采购管理制度(范本1)VIP

采购管理制度图1.总则1.1目的为使本公司原材料的外采购作业有所遵循，及时提供适质，适量，适价的原材料，特制定本制度。1.2范围凡大宗原料、辅料、包装材料、设备、零件、器材、办公用品等采购业务中，有关询价、议价、采购等作业，均适用本制度。1.3采购部门及权限的划分1.3.1公司原材料的采购计划、价格、策略等均由采购部决议（原则上按照物美价廉、货比三家）。1.3.2临时的、紧急的采购，由使用部门提出申请，采购部负责询价，呈总经理签准。1.3.3具体采购业务由采购部负责执行，而特定仪器、设备之采购须由请购部门主管和技术人员参与技术、价格、质量等方面的审定。1.4采购工作基本原则1.4.1采购委员会是公司在原材料采购过程中的最高决策机构。1.4.2公司的总经理是采购委员会会议决议的最高执行者。1.4.3公司的财会部门必须对采购业务与采购委员会会议决议是否相符，予以充分的反映和监督。1.4.4品管部门必须对购入生产用原料的质量予以全过程的监控。1.4.5采购部门必须根据采购委员会的会议精神，多途径，少环节，货比三家，适时，适质，适量，适价保证原材料的供给。1.4.6采购委员会会议须定期与不定期召开。例如，根据年、季、月销色和生产目标应定期举行；根据原材料的采购特点及资金调度情况应不定期的举行。1.4.7采购部门必须定期作出市场，供货，存货，采购等分析，并及时提交采购委员会。采购部应对•供货市场，供应商情况，需购原材料质量、价格、数量、运输、气象资料、进出口数据、原材料库存、原材料耗用情况等作出定期分析。1.4.8采购部和财会部应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款和商务处理等资料.4.9采购部应定期对采购人员进行业务培训和考核，以提高采购人员的业务能力和思想品德水平。4.10原材料采购须遵循“货到付款”的原则，严格控制原材料预付货款。2.采购委员会及其会议制度1目的采购管理是任何一个企业都视之为经营是否能步入轨道的重要基础之一。特别在原材料成本占据销售成本75—85%左右的行业，原材料采购成本和储存成本的合理性，会对经营利6检验部负责A.B类采购物资的抽检及验证。3.7副总经理负责把控整体采购风险及最终审批权限。四、程序内容1基本原则公司所有员工在进行合同与采购活动中应严格遵守本规定及公司有关规定、流程、制度，采购活动应尽量实现充分竞争，遵循公开、公平、公正和诚信的原则。保证采购物资质量，努力降低成本；1.2参与采购的相关人员应客观公正地履行职责，遵守职业道德，保守公司商业秘密，廉洁奉公；4.L3各部门须严格在批准的年度采购预算范围内，制定详细周密的月度或周期性采购计划，过程进行中不得以特殊采购或其他原因为由将采购流程绕过或回避，处于关键路径上的特殊采购，按特殊采购程序处理；公司的采购业务统一由综合计划部负责办理，其他部门或人员不得自行采购或无理干涉；4.L5采购应当优先选择低耗能、低污染、通过环境管理体系认证或安监部门认可企业的货物、工程和服务；1.6采购和合同管理工作应做到有章可循、有人负责、有人检查、有据可查。每项采购和合同管理过程均需有完整的文件和记录。2职责和分工2.1根据批准的采购计为J,综合计划部负责组织并实施采购,包括：a）组织资格评审、招标、评标和合同签订，负责完成采购流程并同相关部门完成验收入库；b）牵头组织招标文本的通稿及审核，负责在合同签订前牵头对合同文本的合法性、完整性、准确性和严密性进行审查；c）负责组织合同谈判,办理支付申请，合同执行情况的总结和分析；d）归档合同文件,建立并维护与公司采购相关的信息系统；2.2综合制造部根据公司的拓展规模和经营目标，制订有效的采购目标和采购计划具体措施有：a）审核年度各岗位呈报的物资需求，统筹策划和确定采购内容，制订主辅料采购清单；b）预测和跟踪《生产计划》，熟悉各种物资的消耗情况，核实本部门仓库存量，结合安全定额据此编制采购预算和采购计划；c）依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购、固定资产维修以及零星维修制造所有备品备件采购；2.3安环部为劳保用品采购计划直接管理部门，根据不