档案管理制度

档案管理制度档案管理制度档案管理制度某某企业档案管理制度总则1.1目的为加强档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，充分发挥档案的作用，为我企业生产经营、平时管理工作服务，依照《中华人民共和国档案法》及相关法规、制度，结合我企业实质情况，拟定本制度。1.2适用范围本制度适用于企业总部、专业企业及其成员企业档案的管理。1.3系统组成1.3.1企业档案是直接记述和反响企业活动，保存备查的各种企业文件资料的总称，即企业各单位、各部门及员工从事生产经营和各项管理活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图纸、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、荣誉实物、证件等不同样形式和载体的历史记录。1.3.2档案系统依照内容的不同样分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案。1.3.3档案管理工作是企业各项基础管理工作的组成部分，是提高工作效益和工作质量的必要条件，是保护企业合法权益和历史真实容颜的一项重要工作。1.4管理职责1.4.1档案管理推行三级网络管理。1.4.2企业总部文化行政中心为一级管理部门，下设档案室，是企业档案的储藏基地和利用中心、档案管理中心和业务培训基地，负责企业所有档案的归口管理及档案建设的兼备规划和组织协调工作。1.4.3专业企业为二级管理部门，装备专职档案员，负责本专业企业档案的归口管理，负责所辖成员企业档案工作的指导、督查、检查、组织协调停统计上报，对本企业档案收集的完满、正确和安全负责。1.4.4成员企业为三级管理部门，指定专职或兼职人员管理档案，对本企业档案的完满、正确和安全负责。可依照实质需要，设置档案资料室，推行本企业各种档案的集中一致管理。1.5人员管理1.5.1要选拔有专业技术、拥有强烈责任感的人员担当专、兼职档案管理员，并恩赐专业技术管理人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。1.5.2专、兼职档案员要加强学习，认识和掌握本单位、部门的业务范围，以利于档案收集和利用工作；要积极参加培训，不断提高自己业务水平，认真负责地搞好档案工作。1.5.3档案员更正，要有必然的交接时间，对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册双方签字盖章。1.5.4档案员如因病、事假等原因长远不能够工作时，主管领导必定指定临时档案员代理其工作，以保证档案工作正常进行。临时档案员要认真、负责地完成该项工作。1.5.5档案管理员必定保持相对牢固。档案人员（包括兼职）调换工作时，应充分考虑这一因素，并要有适合的人员接替其工作。1.6档案保存单位1.5.1档案保存单位分为二级：总部档案室、外埠成员企业档案室。1.5.2档案室的基本任务是：收集、整理、保存和供应利用各分管范围内的档案。档案的移交2.1企业生产（施工）活动中形成的科技文件资料（含照片、胶片、录音、录像和计算机磁盘、光盘等，以下同），由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定相关人员负责积累、整理后归档。2.2各项管理工作中形成的文件资料，由各职能部门按其业务范围，指定相关人员负责积累、整理后归档。2.3向总部文化行政中心档案室移交档案的范围是：1）总部、专业企业职能部门及廊坊地区各成员企业形成的所有档案。2）外埠成员企业保存限时为永久的档案（复本）。3）输气管道及其配套工程竣工档案。4）科研实验项目档案。5）基本建设工程竣工档案。6）总部、专业企业及廊坊地区单位的会计档案。7）审计档案。8）重要产品档案。9）重要进口设备、仪器随机档案复印件（原件留本企业）。10）重要专用设备、仪器随机档案复印件（原件留本企业）。11）属于应接收的撤掉机关、单位、集体的档案。11）属于应接收的其他档案等。2.4向总部文化行政中心档案室归档的限时：2.4.1文书档案，由各单位或职能部门负责人判断后，于第二年一季度末移交。2.4.2科技档案，由项目负责人判断后，于工程项目竣工或科研成就、产品判断后三个月内移交。2.4.3企业总部所在地企业的会计资料在会计年度终了后，暂由各企业财务部门保存一年，经财务部门负责人判断后于第二年第二季度移交。外埠企业会计档案，由各企业自行保存。