用户手册(领导版)

用户手册目录一、系统登陆 2二、页面介绍 2三、功能介绍 51、发文管理 5（1）模块菜单设置 5（2）概述及流程 5（3）具体操作 72、收文管理 18（1）模块菜单设置 18（2）概述及流程 19（3）具体操作 203、版本跟踪 27（1）模块菜单设置 27（2）概述及流程 27（3）具体操作 284、文档管理 31（1）模块菜单设置 31（2）概述 31（3）具体操作 315、任务督办 346、日程管理 347、项目邮箱 348、信息中心 34一、系统登陆1、打开浏览器，双击桌面InternetExplorer图标；2、在地址栏中输入系统访问地址，点击‘Enter回车’。系统打开登录页面，显示如下：3、系统发文正文的在线编辑功能需要用到IE嵌入式Office插件。在系统登录页面下方有“本系统需要使用office安装插件，请点击这里，按照提示进行安装。”字样，提示用户安装Office控件。点击“这里”（如上图示）打开安装页面，按照提示安装即可。另外，对于WIN7操作系统，请将本站点加入信任站点列表。二、页面介绍系统的页面分为三大块（如图所示）：导航栏，快捷按钮及主页面。通过导航栏可以切换系统的各个功能模块；快捷按钮可以进行各种常用的快捷操作；主页面则是办公主区域。登入系统后的界面为系统首页。首页中的子模块如下：①待办事项：此模块表示收发文的消息提示。②抄送给我的公文：收发文流程中，被抄送人的待办消息框。③发文审批提醒；用户发文通过审批后的提醒消息。④处理结果通知：用户分发的任务已经处理结束的通知。⑤图纸审查任务；交用户审查的图纸文件。如图示：⑤④③②①⑤④③②①用户可以自定义首页布局（包括各个小板块的位置和增减）。点击【添加模块】，然后在弹出的【选择显示模块】中勾选或取消相应板块后点击【确认】，提交当前设置。设置完毕点击【保存布局】，将布局保存为当前用户默认设置。如图示：由于默认密码过于简单。建议大家第一次登录的时候修改密码。在首页中的左边栏【我的办公区】点击【修改个人信息】，系统弹出人员信息框，用户可以修改密码。最后点击保存，即可生效。 另外，该页面的正文保存路径为用户提交正文时，系统为防止提交失败后正文丢失，自动保存到本地文件夹的路径。设置为空则表示不使用自动保存功能。三、功能介绍1、发文管理（1）模块菜单设置待处理：待处理发文是指待当前用户处理的发文，包括发文草稿、退回修改、待审批的发文和抄送给当前用户，并且未阅读的发文。流转中：流转中发文是指经过当前用户处理，待其他用户处理的发文。包括待处理、待签发的发文。如果抄送当前用户，用户阅知后且流程尚未结束的文，也会出现在这个列表中。我的发文：我的发文是指与当前用户相关且已经处理结束的发文。当前用户曾经处理过或抄送给了当前用户的已结束的发文都会出现在这个列表中。全部发文：全部发文是指当前用户可以查看的所有发文，包括与自己相关的所有发文，或者于己无关，但非受控且已结束的发文。（2）概述及流程发文管理指项目组发送给外单位发文的拟稿、审批、签发全过程管理，如图示：发文拟稿发文拟稿审批签发发文流程示意图如下：对于当前用户来说，可能需要完成以下环节的工作：拟稿（如图示①）和审批（如图示②③）。发文拟稿发文拟稿领导审批上级领导审批打印发文上传扫描件插入编号流程结束上传回执否否否抄送查看系统产生文号自动归档通过下一级审批通过（3）具体操作1）发文拟稿：当前用户可能需要自己起草一篇发文。具体操作如下：进入发文拟稿页面。首先用户登录首页面。