合同时,应根据双方约定的履行期限和方式制作合同履行进度表。(4)合同员应根据合同履行进度表监督合同的履行情况,并由具体业务主办人员同合同员共同视履行进度填写进度表。(5)合同对方如不履行合同或出现违约,业务人员应立即将具体情况向合同员和分管经理通报,共同制定对策。合同出现问题的处理(1)经济合同订立或履行过程中发生问题和纠纷的,业务部门应及时向主管机构和领导逐级汇报,汇报应采用书面形式,情况特别紧急的,应先行采取紧急措施,保证财产不受损失。(2)对方当事人不履行合同或违约的,我方应暂时中止履行合同,并通知对方尽快履行合同,要求其承担因违约给我方造成的经济损失;<通知>或其它方式表示应采用书面并可留作依据的方式。(3)如经过协商方式不能解决纠纷,业务部门应及时要求法律援助,听取律师意见,以便经过程序妥善处理。(4)各业务部门及有关人员应严格遵守本制度,对于违反上述规定,导致本公司经济利益受到损失的,将根据公司奖惩制度的有关规定严肃处理。×××零售公司经营合同供货厂商:厂商编码:合同编号:签约时间:签约地点:经营方式:□经销□联营□代销□租赁甲方:×××零售公司乙方:甲乙双方本着平等自愿、公平公正和互惠互利的原则,依据<中华人民共和国合同法>,经甲、乙双方友好协商,达成一致意见,签订本协议,共同遵守。所有为×××零售提供商品或在×××零售从事服务的供应商都必须签订合同,在签订合同之前要按照×××零售的规定进行供应商档案登记,并同×××零售签署<杜绝商业贿赂协议>,只有经过了供应商档案登记和签署了杜绝商业贿赂协议的供应商,才能签订本合同。乙方如不据实登记供应商档案,出据伪造、虚假证件,必须承担由此造成的一切后果,并赔偿给甲方造成的经济损失,甲方有权终止本合同。经营场地及管理:甲方提供经营场地,装潢由甲方统一规划、施工,乙方按规定交纳进场费元,交费方式为:□从乙方货款中扣除(见结算扣款项);□乙方缴给甲方(经销、代销)。甲方提供经营场地,具体位置在楼区㎡(其中柜位面积㎡公摊面积㎡)货架节,供乙方设置柜位,经营本合同所定商品(服务)。乙方自签订合同之日起,向甲方交纳进场费和道具使用费元,交费方式为:□从乙方货款中扣除(见结算扣款项);□乙方缴给甲方(联营、租赁)。乙方自行装修或制作货柜的费用,由乙方自理,并事先须征得甲方同意,否则,乙方必须无条件拆除,损失由乙方承担。甲方自乙方缴费后3天内将场地或柜位交付乙方,场地交付之日起即为起租生效日(租赁)。乙方不得以任何形式将联营专柜转让、转租和承包她人,否则甲方有权收回柜位,并将乙方清退出场,其费用不予补偿(联营)。乙方不得擅自为扩大经营面积,占据公共面积,否则甲方有权对其执行处罚(联营)。甲方因经营管理需要变动联营专柜位置、面积或作其它改变,须提前15天通知乙方,乙方应予配合实施(联营)。经营范围:乙方所供商品类别为,商品品牌为,注册商标为,商品名称为,专利号为,生产厂家为,生产地为。乙方首次供货或供应新品要向甲方业务人员提供详细的商品信息及报价单,并带样品,以便业务人员制作商品目录,制订商品订单,续订商品由业务人员直接下达订单,订单与本合同同样具有法律效力(经销、联营、代销)。商品分类商品品牌代码分类名称代码商标名称订货及送货要求(经销、代销);商品的最小订货数量为,最小订货金额为,订货周期为,不可订货日为。乙方提供商品明细,甲方根据需求制作订单,乙方交货根据订单,不得多交或分批交货,多交的商品甲方将拒收,运输费用由乙方承担,少交的商品如甲方需要,乙方应按甲方另行开具的订单供货。甲方如需要改订单,要在合理的时间内,以书面形式更改订单,乙方如在收到该更改通知后7日内未提出书面异议者,则视为同意按更改后的订单交货。乙方在订单规定的交货期限内没有履行订单,而在被允许推迟履行的合理期限仍未履行时,甲方可予终止订单。乙方未履行甲方订单的任何义务,或履行义务不符合订单要求,且在收到甲方书面通知后10日内仍未履行或终止者,甲方可予终止订单。