同工种及不同的劳动安全生产的需要及人数，编制年度、月度或周期性劳保储备、采购计划，具体措施如下：a）负责对公司劳动防护用品的采购计划制定和管理；b）根据国家、市及行业规定标准，结合本单位实际情况修订劳防用品的发放标准；3）建立每位员工劳防用品电子档或纸档个人档案，按劳防用品标准提报劳保采购计划；4）做好发放管理记录，并及时向综合计划部查询劳保库存等情况对劳保用品的采购管理必须贯彻“确保安全、质量可靠、杜绝浪费、按需配备”，使劳保用品确实起到保护劳动者安全、健康的作用；2.4行政人事部是办公用品采购计划与管理的职能部门，负责制定各部门办公用品的计划、发放及控制等管理制度，根据办公用品库存情况及消耗水平，将各部门所需办公用品的种类规格、数量进行采购汇总，计划必须保证办公用品齐全、库存合理、分配适当，严格控制在预算范围内。2.5财务部根据国家相关法律法规及合同的规定，审核支付所需文件、票据的有效性、合法性，办理相关支付手续,负责发票、交付款、尾款处理、验收入库等事项,对采购和合同管理活动的真实性、合理性、合法性、准确性和严密性进行审查；检验部依据采购员填写的儿82401-01《采购物资报验单》，按照GWJY-02《产品进货检验规范》进行检验，并做好检验记录，检验判定为合格的物资，交综合计划部库管员进行数量和外观等的验收。4.2.7副总经理全面主持采购工作，组织实施，确保采购任务完成,根据公司规模发展及销售市场变化，指导并监督下属开展业务，不断提高业务水平，确保采购工作正常开展。审批各部门提报的采购计划,统筹策划和确定采购内容，减少不必要的开支，监督参与大批量商品订货业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。五、采购计划执行5.1所有采购流程均需走程序审批，各部门应根据需求分类别填写相关采购物品申请表，申请获批准后执行应严格控制，各部门通过内部沟通工具对库存核实后进行采购申报，流程审批通过后形成纸质物资采购申请单据，采购人员根据单据内容核对后执行采购；2采购计划或申请应列明采购物品、规格型号、数量、质量技术要求、交货日期、用途等。不按规定程序填写申请单据的，综合计划部有理由不予采购；申请部门根据生产计划、实际需要以及库存情况每月28日前报次月的采购计划，部门经理审核。超过规定时间未提交的部门按照无需求处理，月中不再接收提报的采购计划；未提交月度采购计划或出现特殊需求需要采购，必须按照《特殊物品采购申请表》格式及要求填写，部门经理、副总经理财务总监批准后执行。5.5对于已经审批的采购物资，请购部门如果需要变更物资的规格、数量或撤销采购申请，必须48小时内通知采购部，以便采购部及时根据实际情况变更采购计划，如采购已进行中，产生的后果应由申请部门承担。5.6采购员将审批好的采购计划汇总后提报副总经理同时抄送库房管理员，库房管理员提前规划存放位置，到货后严格按此数量金额供货商进行验收入库。六、附则6.1本制度由综合计划部制定与解释5.2本制度报副总经理审批准后，自颁布之日起执行。六、相关记录1、《月度采购计划表》2、《特殊物品采购申请表》3、《交付产品管理规定》4、《采购物资分类明细表》5、《采购物资报验单》6、《材料库存表》7、《产品进货检验规范》8、《供方物资质量状况记录》9、《合格供方名录》10、《合格供方档案》11、《合格供方业绩评价表》12、《采购产品不合格通知单》13、《生产计划》14、《常规物资采购周期及储存条件》15、《常规物资库存量上下限》采购管理制度（试行）第一章总则第一条为规范物资采购管理工作，维护公司利益，根据相关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。第二条本办法适用于公司所需的物资采购的管理。第三条财务部为物资采购归口管理部门，负责对采购活动的监督和检查。第四条物资采购是指公司为开展正常生产经营活动，采购各类办公物耗用品、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托等。第五条采购活动遵循公开、公平、公正和竞争、择优，诚信原则。建立采购监管机制，明确监督办法，对采购关键环节进行监督。