打开发文拟稿的方法有两种：点击快捷菜单的【发文】，直接进入【发文拟稿】界面（如图示①）；或者在左边菜单栏的发文管理里，随便点击任意节点，例如【待处理】，点击【发文拟稿】进入发文拟稿页面（如图示②）填写发文的相关信息。进入【发文拟稿】页面后，可以看到项目名称、发文部门和发文人已经由系统自动带出。如图示：此时用户需要继续填写该发文的相关信息，操作如下：选择【接收单位】。接收单位是一个复选组件，可以同时选择多个选项。我们还可以通过在搜索框输入用户的名字或拼音首字母进行过滤。需要注意的是，选择完毕后，一定要点击【提交】按钮，将所选单位提交给系统。如图示：选择接收单位后，系统自动带出与接收单位相关联的发文形式和接收人，当然，也可以手动修改。如图示：选择【抄送单位】。抄送单位选框也是一个复选组件，可以选择多个抄送单位。选择完毕后，点击【提交】。如图示：选择【内部抄送】。这里也是一个复选组件，可以选择多个内部抄送人。如果需要选择整个部门，也可点击部门前面的选框，将整个部门选中。点击【重置】，则会将已选择的人员全部清空。选择完毕后，必须点击【确定】，才能提交选择。如图示：填写主题。如图示：编辑正文。点击【生成正文】，系统自动打开相应发文的模板，并将发往单位、抄送单位、收件人、传真号、相关项目和主题信息插入模板。如图示：正文编辑功能使用嵌入式word文档，操作和word一样。用户需要对发文中的正文部分进行编辑。对于系统插入的内容用户也可以进行修改（建议与拟稿页面相应字段保持一致）。【保存】按钮将正文保存至服务器，且不关闭编辑页面。若编辑的时间较长，建议定时保存。编辑完毕后，点击【保存并关闭】，页面自动关闭，并回到发文拟稿页面。如图示：正文编辑完，回到发文拟稿页面。如果还想对刚才保存过的正文再编辑，可点击正文旁边的【打开】按钮，再次进入正文编辑页面。如图示：上传附件。在拟稿界面，找到附件，点击【添加文件】按钮，选择将要上传的附件。可一次选择多个文件作为发文的附件。如图示：添加相关收发文。用户可以把与该发文相关的旧文添加进去，找到页面的【相关收发文】，点击【添加文件】，弹出收发文的选择框，选择框带有搜索功能，用户可以在关键词输入字符搜索，文件类型选择框可以下拉选择收发文类别。勾选需要的文件后点击【添加】即可。如图示：选择发文秘书。如图示：选择审批人。并填写备注信息。如图示：临时保存。用户点击【保存】按钮，可以将文档保存为草稿，暂时不提交给审批人。需要时从“待处理”列表中找到该文档继续编辑。如图示：保存后，点击【发文管理】的子菜单【待处理】可以查看刚刚保存的发文草稿信息，点击【】图标，再次进入拟稿界面，还保存着刚刚填写的信息。如图示：编辑按钮编辑按钮正式提交。用户完成拟文后，点击【提交】按钮，页面会弹出提醒框，选择“是”完成拟文过程，提交给领导审批；选择“否”则回到拟文界面示.当拟稿结束提交后，发文将经过审批、签发等环节，直至秘书正式发出并线上确认后，流程才正式结束。重新拟稿。假如上级领导审批不通过，把发文退回当前用户修改。那么用户就得重新拟稿。操作如下：进入重新拟稿页面。用户进入首页，待办事项会出现【重新拟稿】红色提醒项，点击查看。如图示：查看领导审批意见。进入重新拟稿界面后，在流程历史可以看到领导审批意见，如图示：修改拟文，按照领导意见进行修改后，选择发文秘书和审批人后再次提交。则该发文就会回到原来的流程，提交给领导审批。如图示：2）领导审批 当前用户可能会接到下级递交上来的审批请求。审批工作具体操作如下：进入审批页面：进入审批页面的方法有两种：A.首页的待办事项，单击【发文审批】，进入处理界面。如图示：B.