2.5各专业企业档案员负责本专业企业总部档案的收集、整理、归档工作和所辖成员企业各种档案的催收、指导及归档的协调工作，并对成员企业往总部移交的档案进行预检。吻合模卷标准的，在移交清册上签字盖章；对收集不全不吻合模卷标准的，有权益和责任退回并指导成员企业重新收集、组卷。2.6外埠成员企业的档案室和档案员，接收本企业的文书、科技、会计、人事、声像、实物等所有档案，依照各种档案管理细则的规定进行收集、整理、保存和供应利用。对应向总部档案室归档的，制作移交清册二册，经单位主管领导判断签字后及时报送。2.7总部档案室依照档案移交清册进行清点核对，与专业企业、成员企业三方在交接书上签字盖章。2.8接收档案的标准：2.8.1档案室必定按各种档案管理细则的要求，分阶段地接收收集齐全、经过整理的档案。2.8.2所接收的档案，必定密级划分适合，前后一致，分类清楚、归类正确、类及属类井然有序。进库档案必定吻合各种档案管理细则规定的限时；必定组卷合理、编目清楚；模卷排列方法必定一致，并保持模卷之间的联系。2.9归档要求：2.9.1企业各种文件资料一般归档一式一份，比较重要的和利用频频的要适合增加归档份数。2.9.2企业文件资料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入企业相关部门的职责范围和相关人员岗位责任制。2.9.3企业产品试拟定型、科研成就判断、基建工程竣工查收，必定有档案部门参加。文件资料不完满、不正确、不系统，不能够进行判断、查收。2.9.4企业产品和工程创优、科研成就评奖，归档的文件资料可否完满、正确、系统要作为一项核查内容，档案部门不签署建议不得申报成就。2.9.5企业新购重要设备仪器和引进项目标文档材想到货时，相关专业部门应会同档案部门检查查收文件资料；并及时归档。2.9.6企业工作人员因公出门参观学习、察看和参加各种会议，收集获得的文件资料要依照归档范围的规定，及时向档案部门归档。档案管理3.1总部文化行政中心档案室必定建立健全各项规章制度，保护国家和企业奥秘安全。工作人员要拟定明确的岗位责任制度，提高工作效率和质量。档案室详尽工作是：1）接收与收集档案；2）科学地管理档案；3）睁开档案的利用工作；4）编写档案史料；5）搞好相关的资料管理。3.2专业企业3.2.1各专业企业应当依照本企业专业特点拟定本企业文件资料形成、积累、整理和归档制度，如燃气、基建、产品、设备、科研类档案的归档范围、归档制度及工程竣工、产品定型、成就申报的档案查收审批流程和目标责任制等。3.2.2专业企业档案员要掌握本专业企业档案管理现状，对所辖成员企业每年文书、科技、会计、人事、声像等各种载体档案的归档和保存、利用情况进行检查、指导，发现问题及时解决及时上报。3.2.3专业企业档案员对所辖成员企业档案员更正情况以及新项目档案收集情况要及时上报。3.3成员企业3.3.1成员企业应当建立归档制度和图纸更正、补充制度。归档要办理移交手续；更正、补充图纸，必定履行审批手续。3.3.2存放档案必定有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。3.3.3设计建设大、中型建设项目时，竣工档案要制作三套，一套上交当地城建档案馆、一套上交总部档案室，一套自行保存；应设计建设与工作任务相适应的，吻合要求的档案资料库房，并为档案资料保存和供应利用配置必要的设备，其花销列入工程总概算。3.3.4档案管理员要对归档档案进行分类、计算机着录、立卷、装订、排架等必要的整理工作。3.3.5对档案的保存情况，要随时进行检查，每季度结合新卷上架，进行一次全面清点。遇有特别情况要马上检查、清点，及时办理。档案的统计工作4.1各成员企业档案员应于每年十二月份向所属专业企业上报档案统计报表，再由专业企业汇总上报总部档案室。4.2总部档案室按国家统计局、国家档案局相关规定，每年一月份向档案管理部门报送上一年度某某企业档案工作基本情况。档案的利用与编研5.1专兼职档案员要用现代化手段管理档案，应依照各种档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机着录工作，为利用计算机检索创立条件。5.2供应利用要履行《保密规定》《查阅、借阅档案规定》及《查阅档案注意事项》等制度。5.3专兼职档案员应积极睁开大事记等档案编撰工作。成员企业档案员编制本企业大事记，平时积累，每季度初上报至所属专业企业；专业企业档案员汇总编制本企业大事记并上报文化行政中心档案室，档案室汇总编制某某企业年度大事记。