采购专项审计工作程序

审计程序审计程序底稿索引执行人复核人时间预算一、对公司采购制度完善性检查、评价审计准备---1、制度与流程：否完备，采购活动各阶段是否都有相关的管理规范。比价、议价、合同管理、验收、退货、款项支付等主要业务的管理性，判别其对实际工作能否起到管理控制作用。采购专项审计工作程序适用对象：内部审计目录一、审计方案二、审计程序三、审计分工和日程安排四、审计所需资料清单一、通用采购专项审计方案、审计目的：根据公司的采购管理制度，对采购部门现阶段的采购管理工作及内部控制状况进行审计检查和内控评估，揭示其中存在的控制风险，并提出可行的建议和改善措施。、审计内容：1、采购管理制度是否有效和完善。2、采购计划、采购预算、实际采购是否得到良好的遵循。3、公司对采购主要业务环节（议价、合同管理、验收、退货、款项支付等）的管理、控制是否完善。4、对本年度审计问题进行后续追踪审计、审计范围：20XXX－20XXX、审计人员：、审计时间：二、审计程序（3）用Visio等制图软件绘制采购流程图，判断其制度方面是否存在控制缺失或薄弱环节，同时确认采购流程的效果与效率。现场审计---工充分沟通，对现有的采购制度作出客观评价。二、采购管理主要业务工作的内控情况检查1、供应商管理阶段审计准备---收集供应商管理制度。了解供应商管理系统。的来源。现场审计----从供应商管理系统获取本年度主要供应商清单，新进、淘汰供应商清单，以100确认、淘汰是否按制度执行，提供的资料是否支持其操作。以此来确认供应商评价制度是否有效执行。简单易被猜测，员工被离职、调岗权限未及时注销的情况。从价格收集系统调取重要物资及固定资产价格进行整年度对材料价格进行单独询价，以确保采购价格真实合理。抽查10-20家公司主要供应商资质文件：包含营业执照、价格管理部门是否充分利用了各种价格来源渠道，建立起本公司的物资种类进行了适当分类2、采购申请审批阶段审计准备---了解采购部门程招标方式、评标和中标标准。收集非招投标采购制度现场审计----从财务明细账抽查6-9笔（可分原材料、固定资产和办公用品）要控制环节的完备性和合理性。置了供应商准入机制，如设置年营业额、公司规模等。采购业务招标书是否详细具体，涉及到所采购物资的具体规格、数量、技术要求。对于参与招标的单位，邀标应该高于5家，如果实际应标数低于3家，是否废标，未废标的是否提报公司高层审批。对于常规物资的采购的招投标检查是否为随机从供应商系统内筛选，如为新进供应商是否按照供应商管理制度进行了考核。邀标报价。报告等。采购人员不得参与评标。评标过程记录是否完整，技术标、商务标评定方法是否合理，是否有技术部提供技术指标。定标程序是否符合集团及公司制度要求，定标理由（质量最优、价格最低、送货时间最短）是否充足。非招投标采购划价，应将其作为重点审计对象，审计是否存在问题。是否存在非采购人员采购，或者非采购人员采购后未由采购部门、使用部门主管追认审批的情况。比价基础是否一致，如物资的规格、型号、性能、采购是否有预算，非预算内的物资采购是否采购量大于公司需求，采购的物资是否符合公司要求。询价、议价、比价有书面记录，如为电话询价，而对方未对报价做确认则此类询价认为不合宜。定点或者指定采购是否定期做材料、物资、服务的质量评估。对于质量出现严重问题的是否要求对方赔偿或者限期整改。紧急采购是否定点采购或者协议公司，如指定的超市、五金公司、文具用品，低于一定金额的采购，是否有发票。是否以适当形式事先通知价格信息部门，并于规定时日内补齐办妥有关手续。互惠易货采购对于互惠易货采购是否真实合理，对方物资的公允价值如何确认。要求：结合后面的合同履行、现场审计，实质性判断以上采购提交、审批的真实合理性。3、合同管理制定审计准备---（1）了解公司合同管理（包括审批、存档、台帐管理等）的制一致，差异合理性，内部控制环节是否健全。现场审计---3份，检查其起草、法务审核、管理层审批、档案管理等工作流程是否符合公司要求。