通过发文管理的【待处理】找到该文，系统会红色提醒，双击该文，或者点击【】处理该发文。如图示：查看发文内容：查看发文相关信息。进入领导审批页面，点击【打开正文】按钮查看正文并可以进行编辑（与发文拟稿环节的正文编辑操作相同）。如图示：查看或添加附件，可以点击附件后面的【打开】进行查看，当然用户也可以根据需要添加附件（添加附件操作可参照发文拟稿页面），如图示：选择是否受控。若受控，则参与此文发文流程的人员有权查看此文，没有参与流程的用户无权查看。非受控则没有限制。如图示：选择抄送人。之前环节所选择的抄送人会自动插入到当前页面，当然用户也可以进行修改。如图示：进行审批。用户审批的情况有三种：同意并发文、提交下一级审批、退回拟文人。同意并发文：如果用户认为该文可以直接签发，则可以根据实际情况确定发文秘书后，选择“同意并发文”，最后点击【审批通过】将文直接交由秘书完成签发环节。如图示：提交下一级审批：如果认为该文没有问题，但需要更高一级领导审批，则选择下一步审批人，填写意见后，点击【提交下一级审批】，将文提交给上级领导审批。退回上一级：如果认为文件有问题需要打回修改，则可以点击【退回拟文人】，将文退回上一环节提交人。产生编号。若用户同意并发文，系统会自动生成编号。无论用户如何选择，审批完毕并提交后，可在发文管理的【流转中】查看到处理后的文件。如图示：2、收文管理（1）模块菜单设置待处理：待处理收文是指待当前用户处理的收文。包括待审批、待处理的收文和抄送给当前用户并且未阅读的收文。流转中：流转中收文是指待其他用户处理的收文，包括待秘书修改、未处理完毕的收文。如果抄送当前用户，用户阅知后且流程尚未结束的收文，也会出现在这个列表中。我的收文：我的收文是指与当前用户相关的，已经处理结束的收文。包括当前用户曾经处理过，或抄送给了当前用户的已结束的收文，都会出现在这个列表中。全部收文：全部收文是指当前用户有权查看的所有收文，包括与自己相关的所有收文，或者其他非受控且已结束的收文。（2）概述及流程收文管理指项目组对外单位收文的登记、审批、处理过程的管理。收文登记收文登记审批处理流程示意如下对于当前用户来说，可能需要完成以下两个环节的工作：项目经理审批环节（如图示①）和部门经理处理环节（如图示②）文件接收文件接收项目经理审批流程结束工程师处理否收文登记系统产生文号抄送查看抄送查看抄送查看自动归档否通过指派处理分发任务否部门经理处理（3）具体操作：1）领导审批当前用户可能收到由秘书登记后提交上来的收文。审批工作具体操作如下：查看收文信息：首先用户登录首页面，打开审批收文的方法有两种：在首页的待办事项，单击【审批收文】，进入处理界面；或者在收文管理的【待处理】找到该文，系统会红色提醒，双击该文，或者点击【】处理该收文。进入【审批收文】页面（和发文审批页面相似）。用户可以操作A.查看正文。点击【打开正文】按钮查看正文，如图示①：B.查看附件。可以点击附件后面的【打开】，如图示②：C.选择是否受控。在发文流程过程中，若参与到此文的人员，是有权限查看的，而没有参与到此文的则看不到，领导有权选择是否【受控】，如图示③：②①③②①③用户的审批情况有以下三种：选择处理人。在这里，假如是通过的情况，那么用户可以选择处理人（例如部门经理或工程师）。然后填写处理意见后点击【审批通过】。不选择处理人。特殊情况，例如某份红头文件，无需处理人，则可以不选择处理人，填写处理意见后直接点【审批通过】，结束流程。假如不通过，那么就可以直接点【退回修改】，把文退回到秘书处。