建设工程档案立卷要求细则

建设工程档案立卷要求细则1、纸质文件的立卷(1)建设工程文件应随着工程建设的进度及时收集和整理，保证工程从立项到竣工各阶段文件的齐全完整。(2)组卷应符合以下原则：1)组卷遵循建设工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，符合专业特点，便于档案的保管和利用。2)不同载体的建设工程文件分别组卷。3)卷内不得有重份的建设工程文件。(3)组卷应符合以下要求：1)建设工程纸质文件的形成包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件〔包括工程变更文件〕、竣工图、竣工测量文件、竣工测量图、竣工验收文件、工程结算文件、备案文件等内容。2)工程准备阶段文件按建设工程工程组卷。在符合本细则规定案卷厚度要求时，可按建设程序、形成单位等组成假设干卷，工程地质勘察报告单独组卷。3)监理文件按单位工程、分部工程、专业等组卷，综合性文件可按建设工程工程集中组卷。4)施工文件〔包括变更文件〕和竣工图按单位工程、分部工程、专业等分别组卷。5)管线工程竣工测量文件和竣工测量图按建设工程工程或专业等分别组卷。6)竣工验收文件按建设工程工程、单位工程、专业等组卷。7)工程结算文件、备案文件单独组卷。(4)卷内文件和案卷的排列顺序应符合以下要求：1)文字材料按事项、时间顺序排列。同一事项的批复和请示，同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。2)根据建设工程工程的不同，建筑、市政、公路、地下管线、园林绿化、水运等工程文件分别符合本细则附录一、附录二、附录三、附录四、附录五、附录六的排列顺序。3)变更文件按变更文件号或变更文件的时间顺序排列。4)图纸遵守专业排列顺序,同专业图纸按图号顺序排列。5)案卷按照工程准备阶段文件卷、监理文件卷、施工文件卷、工程变更文件卷、竣工图卷、竣工测量文件卷、竣工测量图卷、竣工验收文件卷、工程结算和备案文件卷的顺序排列。(5)案卷的编目应符合以下要求：1)案卷由案卷封面、保管单位内封面、卷内目录、工程文件、备考表和案卷封底组成。2)案卷封面排列在卷内目录之前，样式符合本细则附录八-A的规定。内容包括档号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限和密级，按以下要求填写：①档号、保管期限和密级由接收保管档案的单位按相关规定填写。②案卷题名:简明、准确地揭示卷内文件的内容。填写建设工程名称＋单位工程名称＋卷内文件概要等内容(有新旧名称的工程，地名办核准的名称在前，原名称用括弧标注在后)。③编制单位:填写组卷单位的名称。④编制日期:填写案卷形成日期，年代编写四位数。3)保管单位内封面,样式符合本细则附录八-B的规定。①工程名称：填写该工程的名称。②保管单位：填写保管单位名称。③编制单位：填写组卷单位的名称。④编制日期：填写案卷形成日期，年代编写四位数。⑤张数：最后页码。⑥归档日期、档号、保管期限和密级由接收保管档案的单位按相关规定填写。4)卷内目录排列在案卷内文件首页之前，样式符合本细则附录八-C的规定。内容包括序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次和备注，按以下要求填写：①序号:以一份文件或一张图纸为单位，按文件或图纸的排列顺序用阿拉伯数字从“1〞依次标注。②文件编号:填写文件原有文号或图纸编号。③责任者:填写文件的直接形成单位或主要责任者。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等〞代替。④文件材料题名：填写文件标题或每张图纸的全称，不得使用省略号或简化符号，没有标题或标题简单不能概括文件内容的重新拟定标题。⑤日期：填写文件的形成日期。⑥页次：填写每份文件在卷内排定的起始页号，最后一份文件填写起、止页号。如最后一份文件为单页，只填写该页在卷内排定的页号。⑦备注：填写对本份文件材料需要补充说明的问题。5)卷内文件页号的编写符合以下规定：①以案卷为单位，在有书写内容的页面上用阿拉伯数字从“1〞开始连续编写，填表说明类文字页面不编写。