经双方协商同意后可修改或终止订单的全部或一部分。交货及运输□乙方按订单所规定的时间将商品运至订单指定的地点交予甲方,所有交货费用由乙方承担(经销)。□甲方自提,其提货费用甲方承担%,乙方承担%(经销)。乙方送货必须依据甲方订单,将订单所列的商品按照正确的数量和规定的时间将货物送到订单指定的地点,运输方式由乙方自定,运输费和保险费由乙方承担,不允许私自将商品送到柜组,否则一经发现,将作没收处理(代销)。商品质量:乙方提供的商品应符合<产品质量法>的规定,乙方提供的商品要有质量检验报告书,经验收合格后方可上柜销售,因产品质量问题造成的一切损失、后果全部由乙方承担,切实维护消费者的合法权益,保证甲方商业信誉。商品验收:□乙方送货时应提供甲方订单(同时附上乙方送货清单),甲方对商品质量和数量进行验收。商品质量由甲方质检人员按照双方签订的”质量保证协议书”规定的标准及要求验收;商品数量由甲方收货人员按订单验收,以实际验收数量(不含免费搭赠之数量)为准。验收时如发现商品质量不合格或数量不符,甲方除及时通知乙方外,并由乙方承担退货有关责任(经销、代销)。□乙方自提商品时,由甲方提货人员在交货现场按订单规定进行质量和数量验收,验收办法同上(经销)。商品价格:乙方给甲方的价格应公平合理,不得高于乙方给甲方所在地其它同类商场或门店的最低供价。如乙方价格发生变化,应提前7天书面通知甲方,由甲乙双方协商确定,否则甲方有权按最低供应价付款(经销)。乙方应遵守甲方物价管理规定,乙方如提供供应价,其价格不得高于乙方提供给甲地其它同类商场或门店的供应价,其零售价由甲方自定;乙方如提供统一零售价,商品零售价不得高于甲地市场价,其给甲方的扣率不得低于乙方给甲地其它同类商场或门店的扣率水平。否则甲方有权要求乙方将供应价降下来,按降下来的供应价与乙方结算。并按甲方物价管理规定予以处罚,行政部门执法抽检费由乙方支付(代销)。乙方执行甲方物价管理规定,商品订价不得高于甲地市场价,否则按甲方物价管理规定予以处罚。行政部门执法抽检费用由乙方承担(联营、租赁)。商品包装(经销、代销):商品的包装须完好无损,确保安全、卫生地运交甲方,直至售予消费者或经营者;商品包装之标识应符合国家法律、法规之规定或双方的约定,如因包装原因造成商品质量问题及其它损失,应由乙方承担责任;□乙方同意在商品交货时贴上或预印甲方之货号条码标签;□乙方同意制作特殊”量贩”包装”量贩”销售之用;商品包装费由乙方承担。营业时间:乙方营业时间须与甲方整个商场保持一致,双方商定的时间除外。未经甲方许可,乙方不得在甲方营业期内停止营业(联营、租赁)。保险:乙方应为在甲方销售的商品办理”财产意外保险”,其费用由乙方承担(乙方为保险受益人),保险手续由甲方统一办理,此费用由:□甲方代扣(见结算款项)□乙方缴付甲方(联营、代销)。结算方式及期限:经销结算:12.1.1.货款结算方法为:□预付账款□账期付款,账期为到货后天,结算价为订单进价。12.1.2.支付方式为□汇票□银行承兑汇票□转账支票。12.1.3.乙方按照甲方发出的”货款通知单”开具增值税发票,税率为□17%□13%□10%,如无增值税发票,甲方按乙方含税进价总金额,代扣□14.53%□11.5□11.5%□9.1%作为代扣税款。12.1.4.返利政策(详细政策见附件)。代销结算:销售货款由甲方统一收取,当月销售,次月结算。办理结账时间为每月日至日,账货无误后,由乙方在次月日前,凭符合税法规定开具的增值税专用发票(税率为□17%□13%□10%)方可结账,如乙方不能出具增值税发票,甲方将扣取相应税款(□14.53%□11.5□11.5%□9.1%),如未及时结账,甲方有权延迟一个月付款。当月销售列商场前三位者可当月结款。按甲乙双方商定的供应价结算。返利政策(详细政策见附件)。付款方式为:□汇票□银行承兑汇票转账支票联营结算:12.3.1.