让Word也能批量打印标签

让也批打标为了迎接上级检查和规范档案管理校决定将档案室的所有档案都重新归档整理如每位教师的业务档案的档案盒标签就要求统一打印成如下图样子二百多个标签如果直接在WPS或Word利用表格完成，将是非常麻烦的事，为了快速完成这项任务，我们找到了Word2003久未使用的“邮合并”功能。图11、从计算中找出原来输入的教职工情况登记表、工资表等存有全校教职工姓名的Excel电子表格文件把姓名这复制到一个新的电子表格文件中以便接下来在Word中调用（其实不重新建立文件也行，不过那样在调用时显得比较乱，还容易发生误操作）。这样就免去了重新录入姓名的繁重工作。2、启动Word，单击工具”→信函与邮件邮件合并，在打开的“邮件合并”任务窗格中的“选择文档类型项中选择“签”，然后“下一步：正在启动文档”，如图2。

图23“更改文档版式项中击“标签选项”“标签选项”对话框的“纸盒”框中选择“默认纸盒（自动选择），因为默认的是手动进纸”，这样会给最后印带来麻烦。接着单击“新建标签按钮打开“建自定义标签”对话框，在标签名称”框中输入你给新建标签起的名，如：档案标签；根据预览框中的图示和你准备打印输出时使用的纸张大小，把“上边距”“下边距”改为1米；把“标签高度”和“标签宽度分别改为厘米和厘米（根据档案盒的大小和薄厚来确定）；标签列数选择7，标签行数选择1；横向跨度改厘米，（也就是在标签宽度厘米的基础上再加0.05厘米间距样最终打印输出后两个标签间就会有厘米的间距，直接从中间裁一下就能解决问题，如果这个间距过大会有白边，给裁剪带来麻烦，另外也浪费纸张。）最后在“页面大小框中选择“A4横向（29.7×21米）”，这时就为我们上面设置的尺寸找到依据了：侧边距1厘米标签宽度厘米标签列数标签间距0.05厘米6个间距＜A4纸横向宽29.7米边距1厘米+标签高18.8厘米×标签行数1（因为标签行数为1，所以不存在间距）＜A4纸横向高度21厘米。点两次“确定”返加后，再点下一步：选取收件人”，如图。

图34、点浏览”选择你在Excel中建立的只有一列姓名的子表格文件，这时会出现“选择表格”对话框和Sheel3$三个工作表让我们选择，一般情况都选择Sheet1$，根据文件有无标题行确“数据首行包列标题”项是否√选最后点“确定”如图4在出现“邮件合并收件人”对话框时，直接点“确定”即可,如图。图45、光标（入点）在第一个标签内的情况下，单击“表格”→插入表格，根据准备制作的标签格式插入一个1列6的表格然后拖动表格的行线调整好每一行的高度并保证整个表格的高度与标签高度接近注意有时标签内的光标（插入点）会占一个空行，从而影响表格高度的调整，这时可以按一下（）键删除，如图。

图56、将光标向表格最上边，当鼠标指针变成宽的向下的黑色箭头时单击左键选中整个表格，然后右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“单元格对齐方式”项下的“水平、垂直居中”。最后在相应的单元格中输入每个标签都相同的内容：照片、个人业务档案、2003-2006、建昌营镇中学等内容，如图。图67、单击准自动输入教师姓名的那个单元格，然后单击右侧的任务窗格中

的“下一步：选取标签接着单击其他项目”，在新出现的插入合并域”对话框中直接单击“插入”按钮，再单击新出现的关闭”按钮，如图7。图7这时该单元格中会出现“《姓名》”，如图。图88、设置表中内容的字体、字号等修饰后，再右键单击表格，在弹出的快捷菜单中选择“边框和底纹”，“边框和底纹”对话框中，把表格线的宽度增加到

2，最后点“确定”退出，如图9。图99、单“更新所有标”，个标签的格式会变成一样，接着单击“下一步：预览标签”会显示出标签的最终样（没有了NextRecord的标记再单击下一步：完成合并”，最后再单击“编辑个人标签”，在“合并到新文档对话框中选择“全部”后点“确定退出。这时Word会自动新建个名为“标签1”文件，并把Excel电子表格文件中的所有数据制作相应的标签，如图10图1010如果打印输出后发现尺寸有偏差（一开始估算错了），可以从步重新开始不过到第3步时可以直接找到我们刚才新建的档案标签”去修改一下尺寸就可以了具体方法是单击“标签选项”后直接在“标签选项”对话框中的标签产品”框中选择“其他/自定义，然后在“产品编号”列表框中选择我们原来建立

的“档案标签——自定义”后点详细信息”能直接修改标签尺寸了图。图11我们利用Excel的自动填充功能把相关数录入后，再利用Word的邮件合并功能把所有档案的标签以最高的速度和最高的质量打印了出来因此受到了表杨其实我们还可以仿照此法来打印输出工资条成绩单等最后再教您一招裁切的技巧把一把直尺的一边对准两个标签的中间一只手按住直尺一只手顺着直尺边向上一撕没压住的另一部分就能把两个标签轻松分开了。

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