第二章采购范围及方式第六条 采购范围包括：（一）办公用品及物耗类：办公设备、办公家俱及办公用品、电子及通讯设备、劳保用品，印刷品，维修维保物资、员工食堂物资物料等；（二）工程类：营业用房的装修、整改、维护、工程建设等；（三）服务类：网络工程及软件采购服务、物业管理维修维保、设备及软件系统维护、业务外包、审计、税务、律师咨询、资产评估、广告、策划服务等各类服务。第七条采购方式，根据不同的资金额度可采用不同方式：（-）定点采购：单笔/次5千元及以上的采购采取定点采购方式进行采购。（二）公开采购：1、办公用品及物耗类、服务类公司单笔/次预算金额在3万元及以上的采用公开采购方式。2、工程类单笔/次预算金额在5万元及以上的采用公开采购方式。（三）集中采购：年度预算中电脑、服务器、打印机，复印机等通用办公设施设备及物资的采购预算，经总公司汇总数量及金额后，汇总预算金额5万元及以上的通用办公设施设备及物资，由总公司组织集中采购，汇总预算金额在5万元以下的由公司自行组织采购。（四）零星采购：购买的物资物品不在定点采购、公开采购,总公司集中采购范围内，属于比较特殊需求商品，且单价较低，用量单一，属于一次性购买的商品，采取零星采购方式。第三章采购程序第八条定点采购，由综合部主导，总公司财务参与通过货比三家或公开招标择优确定定点采购供应商,签署定点采购协议。采购时，由使用部门提出申请（附件1）,公司负责人批准后，到定点供应商处采买，定期结算和支付。日常办公用品（有定额标准的）采购，由各部门按月提出申请，由综合部汇总后统一购买。定点供应商实行一年一评估选签，特殊情况除外。第九条公开采购的项目，由使用部门提出书面申请，采购申请要有初步的清单和预算（附件1）,经研究确定后，由公司负责人指定相关部门或专人对申请事项进行详细的预算并审核。经公司审核后的公开采购项目，属于工程类项目的，单笔/次预算金额在5万元及以上；属于办公用品及物耗类、服务类项目的，单笔/次预算金额在3万元及以上，交总公司财务部组织相关人员或委托中介机构对项目预算进行审核，报经总公司分管领导批准后，总公司出具最高限价通知书，交由申请公司组织公开招标或者邀标、询价，单一来源等方式进行择优议价采购，并将最终议定成交价报总公司财务备案。第十条总公司集中采购项目，由总公司根据公司在年度预算中列明需求的通用类物资品名、数量、规格及型号等进行汇总，并组织招投标，每年组织一次集中采购，公司自行付款入账。第十一条不通过公开采购的零星采购项目等，由公司使用部门、采购部门，财务部门对三家以上供应商或施工公司提供的报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务等因素的基础上进行综合评估，必要时采用现场考察，做到货比三家。临时性应急采购除外。第十二条公司应成立采购小组负责采购工作，采购小组由财务部、采购部、使用部门等不低于3位成员组成。采购工作经审核必须实行公开采购的项目，采购小组按以下程序进行：1、编制招标文件；2、发布招标公告：招标广告至少集团内网/公众号公告10个工作日；3、出售招标文件；4、接收投标人投标；5、组织开标、评标，推荐中标候选人；6、确定中标人、签发中标通知书，签订合同。第十三条采购活动应提前做好时间安排，年度预算范围内应报总公司审核的采购项目，应在采购活动实施前30个工作日报总公司；预算外采购项目，金额达到需报总公司审核限额的，应在采购活动实施前10个工作日报总公司审核预算清单。紧急采购项目金额达到总公司审核限额的报经总公司总经理批准采购后,报总公司财务备案。第十四条工程类项目因设计变更等因素导致预算金额发生变化的，单笔变更或签证金额超过预算价的5%（含）以上由公司报集团分管领导审批后，报总公司财务备案。第十五条任何公司和个人不得将规定应当进行公开采购或上报总公司审核的项目化整为零，或者以其他任何方式规避公开采购或规避总公司审核。第十六条当采购活动出现调整或重大变化时，采购公司应及时提请审核，并报总公司备案。第十七条采购合同必须经公司有关部门包括但不限于使用部门、综合部、财务部、工程部、营运部、信息部、推广部、招商部等会签。第十八条采购活动完成后，由公司综合部牵头，财务部门、使用部门参与，组成验收小组，后评估建立合格供应商档案。