员工管理系统说明书

系统说明员工管理系统是针对食品企业一线工人，这些企业人员众多，人员入厂离厂频繁等特点。针对这些企业特点，实现一次信息登记，数次入厂管理。一套系统，从员工信息登记，入厂，日常管理到离厂整个过程进行了全方面管理，能够控制人员再次入厂，支持开除人员禁止再次入厂，全方面支持保险增减变动管理等功效。系统采取纯网页浏览形式，用户只需要打开浏览器就能够操作系统，操作界面简单，维护方便，支持异地操作。系统同时支持多个企业在同一个系统中并列，且互不影响。丰富用户权限设置，能够控制用户访问到企业，部门，最小到一个模块详细功效单位。基本功效介绍系统处理问题。从入厂到离厂整个过程管理。包含员工登记，入厂审批，协议，人员调动，考勤，离厂，保险等。系统运行后达成效果统一员工基本信息，防止各自录入重复、不一致情况。规范员工入厂、离厂管理。流程化入厂离厂操作，防止人员入厂、离厂随意性。经过考勤，及时跟踪员工入、离厂情况。员工协议管理。日常协议订立，续订，解除，变更、终止等管理。员工保险管理。流程化控制保险增减，确保员工保险正确。打印保险增加和降低表。打印员工考勤统计表，取代手工员工统计，使车间员工与考勤人员相互查对正确是否。提供员工各种分析报表，如员工在岗统计表，员工入离厂统计表，员工考勤统计表，班组考勤汇总表等。正确录入员工基本信息，能够直接从系统中获取员工统计表和明细表。基本功效介绍。员工管理系统是从员工入厂登记到离厂整个过程管理，系统包含以下功效。信息登记/办理入厂。一个员工只登记一次，身份验证，办理入厂手续。男工审批。男工经过安保科审批。系统能够灵活设置对哪个性别员工作审批。协议管理。协议订立、续订、终止、解除。班组管理。分配班组和班组调动考勤管理。每日以班组为单位为每人做考勤。离厂管理。员工自离厂、开除、离厂、未上岗离厂管理。保险管理。保险增加，暂停、清算。其余管理。押金、回报、奖励管理。支持二代身份证读取，确保信息准确，录入快速。系统术语企业。系统支持多个企业。经过对用户授权，用户能够操作多个企业业务。部门。部门首先指企业实际部门，另首先与用户权限相关联。经过对用户做部门授权，确保用户只能查看和操作有权限部门员工。班组。一个部门能够设置任意多个班组，班组是系统操作最小组织单位，员工考勤，工资核实都是以班组为基础。系统字典。是程序内部使用内容，其值和名称不能由用户进行修改，只能查看。如定义性别，学历，员工状态等。用户字典。用户能够依照需要增加和删除某个类别字典内容，但类别名称不能更改。如入厂方式，用户能够自行增加或降低。员工状态：是指员工在不一样业务节点标识，而且各状态之间是能够相互转换。员工状态及转换：未审批预备工已签协议已分配在岗自离厂，离厂，开除，调动中。入厂状态：分为静止，活跃。一个员工只能登记一次信息，但能够数次入厂，只能有一个入厂统计是活跃，若员工有一个活跃入厂统计，就不能再次办理入厂手续。员工入厂基本流程及员工状态转换简易图：人员登记（男工未审批，女工已审批办理入厂后为预备工）未审批—安保审批，办理入厂预备工—订立协议已签协议—分配班组已分配—员工考勤在岗—员工非正常离厂自离厂—办理离厂离厂人员登记：登记信息后，假如是男工则为未审批，而且不能直接录入入厂信息。假如为女工则默认已审批。员工入厂：男工审批后，女工默认为审批，招工办办理入厂，入厂后员工状态为预备工，预备工时能够进行更改分配部门，即未订立协议时，员工能够更改要去部门。订立协议：预备工到生产部门订立劳动协议，员工状态变为已签协议分配班组：已签协议后才能够分配班组，只有分配班组后才在考勤时搜索到此员工，若员工在这个时候想更换部门还是能够，取消分配班组，取消协议，到招工办去修改分配部门。