会议的种类与工作原则

学习文档仅供参考学习文档仅供参考会议的种类与工作原则〔一〕会议的种类会议作为人们从事社会活动或从事各项工作的一种重要手段和方法，其应用十分广泛，因而可以从不同角度划分类型。1．按会议的规模划分会议的规模是相对的，通常依据出席会议人数的多少可分为四类：(1)小型会议。一般是指少则几人，多则几十人参加的会议，但往往不少于3人。两人会面、交谈通常不称为会议。如各种办公会、座谈会、现场会。小型会议一般安排在工作现场或小型会议室召开。(2)中型会议。一般是指人数在几十人至数百人参加的会议。如节日慰问会、表彰会、学术交流会和大型企事业单位的职代会。中型会议根据与会人员数量，可安排在会议厅或礼堂召开。(3)大型会议。一般是指人数在千人至数干人参加的会议。如全国人民代表大会、博览会、交易会。大型会议一般在礼堂、会堂或剧场、会议中心召开。(4)特大型会议。一般是指人数在万人以上的集会。如大型节日集会、庆祝大会等，特大型的会议一般可在体育场、露天广场召开。2．按会议内容划分(1)综合性会议。一次会议要讨论和研究多方面的问题，如各级人民代表大会、政府常务会议等。(2)专题性会议。这类会议一次只集中解决一方面的问题，讨论研究一方面的事情或工作，如专题讨论会、年度销售会议等。3．按会议的性质划分(1)决策性会议。决策性会议是指拥有立法权或决策权的领导机关或领导层，为了制定和颁布有针、政策、法规或就某些问题进行商讨，对重大事项做出决策而召开的会议。决策性会议大致包括以下两种：①代表性会议。是指按照法定的程序，为了制定颁布法律、法规，选举产生新一届领导班子等重大事项而召开的会议。如各级人民代表大会等。②领导办公会议。是指由各级机关、企事业单位的领导班子内部定期召开的，研究日常工作中重要事项，并做出决策的会议。如各级领导机关的领导办公会议、董事会议等。(2)非决策性会议。非决策性会议是不产生需要贯彻执行的政策、法规或不做出决策的会议。非决策性会议又可分为以下几种：①日常办公会议。通常是指根据本单位、本部门的工作职能，具体研究、讨论日常工作的会议。如工作例会、办公会议等。②咨询性会议。通常是指在做出重大决策、具体开展工作之前，邀请有关专家对决策目标和方案进行可行性的咨询、论证的会议。如投资咨询会等。③总结交流会议。通常是指在工作任务完成之后，对工作中的情况和问题、经验和教训进行总结交流的会议。如经验交流大会、工作总结大会等。④洽谈谈判性会议。通常是指围绕商业活动达成合作事宜，签订合同协议的会议。如订货会、商务洽谈会等。⑤进修培训会议。通常是指为了提高职工业务水平，强化理论知识，加强专业技能而召开的会议。如公文写作培训会议等。⑥庆典性会议。通常是指为了庆祝重要节日、重大事件或工作取得重大成果而召开的会议。如联欢会、庆祝大会、周年庆等。⑦商品展示和推介性会议。通常是指由商品生产单位举办的，在某一场所和一定期限内，用展示的形式，向专业群体和消费者介绍和推广自己的新产品。如新产品发布会等。4．按会议所跨的地域范围划分(1)国际性会议。指会议的内容涉及不同国家和地区，与会者来自不同国家和地区的会议，如联合国大会、国际经济发展会议、南北对话、西方国家首脑会议和亚太经济合作组织领导人非正式会议等。(2)全国性会议。指会议的内容涉及全国性问题，参加会议的人员来自全国各个地区的会议，如全国人民代表大会。(3)地区性会议。指省、市、县或其他地区性的会议，如市政府常务会议等。(4)部门性会议。根据部闩的工作职能而召开的会议，如部门职工例会、业务洽谈会、新产品推介会、销售会议、培训会议、客户咨询会、奖励会议等。5．按会议的目的划分根据会议的具体目的，大致可以分为以下几类。但在实际操作中，同一个会议常常包含其中之一或更多的目的。(1)说明会议。