检查所抽取合同内容的合理性：确认合同关键条款（数量、质量、颜色等）是否与招标书内容一致。如存在差异，差异是否合理。不具操作性，能否在维护公司利益的基础上力求公平、公正。合同内是否对供应商逾期交货造成的财务损失和处理有规定。检查合同的实际执行情况：根据业务实际进展情况，检查合同中关于采购、付款、验收付款是否得到执行。检查合同中约定的奖罚条款是否得到执行。合同是否编号，档案保管室是否防火防水，适于安全保管。提出建议。4了解公司仓库管理（验收入库、出库）的制度收集出入库单和台帐现场审计---是否采购人员参与验收方出具验收时，是否按照合同核对具体的数量，重量，品相等，项，或者对供应商进行处罚。了台帐。对于长期未使用的资产是否编制了闲置资产清单实合理。计量器具是否经过国家法定检验机构的检验并出具了书面准确性审查采购物资途中损耗。包括：是否制订了合理的路耗标物资是否按分区及编号有序排放；物资包装、标示是否符防盗、防潮等措施是否到位。(10)质检部门对物品进行再次审计抽查，以确保采购物资的质量对供应商提供生产该产品的材料成本、人工成本、制造成本、管理成本、运费、毛利率等数据进行复核（少，制造企业也很少，备查）【要求】通过对以上检查，对公司物资验收入库做出客观评价，揭示风险，提出建议。5审计准备---应付、预付款的明细账现场审计---是否按合同要求支付款，是否存在提前付款的情况这种情况要考虑是否存在舞弊。未获得。是否要对支付款方式进行调整。【要求】通过对以上检查，对公司支付款做出客观评价，揭示风险，提出建议。三、后续追踪审计审计准备---严重性进行分类归总。所需资料---审计报告、审计回复、定点供货目录、价格申报审批单、采购计划和物资质量标准现场审计---对严重和非常严重的审计进行复核现场逐项落实每类、每个问题的改进情况。对问题改进情况进行客观评价，尤其区分舞弊问题和业务3-5提出管理建议书。(4)风险控制要求。三、审计工作分工与计划【审计分工】XXX务支付等审计XXX付款工作的审计。XXXX：负责本期问题的汇总并编制审计报告以及问题追踪审计【审计计划】审计准备工作：1、收集、分析、评价采购管理制度。2、财务系统内导出截至查核日的采购费用明细账。3、了解公司本年采购预算、实际采购情况以及两者的差异。4、了解公司的招投标管理现状，包括：招投标方式、评标方式。5、了解非招投标物资采购的现状：询价、议价、比价。6、查阅前期审计报告得出前期已经存在的审计问题，汇总本期审计发现，分析、判断审计对象目前比较突出和急需解决的问题。成果要求-----1、工作过程需编制底稿记录。2、完成审计准备分析报告，确定审计抽样的具体对象和现场审计重点。现场审计工作：根据审计分工和审计程序要求完成现场审计工作。1、审计抽样内容：2、基本时间预算：（1）首次进场会议------（2）制度评估--------------------------成果要求-----1、工作过程需编制底稿记录，关键证据需复印。2、完成审计报告。四、采购审计所需资料清单1）前期资料1、物资采购目标和计划；2、前期物资采购审计工作底稿；3、公司资料，例如公司结构图和工作说明、政策和程序手册以及重大的公司系统变化等；4、财务会计资料；5、相关制度规定，例如采购政策、采购程序制度、授权审批制度、供货商管理制度、财产接触制度、合同或协议签定制度、凭证管理制度和定价策略等；6、外部信息资料，例如同行业相关资料、物价水平和变化幅度、技术变化程度和供货商资料等；7、法律性文件。2）采购申请和审批阶段：1、采购政策2、采购计划3、储备定额补库计划4、销售计划5、产品产量计划6、技术措施计划7、生产作业计划8、在制品期初存量和期末预计存量9、新产品试制计划10、物资工艺消耗定额11、生产设备大中小修理计划12、技术改造计划和物资价格供应状况等。合同管理阶段1、合同法2、公司内部有关合同制度