员工在岗：已分配班组员工，只要做过一次考勤，员工状态即变为在岗，在岗后只能办理自离厂、开除和离厂，不能撤消到已分配状态。员工离厂形式：自离厂，离厂，开除，未上岗离厂。自离厂：在异常离厂模块或在考勤时设置自离厂，异常离厂模块针对在岗、自离厂和开除员工进行设置，未做过考勤员工离厂能够在未上岗离厂处设置，入厂状态仍为活跃，协议处于锁定状态，以确保员工不能直接到招工办办理再次入厂。离厂：经过打印离厂单及协议解除单，走离厂流程，生产部门审核后将入厂状态设置静止，协议解除，员工能够到招工办领押金，而且下次能够直接办理再次入厂手续。开除：员工在异常离厂模块设置为开除后，入厂状态仍为活跃，员工不能办理再次入厂，也不能办理离厂手续了。设置开除时应该小心，是不能够逆操作。未上岗离厂：只能对预备工、已签协议、已分配班组人员设置静止，设置静止后：员工状态不变，入厂状态设置静止，协议状态锁定。静止后，预备工不能再订立协议，已签协议不能分配班组，已分配班组不能在员工考勤中出现，不能办理离厂手续。保险增减状态：增加，降低，不增减。它为配合保险增加、降低表而设置。在新到员工后，各部门内勤人员登记保险，保险增减即为“增加”；若员工只是增加了保险，还没有到劳动局参保缴费时就离开企业，则要降低此保险，则保险状态即为“不增减”；若员工已经到劳动局参保缴费，员工离开时做降低，则保险增减状态为“降低”。在打印保险降低表时将不包含“不增减”员工。保险状态：未参保，参保缴费，暂停缴费，终止参保。新增保险后保险状态为未参保，参保缴费后就为参保缴费，暂停后为暂停缴费，清算后则终止参保。未参保暂停：若员工在未参保情况下离开企业，则需要做未参保暂停，不需要经过人力部门确实认。暂停申请：若员工在参保缴费情况下离开企业，则需要做暂停申请，每个月上报暂停申请即为保险降低表，先报人力，人力到劳动局降低，然后在从系统中做暂停审核，员工保险才正式暂停。保险锁定：每个月各部门报增加和降低保险报表后，在人力到劳动局进行增加和降低过程中，已经上报保险增加或降低可能因员工变动而改变，为预防人力报增加和降低与系统不一致，这段时间将保险增加、降低和不增减锁定。不增减锁定指锁定时间，增加人员不能做未参保暂停。岗位设置序号岗位名称主要工作操作部门备注1员工入厂登记员工信息办理入厂手续。新建打印解除协议单退押金招工办2入厂审批审批男工，允许入厂安保科3协议管理订立协议变更协议审核解除协议生产部门4班组管理分配班组班组调动（调出，调入）生产部门5考勤管理录入考勤2、编制考勤报表生产部门6离厂管理设定员工离厂新建、打印、审核离厂单生产部门7保险管理登记保险暂停保险上传保险生产部门人力部门8综合查询编制员工入厂、离厂、在岗报表编制员工考勤分析报表招工办生产部门业务流程员工入厂订立解除协议流程员工离厂保险总流程保险流程快速进入系统打开浏览器，输入以下地址，内网：:5566/hr,外网：:5566/hr,登录界面以下列图。输入用户名和密码则进入系统主界面以下。不一样权限用户看到菜单会有所差异。管理员维护用户权限管理功效说明。用户使用该系统，必须经过以下步骤授权才能够使用，管理步骤：新增用户用户授权企业授权部门授权。用户管理功效说明。是用户维护模块，能够查询是否存在用户，增加新用户，停用用户等。用户名规则：使用汉字用户姓名，初始密码1234，然后用户自行进行修改。这么便于查看用户系统使用情况，而且在打印报表和单据时候能够直接表现到制单人查询用户列表，以下列图。在此界面管理员用户能够给用户设置初始密码，普通用户只有【修改密码】权限及设置每页显示行数。点击【新增】，增加用户。以下列图，增加新用户。点击【修改保留】按钮保留。用户授权增加用户账号后，需要对该用户访问模块及模块功效进行设置。