单面有书写内容的文件在右下角编写；双面有书写内容的文件，正面在右下角编写，反面在左下角编写，折叠后的图纸一律在右下角编写。②成套图纸或印刷成册且连续编有页号的文件材料，自成一卷时，可不重新编写。③使用黑色印油打号或用碳素墨水书写。④案卷封面、保管单位内封面、卷内目录、卷内备考表、案卷封底不编写页号。6)备考表排列在案卷内文件尾页之后，样式符合本细则附录八-D的规定。内容包括页数〔含文字材料页数、图样材料页数和照片张数〕、说明、立卷人、审核人和时间，按以下要求填写：①页数：填写卷内文件的总页数。其中文字材料页数、图样材料页数和照片张数分别填写。②说明：由立卷单位填写对该卷文件内容有无遗留或补充的说明，并加盖单位公章。③立卷人：由立卷人签字。④审核人：由审核人签字。⑤时间：填写完成立卷和审核的时间，年代编写四位数。7)案卷的装订与图纸的折叠应符合以下要求：①文字材料卷和文字材料与图纸混装卷装订，图纸卷散装，印刷成册的文字材料自成一卷时可不重新装订。②破损的或规格小于A4幅面的工程文件使用A4幅面的白纸进行托裱，托裱时文件材料的右边和底边与托裱纸的右边和底边贴齐。③文字材料组卷厚度不宜超过20mm，图纸组卷厚度不宜超过50mm。④装订采用左侧三孔线装法〔横排文件装订字头朝左〕,三孔装订之间距离为166mm，孔与两边距离65mm，孔与左边距离一五mm，要整齐牢固，便于保管和利用。⑤装订时必须剔除金属物。⑥工程图纸按规定折叠成A4幅面规格(折叠尺寸为297mm×210mm),折叠后图标外露。图纸折叠符合本细则附录八-E的规定。2、声像资料的立卷(1)纸制照片档案1)立卷原则与方法①整理要遵循保持卷内照片的有机联系，利于平安保管，便于为利用者提供效劳的原则。照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理存放。②照片与说明一起用双面胶贴固定在蕊页上，并组成案卷。蕊页规格为297mm*210mm，每蕊页粘贴两张照片，竖幅照片统一往左转90度粘贴。③案卷内蕊页以三十页以内为宜。④“立卷单元〞应以该工程建设工程规划许可证核准的建设工程为一个单元进行立卷。⑤“立卷顺序〞第一局部为施工前地块原貌和工程前期声像资料；第二局部为工程建设中反映重要政务活动的声像资料；第三局部为工程各单体施工过程中反映重点部位、重点工作、典型的施工操作过程及独具特色之处的声像资料；第四局部为工程竣工后的现状声像资料。2)照片档案编目照片档案的编目包括封面〔附表八-H〕、照片档案总说明〔附表八-I〕、卷内目录〔附表八-J〕、蕊页〔附表八-K〕、备考表〔附表八-L〕。①封面的编制应符合以下规定：·档号：移交进馆后由档案馆填写。·案卷题名：填写建设工程名称+单位工程名称+卷内文件概要等内容(有新旧名称的工程，地名办核准的名称在前，原名称用括弧标注在后)。·拍摄时间：填写本卷照片拍摄起止年份。·保管期限及密级：移交进馆后由档案馆填写。·编制日期：填写案卷形成日期，年代编写四位数②照片档案总说明应符合以下规定：·工程名称：“城建档案移交清册〞封面中的工程名称。·工程地点：“标准地名使用证书〞上建筑物所坐落的准确位置。·建设单位：“城建档案移交清册〞封面移交单位公章中建设单位全称。·设计单位：“工程竣工验收报告〞建设表7-1至7-6设计单位公章中设计单位全称。·监理单位：“工程竣工验收报告〞建设表7-1至7-6监理单位公章中监理单位全称。·施工单位：“工程竣工验收报告〞建设表7-1至7-6施工单位公章中施工单位全称。·开工日期：建筑工程“开工报告〞中的开工日期。·竣工日期：建筑工程“竣工报告〞中的竣工日期。·工程简介：按附表八-I相关要求填写。③卷内目录的编制应符合以下规定：照片编号:以一张照片为单位,按照片顺序用阿拉伯数字从〞1〞依次标注。·照片题名：A.建筑物、构筑物照片题名由工程名称或单位工程名称+详细部位名称组成。市政工程照片题名由地理位置+工程主体名称+详细部位名称三局部组成。一组照片反映同一建筑物时，每张照片要分别注明拍摄角度、景别等。(有新旧名称的工程，地名办核准的名称在前，原名称用括弧标注在后)B.工程会议及各种活动照片题名：会议、活动名称。·页号：指本卷内照片所在蕊页的页号。·案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。