销售货款由甲方统一收取,统一开具甲方发票,严禁乙方擅自收银或截留销售款,否则将视为违约,甲方有权予以处罚并终止本合同。当月销售,次月结算。办理结账时间为每月日至日,账货无误后,由乙方在次月日前,凭符合税法规定开具的增值税专用发票结账,如乙方不能出具增值税发票,按应结算数代扣税率□14.53%□11.5□11.5%□9.1%,如未及时结账,甲方有权延迟一个月付款。结款方式按第()项执行。销售计划月度分解见表。(1)合作期内乙方保底销售额为元,目标销售额为元,保底结算扣率%,目标销售以上部门结算扣率为%,当目标销售的超出比例为%,降抽成比例%,最低抽成比例不低于%。(2)合作期内每月上交保底利润额元。销售计划月度分解年月保底销售计划目标销售计划清算标记质保金:协议期满后,乙方提供销售额的%作为售后质量保证金(见结算扣款项),”三包”期满后天,未使用的保证金一次性返还给乙方,协议期满,同等条件下乙方有优先续签权(联营、代销、租赁)。滞销商品退换:甲方在销售中如出现滞销商品时,乙方应在天内予以退换%(经销)。广告与促销(经销、联营、代销):乙方同意按结算额的%作为甲方的广告宣传费,支付方式:

□代扣货款(见结算扣款项)□缴现金。甲方举办大型庆典及促销活动,乙方应以提供赞助等形式予以配合,并承担其让利金额的%。乙方自行开展的促销活动,其费用自理,并应事先征得甲方同意。营业员及促销员(联营、代销):16.1.甲方提供营业员名,工资从货款中扣除(见结算扣款项)。16.2.乙方派促销员名,参加经营,经人事部批准符合促销员录用条件的方可上岗,乙方促销人员应遵守×××零售有关管理规定,工资发放如下:□乙方发放□甲方从货款中代扣(见结算扣款项)。安全管理(联营、租赁):乙方须遵守安全、消防等方面的法律、法规,不得在商场楼面、楼梯间、防火通道等场所加装设备、堆积货物和放置危险物品,如违反规定,经指出又不改正的,按违约处理;如因此造成火灾及人身伤亡事故,乙方除赔偿甲方及其它人损失外,并承担法律责任。乙方如需对柜位内用电设备进行维护、增设或移动,须事先以书面形式报有关部门,经批准后方可施工,其费用由乙方承担。施工期间乙方应派员工,切实做到符合应用标准,完工后由甲方检查并书面认可后方可正式营业。如乙方未经甲方同意擅自施工,甲方有权令其停工、拆除,并视破坏的程度要求乙方赔偿损失。乙方柜位内的电器等设备如出现故障或不良情形时,乙方应立即通知甲方有关部门处理,不得自行修缮,否则造成事故由乙方负责。租金收取(租赁):(1)月固定租金元,(2)租金限额元,累计租金元。乙方首次缴付承担租期月的租金计元作为押金交与甲方,承租期满后月,乙方如无损场地及设备、设施,甲方如期退还(不计利息)。租金缴付时间:首次租金须在合同签订之日内缴纳,逾期则本合同作废且进场费不予退还,以后按月缴付,下月租金须于当月后日前缴付甲方。费用(租赁):乙方须承担下列费用:□水费□电费□煤气费(此费用按甲方商场所在地政府公布的标准和乙方水、电、气表实际数计费)□物业管理费每月元。双方权利和义务:甲方权利与义务:按本合同之约定向乙方收取租金和其它有关费用,并实行统一管理;有权对乙方经营的商品(服务)质量及卫生状况以及执行法律、法规等情况进行监督检查;当乙方商品(服务)出现有损于甲方信誉及企业形象时,甲方有权按有关规定进行处理,直至终止合同;按时向乙方交付场地及柜位,尊重乙方的经营权利,不干涉乙方正当的经营活动,为乙方提供完善的服务。乙方权利与义务:租期内享有场地及柜位的使用权,享有经双方约定的经营品类及服务的自主经营权;自觉遵守甲方的各项规章制度,服从甲方统一管理;严格执行<产品质量法>、<食品卫生法>、<消费者权益保护法>和质量”三包”等规定,依法纳税,缴纳工商行政管理费等,维护国家和消费者的利益;按期交缴租金、物业管理费及押金等费用;积极参加甲方的各种经营促销活动。三包约定:。