系统自动生成一个模块多个功效，选择一个模块功效，则表示该用户能够看到该模块，而且该功效能够点击执行，未选择功效显示灰色按钮则不能点击。若一个模块不选择任何一个功效，则该模块对用户不可见。进入用户授权模块，能够查询一个未停用用户，在下拉列表中列出该用户，选择该用户，系统填充该用户功效权限。以下列图。选择用户所拥有模块功效权限，☑表示授权，口表示未授权。快速设定权限方法。找到与此用户类似权限，调出该用户权限输入《模板名称》，然后点击【保留模板】，将已经存在用户保留为一个模板接着找到要设定权限用户，从《调用模板》下拉列表中选择保留模板，点击【载入】按钮，调出刚才保留模板，此时用户权限与模板权限一致然后点击【保留权限】按钮，保留该用户权限。企业授权设定完用户访问模块权限后，还需要深入设定该用户能够访问企业，一个用户能够访问一个或多个企业，访问多个企业时在操作，查询界面能够经过下拉列表进行选择。设定企业权限界面以下列图。下列图为按企业对用户授权。下列图为按用户对企业授权。尤其说明。两种授权都能够。部门授权用户能够只能够对授权部门人员进行管理，其余部门人员对用户来讲是不存在。授权方式与企业授权一致，能够按部门对用户授权，也能够按用户对部门授权。按部门对用户授权界面以下列图。按用户对部门授权以下列图。企业维护一套系统支持多家企业，经过用户授权及操作界面选择企业方式进行区分不一样企业业务。通常企业维护由系统管理员或系统实施人员增加，对普通用户不开放。在此界面增加，删除或修改企业相关信息。若企业已经使用则不能删除。操作界面以下列图。部门维护部门既是业务操作单元，也是权限设置单元。部门是班组管理单位，维护好部门后才能够维护班组。在此界面，能够增加，修改，删除部门信息，若部门已经使用过，则不能删除。选项设置为确保系统灵活性，在系统中设置一些能够变更参数，这些参数变更影响到系统执行和计算。如“自离厂员工允许返厂最大天数”设置，能够控制员工多长时间返回企业上班而不需要做重新入厂操作。以下列图，设置了多项参数。随时程序更新，将设置更多参数，以确保系统灵活性。修改完成后，点击任一行【ok】按钮，则对☑统计进行保留。帮助维护系统提供一个在线帮助功效，每一个模块都有一个帮助按钮，能够针对一个模块写帮助文档。以下列图，书写帮助按钮界面。维护人员要及时依照系统改变进行更新帮助菜单，同时程序员在系统发生改变时要调整该菜单帮助内容。共同维护确保帮助信息时效性。程序员维护程序员是增加和维护程序功效模块人员。他们能够更改菜单项，功效项，维护主要工作。系统字典功效维护模块维护菜单维护设置链接数据结构以上功效，能够参考菜单设计文档。用户维护班组维护用户对有权限部门维护班组，班组因经常变动，需要新增，停用班组等操作。班组维护以下列图。班组维护包含：增加新班组，删除班组，修改班组，停用班组。若一个班组已经使用则不能删除，只能停用。停用后班组不出现在新增业务中，但能够查询。用户字典系统提供用户自定义内容，如“入厂方式”，用户能够自行定义多个。用户自定义内容，便于用户标识业务内容。以下列图，显示用户自定义入厂方式。但用户不能定义“字典类别”，这是由程序员事先定义好。业务流程员工入厂员工办理入厂流程图见上面业务流程员工入厂说明一个员工一次登记，能够数次入厂，但对入厂系统进行控制。控制内容有：男工入厂，需要安保审批。系统设定是对男女工都控制还是只对男工控制。员工第一次入厂，直接办理入厂手续员工再次入厂，需要解除上次入厂协议员工若被开除或设置过禁止入厂，则不能办理入厂员工自离厂后若未超出要求日期则能够直接恢复在岗员工入厂办理步骤第一步：登记/修改信息依据员工身份证信息，在系统中进行登记。