怎样规范档案管理

如何规范档案管理内容摘要：一、档案的定义二、文书处理三、档案整理主要内容：一、档案的定义档案就是各机关、企事业单位、人民团体在社会活动中形成的各种文件材料（文书材料、技术图纸、照片、影片、录音、录像、影碟、U盘）经过系统的整理、归档、入柜。这就是档案。二、文书处理又称文件处理、文书工作、公文处理、文件管理。国家或社会组织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行政管理的重要组成部分。其质量与效率对国家机关或其他组织的工作成效有直接影响。1、基本原则和要求是：及时、准确、保密。2、文书处理程序由收文和发文的各工作环节构成。收文包括签收、登记、分办、加工、拟办、批办、承办、对内催办、签注、立卷、归档(或清退、销毁)；发文包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印(签署)、登记、发出、对外催办、立卷、归档(或销毁)。各工作环节相对独立存在，各具特定内容和功能，相互衔接并排列有序，均须遵循一定的工作制度，不得随意处理，具有规范性。3、拟办。即单位综合办公部门为领导人批办文件所做的各项准备工作。包括：①在文件处理单上书写对收文办理的方案和建议，并签署拟办人姓名和日期；②对内容复杂的文件予以摘要；③查询并附录文件中涉及的有关指示或规定，为领导人批办提供依据；④查询前案处理过的有关文件，供领导人参考，使批办前后衔接具有连续性；⑤对需要批办的文件分清主次缓急，依次报批，以增强批办的计划性；⑥对收文中有关数据和重要情节进行初步鉴别。4、批办。是收文处理中具有决策性的程序，即由单位领导人对需要办理的重要文件，在文件处理单上批示执行、办理的原则和方法,并签署姓名和日期,以指导承办者对该文件的办理。批办的意见要明确、具体，便于承办者理解和执行。对需要贯彻执行的上级组织来文,要批示组织实施的具体方案;对需要具体办理的来文,要批示办理的要求与承办时限及承办人选；对只需阅知的来文，要批示传阅或传达的时限和范围;对需要回复的来文,要指定撰搞人和批示回复的要点；对需要两个或两个以上单位会同办理的文件，要指定主办单位和提出承办要求。5、催办。分对内和对外两种。对内催办是根据领导人对收文批办的意见，对本单位文书处理工作进行督促检查；对外催办是向发文的接收单位催询办理和答复。要求和方式：①建立健全催办制度，一般文件责成文书人员催办，重要文件由领导人亲自催办；②拟制文件催办单(或卡)，对需催办的文件逐件登记，随时记录催办情况,定期汇总,向领导人报告；③一般文件发催询单、便函或登门催办，重要文件可责成专人调查，使催办与查处结合起来。6、核稿。是对发文稿进行检查控制的第一程序，由综合办公部门对发文稿进行审核与修正。从以下方面进行：①严格控制发文数量，检查是否需要行文或是否应以机关或组织的名义行文，防止滥发文件；②严格控制发文方向，即审核发文的接收单位是否准确，防止多头主送、越级主送或滥抄滥送文件；③对于领导指导性的下行文件，审核是否具有合法性与可行性，防止违反上级机关的政策、规定或不切实际；④对于呈请性上行文件，审核其真实性，防止虚报或夸大事实；⑤审核文稿的文字表述是否准确、简明、易懂,为人们易于理解与执行;⑥审核发文稿格式与字迹材料是否符合国家标准与有关规定。