全秘书学概论大学期末考试复习题

秘书学概论大学期末考试复习题论述题

1.秘书的涵义是什么？秘书的类别和层次是什么？

答：秘书：掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。

类别：1）机关秘书2）企业秘书3）私人秘书4）商业秘书5）涉外秘书

层次：1）高级秘书2）中级秘书3）初级秘书

2.秘书工作的主要内容是什么？其主要特点是社么？

答：主要内容：1）文书撰写2）文书制作3）文书处理4）档案管理5）会议组织6）调查研究7）信息资料工作8）信仿工作9）接待工作10）协调工作11）督查工作12）日程安排13）日常事务14）办公室管理15）其他临时交办事项

特点：1）辅助性2）综合性3）机密性4）服务性

3．什么是秘书学？秘书学主要研究哪些内容？

答：秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科，是一门综合性，应用性的科学。

秘书学研究内容：（1）研究我国秘书工作的现状，了解内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法；（2）研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求；（3）研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遣产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分。（4）研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求；（5）研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。

4．秘书工作机构设置原则是什么？秘书工作机构的性质是什么？

答：设置原则：一是精简原则；二是纵向层次量少；三是横向幅度可适当加大。

性质：1）机密性2）辅助性3）综合性4）服务性

5．秘书工作机构是的职能是什么？秘书工作机构的原则是什么？

答：职能：1）助手职能2）参谋职能3）枢纽职能4）协调职能5）保密职能6）公关职能

工作原则：1）明确职责、权限、目标、任务2）制定秘书工作的各项制度和标准3）分清主次，有条不紊4）科学地安排工作程序5）准确细致，切实无误6）迅速果断，讲求时效7）忠到职守，安于职分8）加强教育、管理，不断提高素质、能力

6．秘书班子怎样才能做到群体优化？

答：秘书群体的科学组合应遵从“异质结合”的原则，即由不同的专长，学历、能力、年龄、以及性格、性别的人员组合。群体优化的第二个条件是合理分工，密切合作。分工的原则是职才相适，要使职得其人，人尽其才。

7．秘书部门管理包括哪些内容？

答：1）机构与部门职责2）岗位责任制3）工作程序和工作方法4）信息系统5）办公自动化

8．秘书应具备哪些能力？

答：1）写作能力2）口头表达能力3）听知能力4）阅读概括能力5）社交活动能力6）协调能力7）观察分析能力8）应变能力9）使用先进办公器械的能力10）预测能力

9．秘书应当具有哪些职业道德？

答：1）忠于职守2）严守机密3）恪守信用4）文明礼貌5）廉法奉公

10．秘书处理人际关系一般准则有哪些？

答：1）尊重2）礼貌3）乐于助人4）赞美他人5）宽容与体谅6）公允

论述题（第五章至第六章）

1.秘书人员的办公室管理有哪些方面？

答：广义的办公室管理既包括办公室环境与物业的管理，又包括办公人员的行为管理。

2.秘书人员的接待工作应当遵循哪些原则？秘书人员应当怎样做好日程安排工作？

答：原则：1）文明礼貌2）负责3）与人方便4）讲求时效5）按制度办事6）遵守纪律

安排工作：1）服从于组织的总目标和整体计划2）区分轻重缓急3）随时补充、调整4）提示和督促5）酌留弹性、劳逸结合

3.督查工作应遵循哪些原则和程序？

答：原则：1）领导负责2）分级负责3）实事求是4）不直接办案5）讲求时效

程序：1）查办立项2）查办通知3）催办4）直接调查5）商讨处理6）结案反馈7）立卷归档

4.秘书保密工作主要有哪些方面？有什么意义？保密工作的方针是什么？答：方面：（1）文件保密（2）会议保密（3）通迅保密（4）电脑保密（5）涉外保密

意义：（1）在政治上，保障国家安全（2）在军事上，确保战争胜利（3）在经济上，是保障国家利益，取得竞争胜利的重要条件

方针：（1）积极参与防范（2）突出重点（3）既确保国家机密，又便利各项工作。

5.秘书应怎样管理并使用公章和介绍信？

答：公章的保管：公章由单位主管指定专人（一般为秘书）保管并使用。公章应放置在机要室或办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙不可挂在抽屉或保险箱上,应由保管人随身携带，也不可委托他人代管。