操作菜单【员工管理系统/登记入厂/读卡登记|手工登记】登记信息由综合办招工人员或对应内勤人员操作，依据企业招工政策，员工需要先到所到班组找生产科长签字，或依照生产班组需求去来分配人员。系统提供两种方案进行登记员工信息：读卡登记和手工录入。读卡登记以下列图。读卡登记只能读取第二代身份证。将身份证放到读卡器上，点击【读卡】按钮，能够自动读取员工：姓名，身份证号码，户籍地址，归属地址。其余信息手工填写。手工登记手工登记时，注意身份证号不能登记错误，从原来导入系统信息看，身份证号错误是最主要错误。假如员工已经登记过，以身份证作为判断依据，则系统不能再次登录，只能调出进行修改。系统会检验身份证：不为15位或18位身份证号错误。出生日期不正当时提醒错误，如-2-29，则系统可能提醒错误。15位身份证号在保留到系统中后自动生成18位身份证号保留登记日期只是统计员工第一次登记时间，不参加以后计算登记日期只是统计员工第一次登记时间，不参加以后计算修改员工信息已经登记过员工信息要进行修改，在【员工管理系统/登记入厂/员工维护】菜单操作。注意：在未办理入厂时，要选择，不然查询不到该员工。先查询该员工，然后点击修改。点击【查询】按钮，出现以下列图内容。点击【修改】按钮，能够修改某个员工信息或办理入厂操作。第二步：安保审批依照企业要求，男工需要到安保科审批和登记，安保科依据员工所在当地派出所开立《无犯罪统计证实信》进行审批。系统经过选项设置模块设置哪种类型员工需要审批：男工还是女工。操作参见【员工管理系统/系统信息/选项设置】操作，设置“审批男女标识”项目。员工审批执行模块【员工管理系统/登记入厂/入厂审批】安保进入界面以下列图。在审批时，安保科将暂住证信息填充完整。在审批模块，能够设定【禁止员工】入厂，则该员工不能继续办理入厂手续。注意：该过程设置为不可逆，设置完成后不能经过正常路径撤消。第三步：办理入厂在登记完信息后，假如是女工，则在登记信息界面另一个标签处就能够办理入厂，以下列图。输入入厂信息，然后点击【修改保留】按钮，保留入厂信息。点击【删除】按钮，则删除此次入厂信息。假如是男工则要经过第二步，入厂审批，然后在【员工管理系统/登记入厂/员工维护】菜单办理入厂，注意要选择复选框才能够查询到该员工。也能够在【员工管理系统/登记入厂/员工维护】菜单办理入厂在【姓名/身份证号】中输入员工姓名或身份证号，点击【查询】按钮，查询符合条件员工，选择一个员工后，会显示该员工登记信息，历次入厂信息，并判断该员工是否能够办理入厂。在此模块办理入厂，能够处理员工在其余部门离厂，在本部门办理入厂时，因用户权限问题，在员工维护模块查询不到该员工情况。能够办理入厂员工条件是：员工已经登记假如是男工则要审批员工自离厂后，已经解除协议。操作参见协议管理。第四步：订立协议员工办理入厂后，首先需要和企业订立协议，未订立协议时则称为“预备工”，订立完协议后，则属于企业正式员工，能够进行后续其余操作。订立协议由生产部门内勤人员操作执行。要求在系统订立协议号码要统计到员工纸质协议上。操作模块【员工管理系统/协议管理/订立协议】。打开界面以下列图。点击【>>】按钮，能够依照协议起始日期计算协议终止日期，计算规则：协议起始日期+3年，并到该月份所在季度最终一天。协议类别分为企业协议和外派协议两种，在办理入厂时要选择，在此还有一次修改机会，假如协议类别内容为空白，则订立协议使用办理入厂时协议类别，假如选择了新协议类别，则创建协议时将采取新协议类别。这里订立协议与保险进行关联，注意这里一定不能选择错误。协议属性分为固定时和无固定时两种，若选择无固定时，则终止日期清空。假如是固定时协议，则终止日期为空时则提醒错误。若撤消订立协议，则在协议维护菜单删除，只有订立协议员工能够删除，假如已经分配班组或在岗，则不能撤消。撤消协议参见协议管理说明。