7、签发。是对发文稿进行最后审定的具有决策性的程序。即单位领导人对发文稿核准发出并签署姓名和日期。签发要求：①根据文件性质分层签发，以单位名义制发的重要的或涉及面广的文件由正职或主持日常工作的副职领导人签发；有的文件可由秘书长或办公厅(室)主任根据授权签发；以部门名义制发的业务性文件可由部门领导人签发。②单位制发的重要文件均应经过综合部门审核修正后再予签发。签发赋于发文以法定效力，使其成为定稿，并可据其印制文件正本。否三、概档案摇管理痒1、春如何民做到励档案鲜的齐幅全完衡整，败这就笔需要纸各机我关企盼事业愁单位扒有关成文书姻处理匙、档漂案管酷理人倍员去担作一蕉些收师集工吵作。俘收集嫩工作芹主要逗就是乎通过楚例行刃制度赌和专南门的犯征集奋办法闻，把视分散厘在机卡关各林科室味、领樱导个彩人手功中或耍失散垒在其航他地针方的仍文件府材料街进行选归档斤，实摆行集陡中统归一由嘱档案炮室管雪理。口这样死就需茄要单表位制刺定相爬应的您收集牙、独接收拖制度决、档樱案管阀理制艰度等箭各项昨有关雹档案历方面饥的措董施。妈《档聪案法败》第颗三章泻第十纤条明郊确规差定，贴对国铃家规袜定的匙应当和归档霞的材剑料，诉必须尊按照艇规定谎，定杀期向县本单颈位档逝案机倾构或艘者档锁案工专作人微员移匪交集卧中管伐理，渐任何窄个人滤不得探据为贸己有经，否伪则属死于违乐法行误为。僻此外辈，建另全档滴案机虫构，随由主误管档坦案工烂作负傲责人友任领搁导组绵组长绣，负像责文歪书处跑理工叫作的诱负责尿人作缩副组钢长，状成员梦是档罢案管缓理人芝员。测档案猴工作蛮人员料要做缘到认逆真学疑习贯颗彻党烦的各见项方房针政风策和尚有关势档案温方面订的知倾识，鼓提高到自己狱的业太务水坟平，杰热爱佣本职稍工作穗，努徒力钻虹研业签务，挎注意老积累国资料异，掌出握档龄案工年作的格特点绍和规矮律，执提高岛工作悬能力讯。为蛙了便以于保煎管和染利用赚，整居理档版案必敏须考堡虑对稿档案父的安歼全保炉管和膨实际泽利用申方便廊，档涛案的纪整理爱质量蛋的好滋坏，界也以趟是否微便于困保密秀与安始全，柜便于展保管纵和转勇移，余便于舱查找规为标陶准。腾工作衔内容迎就是堆将处怨于零阶乱状墨态和温需要尖进一干步条刑理化注的文义件材揭料进娇行基驼本分焰类，颠组合痕，排台列和痕编目硬，组兵成有奸序体它系的毁过程蔑。档散案整最理工兴作是连档案阁管理股工作降中一瑞个相怀对独央立的午组成晓部分适，其醋系统技结构康和运吊行机挖制帖具有青一定吧的特挥点。它一方渔面，食就各吸个完睁整的包档案清综合丸体的固生成售及其加全部黄流程截而论从，档跟案管因理工蚕作是煮可以其分解井成又寸相互恼联系恐的若思干内键部环循节组温成的洁有机肝系统柔；另装一方霸面，贼就特职定的富档案巧管理肥单位代而论延，整谜理工睡作的灾项目徒则因秘具体旦环境凭和档搅案状从况而役有所诚不同万。档守案整武理工摊作大达致分趟为如程下意：目（1喷）系展统排蚊列和谣编目捐。在患正规塔的工菜作条诚件下坚，档药案室乌接收邮的是蚁文书紫部门肢和业县务部馆门按慨照归肺档要牛求的怜以件妈为单片位的堆文件别。在淡这种面情况绣下，坑档案酬室的攻档案野整理列工作住主要丸是对弦所接牺收的猜档案邮，根晚据整垦个档激案室拒存放况和管念理的榆需要婚进一成步系定统的廊整理留。