·页号填写在蕊页右上角。·备注：填写所要说明的问题。④照片档案蕊页的编制应符合以下规定:·照片编号:以一张照片为单位,按照片顺序用阿拉伯数字“1〞依次标注。·底片号：指固定和反映底片位置的顺序号〔由年代、流水顺序号组成由档案馆负责填写〕。·照片题名：〔与卷内目录题名一致〕。·地点：指建筑物、构筑物的坐落地点，会议召开地点。·摄影日期：指该照片的拍摄时间。·x指拍摄人。·文字说明A．总体要求a.文字说明应概括提示照片所反映的全部信息，一般不超过200字。文字简洁，语言通顺。b.一组假设干联系密切的照片或录像应在第一张照片或第一段录像处加以总说明。其它需要注明的，可在相应位置加以说明。B.建筑物、构筑物简要填写工程概况，使用单位名称、建设单位、开展商、开发商、投资商、承包商、设计单位，施工单位、开工日期、竣工日期等字段。其中建筑工程应明确占地面积、建筑面积、层数、高度、结构、投资、座落地点，子项情况等信息。市政工程照片档案文字说明应包括桥梁名称、座落地点、桥长、桥宽、桥梁类别、荷载标准、抗震等级；道路名称、工程起止地点、路长、路宽、路面结构等有关情况。C.会议、活动应包括会议主办单位、参加单位、会议活动内容及主持人、参加会议主要领导的姓名、工作单位、职务及在本照片中所处的位置等。涉及重点部位、工作、隐蔽工程及分项工序的，必须明确工序名称及其所属的分项、分部和单位工程名称。事故材料应明确发生原因及处理后效果。新技术、新工艺、新设备、新材料应对名称和效果进行说明。⑤备考表的编制应符合以下规定：备考表应填写案卷照片的张数、总的页数。上半局部由立卷人填写所要说明的问题及事项，并填写立卷人姓名和日期。(2)数码照片档案参照“录像档案〔光盘〕立卷管理〞要求。(3)录像档案录像档案以Betacam录像带、Dvcam录像带、光盘为管理单位。整理前要先对拍摄内容进行简单编辑，剪去不清晰和重复无用的镜头，加适当字幕说明。1)录像档案〔光盘〕立卷管理要求光盘档案编目包括封面〔附表八-M〕、光盘档案总说明〔附表八-N〕、卷内目录〔附表八-O〕、蕊页〔附表八-P〕、备考表〔附表八-Q〕。①封面·盘号：进馆后由档案馆统一填写〔年代+工程顺序号+光盘顺序号〕。·案卷题名：填写建设工程名称+单位工程名称+卷内文件概要等内容(有新旧名称的工程，地名办核准的名称在前，原名称用括弧标注在后)。·拍摄日期：填写工程内容的拍摄时间段。·保管期限：移交进馆后由档案馆填写。·密级：移交进馆后由档案馆填写。·顺序号：填写工程光盘流水号。·内容：填写盘内拍摄的内容名称。②光盘档案总说明应符合以下规定：·工程名称：“城建档案移交清册〞封面中的工程名称。·工程地点：“标准地名使用证书〞上建筑物所坐落的准确位置。·建设单位：“城建档案移交清册〞封面移交单位公章中建设单位全称。·设计单位：“工程竣工验收报告〞建设表7-1至7-6设计单位公章中设计单位全称。·监理单位：“工程竣工验收报告〞建设表7-1至7-6监理单位公章中监理单位全称。·施工单位：“工程竣工验收报告〞建设表7-1至7-6施工单位公章中施工单位全称。·开工日期：建筑工程“开工报告〞中的开工日期。·竣工日期：建筑工程“竣工报告〞中的竣工日期。·工程简介：按附表7相关要求填写。③案卷目录·盘号：进馆后由档案馆统一填写。·案卷题名：填写建设工程名称。·页号：指本卷内光盘所在蕊页的页号。④录像档案蕊页的编制应符合以下规定·盘号：进馆后由档案馆统一填写〔年代+工程顺序号+光盘顺序号〕。·光盘内容：光盘刻录内容概述与盘内录像的数量及总时长。·刻录人：光盘刻录者。·光盘容量：光盘内刻录内容占用空间的大小。·刻录日期：光盘刻录的年月日。⑤备考表的编制应符合以下规定备考表应填写光盘的张数、总的页数。上半局部由立卷人填写所要说明的问题及事项，并填写立卷人姓名和日期。2)录像档案〔录像带〕立卷管理要求录像档案〔录像带〕编目包括外封面〔附表八-R〕、拍摄记录的编制〔附表八-S〕。①录像档案外封面内容包括盘号、工程名称、序号、工程名称、带长。按以下要求填写：·盘号：进馆后由档案馆统一填写〔年代+工程顺序号+录像带顺序号〕。·工程名称：填写建设工程名称。·序号：填写盘内拍摄不同工程的排列顺序号。·工程名称：填写拍摄的工程具体名称。·带长：填写该工程拍摄的时间长度。