主要以信息的传递为目的。说明会议是把上层做出的决策，单方面地传递给下层的会议，可以有提问和答复，但是没有讨论、表决。(2)研究会议。主要是以信息的交换和相互启发为目的。相互启发就是对于一些个人未能注意的问题，彼此交换看法和经验。会议上虽然会有讨论，但不以表决的方法做出决定。(3)解决问题会议。主要是以做出决定为目的。针对某些特定问题或议案，通过参加者的讨论、表决的方式，获得解决问题方案的会议。会议上，有时以原方案为基础，请参加会议的人员想出改善方案。这既能收集与会者的智慧，同时又能让每个人都有参与感。(4)沟通协调会议。以沟通信息、调解矛盾为目的。在一个企业中，往往会出现部门与部门之间、职工与职工之间意见分歧、产生矛盾的情况，甚至影响到工作的整体进展。有时候就需要让双方坐在一起，消除误会、沟通信息、进行协调工作。(5)创意会议。以收集创意为目的，由参加会议者自由发挥想象力，借以收集、开发更多创意，所以也称为开发型会议。许多广告公司、媒体公司有时会开一些开发创意的会议，通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。6．按会议的形式划分(1)圆桌会议。这是指大约10〜20名的人员，围着圆桌而坐，各自以平等的地位自由发言的会议。在某些国际会议中，主席和各国代表的席位不分上下尊卑，可防止其他排座方式可能出现的一些代表席位居前、居中，另一些代表居后、居侧的矛盾，更能表达各国平等原则和协商精神。现“圆桌会议”已成为平等交流、意见开放的代名词，是国家之间以及国家内部一种重要的协商和讨论形式。⑵公开讨论会议(forum)。古罗马时期，人们集会用的广场称为“fo-rum”，由此衍生出的名称。是指大家就某一个公开的议题各抒己见，热烈讨论的会议。(3)代表人会议。这是指从参加者当中迭出两名以上的代表人，在全体人员面前彼此讨论特定的议题，接着由全体人员公开讨论并质询的会议。(4)演讲型讨论会议。由几位专门人员，在全体人员讨论之前，从各自的立场发表对特定议题的意见，再由全体公开讨论质询。(5)小组讨论。参加者人数太多时，事先将全体人员分成几个小组，分别由各个小组讨论不同的议题，再由小组推派的代表整理小组的意见。小组讨论时，有时像打翻蜂窝般的嘈杂，所以也称作蜂音会议"buzzsession”。(6)议会型讨论。这是在预先分发有关议题的详细资料，使参加者对内容都熟知的前提下，让赞成者和反对者各自发表意见，而省略全体的讨论，并付诸表决。这是一种重视表决胜于讨论的会议。在股东会议时，如果人数太多而且时间有限，也可采用这种方式。(7)头脑风暴会议。这是以自由畅想、收集较多的创意为目标的会议。对听提出的创意，不在当场予以批评。所收集的创意、点子，应当另外开会整理、评估、聚集，并使之具体化。(8)远程电信会议。利用电脑、、电子黑板及各种人机通信系统召开的会议。这种形式的会议有多种，有的只涉及声频通信〔电信会议〕，有的则提供了视频传输〔电视会议〕。不仅可以通过声音或声像组合的方式相互通信，而且电脑和也可以在没有通信者现场参与的情况下相互通信〔发送和接收电文或图形〕。与会者防止了费时又费钱的远程旅行。7．按会议的职级划分(1)股东会议。股东大会是公司最高权力机构。股东会议就是由公司的出资者〔股东〕出席的，定期或临时召开的会议。会议主要审议批准公司年度财务预算、利润分配和弥补亏损方案，决定公司经营方针和投资计划，选举更换董事，修订公司章程等。(2)董事会。董事会是公司的执行机构。董事会议是由全体董事〔被全体股东任命经营公司的人员〕出席的，定期或临时召开的会议。会议主要决定和批准总经理提出的计划、年度经营、资金使用等方面的报告，批准财务报表，收支预算、年度利润分配方案，制定公司的规章制度，决定聘用总经理等高级职员等。