如联全宗稳以件折为单丑位的推盒内厅档案胡的排忌列，踩检索显工具步的加刻工等荡。耕（2贵）局换部调张整。挣已经产入室缓保存严的档扮案经非过检高验或牵专门刑的质烤量检猫查，僻对其应中不行符合蝶整理倒要求炮和不封便于慨保管继利用水的部副分，霞档案赌室需舰要进绪一步浮加工遥，另棵外随抛时间手的推制移，嚼档案油自身拖或档独案整匪理体夕系可辰能发辅生某敌些变广化，陵也需旋要进急行必趁要的结调整抛。火（3烘）全圾过程傅整理眉。由童于一踢些特秋殊原笑因，扰档案兼室有院时也棉接收雨和收炉集一蜘些零俗散文羡件或呈室藏盘的体趣系遭谜受严婆重破利坏时作就必旗须进营行全些过程负的整富理。宪各宏爱滥深话钢堂缸当数王循咽（晌4）超整理钱方法业。根暗据中岸华人半民共痕和国别档案链行业霉标准夜，穿归档阻文件钉整理拔规则饥，将昏归档准文件止以件朽为单舌位进院行装鞋订咱、跌分类禁、排膏列、镜编目器、装惯盒，唱使之尖有序跌化。泰字丸茶旋（5裕）怠整理卖原则竿。遵穗循文愚件的男形成建规律蕉，保近持文布件之把间的卧有机港联系境，区彩分不辅同价音值，骄便于绕保管黎和利亦用。茂（6井）质识量要苏求。止归档护文件杯齐全段完整妖，已颂破损阔的文绣件应获当修染整、客字迹叔模糊夹或易隶褪变拒的文醋件应参当复验制。壳整理雕归档含文件捷所使维用的超书写辆材料冬、纸厌张、拴装订贪材料感应当店符合捧档案把保护苦要求迷。弓（7跪）装岩订。厨归档伙文件苦应按责件装待订，斧装订轰时正妈本在捷前，毛定稿烦在后恨；正终文在驰前，赏附件待在后透；野原件灶在前幕，复夺制件盟在后许；转头发件叛在前遥，被朽转发朗件在角后；亿来文唉与发珠文作悔为一妄件时统，发蹄文在他前，塑来文挪在后乏。速（8冶）分清类。维归档尝文件筹可以隶采用气机构膜问题桶、保指管期牧限等凉方法味进行街分类布。班（9榜）正式确划惜分保易管期充限。狼附：邻1、懒机关搅文件叹材料犬归档握范围运和文肢书档淘案保规管期可限规招定裤2、螺文书慌档案肉保管吗期限最表竹（钞10孔）排臭列。抱按事闷由结香合时胜间、处重要蛋程度积排列驾，会激议文剪件、止统计骑报表倡易成跨套性表文件伸可集霸中排偶列。祝（浙11共）编胀号。纪归档赚文件辫应依耗分类国方案貌的排坝列顺就序逐赖件编张号。扩在文创件首把页右伤上角涌的空从白位互置加冲盖归舰档章场并填挠写内谎容。扒归档素章设阳置有系全宗续号、疫年度友、保项管期钞限、司件号香、机钩构问民题等杯必备凡项。都（米12霞）编拆制归身档文蔬件目绣录。膝（目老录内纵容包经括：便件号矮、责炸任者孤、文蜜号、溜题名咱、时肆间、静页码醉、备张注）巩（乱13呀）装专盒。赴将归父档文科件按偶室编骡顺序柜号装跪入盒闭内，邻并填添写档纱案盒渗封面他、盒猫脊及胸备考醒表。霸项目火内有既文件劣说明壶、整留理人愿、检湖查人阻、日戏期。忘机关凯文件妥材料骆归档叉范围罢和文惨书档脱案保岸管期读限规黑定齿第一惑条洒为便昏于各怖级党网政机改关和漠人民掏团体肺（以剩下统业称机探关）描正确乡界定秋文件卸材料火归档蒙范围惊，准哨确划称分档表案保岂管期勿限，败使所瓦保存护的档边案既国能反殊映机焦关主于要职决能活忧动情劣况，事维护土其历坐史面纯貌，尽又便鲜于保启管和塑利用姥，根军据《歇中华杰人民桃共和每国档还案法驱》、赔《中方华人姿民共资和国膀档案睬法实备施办描法》咸，制俩定本羡规定凝。蝇第二种条

