费用报销基本规定

费用报销基本规定1、费用报销审批原则：公司各职能部门及分子公司按照预算管理，分级审批的原则控制各项费用，不在预算范围和超过预算额度的费用项目，须经批准后方可使用；费用报销必须实行联签审批，各部门负责人审签、正副职互签后，报总经理审批。2、开支范围：公司因业务需要发生的费用支出；2.1业务招待费：指公司因业务经营的合理需要招待客人而支付的费用等，包括招待用餐、住宿、水果、烟酒、茶叶、纪念品等项支出。招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息；2.2差旅费：指公司职工出差而实际发生的车、船、飞机、市内交通费、住宿费、住勤补助费、误餐补助、司机出车补助等。2.2.1差旅费采取事先申报、一事一报制度，各级人员因公务出差，必须事先填写《出差申请单》，注明出差事由、时间及地点，报公司分管领导批准；经批准出差办事人员，应如实填写“差旅费报销单”，并列明事由、时间、线路。2.2.2出差人员在出差结束后10个工作日内整理所有费用单据，根据财务规定履行报销程序。需延期报销的应有书面申请并有部门领导和分管领导审批。否则按报销金额的10%进行处罚，同时对部门领导罚款50元/次。2.2.3出差人员到公司异地项目检查或支持工作，原则上入住项目所在地公司指定的酒店或员工宿舍；因考察、培训或公务接待出差，可根据实际情况入住相应规格的酒店。出差人员应两人住一个标准间，出差人员（含异性人员）出现单数的，可以单人住一个标准间。2.2.4各部门派往外地长住人员，路途按实际标准报销，到达驻地后不再报销生活补助。2.3办公费：指公司印刷各种帐表、打印纸、办公用品、笔墨、印制名片、邮寄、书报等费用。报销办公用品、低值易耗品，须附购置发票（须由经办人及领用人签字）、购置清单；2.4通讯费：指公司的固定电话费用及符合报销规定的员工个人的手机话费。2.4.1新进员工试用期通讯费一律不予报销，试用期满，由员工本人提出书面申请，根据员工职务，工作性质，经部司总经理批准确定报销标准。2.4.2、所核报销标准内，凡持充值或预缴电话费（包月预缴）的员工报销通讯费必须提供本月通讯详情，否则不予报销；2.4.3、本月话费清单超出报销标准的，按标准执行。不足标准的按实际发生额执行；2.5交通费：指员工在市区办事所发生公共交通的费用；2.5.1总助及总助以上职位人员因公发生的出租车费用实报实销，中正、中副及以上人员因公坐出租车据实报销，享受车改的员工不再报销车费（外地出差的除外），普通员工不报销出租车费，如因特殊原因或其它紧急情况产生的出租车费用分管总经理同意据实报销。2.5.2员工因公发生的市内公交车费据实报销，若有联号车票的，联号车票予以没收并处5倍罚款。2.6会议费：指企业管理部门因业务需要而举办或参与的各种发生在本埠及外地的会议支出，包括会议期间租用的场地费用、车辆费用、资料印刷费用、住宿费、往返交通费、补贴费用等。报销时需附会议通知，出席人员签到表，会议清单，包括会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准等。会议材料（会议议程、讨论专件、领导讲话），会议召开地酒店（饭店、招待处）出具的发票。2.7车辆费用：2.7.1各部司车辆行驶过程中发生的油料费、过路过桥费、停车费、车辆维修、保养费及违规违章（违规违章驾驶员自行处理）等由车辆驾驶员凭发票填制付款（6）取得《二手车销售发票》在买方栏中“单位代码/身份证号码”栏填写纳税人识别号；（7）其他发票按照上述原则判断。5.3开具的“食品”、“办公用品”、“礼品”、“日用品”等原较笼统项目的必须要按下一级明细开具，明细清单必须是税控开票系统中打印的。5.4以下票据需要提供增值税专用发票：办公用品、电子耗材；车辆租赁；车辆油费；公司用水电费；公司用房屋租赁；物业管理；邮电费；会议费、培训费；酒店住宿费；修理费；手续费；咨询费；固定资产。5.5符合公司报销规定，以下事项可以个人抬头发票报销：（1）医药费票据。（2）机票和火车票、出差过程的人身意外保险费。（3）职业技能鉴定、职业资格认证等经费支出。（4）员工入职前到医疗机构体检费票据。（5）企业为因公出差的员工报销，个人抬头的财政收据的签证费。6业务招待费的相关界定6.1业务招待费的范围划分：（1）企业生产经营需要而宴请或工作餐的开支。（2）企业生产经营需要赠送纪念品的开支。（3）企业生产经营需要而发生的旅游景点参观费和交通费及其他费用的开支。（4）企业生产经营需要而发生的业务关系人员的差旅费开支。（5）一些设立内部食堂的企业，在为其内部职工提供工作餐的同时，负责招待一些外部客人的费用也属于业务招待费。6.2不属于业务招待费的餐费：（1）员工年终聚餐，午餐费、加班餐费应计入应付福利费;（2）出差途中符合标准的餐费计入差旅费；（3）员工培训时合规的餐费计入职工教育经费；（4）企业管理人员在宾馆开会发生的餐费，列入会议费；（5）对企业的形象、产品有标记宣传作用的，作为业务宣传费；企业因业务洽谈会、展览会的餐饮住宿费用作为业务宣传费；企业在搞促销活动时赠送给顾客的礼品，作为业务宣传费。7对相关经办人的责任要求：7.1公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准、谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。7.2报销人徇私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销;对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额1—5倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。7.3审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签字准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%--50%的罚款。7.4因审核过失造成借款人未在规定期间内报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人(含：各级审批人)应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。7.5财务人员在收到报销单据后应审核手续是否齐全、预算额度指标是否超额、原始单据是否合法有效、报销事项是否超过标准、报销金额是否正确、填写的单据是否规范、大小写金额是否一致、验收手续是否齐全。，对符合要求的报销单据应及时审核并经总经理审批后交与出纳付