第十九条凡未经批准，未按程序进行而擅自采购的，公司财务部门对票据不予报销，后果由采购者自负。第二十条所有的采购支付原则上均须收到发票后再付款，且以银行转账形式支付到供应商账户，做到合同、发票，资金三流合一。第四章审计监督第二十一条每年接受总公司定期、不定期组织单项或专项采购检查，对物资采购进行事前、事中、事后，预算、结算的随机抽审，并予通报审计检查结果。第二十二条公司参与采购活动的所有工作人员包括使用部门、综合部、财务部有关人员，应严格遵守相关纪律，自觉接受监督和审计质询。第二十三条采购全过程实行财务监督，财务部门对所有采购活动进行全程监督,发现采购部门及实施采购的工作人员在采购过程中，有违反纪律的及时上报。第二十四条采购活动接受全员监督，任何个人都有权对采购活动中的违纪行为进行检举。第二十五条有关人员如有循私舞弊、贪污受贿、纵容违法行为的，将视情节轻重，纳入年终经济考核,构成犯罪的，移交公安机关依法处理。第五章附则第二十六条物资采购相关资料由各公司采购部门和财务部门分别留存。第二十七条本办法由公司财务部负责解释。第二十八条本办法自发布之日起执行。第二十九条本制度未尽事宜，按国家有关法律、法规等的相关规定执行。附件1:物资采购申请表（部门）附件2:物资采购申请表（汇总）润产生很大的影响。因此，有效的采购委员会制度可以让我们得以：（1）奠定稳定的采购管理工作基础；（2）提高采购管理水平；（3）降低采购成本和储存费用，合理使用资金。2.2采购委员会的组织及职责2.2.1公司设立采购委员会，由总经理，副总经理，采购部长，品管部长，财会部长、采购部所有业务员组成。总经理担任采购委员会主席，采购长兼任会议秘书，做会议记录并负费决议案的执行。2.2.2采购委员会职责：（1）拟定原材料的采购政策并确保政策的适当执行。（2）依据本公司的质量标准，确保原材料的品质及合理的价格。（3）审核决定采购的时机、价格及数量。（4）协调、解决影响采购实施的重大问题。2.3采购委员会组织的运行2.3.1每月定期召开采购委员会会议采购委员会会议是日常采购管理工作之一，由会议讨论决定采购委员会召开会议的固定时间，并相应的要求有关部门定期提供分析资料•，以供会议讨论和决策。2.3.2不定期召开采购委员会会议对采购管理过程中的特殊事项，例如：原材料市场急剧变化时。经采购委员会成员的提议，应临时召开采购委员会会议。2.3.3开会的法定人数为全体委员的三分之二，采购委员会的决议须半数以上人员表决通过，方可执行。出席采购委员会会议的列席人员无表决权。2.3.4采购委员会召开会议时，采购委员会成员若无法参加，应授权代理人员参会。2.3.5会议主持人为采购委员会主席，主席因故不能出席会议时应委托副主席或公司其他领导主持。采购部长负责会议的召集。2.4采购委员会会议的内容及程序2.4.1采购部长报告以下情况：（1）上次会议决议事项的执行情况。（2）原材料的库存量、在途量。（3）原材料的市场行情预测动态，公司应采取的措施。（4）月原材料采购计划及资金需求计戈人（5）采购部外欠货款情况。（6）采购实施中需协调解决的问题。2.4.2采购委员会对采购部报告内容进行讨论并做出决定。2.4.3会议决议事项由采购部长记录，整理后呈采购委员会主席核准。2.4.4采购部长将核准后的会议纪要分送委员会成员，并负责决议案的执行。2.5采购委员会控制要点2.5.1对采购过程中发生的重大采购事项，必须由采购委员会讨论决定。2.5.2原材料价格应在同地区，同行业中保持较低的水平。2.5.3原材料质量必须在同地区，同行业中保持较高的水准。2.5.4根据产销实际情况，确定每月原材料的安全库存量，确定需阶段性（季节性）储备原料的合理库存量。2.5.5对有预付款的采购，必须事先提交采购委员会讨论通过。2.5.6采购部必须有完整的采购结算档案，并建立有效的采购分析档案。3.供应商管理办法3.1供应商的选定及指导3.1.1对于大宗或经常使用的原材料，采购部门应建立相对稳定的供应商，并设立“供应商资料卡”作为日后询议价和供料的参考。3.1.2为确保货源，采购人员对于经常采购的原材料，应寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、降低价格。