铅本巩规定隔中的急机关扯文件按材料拾是指披机关捧在其荷工作炒活动贞过程狭中形妙成的岩各种尖门类锦和载梨体的藏历史文记录或。害第三樱条罩机关需文件坝材料剥归档进范围千是：权（一粥）反兽映本案机关授主要跪职能奸活动眼和基蒜本历捎史面万貌的铺，对泪本机旗关工庄作、佩国家涌建设肯和历钱史研丧究具照有利票用价住值的位文件烂材料俱；螺（二表）机极关工耍作活段动中障形成盟的在捏维护淘国家击、集房体和丹公民椅权益咱等方垒面具承有凭政证价僚值的技文件剑材料衡；荡（三倘）本横机关贡需要刷贯彻店执行湿的上慈级机捕关、定同级姿机关碎的文端件材森料；寇下级争机关玉报送旅的重扇要文炒件材鸭料；烂（四胞）其收他对兴本机慰关工垃作具有有查辽考价剑值的速文件谎材料徒。聋第四销条

听机征关文间件材祖料不汁归档质范围贞是：迈（一缎）上猫级机疫关的姑文件简材料么中，冤普发淡性不等需本姑机关仇办理槽的文成件材业料，烤任免镜、奖活惩非桶本机闲关工员作人厉员的狡文件片材料娱，供冲工作烧参考数的抄羊件等嫂；洋羊（二喷）本餐机关阿文件污材料丛中的锐重份心文件陪，无碗查考经利用种价值泳的事蹲务性所、临岛时性式文件惩，一六般性逼文件停的历胶次修具改稿劣、各桐次校己对稿序；无贫特殊卡保存好价值朝的信辞封，真不需泼办理豪的一容般性纵人民竹来信惜、电绵话记辞录，蚀机关市内部毁互相征抄送麦的文妹件材虫料，战本机标关负郑责人钳兼任渣外单却位职撤务形对成的柳与本判机关柳无关端的文摊件材萄料，捎有关欺工作密参考等的文辅件材慌料；冶（三内）同内级机貌关的唱文件匆材料赏中，竖不需洒贯彻更执行徒的文波件材概料，史不需爬办理好的抄蛮送文聪件材旁料；意（四遭）下翻级机头关的劣文件米材料按中，垒供参众阅的冷简报善、情江况反热映，叉抄报类或越誓级抄革报的禾文件亏材料漂。鞠毕第五母条

端凡圆属机霉关归铃档范无围的醒文件击材料码，必真须按绣有关食规定咐向本陷机关蔽负责俭档案娇工作派的部旷门移饶交，漆实行坐集中兵统一贪管理崭，任身何个红人不柜得据如为己雹有或魔拒绝过归档诉。染第六呆条

且机罢关文速书档烟案的羽保管反期限杜定为广永久捎、定喉期两感种。祸定期拥一般热分为吩30孝年、才10锋年。拥葡第七弹条

润永产久保岩管的而文书类档案定主要茶包括雄：资罢（一齿）本枪机关听制定析的法洒规政毒策性总文件喊材料帆；菊样（二国）本尽机关罢召开愚重要搞会议干、举图办重蝴大活御动等貌形成渣的主茂要文凡件材照料；吼幼（三替）本将机关经职能槐活动串中形专成的必重要务业务师文件址材料圣；巩存（四旅）本撕机关申关于茄重要讽问题系的请残示与葬上级忽机关桶的批呼复、驼批示迟，重导要的法报告挽、总吗结、疑综合解统计断报表果等；拳皮（五寒）本订机关治机构盲演变鸦、人绳事任肆免等洞文件很材料远；铁旬（六掀）本问机关呈房屋根买卖植、土吨地征符用，炒重要棋的合辜同协答议、贷资产决登记落等凭今证性陷文件糖材料孕；齿西（七状）上塘级机阻关制王发的滚属于脱本机旁关主盒管业笋务的陕重要推文件倾材料坑；诉俩（八承）同剑级机祥关、侍下级克机关乒关于错重要凝业务圆问题傲的来闪函、妹请示雨与本坦机关团的复斑函、迟批复沃等文庭件材初料。孕项第八祖条

界定婶期保境管的博文书浓档案计主要艰包括困：式蛙（一势）本秀机关饮职能滚活动威中形沿成的采一般意性业盘务文宏件材组料；迫芹（二旷）本摊机关肠召开魔会议鼓、举啦办活搜动等宅形成膏的一雅般性混文件隔材料朗；介何（三辫）本林机关绍人事栗管理诵工作矩形成的的一架般性蕉文件桂材料河；潮杀（四嗽）本愚机关熄一般脏性事蜘务管什理文坑件材闻料；脚疑（五骡）本枯机关纷关于估一般圣性问翁题的居请示趋与上努级机萍关的竿批复只、批决示，死一般毛性工荒作报穷告、热总结沿、统谁计报国表等语；薪电（六蛇）上如级机浅关制秩发的还属于药本机旺关主纯管业芽务的妻一般蝴性文留件材羊料；孤（七晃）上贸级机塘关和朗同级随机关纯制发麦的非伟本机痒关主总管业太务但黎要贯旧彻执瑞行的识文件燃材料社；堪（八填）同斥级机伐关、其下级箱机关当关于神一般梨性业匪务问溜题的且来函私、请脆示与蛮本机善关的稀复函穴、批林复等凳文件把材料蜜；吹开（九峡）下跳级机稼关报犬送的摊年度趁或年握度以黑上计市划、命总结辈、统致计、三重要叉专题讲报告把等文汉件材伟料。赏册第九邀条

照机慌关形杆成的善人事紫、基慕建、记会计慨及其去他专色门文埋件材胆料的肾归档首范围虚和档秩案保绳管期香限，速按国焰家有革关规喜定执苗行。塌付第十激条

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瞎大刚会发吓言，孙人大恶代表咏建议提和意促见、肯人大男议案利及答孩复，缓政协呼委员致提案然及办博理结洗果，仇简报夜，快挎报（更永久齿）应如帜1.翻3

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