房地产石家庄分公司档案管理制度

房地产石家庄分公司档案管理制度一、目的和意义为了规范房地产石家庄分公司的档案管理工作，充分利用信息技术手段对房地产石家庄分公司的各项业务数据、信息及其活动进行计算机化处理，提高房地产石家庄分公司档案管理的效率和水平，加强档案保管和利用，依法保证档案安全与机密，落实企业“全员质量、安全、环境第一”的方针和要求，提高企业管理水平，特制定本制度。二、适用范围和定义本制度适用于房地产石家庄分公司所有的档案管理工作，涉及到的档案包括但不限于合同档案、人事档案、行政档案、会议记录档案、财务档案等。本制度中，档案包括：纸质档案：即以纸质形态形成的各类文件、资料。电子档案：即以电子形态形成的各类文件、资料。混合档案：即纸质档案与电子档案相结合的档案。三、档案管理机构及职责档案管理机构房地产石家庄分公司档案管理机构是全公司唯一的档案管理机构，下设档案管理科。负责房地产石家庄分公司的档案管理工作。档案管理机构的职责编制和实施房地产石家庄分公司档案管理规定，保证公司档案管理工作的规范化和有效性。建立公司档案管理工作的制度、方案、流程等必要的管理工具和规范文件。组织妥善保管、利用并处理、销毁公司所有的档案、文件和资料，负责各级重要、机密资料的保密性工作。开展公司档案管理的各项综合工作，制定档案计划，建立档案信息系统。对档案的查询、借阅、复制等进行实名制管理，确保档案信息的安全性。安排公司档案馆的管理和维修工作，提供合理的工作环境和必要的设施设备，保障档案资料的安全和保存完好。四、档案的归档及保管档案的归档档案应按照文件产生时间、文件类型、文件的内容、使用频度及保存期限等因素进行分类，编制目录，整理盒号，作为序号核对。档案的保管纸质档案保管原则（1）在规定范围内对所收到的各种责任、涉案、破产、解散等文书及其他相关文件全部归档存储，并按照文件的时间顺序先后顺序排列。（2）对各种重要、机密文件，要设置专用电子密钥或改用形式简易、保存期限长或无期限的电子文件，可省去纸质存放。（3）对各类纸制图表、设计图、装置制图等技术卡片，应及时归档，进行清点和离物、离数。电子档案保管原则（1）对公司所有应生成的电子档案应按照统一标准格式存放并进行归档，必要时使用专门的电子存储设备。（2）对各种重要、机密文件，应进行加密保护，并制定明确的加解密流程和规定文件的使用权限。（3）对电子数据的存储，应注意数据完整性和安全性，作到备份可靠。五、档案的利用及保密档案的利用档案的利用应该遵循“谁申请，谁使用”的原则，申请后需经过审批，由使用人认真按照主管部门和有关章程、规定的有关要求合法、安全、准确使用。档案的保密对于涉及到国家秘密和公司业务机密，档案管理机构应加强管理，对档案资料采取特殊保护措施，保证档案信息的机密性、安全性、完整性。对于私人或个人隐私，档案管理人员应保证个人隐私信息不予公开或泄露，保护个人隐私权。六、档案的销毁对于已经达到规定的保存年限或不再需要保存的档案资料，应依据有关规定，经过审批，由指定人员进行销毁处理。销毁方式应当采用机械化处理方式，确保档案信息被彻底销毁。七、档案管理的监督公司领导和各级管理者应加强对档案管理工作的监督，及时发现和纠正工作中存在的问题和差错。此外，档案管理机构还应当对档案管理情况进行定期的检查和评估，推动档案管理工作不断完善，确保档案安全性和有效性。八、附则本制度自发布之日起执行。对本制度的各项事项如有补充