地籍档案管理基础知识培训讲义

地籍档案管理基本知识

二0一五年十月十日第六章地籍档案管理

5.1地籍档案管理概述5.1.1地籍档案的概念

凡是在地籍管理活动中直接形成，具有保存、参考价值的文字、图表、磁带、磁盘等不同形式的历史记录均称之为地籍档案。地籍档案是国土资源管理档案的核心，是国家档案的重要组成部分，地籍档案管理不仅是地籍管理工作的一项重要内容，也是全面、科学管好用好土地的重要保证。地籍档案由办理土地登记等业务材料转化而来，但只有办理完毕的，具有保存价值的业务材料，按照归档制度，遵循地籍管理活动的规律，整理、分类、编目、立卷后才能成为地籍档案。5.1.2地籍档案的特点

1.地籍档案数量大、形式多样、保存分散；2.具有成套的特点；3.地籍档案跨年度、周期长，包含长期的日常工作；4.具有动态性和现势性；5.技术含量高。5.1.3地籍档案的作用

1.依据作用；2.凭证作用；3.参考作用。5.1.4地籍档案的分类根据1991年国家土地管理局印发的《县级土地管理档案分类方案（试行）》国土办[1991]41号文，土地管理档案共设八大类，A综合、B财务、C地籍管理、D土地利用规划、E建设用地、F监察、G科技、H声像。地籍管理是其中一个大类。按照管理内容分：国家地籍档案和基层地籍档案按照地区分：城市（城镇）地籍档案和农村地籍档案国家地籍档案分为法律、法规档案；动态监测档案；耕地平衡档案。基层地籍档案：县乡地籍档案和街道地籍档案城镇地籍档案按内容分为：地籍调查档案、土地登记档案、土地统计档案、房产调查档案、土地质量档案、土地等级档案、土地利用现状类别档案、土地法规文件档案等。农村地籍档案：土地利用现状调查档案、土地登记档案、土地统计档案、土地质量与评价档案、土地法律、法规档案、非法占地档案、农户承包使用土地档案等。5.1.5地籍档案管理的任务

地籍档案管理的基本任务是按照集中统一管理档案的原则和要求，科学地管理地籍档案，为本部门及有关业务部门提供服务和条件。地籍档案管理的任务要通过收集、整理归档、鉴定、保管、统计和利用六项工作内容来实现。地籍档案管理的最终目的，是为土地管理及国家有关部门提供服务创造条件。5.1.6地籍档案管理的内容地籍档案管理是以地籍档案为对象进行的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等一系列工作的总称。1.收集：地籍工作中形成的有利用价值的资料收集保存；2.整理：繁杂、凌乱的地籍材料条理化和系统化；3.鉴定：保存的档案去粗取精，确定其保存价值、级别；4.保管：地籍档案的日常维护，保持其它完整性，并随时补充新内容；5.统计：以数字的形式反映档案的数量、状况等情况。6.应用：发挥档案在土地管理及其他工作中的积极作用。5.2地籍档案管理的原则和要求5.2.1地籍档案管理的原则地籍档案整理就是把大宗的、内容相当复杂、处于零乱状态的地籍材料，进行基本分类、组合、排列和编目，使之系统化、条理化的工作。一般应遵循以下几个原则：⑴必须保证地籍资料的连贯性和系统性。任何一项地籍管理活动，都有一定的过程和阶段性，从而使地籍资料之间具有自然的时间联系。⑵必须保证地籍资料的可靠性和精确性。地籍资料在一定范围内是为解决一定问题而形成的，这就要求地籍资料必须具有一定精度的测量、调查和土地分等定级的成果资料。凡是涉及权属的，必须以相应的法律文件为依据；宗地界址线、界址拐点位置，应达到可以随时在实地复原的要求；土地登记面积必须精确，土地统计面积，必须做到相互校核的要求。在整理地籍档案时，一定要注意研究和保持它们在内容方面的联系。⑶必须保证地籍资料的概括性和完整性。⑷应该充分利用原有基础。⑸必须便于保管和利用。整理地籍档案的主要目的是便于保存和寻找，便于提供利用。因此，整理地籍档案资料时，在坚持以上原则的同时，还要充分考虑地籍档案保管和利用的方便。5.2.2地籍档案管理的要求

