某公司人事档案知识培训

人事档案基本知识培训案例导入：xx日用化妆品公司人事部的小刘负责人事档案的管理工作，她对工作非常负责，凡是员工的情况变动都能及时对其档案材料进行收集、补充或清理，每位员工的档案材料也都整理得井然有序、目录清楚，使人事管理工作中不管是员工考核、聘任、核定工资还是办理各种人事关系等查找调阅档案都非常方便。为此，小刘被评为公司的先进员工，公司还请她在表彰会上介绍事迹。小刘发言时说：她认识到人事档案记录着每一名员工的关键信息，是单位了解、考察、使用干部和职工的重要依据，是处理与人员有关的各种问题的凭证，关系到他们的切身利益，因此，在管理过程中她非常认真，对员工录用、调入或调出、退休、考核、奖励、提级等形成的档案材料都按规定及时收集、补充和整理，确保员工档案的完整和系统。同时，她还坚持执行人事档案管理制度，不管谁利用档案都必须履行审批和借阅手续，保证人事档案的安全。小刘爱岗敬业的精神得到员工的一致称赞。简析：在人的成长和从事社会活动的过程中，会随之形成记录其历史足迹的文件——人事档案。在单位，人事档案既是员工业绩的客观记录，有是单位合理使用、管理和开发人力资源的依据和工具，所以，人事档案管理工作直接关系到个人和单位的切身利益。上述案例中的小刘深刻地认识到了人事档案的重要性，在管理工作中认真执行国家的规定，准确、及时地开展工作，才使管理工作做到非常到位。讲授内容：人事档案基本知识一、人事档案定义、种类人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才表现，以个人为单位归档保存以备考查的历史记录材料。种类：工人、干部、学生、军人二、人事档案特点与作用特点：现实性、真实性、动态性、机密性作用：考察、了解员工的重要手段，解决当事人个人问题的凭证，编写任务传记和专业史的宝贵材料。三、人事档案构成要素履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；评定岗位技能和学历材料、专业技术职务（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；政审材料；参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；奖励材料；处分材料；招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；其他可供组织参考的材料。四、人事档案工作内容与要求工作内容：１.登记人员变动和工资变动情况２.收集、整理和鉴别人事档案材料３.保管人事档案，保证人事档案的完整与安全４.办理人事档案的提供利用和咨询工作５.转递人事档案工作要求：集中统一、分级管理，严格把关、真实完整，便于利用。人事档案收集与鉴别一、人事档案收集（一）收集途径：人事部、业务部门（二）收集方法：1.建立、健全人事档案收集制度、索要制度、检查核对制度、移交制度、补充制度2.根据中心工作，集中收集人事档案。3.疏通收集渠道4.跟踪收集二、鉴定甄别（一）鉴别内容１.判定文件是否属于人事档案２.判定是否属于同一对象３.判定是否处理完毕４.判断材料是否真实、准确５.审核文件是否手续完备６.核查归档文件质量７.是否有保存价值（二）剔除材料的处理1.转出非人事档案要转出。转出时要写好转递材料通知单。2.退回内容需核实、手续不够完备的档案。要履行领导批准、登记、盖章手续3.留存不属人事档案但有参考价值的，整理后做业务资料保存。4.销毁无保存价值和重复无用的材料人事档案整理一、分类人事部档案分类、人事部档案分类、排序、编目总序号：XJRS200X-月份）入职职工档案编号：RS-R-200X-月份）招聘档案编号：RS-Z-200X-月份培训档案编号：RS-P-200X-月份薪资福利档案编号：RS-X-200X-月份人事规章制度编号：RS-G-200X-月份其他文件资料编号：RS-Q-200X-月份（二）人事档案分类细目1、入职职工档案分类（分为工人和干部两类。两者以职等划分或者以职位、工作性质划分）A工人档案（档案编号以员工工号或入职编号为准）内容：履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；政审材料；参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；奖励材料；处分材料；招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；其他可供组织参考的材料。B干部档案（档案编号以员工工号或入职编号为准）内容：第—类：履历材料（入职登记表、简历表；第二类：自传材料第三类：鉴定、考核、考察材料