用户可以选择抄送人，如图示：审批通过后，用户可以在收文管理下的【流转中】找到该文，该文状态为“已审批”。如图示：审批完后，该文就会交到下一级处理，直至所有处理人处理完毕，流程结束。2）任务处理当前用户可能收到由上级领导分发下来的收文处理。处理工作的具体操作如下：进入处理页面。用户进入首页面，待办事项显示【处理】收文，点击进入处理页面。如图示：查看收文相关信息及流程历史。用户可以看到收文的相关情况和前面领导的审批意见。如图示：查看正文。点击正文的【打开】按钮查看正文；查看附件。可以点击附件后面的【打开】；回复本文。在处理页面的顶部会出现【回复本文】的按钮。点击回复，启动发文流程进入发文拟稿页面并带入该收文对应信息，包括对方单位，联系人，并建立新发文与原收文的关联。任务分发。用户可以对任务进行分发，交给工程师处理。如“任务分发”留空，则表示独立完成任务，不进行任务分发。如图示：如果进行了任务分发，该文就会交到下一级处理，直至所有处理人处理完毕，流程结束。选择抄送人。用户可根据需要选择抄送人，如图示：填写处理意见。填写处理意见后点击【处理完成】，则表示完成收文处理任务，流程结束。如图示：另外，收文流程结束后，打开【全部收文】列表，找到需要回复的收文，点击【】可以进行回复收文。进入回复界面跟【拟稿发文】界面一样3、版本跟踪（1）模块菜单设置设计文件专业审批：专业工程师从分配给自己的审批任务中，打开设计文件实施审批，并填写审批意见，选择审批结论，完成审批。本专业未回复图纸文件：查看本专业下的没有回复的图纸文件全部未回复图纸文件：查看所有没有回复的图纸文件图纸审查任务：可以查看信息最全面的审查的图纸（2）概述及流程如果来文是专业设计文件，那我们就会启用版本跟踪功能，对专业设计类文件进行管理。通常的流程和一般收文类似，完整的版本跟踪流程分四个步骤：专业设计文件登记、专业设计经理审批、专业工程师审图、回复设计文件。那么当前用户需要完成审批环节的工作，如图示①。设计文件登记设计文件登记设计经理审批系统产生文号工程师审图图纸归档回复设计文件抄送查看①（3）具体操作通常是由秘书对专业设计文件进行登记后交专业设计经理审批确认后，由专业工程师完成审图任务并对设计文件进行回复。假如秘书已经把设计文件交到当前用户审批，那么用户操作如下：用户登录首页，在待办事项处出现【负责人审批】的文件。如图示：进入审批界面（与普通收文审批操作相同），用户可以操作：（如图示）查看正文受控情况选择选择抄送人，CABCAB设置主审工程师。此时系统已经显示设置好的默认专业工程师，点击【】可以选择专业工程师。如图示设置次审工程师。用户根据需要，也可以对某份图纸设置次审工程师。先勾选需要设置的图纸，然后点击【设置次审工程师】，在选框选好工程师后点击【保存】即可。如图示：或者在图纸的管理框内点击【】进入审批分发详情,再设置主审工程师和次审工程师。如图示：提交审批结果：完成以上工作后，点击页面下方的【审批通过】，提交审批结果。如图示：审批通过之后，在版本跟踪下的【图纸审查任务】就可以看到图纸的情况，审图任务以图纸为单位下发到专业工程师。工程师完成审图任务并回复后，流程结束。4、文档管理（1）模块菜单设置文档管理列表：用户可以查看文档目录列表以及查看所有授权文档，系统提供检索功能，方便查阅。（2）概述文档管理模块提供了文档的统一查询界面。用户通过全文检索或高级检索，可以在全部文档范围内或特定目录范围内查询文档。（3）具体操作①进入文档管理页面。在导航栏的文档管理模块下点击【文档管理列表】，进入文档管理页面，该页面主要分为三个部分：目录列表、检索