公章的使用：盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等用项详细登记。

介绍信的保管：正式介绍信通常为专门印制并有编号，如联系一般事务也有以单位信笺代替者。介绍信一般和公章由同一人保管并使用，与公章须同等重视，不可缺页或丢失。

介绍信的使用：凡领用介绍者须主管批准，秘书不得擅自开具发放。开具介绍信时应由秘书自己填写领用人姓名、身份，去往何单位、联系保业务、领用日期、有效期限等项，正本和存根必须一致。与落款处及骑缝线上应加盖两次公章。秘书不得委托他人或让领用人自己填写盖章，尤其不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人,否则,出了事故秘书要负责任。

6.秘书为什么要做好值班工作？

答：一般的政府机关、企事业单位的行政部门都是实行8小时工作制。白天工作，夜间休息。我国还实行每周双休日制。这样，一年365天，有52个星期六、日，再加上10天法定假日，共有116天是非工作日。可是交通、生产、医疗、安全等部门都是每日24小时连续工作的，何况业务联系、人来人往、信息传递、自然变化也不可能都限制在工作时日之内，尤其是国际交往、世界性业务还涉及到不同时区，这些都需要行政部门采取补充办法，就有了秘书的值班工作。在节假日也安排人员值班，以维持机关、单位不停地运转，各项工作不至于中断或延误。

7.秘书写作有哪些特点？其过程是怎样的？

答：特点：1）代单位立言，非个人意愿

2）集体成果，非个人创作

3）内容真实、实用、客观、符合政策

4）语言要求流畅、平实、简洁、规范

5）讲究文体格式

过程：1）立意2）选材3）结构4）文字表达5）修改6）审核

8.秘书写作的原则和要求是什么？文书处理的原则和要求是什么？

答：秘书写作的原则：1）符合方针、政策、法令、法规；2）二是忠于机关制文意图；3）是坚持实事求是的精神。

秘书写作的要求：1）信息量大，措施具体，指示性强

2）内容高度概括，语言表达实用、精确

3）用材精要，语言深入浅出，主题富有个性

4）讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味

文书处理的原则：文书处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是，按要求和规定进行的原则。

文书处理的要求：1）必须准确、周密、确保质量

2）必须及时、迅速、注重时效

3）必须做到安全、可靠，确保国家机密

4）必须加强集中统一管理。

5）必须坚持实事求是，按要求和规定进行。

6）精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义。

9.收文和发文的办理程序是怎样的？

答：收文办理程序：1）签收、拆封和登记2）分办和传阅3）拟办与批办4）承办、催办和注办。

发文办理程序：1）拟稿、审核、与签发2）缮印与校对3）用印、登记与封发

10．怎样进行公文立卷？怎样进行案卷归档？

答：公文立卷的基本方法：1）根据文件的特征组卷，即问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯特征。

2）“六个特征”在组卷时应灵活运用，即在一个案卷之内结合使用两个、三个甚至四个特征立卷，是比较科学可行的办法。

3）适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限，分为永久保存的、长期保存的（保管期限为16-50年）、短期保存的（15年以下）三种形式。

案卷归档：文书部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案集中保管，称为“归档”。

1.归档范围，也即文书立卷的范围，指机关在工作活动中形成和使用的文件以及其他有关的材料（包括照片、图表、印模、录像带等）。

2.归档时限。一般应在第二年上半年向档案部门移交。

3.归档要求：

应归档的文件材料必须齐全、完整；

文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；

归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值、分类整理、立卷，案卷标题应简明确切。

机关档案室在接收案卷时，应按照时以上要求对案卷检查验收。

移交目录一式二至三份，一份经签字后留公文处理部门使用，另外一至二份交机关档案室保存。

11.会议的要素是什么？会前、会间、会后秘书应当做好哪些工作？

答：会议的要素，即：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。

会前准备：1）会议计划和成本预算2）文件准备3）会场准备4）会议议程、程序的似定5）会议通知的发送会间准备：1）会场的组织与服务2）会议信息的收集与编发3）会议文件的起革

