关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨获奖科研报告

关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨获奖科研报告【摘要】随着现代科技水平的不断发展，高科技开始应用于很多领域。目前，在我国事业单位的档案信息化管理中，科技就发挥了相当重要的作用。档案管理对于一个事业单位的发展与运行有相当重要的作用，需要事业单位高层管理者的关注与重视。我国档案的现行处理方式在某些方面还存在一些问题，本文将就我国目前的事业单位档案管理信息化的建设与发展方面展开讨论与分析。

【关键词】事业单位;档案管理;信息化;建设与发展

随着我国经济的发展，产业化进程加快，致使需要整理存档的资料也日益增多。档案对于发展的意义重大，对于领导下达的最终决策、人才的培养与考核都有着十分重要的作用，无法高效整理这些资源与档案，会直接阻碍工作的顺利开展。随着信息化建设的步伐不断加快，将信息化技术应用于事业单位的档案整理归纳工作，能够更快更好地处理问题，提升档案管理的工作效率。

1档案管理的信息化

1.1档案的内涵

档案，就是一种记载事物的载体。具体来说，就是在社会生产生活的活动中所形成的一些具有保存价值的材料。一言以蔽之，就是一种历史记录。在中国历史上存在很多档案，比如现存的一些历史价值极高的文献资料。我国现存最古老的档案，就是我们全民都熟悉的一种文字——甲骨文。甲骨文记载了商周时期的很多历史事件，这就是一种最简单的档案，它是以文字的形式承载的。目前，也有很多档案是以磁带、光盘、录像或是视频记载的，都属于档案。事业单位的档案管理，不仅仅是为了保存资料，而且为在保存下来的资料中寻求经验与教训，并给事业单位的发展予以一定的帮助，进而规避风险。

1.2档案管理的信息化

随着科技的发展与进步，我国目前的档案管理也进入了信息化时代。所谓信息化，就是指事业单位对档案的整理、收集、分类、统计、保存、管理以及应用等等一系列程序的实施，都将通过现行的高科技来控制与实施。这在目前来说，是一件极其普遍的事情。在我国其他的社会行业内，信息化管理早已成为屡见不鲜的事实[1]。尽管在事业单位的档案管理中信息化的实施发挥了相当重要的作用，但是目前仍然存在一系列问题，亟须引起相关部门与企业的重视，尽快提出合理、科学的解决方案。

2当前我国事业单位档案的信息化管理中存在的問题

2.1档案信息化的设备缺乏

事业单位档案的信息化管理需要非常先进的科技设备。只有拥有先进的信息化设备，才能更好地对信息资料进行收集与整理。因此，在购买档案管理所需的信息化设备时，需要采购部门在采购之前就做好必要的前提准备，要对所选购的设备相当熟悉。目前，在各单位的设备采购中，就存在诸多问题。一方面，采购人员对所需购买的设备不熟悉，因此可能会影响购买回来的信息化设备的质量。另一方面，主要因为这些设备的费用过高，而单位内部在采购环节所准备的预备资金往往所占比例较少。因此，造成了目前设备严重不足的问题，有的单位即使拥有设备也往往不是市场上最先进的技术设备，很难满足档案信息化管理的需要。

2.2档案管理不统一

在现行阶段，我国各大单位的档案管理都存在这样一个问题，就是相关部门对管理工作没有制定统一的管理标准。规矩不成方圆，没有既定的档案管理工作的规范化、统一化以及标准化，管理深层次的工作就不能顺利开展。目前我国档案管理的信息搜集、整理以及利用的能力都比较差，利用先进的科学技术，整理以前烦琐的档案工作，对在职人员来说是一个不小的挑战，而档案管理工作不统一，影响目前我国的档案信息化管理。

2.3档案信息化管理人员的专业水平较低

事业单位档案管理信息化的实现，在主观因素上，最需要档案管理人员整体素质的专业化。管理人员要对档案的管理工作流程相当熟悉，能够操作先进技术参与管理工作的新设备。但目前存在的一个比较严重的问题就是档案管理工作人员自身素质不高，知识层次较低，缺乏专业的技能水平，在很大程度上制约我国事业单位档案信息化管理的发展与进步[2]。

3关于事业单位档案管理信息化建设的几点建议

3.1加强设备更新

技术企业要加大对技术的更新与开发。基于目前我国经济的快速发展以及社会的不断进步，我国事业单位档案管理的信息化必然要逐渐进步发展。因此，企业要抓住此次机遇，重点加大技术的更新与进步，为现行档案管理工作的信息化实施提供先进的科学设备，不断补充与完善企业的生产与发展。

3.2建立完善的事业单位档案信息化管理制度

3.2.1建立档案管理制度

没有既定的档案管理工作的规范化、统一化以及标准化，深层次的管理工作就不能开展。因此，科学化的管理对事业单位的信息化管理有非常重要的作用。所以，事业单位要建立完善的管理制度体系，建立各项管理工作的规章制度。比如，要运用先进的科学技术，建立电子文件的归档制度以及科学合理的流程审批制度。同时，对档案的归档要先容它价值再归档。

3.2.2建立赏罚制度

事业单位要根据工作人员的绩效来考核。要在事业单位内部建立相应的赏罚制度。对待工作认真，没有操作失误的工作人员，应该给予一定的鼓励与表扬。而对那些工作态度不认真，因严重的操作失误而造成事业单位经济效益损失甚至是人员伤亡事件的人员，除了应负的法律责任外，还要接受单位的批评，以达到管理的目的。

3.3培训人才队伍

档案管理工作的人员，自身的素质不高，知识层次不高，缺乏专业的技能水平，在很大程度上制约档案的信息化管理的良性发展与进步。因此，事业单位要加强对在职人才队伍的培训，提高他们的专业水平与自身素质。事业单位可以聘请专业的教师，在单位内部开展相关的专题讲座。除此之外，也应该开展对在职工作人员的实习培训，充分利用各种积极有效的教学资源，加强对工作人员的培训与锻炼[3]。

3.4加强管理人员的安全技术以及安全意识

对于事业单位档案的管理，除了管理制度的规范，设备技术的更新外，还需要加强对档案管理人员安全管理意识的宣传。信息技术的发展，促进事业单位使用多媒体技术对员工进行灌输教育、导入培训、广而告知，从而形成浓厚的舆论氛围。员工目前普遍存在的侥幸心理、自负心理、投机心理、浮躁心理以及麻痹心理等等消极因素，都需要及时排解与消除。事业单位要加强安全管理意识的宣传，使员工在参与中潜移默化地接受新的安全价值观，并逐渐用以指导自己的行动。

3.5管理者要重视信息技术的管理与系统安全

信息化时代的发展，使信息技术充斥在我们社会生活的方方面面。随着我们对信息技术信赖程度的加强与使用频率的提高，计算机网络安全问题也频繁发生。计算机网络安全，就目前来看，存在很多的隐患问题。主要是因为计算机网络系统本身存在诸多的不安全因素，加上一些人为的、故意的网络攻击，计算机网络安全问题较多。

4结语