违约责任:对乙方在经营中不守信用,所售商品有质量问题,价格高于市场的,不服从甲方管理和违反协议中任一条款的规定,甲方有权单方面终止协议,解除乙方商品上柜权利,甲方向乙方据实清算留置的本金,并多退少补,乙方装潢设施无偿归甲方所有,乙方并应赔偿甲方一切损失。任何一方如因不可抗拒的原因失去履约能力,可予终止本合同,不予追究责任。但应即使通知对方,并在合理期限内提供证明。其它约定:。合同期限:本协议有效期自年月日至年月日。合同附件:本协议的附件与本协议共有法律效力。争议解决方式:甲乙双方在本合同执行中如发生争议,应根据<中华人民共和国合同法>及相关法律、法规协商解决;协商不成,可向甲方所在地仲裁机构或人民法院解决。合同未尽事宜:本合同未尽事宜由双方另行协商,并订立补充协议。补充协议不得违背本合同基本原则,并与本合同具有同等法律效力。合同生效:本协议一式两份,甲乙双方各持一份,本协议自签定之日起生效。合同变更和终止:如遇特殊原因或经营场地的调查需提前终止协议,应提前30天通知对方,双方协商解决。拆扣分摊(联营、代销)贵宾卡折扣分摊比例(代销分摊)(联营降扣)前台折扣分摊(代销分摊)(联营降扣)卡类型供应商分摊比例(代)结算扣率降低(联)开始折扣率%(代)折扣下限(联)结束折扣率%(代)折扣上限(联)供应商分摊比例%(代)扣率降低(联)结算扣款(联营、代销)结算扣款取值方式扣款项目开始年月结束年月扣款比例(按销售%)扣款比例(按结算货款%)每月固定扣款金额结算扣款限额扣款项目扣款限额累积扣款金额甲方乙方单位名称:×××零售公司单位名称:地址:地址:法人代表:法人代表:采购员:联系人:合同员:业务负责人:采购负责人:会计审核:总经理(厂长):分管经理:总经理:开户行:开户行:账号:账号:税号:税号:联系电话:联系电话:传真:传真:邮政编码:邮政编码:E-mail:E-mail:签定日期:年月日签定日期:年月日强对采购、进货、销售的经营管理,×××零售对新品引进、新供应商引进、大额合同、总代理、总经销、买断经营、商品淘汰、供应商清退(由计算机统计的销售实绩说话)等重大事宜要经过联审委会议研究决定,由总经理批准。联审委意见:年月日总经理意见:年月日×××零售企业采购进货”五把关”、”十不进”原则五把关业务经理把合同关;采购人员把商品质量关;保管人员把入库验收关;柜组长把商品进柜关;营业员把商品销售关。十不进无生产许可证、无产品合格证、无产地(原产地)、无厂名、无生产厂址、无出厂日期(无生产日期、无产品生产批号)、无卫生许可证及有时限而无明确时限标志的商品不进,特别是临近到期、过期的食品、药品坚决不进;假冒伪劣商品不进;粗制滥造质量不合格商品不进;质次价高和价格不合理商品不进;家电商品性能不稳定的、有安全隐患的(特别是开关、插头、引线达不到标准、不合规范的)、不是名优产品不进;来路不明的商品不进;人情货、关系货不进;没有经过市场调查、预测的商品原则上不进;库存大的商品不进;强制搭配、滞销不合格的产品不进。×××零售企业商品质量标准化商品质量标准化是指商场销售的商品质量都达到相关的标准,都是合格品,没有假冒伪劣商品,也没有价格高质次、缺斤少两现象。具体地说,不经销下列14种商品:失效、变质的;危机顾客安全和健康的;标明的性能指标与实际不符的;冒用优质或质量认证标志,伪造许可证标志的;掺杂作假、以假充真或以旧充新的;国家有关法律、法规明令禁止生产和销售的;无合格证或其它证明的;未用中文标识商品名称、生产者和产地的;限期使用而未标明保质期和失效时间的;实施生产许可证管理而未标识许可证编号及有效日期的;未按有关规范采用中文标明规格、等级、成分、含量等技术性能指标的;易燃、有毒等危险品但未标明的;应有标签、使用说明书而未有正确编写(印)的;达不到合同或产品使用说明书、标签上规定的标准的。总之,商品质量标准化是衡量商场服务质量体系是否有效运行的首要标志。