根据《中华人民共和国档案法》的规定，档案工作实行统一领导、分组管理的原则，以维护地籍档案的完整、准确、系统与安全，便于社会各方面有效利用。总之，实现地籍档案的存在价值，充分发挥地籍档案的作用是地籍档案管理工作的根本目的，地籍档案的完整、准确、系统与安全，是发挥地籍档案作用的前提。5.3地籍档案的收集、整理、立卷、归档、移交、保管、统计、利用和鉴定5.3.1地籍档案的收集

传统的地籍档案一般采用纸质的形式。由于经济社会的发展，电子计算机及网络的广泛应用，信息化已经成为各行各业的发展趋势，土地登记也适应这种趋势，实现登记结果的电子化。虽然电子登记簿使用较为便利，易于保存和传输，极大地提高了登记效率，但是受网络上诸多不安全因素影响的可能性比较大，为了避免因系统故障、自然灾害等导致登记资料遗失损坏，电子介质应当及时进行更新定期异地备份。我们这里所说的地籍档案的收集是指纸质材料的收集，就是指对那些分散在各部门、机关、单位和个人手上的，具有保存和利用价值的地籍管理文件资料，按一定制度和要求进行采集、接收和归档。档案的收集是地籍档案管理的起点，是保证档案卷内材料完整、准确的必要条件，是非常重要的一项工作，是地籍档案管理的首要环节。地籍档案的收集，要采取接收、征集和修改、补充相结合的方法。对于阶段性专项地籍工作，从下达工作任务时开始，就要把档案的收集整理归档纳入工作计划，最好指定有专人负责。常规日常业务工作，要求从窗口收件开始，到最后质检、审核，案件流转的每个部门和人员，都必须具有档案材料的收集意识。对地籍档案的收集归档，应遵循以下原则性规定：

(1)凡是国土资源行政管理机关地籍管理活动中办理完毕的具有保存价值的均应归档。(2)凡是地籍管理业务活动中处理和使用完毕的、具有保存价值的各种图件资料均应按规定收集归档。

(3)在地籍管理中形成的各种资料凡对今后有参考价值的都要整理归档；凡对工作考查、经验总结具有长远保存价值的，或对整个研究过程关系密切的，都必须归档。

(4)在地籍管理活动中形成的综合材料，只要对今后有参考价值的都要整理归档。

(5)对于其他部门或单位送来的地籍资料，按具体情况决定是否需要归档：(6)归档时间要依据文件资料形成过程的特点作出规定。归档时间可以分为随时归档和定期归档两种。一般规定，土地调查、土地登记、土地权属争议案件处理、土地定级估价等项目形成的文件材料，应随时归档。在日常工作中，我们应注意：

⑴规定要求归档的材料必须收集齐全，而规定不需要的收件，重复的、无关的、错误的材料等应当及时清理出案袋。案袋内的材料应当准确，尤其当同一土地使用者同时办理多个案件时，各案袋的袋内材料在作业过程中，作业人员应当区分清楚，各归其袋，避免混淆。⑵作业过程中，各种文字记录应当正确填写在相应的表格和栏目内，尽可能不要超出栏目线。应当注意留出页面正面1.5CM左边、反面右边1.5CM宽的装订边。⑶档案袋作为案件流转过程中的材料装具，归档后将不再留存，因此作业过程中一些重要的文字说明尽可能记录在记事簿上，便于今后查考。