3.1.3选定供应商时，应从其供货能力、信誉度、资金状况、解决纠纷能力及对市场状况把握程度等方面综合考虑，并依此确定是否发展为长期供应商。3.1.4若供应商为贸易商或代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能力等，凭以作为判断是否为采购对象的依据。积极向供应商宣传公司原料品质标准，并在品质及技术服务上给予必要的帮助，使其交货及时、品质稳定且符合公司的质量标准。3.2供应商的管理和分类3.2.1每一笔采购业务，都要进行采购成本分析，交部门经理审阅后存档以充实供应商的资料卡。3.2.2供应商的分类。根据供应商的信誉状况、货源稳定性（数量、品质）、资金状况、发运能力等方面进行分类。例如把供应商分为A、B、C、D四大类：A类指信誉良好•、货源稳定、资金充足以及发运通畅的厂商；B类指信誉良好、资金充足及发运通畅但货源较不稳定的厂商；C类指信誉较好，资金充足或发运较通畅、货源不稳定的厂商。D类指资金较充足或发运较通畅、但信誉一般或差、货源不稳定的厂商。3.2.3对于时常出现交货品质不符合质量标准，交货数量不足，延误交期，售后服务不良等情况的供应商，应立即通知其改善，并按规定扣款。如未能改善者，采购部应另行开发新的供应商。3.3供应商的开发3.3.1采购人员应积极调查原材料资讯，收集原材料市场行情，积极开发新的供应商。3.3.2开发原料新供应商时，应取样经品管部或使用部门检验分析，提出报告，必要时应到现场调查确认其生产技术及品质水准之后，进行详细评估，决定是否列为供应商。3.4采购资料及档案管理3.4.1采购内勤人员每月初或每周做好“供应商资料卡”、“原料及微量元素采购报表（月）”、“采购分析报表（周、月）"、“库存报表（月）”等汇总整理工作，并报告有关领导。3.4.2市场行情及时了解分析，价格走势定期分析，供应商信誉等级定期评审，来电来函文件资料及时分类保存。4.3公司有关人员如需借阅有关资料、档案，必须经部门经理同意后，由内勤人员登记，借阅人员签名后方可。4.4有关采购委员会的资料，由部门经理归类存档保管，借阅需经采购委员会主席同意，并登记后执行。4.原材料采购管理办法1计划1.1原料采购计划采购部根据行销部的下个月及下六个月销售计划，品管部据此做出的下个月及下六个月用料计划，生产部提供的上期库存情况表，编制下个月及下六月的原料采购计划。1.2包装物采购计划采购部根据销售部的销售计划、品管部（畜禽部、肉品加工厂）做出的编织袋（包装箱）用量计划，编制采购计划。1.3劳保用品、办公用品采购计划采购部根据行政部报来的经总经理核准的每季劳保用品、办公用品请购计划，编制采购计划。1.4零配件、药品的采购计划采购部根据生产部、品管部报来的零配件及药品月需求量，编制采购计划。2信息收集与分析2.1采购部应掌握主要原料的产地分布，当年收成、加工期、交易渠道、运输方式、质量、库存及国家产业政策、市场供求关系等资讯，填写“原料行情周报表”和“原料采购分析报表（周、月）”供采购委员会参考以便确定最佳采购时机。2.2采购部须以电话、传真等多种方式，随时向供应商询价，以了解原料市场行情变化情况。2.3采购部在实施原料采购中，须坚持货比三家之原则，根据供应商历次供货的信誉、交货期、价格、应变能力等因素，选择理想的供应商及合理的采购价格。2.4对包装物、劳保用品、办公用品、药品、零配件、器材等，采购部应根据公司的要求、标准，采取供应商报价，深入厂家了解产品质量等办法，广泛收集信息、然后选定三家以上供应商进行议价。2.5采购部将下月所需原材料的数量、价格、可选择供应商等资料汇总后，提供采购委员会讨论、决策,每种原材料的可选择供应商不得少于两家.3核准3.1采购委员会根据采购部提供的资料及其它方面的资讯，做出采购决策。3.2采购部根据采购委员会的决定，向供应商订货，开”原料采购申请单”签订采购合同，实施采购作业。3.3采购部须随时注意市场行情变化，如遇价格上涨，则可考虑多进货，如遇价格下跌，则适时要求供应商降价，并及时掌握最新价格。4合同4.1所有原料采购都必须签订合同，合同一式三份（一份采购部自存，一份交供应商，一份交财会部）。信件和数据电文可以作为合同附件，应注意互相之间时间和内容的一致性。