供应商交货程序合同签订后,我方业务人员将根据市场需求采购计划,制作订单,同时也请供方业务人员积极配合,提高更详细的商品信息及市场销售动向,同我方业务人员一起研究,确定合理的订货数量急送货期限,使业务人员所下订单更有可操作性,尔后业务人员将订单交给供方。供方根据订单或订单复印件,在交货期限内发运。经销商品属我方自提的,请依据订货单准备足够的商品,由我方人员检查核实后,由我方人员在订单上签字,并带一份订单复印件交付我方人员处理。属供方代办托运的,供方应按订单发货,并将已处理订单或复印件传真或快件寄给我方相关人员。若经销商品是由供方送货上门或联营或代销商品送货,运送时请将订单或订单复印件交司机到×××零售的收货部门,收货人员根据实收数量签收交口岸录入室。录入员录入信息,录入员将生成入库单交给仓库保管员,进仓单交给供方业务员(或司机),司机再将零售的进仓单交给供方,作为我方收货依据,完成一次交货。若订单指定送货地点为我公司分店,请供方按照订单规定送到相应地点,由分店收货部门验收签字,若分店同总店已联网,则直接录入计算机系统。若分店还未联网,则由分店将验收单转至总店,录入计算机系统。由于我公司已实行计算机管理,不经过口岸录入室录入的商品将无法在柜组里销售,即使违规销售,因没有供方的送货信息,也无法给供应商结算货款,因此请供方千万不要将商品直接送到柜组,以防给供方造成不必要的麻烦和损失。为了保证我们供需双方都能规范操作,使我方计算机系统运行良好,给双方提供真实、准确的信息,减少差异,提高双方人员的办事效率,供方应该遵守订单规定的送货期限,严格按订单货数量交货(这个数量应是双方业务人员事先约定认可的),不可多交,也不可少交,亦不能分批交。若供应商少交,我方收货部门将已实收数入账,交录入员录入,产生交货差异,对供应商考核中的货源稳定性产生影响。若供方多交,我们收货人员只能按订单收货,多余部分将退给供方,退货费用由供方承担,将会增加供方的经营成本。若供方确需要大量交货或分批交货,应事先同零售业务人员联系,由业务人员补充或改为几张订单订货。若供方供价高于订单进价,零售将以订单进价收货,若供方供价低于订单进价,零售将以供方供价收货。供应商退、换货退、换货对供需双方来说都将增加运营成本,给双方造成损失,为了使我们同供应商能达到共赢,×××零售将尽最大努力减少退、换货的发生。因此在商品引进、订单制定时,我们的业务人员都要进行详细的市场调查,尽力引进适销对路商品。可是由于许多不确定性因素的发生,退、换货在所难免。我们供需双方业务人员应积极配合,采取措施,尽可能减少退货量。即使我方业务人员判断失误造成滞销积压,供方业务人员也应该利用她们的经营渠道,缓解我方业务人员的压力。如有以下情况,我公司将商品退回给供应商:不是公司所订的商品(包括那些未经事先同意的分批交货);我方业务员同供应商商定的退货商品;业务员特别指示要退货的商品;部分商品受损;经审查有缺陷或不合格的商品;超过订单数量的商品;送货数量达不到订单数量,且差额较大的上破。我公司在退货时有一套严格的程序,分为仓库退货和柜组直接退货,称为仓库返厂和柜组返厂。首先由业务员提出退货申请,说明退货原因,交业务部经理审批签字,再由采购员同供方协商退货,供方同意后,业务员将供方出库单红票及返厂申请单转至口岸录入室,录入员根据供方出库红票及返厂申请单制作正式的返厂单。返厂单转到仓库或柜组后,由仓储保管员或柜组长、记账员签章发货,并将签章后的返厂单转回口岸录入员录入,口岸录入员将单据转至财审部入账。其它事宜由我方业务人员和供方业务人员协商解决。换货处理办法如属不同商品则视同先退货、再进货,相同商品换货由业务人员协调,仓库保管员核准实物数量。我公司的商品返厂管理制度如下:返厂商品的账务处理,要严格执行公司内的有关财会制度,要真实体现、全面反映返厂商品的应收应付关系,不得遗漏。