(3)高层管理人员会议。是由公司高屡管理人员参加的会议。比方在总经理的主持下重点讨论公司的生产经营管理工作，组织实施董事会决议；组织实施公司年度经营计划和投资方案等工作。(4)中层管理人员会议。是召集处长、科长、部门经理等中层管理人员的会议。该类会议是在公司做出决策后，进行生产、经营活动的正式会议，通常定期举行。(5)职工大会。由企业全体职工参加的会议。主要有发动大会和总结评比大会。前者是鼓舞士气，调动职工积极性和工作热情；后者意在总结经验，展望未来，向全体职工提出新的希望和要求。(6)部门会议。这种会议是在每一个部门内部所举行的，以解决问题及传递信息为目的，以工作场所为单位的会议。〔二〕会议的工作原则会议是一种形式和手段，是工作方法而不是工作目的。会议都是围绕某一特定目标而开展的，要使会议到达预期的效果，就必须遵循会议工作的有关原则。会议的工作原则主要有以下几个方面：1．必要性会议是实施决策、计划、组织、指挥、控制、协调等现代管理职能必不可少的重要手段，是贯彻政策、统一思想、布置工作、沟通信息、统筹协调、学习培训的有效途径。会议对于领导者而言，是进行领导和管理的一种必要手段。会议如果开得适度合理，有利于推开工作的进展，可以提高工作效率。但是，如果召开过多的会议，就可能使人陷入“茫茫会海”中，不利于工作的开展。中共十五届六中全会就明确提出：“改良领导万式和工作方法，下决心精简会议和文件，改良会风和文风。”提出能不开的会议坚决不开，可以合并开的会议合并召开。要不要开会，值不值得开会，是掌握会议必要性的前提。坚持必要性的原则就必须根据内容和实际情况来准确判断采用会议这种形式的价值，即与其他形式〔如发文件， 联系，派人直接到基层〕相比，开会是否是最好的手段。这样，才能做到不必要开的会坚持不开，可开可不开的会也不开，或者是将几个会合在一起开。现在有些政府机构已在渐渐试行“无会日”，提出如果没有特殊紧急情况，能通过、文件解决问题的绝不集中开会。同时也提出对一些不必要的表彰会、庆功会一律不准召开。通常当出现以下情况时，需要及时开会：(1)遇到危机突发事件，足以使目前工作停滞，需要及时集体协商、处理时；(2)-项决定或一项管理方法的推出，非经会议的形式不能产生法定效力时：(3)事情较为紧急，有关人员采取逐层、分头商议的方法已行不通时；(4)采用会议的形式是将特定情况〔内容〕向有关人员了解或告知的最快捷或最简便的方式时。2．高效性会议，看似平淡，实则不然。英特尔前总裁安迪•格鲁夫就将会议作为撬动企业效率的重要杠杆。所以，在“低碳经济、节能减排、绿色行动”的宗旨下，我们也应积极开展“绿色会议”。绿色会议就是指讲求高效性。这就是说，开会也有投入与产出的问题。“投入”，包括为召开会议所消耗的人力、物力、财力和时间；而“产出”，指的是会议的结果。要使会议取得一定的成果，当然需要一定的投入。高效率的要求，就是要尽可能地减少投入，但与此同时又要到达最正确的效果。然而，目前的会议效果如何呢？有资料显示，即使是高科技企业的会议，也仅有49%称得上是有效率的会议，会议浪费了经理人1/3还多的时间，更令人吃惊的是，竟然很少有人能确切说出时间到底浪费在哪里。1989年美国南加州大学的爱伦堡传播学院针对为何开会无效率做了调查后发现：职工常常在开会前两小时才接到通知，而且鲜有书面传达；即使有，会议也未必按照所写的时间准时召开。而且与会者认为其在会议中的角色向来受限，未必能言其所恩。目前许多会议效率不高的主要原因，可以归纳为以下五点：(1)时间。管理大师彼得•德鲁克说过：“时间是管理者最稀有的资源”。但是我们可以看到有的会议被安排在事务繁多的周一，领导精力分散，无法全身心投入，或者被安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会，从而也会影响会议的效率。