会后工作：1）会后事务2）会议文书立卷3）会议传达4）会议决议的催办

12.试拟一份跨地区的工作会议通知。

答：通知的构成：标题、主送机关、正文、落款和日期

13.某公司要召开董事会，试拟会议议程和程序表。

答案略

14.信访工作的要素是什么？信访工作有哪些用作用？

答：信访工作由信访者、信访受理者、信访关系、信访工作四个要素构成。

信访工作的作用：（1）参政议政作用（2）监督控制作用（3）信息反馈作用（4）化解矛盾作用（5）公关形象作用

15.信访访办理和信访处理应遵循怎样的原则？

答：1）办理原则，信访工作的办理原则是：“分级负责，归口办理”

2）处理原则，信访的处理原则是“以事实为根据，以党的政策和国家的法律为准绳，区别情况，实事求是地进行处理。16.信访处理的程序和方法是怎样的？

答：程序：1）受理、登记2）立案、呈批3）承办、交办、转办4）调查、处理5）催办、回告6）审查、结案7）复信、督查8）总结、综合研究工作9）立卷

17.沟通有哪些类型和方法？

答：沟通的类型：1）单向沟通2）双向沟通3）多向沟通

沟通的方法：1）直接沟通2）间接沟通3）明示沟通4）暗示沟通

18.协调的哪些作用？应当遵循哪些原则？

答：作用：1）缓解矛盾2）消除误会3）积极平衡4）融洽关系

原则：1）政策指导原则2）公正无私原则3）平等、尊重原则4）统筹兼顾原则5）随机应变原则

19.秘书协调有哪些主要内容？

答：1）政策协调2）地区关系协调3）部门关系协调4）工作关系协调5）会议协调6）领导关系协调7）人际关系协调8）股东关系协调9）职工关系协调

20．秘书协调的主要步骤和方法是怎样的？

答：主要步骤：1）摸清情况2）找出症结3）提拟方案4）反复磋商5）督促落实6）检查反馈

方法：1）信息沟通法2）宣传教育法3）中介法4）在同存异法5）冷处理法6）避虚就实法7）先易后难法8）步步为营法9）场景变换法10）交谈法1．秘书学秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。通俗地说秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。2．平行平行文是指互相没有隶属关系的单位、机关之间或同级机关之间的一种行文，如“函”，“通知”。3．秘书工作机构秘书工作机构是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构。4．协调协调就是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异及至矛盾的各方消除隔阂、彼此理解、互谅互让、求同存异，使矛盾得到解决，达到政令统一、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质财富的巨大力量。5．督查督查是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。6．保密保密就是知悉无形秘密或掌握有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密。7．印信工作印信工作是指机关、单位公务和介绍信的管理、使用工作。8．文书工作文书工作是指机关、单位在使用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。9．信访工作信访工作是指人民群众以写信和上访（包括电话）的方式向党和政府机关、企事业单位反映情况、申述困难或冤屈、提出批评或建议、检举或控告等，而党政机关、企事业单位由专设部门、专职人员或秘书部门、秘书人员予以受理、处理的一系列活动过程。10．沟通现代意义上的沟通泛指政治、外交、文化和一切思想意识领域内的情况互通、意见交流。从行政管理学和秘书学角度看，沟通主要是指政务和业务信息的传递和交流，乃是行政管理工作和秘书工作必不可少的手段之一。简答题1．秘书应当具有哪些能力？秘书处理人际关系的一般准则有哪些？（1）写作能力（2）口头表达能力（3）听知能力（4）阅读概括能力（5）社交活动能力（6）协调能力（7）观察分析能力（8）应变能力（9）使用先进办公器械的能力（10）预测能力准则（1）尊重（2）礼貌和礼仪（3）乐于助人（4）赞美他人（5）宽容与体谅（6）公允2．秘书写作有什么特点？其原则和要求是什么？（1）代单位立言，非个人意愿（2）集体成果，非个人创作（3）内容真实、使用、客观、符合政策（4）语言要求流畅、平实、简洁、规范（5）讲究文体格式原则（1）符合方针、政策、法令、法规（2）忠于机关制文意图（3）坚持实事求是的精神要求（1