凡需做返厂处理的购进商品,采购员必须征得供方同意,并与供方达成文字处理意见后,通知保管员做好返厂的具体工作,否则,不得盲目返厂,凡因盲目返厂造成的拖欠债务,由当事人追回。凡需做返厂处理的代销商品(包括供方借、调的商品),采购员提前15天与供方联系,15天内收不到供方答复,可留信函为凭,凡供方无故拖延、不予返厂的商品,要向供方征收保管费。商品返厂工作由采购员协调与供方的关系,由保管员或柜组长统一办理各种手续,负责具体工作。已出库的商品返厂,必须先退库再由保管员做返厂,任何人不得随意将已出库的商品和柜台内的商品返厂。商品返厂时,保管员要填制商品返厂单并随货同行,及时通告供方凭单验收。各分店、柜组必须认真对待返厂工作,保管员要点细数、清件数、分规格,包装要捆扎牢固,铁路运单和运输凭证要详细填写,并及时交口岸录入员录入电脑。凡是供方采取以货换货直接调换商品方式解决商品返厂的,采购员、保管员必须坚持”同种商品一次调清不拖欠”的原则,坚决不允许以金额核准数量的异货相抵。供应商货款结算不论是经销商品,还是代销商品、联营业务的货款结算,都必须根据合同协议(订单)规定的结算办法,经业务部、财务部及结算中心有关人员审核确认无误,总经理在结算通知单上签字同意后,财务部办理结算手续。经销商品的结算:经销商品,供应商必须提供商品进仓单。零售业务员依据合同协议(订单)规定的结算办法,经过电脑查询,了解进、销、存情况,确认结算金额,填制经销商品付款通知书,交结算中心审核无误,总经理审批同意签字后,由会计核对付款。代销商品、联营业务的结算:严格按实销实结和规定的结算日结算(货到一个月后),结账时,供方业务员必须持零售收货入库结算验收单经过财务从电脑查询出已销数量和金额,核实库存,计算出已销应结商品金额,填制代销商品结算通知单,交结算中心审核无误,总经理审批同意签字后,会计核对付款。供方结算转款时,必须足额开具增值税发票,带足结算时需要缴纳的现金(需要扣除的费用),否则零售财务不予付款。所有采购和结算都要经过总部,由总部集中采购、统一配送、统一结算。我们承诺不拖欠货款,经销商品严格按合同汇款,联营、代销根据实际销售按付款期限付款。如果增值税发票上单价与电脑记录不符,零售财会人员会将此付款单交给业务部业务人员处理;如果是数量与电脑记录不符,零售财会人员会请收货人员来处理。若确定数量及价格的电脑记录无误时,零售财会人员会通知供方来取回发票再重新开发票。如果是代销、联营商品,供方还必须在指定日到零售的财务管理中心取出电脑结算单核实签字,才能保证按时付款。若这些要求供方做好的事而没有做好,难免会造成推迟汇款,责任由供方自负。代销、联营的付款期一般为30天,付款期从当月结算结束日算起。例如:我们一般采取7月份付5月份的实销货款,8月份付6月份的实销货款。国家的建设需要税收,×××零售按照国家规定接受增值税专用发票,绝对不允许有逃税、漏税的行为。如供应商确无能力开出增值税专用发票,零售将按进货成本的14.53%(17%/1.17)或11.5%(13%/1.13)或9.1%(10%/1.1)的进项增值税扣货款。严禁代销转经销结算,严禁少销多结。供应商应据实出具相关票据,应详细列明所供商品的名称、型号、规格、品牌、产地、货号、花色、数量、包装含量、含税供价、不含税供价、税率、税额、总金额等,书写应规范,字迹应清楚。保证相关票据的真实性、完整性、合法性及合规性,不得伪造、涂改,向×××零售出具假发票、假支票及假钞等。会计员因工作马虎,不负责任,不按财务有关规定程序收的假转账支票、假钞,一律由责任人自己包赔。因不能及时包赔或及时追回的还要按包赔追回前的时间、金额和当期的银行贷款率包赔损失。供应商交货误差/串货通知单供方名称供方编码地址零售订货单号零售收货单号品名单位应交数量实收数量差异数量原因备注1.如供方对此通知单有异议,请速与零售业务部联系。2.如供方对此通知单无异议,请依正确的数量开具增值税票送到或挂号寄给零售财务中心。填表人日期柜组长日期经理日期电脑录入员日期送货司机日期×××零售退货通知致:(供方全称)先生/女士我公司兹因下列原因,需退货一批,请同意后盖章传回给我公司,如不能同意请速与我方联系,不胜感激!1.2.3.退货商品情况表(退货时以退货单为准)品名规格型号货号单位数量含税供应价金额合计金额大写:小写:￥供方回复意见×××零售公司柜组地址:电话:传真:发文者:联系人:业务主管日期意见经理日期意见盖公章供应商的淘汰和清退