4.2如市场行情发生变化，合同需更改，须由采购部长报送总经理核准后才可变更，必要时，可临时召集采购委员会讨论决定。4.3采购合同内容由当事人约定，应将以下内容明确、清楚、具体写出，不得含糊其辞：（1）标的；（2）数量；（3）质量；（4）价格：（5）包装；（6）交货期限；（7）验收地点及办法；（8）交货方式及地点；（9）付款条件及付款方式；（10）保险： （11）运输损耗的承担；（12）违约责任。4.4所有合同经采购部长签字后，报送总经理审定签字，加盖公司合同专用章后生效。合同签订后若有异议，应按《合同法》有关规定处理。5交货期控制5.1合同签定后，采购部必须追踪，督促交货进度。5.2采购部根据原料客户发货情况，提前填写“原料到货预报表”送生产部、品管部，以便做好接货准备。每月填报”原料采购进度月报表”。5.3每批料收货结束，采购部应对其品质、价格及“合同履行情况”、“采采成本”进行分析评判，登记入供应商资料卡内，作为以后选择供应商之依据。5.4包装材料、劳保用品、办公用品等选定供应商后，采购部根据库存情况通知供应商安排交货日期与数量。6异常情况处理6.1如遇供应商送来的原材料品质、数量等与合同规定的不相符，应及时书面通知供应商处理。6.2如临时需采购原材料，则须按以下程序办理：使用部门申请一总经理核准一采购部询价、比价一总经理核准一采购部采购一品管部或使用部门验收。6.3因品质不合格而退货、换货导致逾期入厂，应以逾期交货处理。7货款结算7.1采购部根据所订原料的到货期及付款条件，测算资金的使用时间，填报“原料采购用款计划”报财会部筹款，每周应提报“付款计划”报财会部和总经理。7.2一批原材料验收完毕，采购部应及时整理各种单据，打印“付款申请单”一并送财会部做为付款凭证。.7.3原料的付款凭证有：采购申请单、合同、原料收货报告、发票；物料的付款凭证有：采购申请单、合同、验收单、发票。.7.4采购部应在每批原料收货后一周内及每月底与供应商核对帐务，防止出现差错。8带款提货及预付货款管理（本款提货人不得是新进员工）8.1在部分原材料紧张处于卖方市场时，供应商坚持要求先款后货，因而需要带款提货，其所需货款须由采购部、财会部和总经理严格审查批准方能办理。8.2带款提货必须确保采购资金的安全，须待货物发出并拿到有效凭证（铁路领货凭证）后方可办理付款。钱货两清，资金不能受损失。8.3汇票特户和信用卡转帐，在具体付款之前，须经采购部长审核，呈报总经理批准，由财会部授权办理。8.4如发生付款后进货量不足等情况造成公司多付款或供应商欠款，采购部要责成具体经办人员尽快追回，必要时应采用法律手段追回。8.5必要的原材料预付货款应遵循以下几点：（1）必须是信用良好的固定供应商，对贸易公司性质的供应商不得采用预付货款的结算形式。（2）信用良好的第三方为供应商提供担保，是采购工作者必须努力的工作任务之一。（3）必须事先派专人，如派采购、品管人员一起去实地调查供应商的实物供应，质量保证情况和目前的经济状态等情况，并将调查报告提交采购委员会。（4）必须有完整的正式合同，重要合同须经国家认可的公证机关予以公证。在合同中必须有明确的交货地点，交货期限，质量标准，和在需方所在地的法院管辖范围内履约。（5）预付款的额度控制，须由采购委员会会议决定，对每一项预付款都应在会议上专题研究，予以额度上的限制，以及作出既要保证生产的需要，乂要保证货款安全的相应对策。（6）原材料预付货款支付以后，采购部和财会部必须同时明确专人负责该项原材料和货款的追踪记录，并根据实际情况按天或周，或旬将记录提交给采购委员会，直至该合同履行完毕。原材料接收和退货管理办法1车站（码头）的接货作业1.1采购人员应及时与供应商约定原材料到达公司的日期，并发出“原料到货预报表”，内容包括到货时间、车皮号（船号）、件数及总量等，通知储运员、地磅房、生产部和品管部，储运员应及早与运输单位和车站（码头）取得联系，作好接收准备。1.2货物到站（港）后，储运人员应对每个车皮（货船）的卸火车（船），装汽车，全过程严格监督，对每一辆货运汽车签发货物短途运输证明并认真填报“车站（码头）接货原始记录表”。1.3出现短件、被盗情况应及时向铁路索取记录，填制“铁路记录通知单”，迅速通知发货单位，并向保险公司索赔；船运出现的短件、被盗、被淋湿等应及时向承运部门索赔。