公司档案管理规章制度

..公司档案治理制度及规定，并结合我公司实际状况，制定本制度。一、 总则〔一动的真实记录，是考察和争论公司历史及现状的重要依据。〔二案治理工作坚持集中统一的原则，由公司行政部与总经理统一负责，统一治理。书、音响、人事、会计、实物等档案均须由公司行政部治理，各部门不得分散保存。二、 适用范围司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、 术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接证件等不同形式的历史记录。2、档案治理：指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供给利用等活动。四、 职责〔一〕行政部门1、负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2、建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；公司的档案治理工作；5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6、负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。〔二〕其他各部门相关人员1、负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部门；2、向行政部门移交合同或文件资料原件或复印件；3、负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4、财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。〔三〕各部门主管人员1、批准对自己部门资料或合同复印件的处置。〔四〕总经理1、负责对档案治理监视检查报告的审批。五、 工作程序〔一〕档案资料的收集件〔合同〕治理记录名目》；度向行政部门移交；B、档案资料的标识C、档案资料的日常治理特地光盘进展编号保存。文件、合同资料要登记具体信息，并编制《文件〔合同〕治理记录名目》，以便检索利用。文件资料、合同要科学排列，按编号挨次存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。D、档案借阅带出；必需带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；交清楚，如觉察遗失或损坏，应马上报告直接上级；借阅档案用完后，应准时送还，如超过借阅时间，须重办理手续；印、复印、摄影，不得转借或损坏；E、档案销毁和部门分管副总鉴定，最终报总经理的批准，方可销毁。最终，把销毁名目和部门经理、总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。〔二〕档案治理细则1、档案资料的归档范围指示、打算、核准文件、证书等文件；d〕本公司领导的批示、指示等；记录等；反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；福利方面的文件材料等人事档案资料；本公司公布的各类广告、宣传材料；k〕本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；外出公务活动〔如学习、考察、调查争论、参与会议等〕所获得或形成的档案资料；m〕财务档案资料；n〕各种实物档案；其他具有利用和保存价值的文件资料。〔三〕档案资料的归档要求1、归档的文件资料必需完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必需齐全；后妥当保存，行政部以影印本归档。是原版，在清楚、完整的特别状况下可归档拷贝件；4、子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存、并做好电子文件存储设备信息的备份工作；〔奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等〕必需原件归档，并保持其完好无损。1、即时归档〔含电子、声像资料等〕应在传阅、办理完毕或取得后即时归档：a〕公司规定的密级文件；b〕重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；c〕合同、协议书等正本及过程资料；公司干部任免的文件资料以及关于职工嘉奖、处分、考核的文件材料；2、定期归档部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部；b〕33、电子声像档案的归档一般电子声像档案归档应定期完成、一般每三个月一次制成光盘脱机保管；光盘等载体脱机保管。〔五〕档案交接1、部门内档案交接核实无误后签字，行政部见证。〔六〕档案移交公司的流程1、经办部门检查文件或档案，编制移交清单；2、行政部依据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；3〔一式两份〔七〕档案保管有确定范畴，不能笼统模糊；字编号，用确定挨次一次排列，以便查阅；档案分类编号内应预留假设干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用；档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得任凭修改；建立《档案名目》存于案卷盒内，便于查阅。〔八〕附则：本方法由公司行政部指定并负责解释。公司图书资料治理制度〔备用〕12、期刊、杂志等的订阅，由行政部汇总各部门征订清单，报总经理审批后向有关发行部门订购；3、购回的图书等资料由行政部人员负责登记、盖章、分类编号，统一保管；4、凡需借用图书资料的员工需办