经常对供应商的销售情况进行检核,与供应商共同分析销售差的原因;应先删除销售差的单品;对总体销售差的供应商在双方协商后仍无改进的要及时删除;对只提供一种商品的供应商在销售较差时要尽可能删除;对销售额大,单品品种多的供应商要关注,避免其控制门店品种、价格。

为了不断完善我公司客户关系管理,为目标客户提供优质服务,我们要不断调整供应商结构,优化供货渠道,因此每年将新引进一批供应商,同时每年要淘汰和清退一部分供应商。我们在引进供应商时,严格坚持采购进货”五把关”、”十不进”原则,依据供应商引进标准进行供应商的引进,同时在同供应商合作过程中,对供应商进行考核。考核原则是公开、公平、公正,考核的方法严格按计算机统计的数据说话,坚决杜绝人为因素,不因人的好恶而使结果有失公平。我们将对一系列硬指标,如坪效,毛利率,毛利额,商品适销率,退、换货及时率等进行评比,尽力留住优秀客户,淘汰表现差的客户,对供应商进行淘汰和清退。清退后我们将本着对客户高度负责的态度,按照一定的程序给供应商清算本金,始终把每一客户当作我们永久的朋友。×××零售与供应商交易条件变动通知致:×××零售业务部主管先生/女士我公司兹因下列原因,原有交易条件拟予变动,请同意后盖章传回给我公司,如不能同意请速与我方联系,不胜感激!交易条件变动的原因:1.2.原交易条件(仅列出拟变动者)1.2.3.变动后交易条件1.2.3.零售回复意见供方:地址:电话:传真:发文者:联系人:业务主管日期意见经理日期意见业务副总日期意见盖公章盖公章×××零售商品分类手册样本×××零售公司商品分类手册说明为了实现经营管理的现代化,提高管理水平,提升企业的核心竞争力,应对外资零售业的挑战,×××零售公司实施了现代化的计算机管理系统,为企业的经营战略、营销战略提供有力的支持,并将促进×××零售下一步发展战略的实现。为了使管理标准化、操作规范化,以便能适应计算机的运行需要,给管理提供更大便利,提高运行效率,×××零售将许多文件、资料进行了规范,逐步实现标准化。商品、商品知识、商品经营是零售业经营者的看家本事,现在已进入21世纪,以网络技术为主的高科技迅速发展,每天都有成千上万种的新成果、新商品被开发、研制出来,新商品信息在网络上飞速传播。迅速掌握商品知识是我们每一个经营者的职责。本手册主要供×××零售管理人员、业务人员在商品经营、商品管理、引进新品、制定商品经营目录时使用。本着系统、简明、实用、便于快速查阅的要求,参考<中国商品大辞典>的资料及中国商业联合会89号文件<关于印发重点企业、重点地区商业统计报表制度的通知>,按照商品的统计属性,并考虑我们日常的经营运用习惯编写,在引进商品时应按照本手册中的名称、代码和规范用语,为顺利实施企业信息化工作打下坚实的基础。本手册的商品分类是结合×××零售现有商业经营的商品范围来划分的,并为将来×××零售拓展经营领域,扩大经营范围,制定商品经营目录,创立新的经营业态,更好地满足消费者的需要,开拓市场提供帮助。把×××零售现在所经营的商品及将来要引进的商品按照大、中、小三类划分;把×××零售所有经营商品的大多数都归纳到本手册所列的小类中,有个别商品不能划分到小类中去的可归纳到中类里边,而将来新增的商品和淘汰的旧品可在本手册中进行再分类,随时增减。本手册是本公司的内部资料,本手册只供×××零售集团内部的员工和部门使用,要求每个部门、每个员工都负有保密义务,应妥善保管,不得丢失,未经批准,不