第四类：学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）第五类：政治历史情况审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料、党籍、参加工作时间等问题的审查材料）第六类：参加国共产党、共青团及民主党派的材料第七类：奖励材料第八类：处分材料第九类：录用、劳动合同、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料等材料第十类：其他可供组织上参考的材料2、招聘档案分类招聘档案招聘档案RS-Z200X-月份）招聘渠道信息资料---Q以往招聘情况---z招聘需求统计---x临时工作人员材料---llRS-Z-M-200X-月份）试用人员资料人才储备（未录用人员）离职人员资料内部人员需求情况同行业人才情况资料岗位调整---T招聘应用资料3、培训档案分类培训档案培训档案编号：RS-P-200X-月份已培（主题、讲稿、时间、参加部门人员、周期、反馈情况编号：RS-P-P-200X-月份培训材料收集编号：RS-P-C-200X-月份待培（计划安排、实施细节、内容）编号：RS-P-D-200X-月份委托培训（授课单位、学习内容、费用、参加人员）编号：RS-P-W-200X-月份4、薪资档案分类薪资档案薪资档案编号：RS-X-200X-月份薪资制度、条例、实施细则及其他薪资规定档案.编号：RS-X-Z-200X-月份薪资发放纪录编号：RS-X-Y-200X-月份福利档案如社保、三险一金办理、福利发放记录等。编号：RS-X-F-200X-月份5、人事规章制度档案分类人事规章制度人事规章制度编号：RS-G-200X-月份业已实施规章制度、计划、条例编号：RS-G-Y-200X-月份待审批规章制度、计划、条例编号：RS-G-D-200X-月份人事部内部资料如：会议纪要、工作分工,安排、年终工作总结等RS-G-N-200X-月份二、类内文件的排列⒈按文件形成时间顺序排列,例:排列顺序材料名称形成时间1简历表1958年2登记表1960年3履历表1961年………………⒉按文件内容所揭示的问题顺序排列,例：排列顺序材料所反映的问题（1）工资情况材料（项内按时间）（2）各种代表会代表登记表（3）出国、出境材料…………⒊按文件材料内容的主次关系顺序排列,例：排列序号材料名称1入党志愿书2入党转正意见3转正申请…………技术要求：1．人事档案可分为正本和副本。副本是正本重要材料的复制件。人事档案如果存在铅笔、圆珠笔、复写纸书写等情况，应对原件进行复制，以便于档案内容的长久留存。此外还要通过复制形成人事档案的副本。2．技复制术加工对存在破损情况的档案进行修补。对规格不符合要求的档案进行裁剪、折叠或托表，使档案外观规范，便于保管。三、编制卷内目录四、打孔与装订五、书写卷名六、检查验收人事档案的利用和转递一、人事档案的提供利用⒈查阅人事档案。按规定办理审批手续，外调介绍信不能作为查阅凭证。⒉借出人事档案。经批准后须认真进行登记，并限期归还。⒊人事档案用户。须严格遵守保密制度，确保档案安全。⒋个人不得查阅或借用本人和直系亲属的档案。⒌用户复制。人事档案须报有关部门审批。二、人事档案的转递1.专人取送，保证档案安全2.转递档案必须办理转递手续3.县级以上才能直接转递人事档案4.核对、签名、盖章并及时退回回执5.保持完整转出通知单存根字第＿＿＿号兹将等同志的档案材料转去，请按档案目录清点查收，并将回执及时退回。单位名称：年月日－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－档案材料姓名转递原因（份）回执XXXXX：你处于年月日转来字号等同志的档案共卷，材料共份，已全部收到，现将回执退回。

收件人签名收件机关盖章年月日小结：人事档案基本知识人事档案定义、种类人事档案特点与作用人事档案构成要素人事档案工作内容与要求2．人事档案整理收集与鉴别人事档案整理人事档案利用与转递3．相关档案管理规定《干部档案工作条例》《人事档案保管期限表》《企业职工档案管理工作规定》课堂测试题：谁动了我的档案上海市民王某从一家公司离职后多次应聘，每到最后关头却总是落榜。终于有一次，王某偶然发现自己的档案里被原公司塞了一份“处分”决定，称其“长期招摇撞骗”、“公安部门已立案查处”等。面对这份有争议的“处分”决定，王某把原公司告上了法庭。您是否确切地知道自己的档案在哪里保存？正受哪个部门管理？你是否曾经有意识地关心过自己