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文档简介

工程部文件资料管理制度一、文件管理目的和基本要求为全面、准确地记录和反映工程建设的情况，规范文件资料的管理，保障文件的可靠、安全和有效使用，遵循以下原则：1、要求工程资料的记录真实、完整、准确、及时。2、建立科学的信息管理制度，规范文件编撰、保存、查询和借阅工作。3、保证文件资料的安全保密和保存完好，减少损坏和丢失。4、建立工程资料档案管理信息化系统，提高档案工作效率。二、文件管理方式1、按类型分类：按文件类型分门别类存储，比如施工图，图纸，设计文件等。2、按工程项目分类：以一个工程项目为一个工程项目编号，将一整套文件资料放在同一个位置上，方便使用、查询、借阅，也有利于档案管理。3、按时间先后编排：按时间先后编排，便于追溯工程的发展和相关文件的变化。三、文件档案管理流程1、准备保管设备和档案柜：建立较为完善、安全、稳定的档案存放设施。2、落实文件管理计划：制定文件管理计划，包括文件资料的分类、存储、整理、查阅、借阅、销毁等。确定存储地址，确认安全性，并建立档案资料管理信息化系统。3、收集文件资料：为保证文件资料的真实性，要求资料管理员收到资料后尽快加工，并确保全部资料都归档。4、编码：对于收到的资料，要对文件资料加以编码，可根据工程项目编号、工程施工图是编号等方式进行编码。5、录入：现实将电子文档存储到电脑或服务器中，对应的信息也需要在档案资料管理信息化系统中完善。6、分类存储：根据文件类型，按照已经确定的存储地址，将资料存入到相应的文件管理系统中。7、定期复查：定期对文件资料内容复查，及时微调和完善文件管理计划，及时更新循环利用的信息。8、借阅审批：借阅时要审核借阅人的借阅资格，并记下借阅时间，保证档案可追溯性。9、定期保管：文件的保管必须长期、定期、有计划地进行检查使用。发现问题，要及时处理、并改进。四、文件管理的安全管理安全性是文件管理的敏感问题，工程部门应该注重文件的安全管理：1、开展安全政策宣传和培训。2、做好文件保管设施的防火、防盗和防潮工作。3、制定需要保密的文件保密措施，保证文件不泄密。4、在借阅文件资料时要核实身份证明文件，防止盗窃、篡改和损坏。5、建立紧急应急保护机制。发现文件受到损坏或丢失，要及时进行处置，避免重大损失，保证档案资料尽快恢复。五、工程部文件资料管理制度总结工程部门的文件管理制度需要进行制度化建设，同时规划科学的文件存储管理模式，这有助于推动工程项目的进度、落实质量控制，避免管理考核失控，保护工程文件的安全，也方便职工查阅、借阅等

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