第五步：分配班组订立完协议后，开始将员工分配到不一样班组。执行菜单【员工维护系统/日常管理/班组管理/分配班组】。分配班组需要先选择部门，点击【查询】按钮后，则部门字段锁定。在分配班组时，同时设定岗位及岗位分类。选择复选框，能够显示已经分配完班组，但未做过考勤员工。去除班组。只要将新班组设置为空白，则去除原来班组，设置为其余班组则替换原来班组。分配班组是员工考勤第一步，只有分配班组或在岗员工才能够进行考勤。第六步：开始考勤考勤是生产部门日常工作内容之一，只有天天考勤，才能及时反应员工状态改变。考勤是按班组，按日期操作，且一个班组一个日期只能做一次考勤，假如已经做过则提醒不能再次考勤。在【员工管理系统/日常管理/考勤管理/新建考勤】菜单操作。模块有：考勤信息，人员列表，调整考勤次序三个标签，能够点击进入下面3个界面中。进入菜单后，选择部门，选择班组，填充考勤时间，考勤天数，批次等信息，以下列图。批次分为：日勤，夜勤和日夜勤三种方式，日勤、夜勤考勤天数对应0.5天合1天，日夜勤对应天数为2天。假如是日夜勤，则自动增加日勤和夜勤天数。点击【考勤】按钮后，出现以下列图，能够在这里修改出勤类别和天数信息，也能够批量进行修改。非正常出勤时，则会以黄色背景来显示，调整完成后，点击计算，则计算出此班组应到，实到，出勤，病假等人数，并跳到第一个界面，点击【保留】按钮保留考勤统计。在新建考勤模块，能够调整员工考勤时出现次序，以下列图，调整员工考勤时出现次序。员工一旦进入考勤后，则员工管理进入日常管理之中，员工入厂工作完成。班组管理班组管理包含以下功效分配班组调出班组调入班组岗位调整分配班组员工订立完协议后即可用分配班组，参见员工入厂中“分配班组”说明。调出班组系统中实现员工在一个企业内，从一个部门班组调动到另一个部门班组。要求调入部门必须要明确到班组，假如调入部门没有使用系统，则先调入到暂时部门暂时班组。用户能够将将自己有权限部门人员调动到企业任何一个部门班组中。调出审核后，该员工相关信息则不能操作，如新建考勤时，则无此员工。假如调入不审核，则调入部门也无法对此员工操作。员工调动步骤：调出部门建立调动单调出审核调入部门调入审核操作菜单【员工管理系统/日常管理/班组管理/调出班组】。调出界面以下列图。此模块能够查询调出部门已经创建调动单，能够点击【查询】按钮，依照上面查询条件查询调动单统计。点击【调出审核】按钮能够对☑统计且状态为“未审核”状态调动单审核，审核后，调动单状态为“调出审核”，员工状态为“调动中”，调动中员工不参加到人员报表统计中。点击【撤消审核】按钮能够对☑统计且状态为“调出审核”调动单撤消审核，撤消后状态转变为“未审核”。若调动单已经调入审核，则不能做撤消审核。点击【新建】按钮，创建新调动单。点击表中【x】按钮删除调动统计，只有在“未审核”状态下才能删除。点击表中【打印调动单】能够打印该调动统计单。点击【新建】按钮，出现以下列图创建调动界面。创建新调动单，要选择好部门和班组，点击【查询】按钮后，能够查询该班组能够调动员工，显示内容是：该员工在岗，且没有创建过调动单。选择调入部门和班组，部门是当前企业全部未停用部门，选择部门后能够选择班组，若部门无班组则不能办理调动。一次能够批量调动若干人。选择好调入部门和班组后，要将前面复选框选择上，点击【保留】按钮生成新调动单。调入班组调入班组和调出班组是一起使用，调入班组能够看到调出班组模块创建调动统计并进行审核，只有调入班组审核后才能对调入员工进行操作。操作菜单【员工管理系统/日常管理/班组管理/调入班组】。点击菜单，点击【查询】按钮，出现以下列图界面。选择明细表复选框，能够对选中调动单做调入审核或撤消审核。