档案的判断和销毁6.1对各种到期档案的判断工作，由特地组成的判断小组负责。判断小组成员要包括档案工作主管领导、专业主管部门负责人、业务专家及档案工作人员等。6.2对经过判断准备销毁的档案，要编制销毁清册（一式三份），由判断小组负责人签字盖章。6.3外埠成员企业档案销毁要上报专业企业，再由专业企业汇总上报总部文化行政中心审察，并经企业相关领导赞成后，方可推行；企业总部档案室档案销毁要上报企业总裁赞成。6.4销毁档案前，要由档案人员和保密、保卫人员拟定出销毁方案，并参加监销；档案销毁今后，要写出监销报告。核查7.1档案工作的核查由文化行政中心组织，专业企业配合，核查依照本制度及对各部门、成员企业档案工作的督查、检查结果。7.2依照核查结果，对各部门、单位的档案工作按期进行评比，对出现以下问题的单位和个人视情节轻重扣其当月核查分或奖金，直至取消其当月奖金：1）忽视档案工作的重要性，随意调换档案工作人员，阻拦档案工作正常睁开的单位和部门；2）重要资料不及时归档，影响工作或造成档案流失、损失的个人。（3）不积极配合档案收集工作，推诿、延误，拒交相关档案资料，阻拦档案收集工作顺利进行的单位或个人；4）不及时指定专兼职档案员，严禁时收集整理，影响工程竣工等工作的单位或个人；5）工作责任心不强，档案工作连续出现失误的；6）不积极配合档案人员工作，以致档案工作不能够正常睁开的单位或个人；（7）其他不履行或违反本制度相关条款的情况。处分有以下行为之一的，依法恩赐行政处分；组成犯罪的，依法追究刑事责任：1）损毁、扔掉档案的；2）擅自供应、抄录、宣告、销毁档案的；3）涂改、捏造档案的；4）擅自出卖也许转让档案的；5）倒卖档案牟利也许将档案卖给、赠予外国人的；6）不按规定归档也许不按期移交档案的；7）明知所保存的档案面对危险而不采用措施，造成档案损失的；8）档案工作人员玩忽职责，造成档案损失的。附则9.1本制度由文化行政中心负责讲解、组织推行、督查检查。9.2本制度自觉布之日起推行，并依照情况由文化行政中心合时校正。9.3原《某某企业档案管理制度》（XA/ZD0421B-2001）同时取消。附件1保密规定附件2查阅、借阅档案规定附件3档案库房管理规定附件4查阅档案注意事项附件1保密规定1、严格遵守《中华人民共和国保守国家奥秘法》和《保密守则》做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的资料不看、不记。2、接收和移出档案，必定认真清点，核对交接清单。3、严格履行借阅制度，不随意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。4、整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或扔掉。5、档案、资料严禁随意销毁，如需销毁应先办理赞成手续。6、档案库房由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。7、发现档案扔掉，破坏要及时报告。8、涉及《某某企业保密制度》相关条款的，依照《某某企业保密制度》履行。附件2

查阅、借阅档案规定、档案管理员要热情款待盘问人员，主动介绍情况，供应优秀服务。、盘问人员提出所查档案名称，档案管理员负责检索、及时调阅模卷。盘问人员不得进入库房。、查阅档案要登记，写明用途以及反响利用收效。、档案一般不外借。特别情况需要借出时，须填写借阅记录，限七天内归还。需延时的，应办理续借手续。、查阅机密档案，须经档案形成部门主管领导签字赞成。、兄弟单位借阅档案，须持单位介绍信，经企业主管领导赞成。、借阅档案资料要注意保守机密，不得流传档案内容。要保证模卷完满与安全，严禁拆卷、剪裁和涂改。归还时经核对无误后方可注销。、破坏、扔掉档案者，单位领导应责怪教育，自己写第一版面检查，领导提出办理建议。扔掉奥秘档案者，要及时报告，按保密制度追究办理。情节严重的，履行《中华人民共和国档案法》相关条款。附件3档案库房管理规定1、档案库房推行专人管理，非管理人员未经同意不得入内。2、库房内的档案柜要一致编号。入库的档案要分大类有系统地上架排列，做到存放有序，查找有据。3、要珍爱档案，在整理、搬移、上架和供应利用过程中，要轻拿轻放，保持档案齐整，发现破坏时，要及时维修。4、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。库内温度应控制在14—24℃，相对湿度应控制在45—60%。保持