此外，临时会议也要尽量选择与会者感到方便的时间。对于一般会议来讲，会议的召开时间越长，效率也就越低。应该提倡开短会、讲短话，一般会议时间控制在两个小时之内，领导讲话不超过1小时，工作汇报或典型发言不应冗长，应言简意赅、突出重点。(2)地点。会议场所的选择，要依据会议的目的和程序，预计与会的人数，选择有会议设施的酒店或旅馆、单位的会议礼堂或大型会议中心等。选择会址，要考虑到与会者和会议的主办者是否便于前往。如果需要住宿的会议，还要考虑到会场与住宿地点的距离。一般来说，两者之间的距离越近越方便．否则在路途上要花费大量的时间，就会影响会议的效率。(3)开会对象的选择。在确定会议规模与规格的基础上，提出参加会议的范围和人员名单。多大规模何种规格档次的会议应当由何种层次或何种身份的人参加，这里所说的层次，一般指参加会议入员的级别、地位；这里所说的身份，却并不完全在于某人职位级别的高低，而是根据会议的需要，邀请参加会议人员的专业、知识背景要符合会议的主题。目前，社会上有些单位办会，动不动就请上一大堆的“名人”，其实他们的专业、研究领域与会议的内容毫不相关，只是想借“名人”效应来提高企业的知名度。这样做虽然可能会引起一时轰动，但却增加了成本，造成了不必要的浪费。最终，很有可能是必须出席会议的未能到会，来的一部分是一些可有可无的参加者，从而影响了会议的效率。所以，在拟定会议范围或人员名单时，应将应当参加会议的人员列入名单，无关人员排除在外。(4)主持人的能力。会议主持人缺乏影响力、说服力和组织能力，被参会者牵着鼻子走，或者会议主持人自顾自发表言论，而不顾会议的既定议程，这样也不能进行有效的沟通。(5)开会的原因和目的不明确。如果与会者连对开会的原因、目的以及讨论的议题都不明确的话，肯定也会影响会议的效率。在《卓有成效的管理者》．一书中，德鲁克极为精辟地指出：“卓有成效的管理者，知道他们能从会议中得到什么，也知道会议的目的是什么或应该是什么。他会自问：我们为什么要有这次会议？是为了某项决策？是为了宣布什么？还是为了理清什么？他会在事箭想清楚会议的目的，想清楚要求什么报告，以及想清楚报告的用意。他一定坚持开会需有所真正奉献。”3．目标性几乎所有的会议都是为了到达某一目的、解决某一问题而召开的。有时公司为了培养团队精神，回忆过去的工作经验与教训，以便更好地推动来年工作的开展，就会召开年度总结会议；有时公司为了开发人力资源，提高职工的业务水平，就需要举行企业内部的培训会议；有时为了沟通思想、互通信息，公司就可能会举行座谈会；公司如果遇到像消费者对产品投诉、公司声誉受到影响这样的危机事件时，就需要及时召开会议，共同探讨解决方案，重新树立企业良好形象或者召开新闻发布会，澄清事实。4．严肃性开会，作为一种重要管理手段具有其鲜明的严肃性。而有时候有些领导对会议的严肃性缺乏足够的认识，想什么时候开会就什么时候开会，要开什么会就开什么会，想开多久就开多久。有些会议缺乏明确的目的和必要的准备，议而不决，大家聚在一起七扯八扯，破坏了会议的严肃性。为了维护和保持会议严肃性和权威性，首先必须要明确开会的议题、目的，即确定为什么召开这次会议；其次，计划要周全，设立会议组织机构，妥善安排会议各方面的相关工作；再次，准备充分，一些大型的会议要事先拟好会议预案，做好会议召开所必需的各项准备工作；最后，议程要落实，保证会议的每个环节按原定的计划进行。5．节俭性小到企事业单位会议，大到地区、全国性会议，无不“牵一发而动全身”。现在，“三天一大会，两天一小会”成为很多领导干部的真实写照。并且，会议组织者容易走人这样一个误区：为了博得与会人员的好评，特别是领导的嘉赏，过度讲究排场，形式主义泛滥。