点击【调入审核】按钮，能够对☑统计且为“调出审核”状态统计审核，审核后单据状态变为“调入审核”。点击【撤消审核】按钮，撤消“调入审核”状态统计撤消到“调出审核”。岗位调整岗位调整是调整员工岗位，岗位分类，职系，这些信息应用在工资核实和人力资源报表等处。操作菜单【员工管理系统/日常管理/班组管理/岗位调整】，执行菜单，点击【查询】按钮，出现以下列图界面。从下拉列表中选择新岗位，新岗位分类和新职系，而且选择前面复选框，点击【调整】按钮进行调整，假如空白则去除原来岗位或岗位分类或职系。协议管理协议管理包含以下功效订立协议协议变更解除协议协议维护订立协议员工入厂要与企业订立协议，订立协议前员工状态为“预备工”，订立后状态为“已签协议”，订立后能够进行后续分配班组，增加保险等操作。协议订立完成后即变成“推行”状态，不需要审核过程。操作菜单【员工管理系统/协议管理/订立协议】。详细操作参见员工入厂流程中订立协议章。变更协议在订立完协议后，假如员工状态是“已签协议”，则能够在协议维护模块撤消后重新修改，若是其余状态，则只能进行变更操作。操作菜单【员工管理系统/协议管理/协议变更】。执行菜单，点击【查询】按钮，出现以下列图界面。协议变更包含三种功效：修改已订立协议，协议到期后续订协议，终止协议执行。协议修改。协议能够在推行，续订，终止状态下，不论协议属性为固定时还是无固定时，都能够进行修改，修改订立日期，起始日期，终止日期，协议属性等内容。协议续订。协议处于“推行”或“续订”状态下，都能够续订，续订时将当前协议保留到协议历史统计中，当前协议续订协议，协议状态为“续订”。撤消续订则，删除当前协议，从上一次历史协议中获取统计填充到当前协议中。终止协议。处于“推行”或“续订”状态协议都能够终止，但无固定时协议不能终止，只能以解除方式处理。解除协议解除协议主要应用在，员工自离厂，没有办理正式离厂手续，协议处于锁定状态，若要再次入厂，必须先解除原来协议。解除协议由原部门内勤人员操作，打印解除申请单，然后经过审批后到招工办解除协议锁定，然后才能办理入厂。操作菜单【员工管理系统/协议管理/解除协议】。执行菜单，点击【查询】按钮，出现以下列图界面。【审核】按钮，能够对选中解除申请单进行审核。【撤消审核】按钮，能够对选中申请单撤消审核。【新建】按钮，创建新解除协议申请单。点击【查询】按钮，能够显示自离厂员工，出现界面以下列图。选中一个员工，点击【保留】按钮，形成一条解除协议申请统计。协议维护协议维护是一个综合查询员工协议模块，能够查询一个员工任意协议状态。能够删除员工状态为“已签协议”协议统计，能够查看历史协议。操作菜单【员工管理系统/协议管理/解除协议】。执行菜单，点击【查询】按钮，出现以下列图界面。考勤管理考勤管理包含新建考勤补录考勤考勤维护保险管理保险管理包含新增保险暂停保险上传保险保险维护保险查对系统保险与社保保险查对方法现在使用程序自动查对。以下为手工查对方法核正确主要内容：检验员工系统中保险暂停，社保中心参保缴费；系统保险参保缴费，社保中心无此员工（保险已暂停）；按身份证比对未找到员工在社保中心参保，但经过姓名比对，发觉此员工参保缴费。系统保险与社保保险查对是看其一致性，对应：系统员工未参保，社保中心不存在此员工；系统员工参保缴费，社保中心存在此员工；系统员工暂停缴费，社保中心不存在此员工。系统保险与社保保险要按险种进行查对。内勤保险员准备：在系统保险维护模块，导出以下条件保险：选择部门（各部门查对自己部门员工保险），选择缴费方式为“企业缴费”，保险状态为空白（全部保险状态），参保起始日期为空白，起始年月年度为空白（全部年），月份为空白（全部月份），终止日期为当前日期，其余内容为默认即可。点击查询，能够查询出当前系统全部员工保险情况。不论员工是在