5.1.4从车站（码头）转运原料到公司的过程中，应加盖蓬布，防止原料被雨淋湿或被盗。若发生雨淋、丢失、应负责向承运人索赔。5.1.5储运人员负责对车站（码头）费用及代办单位带垫费用进行审核，并编制“车站（码头）费用月统计表”，连同原始单据交采购内勤结算。5.2进厂原料收货作业5.2.1送货车辆到达公司，由门卫按公司的要求安排停车地点，通知采购部核实为公司所订货物后，填写“原料取样卡”上的日期、供货单位、原料名称、车辆号码，并通知品管部进行30%抽样。5.2.2品管员到门卫取“原料取样卡”，对相应车辆进行30%抽样，并将样品带回品管部按照集团品质要求进行品质检验。5.2.3品管部填写“原料取样卡”上已检验的水分结果、30%取样人、化验人的签名及备注栏注明收货、退货，将“原料取样卡”第一联自存，第二、三联转送采购部，对合格原料即随车作100舟抽样准备。5.2.4采购部接到“原料取样卡”后，对质量合格者，打印“原料收货报告”，并将“原料取样卡”第二联留采购部查存，第三联及“原料收货报告”由客户作进厂凭证。5.2.5门卫根据“原料收货报告”办理进厂登记手续，并对车辆进行检查，指挥监督客户实施过磅程序。5.2.6客户持“原料收货报告”及“原料取样卡”第三联到地磅房进行重车过磅，地磅房打印“原料收货报告”进厂栏，并将“原料收货报告”及“原料取样卡”第三联返回客户，指引客户实施卸货程序。5.2.7客户持“原料收货报告”及“原料取样卡”第三联到原料库，由原料库仓管员接收两单，安排卸车并计件；仓管员打印“原料收货报告”工厂仓库栏。然后将“原料收货报告”返回客户，指引客户实施空车过磅程序。“原料取样卡”第三联在品管员实施完100%抽样后，随样品带回品管部。5.2.8客户持“原料收货报告”进行空车过磅，地磅员收回“原料收货报告”，打印出厂栏，并签字；同时将“原料收货报告”客户联和已盖地磅确认章的出门联交予客户，指引客户出门。5.2.9门卫凭地磅盖章后的“原料收货报告”的出门联对车辆进行检查后，方可办理出门手续，放车出门。客户联由客户留存，作为售货凭证和结算依据，出门联由门卫收回，并于第二日早上将出门联送交财会部核对。5.2.10地磅房应及时将“原料收货报告”所剩四联整理后送品管部。5.2.11品管部根据100%抽样的检验结果，打印“原料收货报告”化验室栏并签字。“原料收货报告”填写完毕后，由品管部送给采购部。5.2.12采购部在收到品管部送来“原料收货报告”后，及时将品质扣减等内容打印入“原料收货报告”采购栏，并将“原料收货报告”分送有关部门，同时，将此批货的有关单据整理后送交财会部核算和付款。5.3原料退货作业5.3.1对于汽车运输的原料，经30%抽样不合格，由品管部在“原料取样卡”的备注栏注明拒收理由送采购部，由采购部负责处理。5.3.2对于以铁路运输到站的原料，经30与抽样不合格，由品管部在“原料取样卡”的备注栏注明拒收理由送采购部，由采购部负责联系客户洽谈处理意见，对货物存放，采购部和客户针对具体情况商定。5.3.3对于经30%抽样合格已进厂的不合格原料的退货，应按以下程序进行：（1）对于公路汽运到厂的货物，在厂内卸车过程100%抽样中，若有部分不合格（30%以下），由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退货数量，及时与采购部联系，交采购部处理，挑选出来的不合格原料随车退货。（2）对于公路汽运到厂的货物，在厂内卸车过程100%抽样中，若不合格原料达到30%以上，由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退货原因，及时与采购部联系，交采购部处理，办理退货。（3）对于铁路运输到厂的货物，在厂内卸车过程100%抽样中，若有部分不合格，由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退货数量，及时与采购部联系，生产部原料库负责退货原料的保管，由采购部负责通知客户作出处理。（4）退货原料应专区放置，并挂牌标示，以防误用。5.3.4到厂的不合格原料的退货，具体操作如下：（1