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文档简介

食品公司电视电话会议管理制度1.前言为规范公司的电视电话会议，提高会议效率和质量，便于管理和实时掌握会议情况，特制定本管理制度，本制度适用于全公司范围内的电视电话会议。2.会议类型和范围2.1会议类型目前公司内的电视电话会议主要有以下几种类型：公司全员大会部门经理会议项目组会议团队讨论会议以上四种会议类型均需要通过电视电话会议来实现。2.2会议范围公司所有的电视电话会议均应在制度内管理。属于此范围的会议包括各级别会议，各部门以及团队的讨论会、对外会议等。3.会议预约3.1预约时间电视电话会议的预约应该提前至少一天，并向参会人员说明会议主题和目的。对于一些重要的会议，建议提前一周进行预约，并向参会人员发送会议议程。3.2预约内容预约电视电话会议时，应明确会议所有参会人员姓名、职务和联系方式等基本信息。同时，应向参会人员发送会议议程，明确会议主题、时间、地点、讨论重点和议题内容等。3.3参会确认参会人员应在受邀请后尽快确认出席和不出席，以便会议组织者进行安排。会议召开前，组织者应对参会人员进行跟进确认。4.会议设备准备4.1会议室准备会议开始之前应检查会议室内的电视设备、话筒、摄像头等设备的正常运转情况，保证会议没有中途故障。4.2会议材料准备参会人员应根据会议议程准备相应的材料，确保参会人员对会议内容的理解和准确把握。4.3会议软件准备会议室内需安装相关的会议软件，以便与其他会议室的电视进行连接。5.会议操作规范5.1会议开始规范会议开始前，电视电话会议组织者应主持会议，并向参会人员发言序列。参会人员应在主持人的诱导下按照序列逐一发言。5.2会议内容规范会议期间，参会人员应坚持准确、明确和简练的原则发言。重要的意见、建议等内容应记录在会议记录上。5.3会议交流规范会议期间，参会人员有相互交流的机会，应尊重他人的言论，注意言辞文明，维护会场秩序，并听取主持人关于发言时间和顺序的掌控。5.4会议时间和记录会议要求时限和议程充分利用，确保会议能达到预定的目标，同时注意记录会议内容。6.会议总结和整改6.1会议总结会议结束后，主持人应对本次会议进行总结，汇总会议中所提问题和建议等内容，制定解决方案。6.2会议整改会议总结后，主持人应根据会议情况，制定相应的整改方案，以解决会议中出现的问题和不足之处，保证下一次会议的质量和效果。7.附则本制度自

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