⑷尽可能使用碳素墨水、蓝黑墨水，避免使用圆珠笔、复写纸等书写材料。传真件（热敏纸）要及时复印。提交材料尽量采用A4大小的纸张。要求字迹清楚端正，易于辨认。⑸要注意纸质档案以外的载体形式档案的收集，如照片及其底片、电子文档、数码照片、数据光盘、硬盘等。5.3.2地籍档案的整理、立卷、归档地籍档案的整理：就是把处于凌乱状态和需要进一步条理化的地籍文件材料进行基本分类、组合、排列和编目，使之系统化和条理化工作。整理工作，一般经过两个过程：归档前的整理工作和归档后的整理工作。1.归档前的整理工作即地籍资料的形成者，尚未向档案室移交前所进行的整理工作，其主要任务和内容包括如下：(1)对地籍资料进行鉴别。(2)将地籍资料组成保管单位。(3)对保管单位进行编目。归档前要再次检查核对案袋内材料，内容不完整的案袋要退回给有关责任人，待材料补充齐全后方能归档。整理：去除金属装订物、折叠大幅面图纸、加贴装订边、修补破损纸张、处理不合格字迹材料、装订边硬衬纸板的加垫立卷：地籍调查与土地登记档案按照使用者合并组卷，即每个宗地内每一个使用者或所有者建一卷档案，卷内材料顺序是先土地登记材料，再地籍调查材料。即：土地登记审批表、土地登记申请书、土地登记单位法人或个人户主身份证明书、土地登记委托书、土地登记收件单、土地使用者或所有者提交的权源证明材料、地籍调查表、地籍调查单位法人或个人户主身份证明书、指界委托书、地籍勘测记事簿、界址点计算成果表、宗地图等。

2.归档后地籍档案的整理由地籍管理科（股）室按照归档要求，立好案卷，并按规定时间交给档案室之后的整理。其主要内容是对接收的地籍档案在全宗范围内进行检查、分类、编制档号和登记著录目录卡片等。整理的内容主要包括地籍档案的分类、立卷、案卷的排列和卷目的编制等。通常，按照归档制度组卷，并在规定的时间内整理、排列上架、编制检索等。独用宗土地登记档案整理方法

1.按土地使用者立卷，卷内材料排列顺序为：土地登记审批材料、土地登记申请材料、房地权源材料、地籍调查材料。2.案卷材料厚度超过3CM时，应当合理分卷，通常将部分权源材料分立出去成第二、三卷，约定卷内有审批表的那一卷为第一卷。

3.编页号：为固定卷内文件排列的位置，便于统计和保护文件，卷内文件材料应按已排定的顺序，用HB铅笔依次从“1”开始编写页号，即：在有文字的每页材料正面右上角、背面的左上角编写页号。除空白页外，都应逐页编号。一张纸上贴数张小页等也要逐页编号。注意：所有卷内目录、备考表不编页码；分卷材料视为独立的一卷，也是从“1”开始编写页号，而不是跟着上一卷后续编页号。

4.填写档案卷内目录和备考表。卷内目录填写内容包括：地籍号、宗地座落、土地使用者、序号、文件题名、日期、起止页码、备注。备考表的填写内容包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。当卷内材料数量发生增减、内容发生变化时，必须在“本卷情况说明”栏中加以注明。

5.卷皮封面填写：独用宗须以使用者为单位，用软卷皮装订。软卷皮封面用钢笔碳素墨水（现多为电脑打印），按卷面项目逐个填写，字迹应端正、清晰。卷面项目包括案卷题名（地籍号、土地使用者、宗地座落）、卷内材料起止时间、件数、页数、保管期限、归档号、全宗号、目录号、分类号、案卷号。6.案卷装订：①手工装订法：案卷装订时左边、底边应对齐，采用传统的三眼棉线装订，棉线在案卷背面打结。打孔时三个孔眼的间距在7厘米左右。②机器装订法：使用前要认真检查有无订书钉等金属件和其他硬物然后插上电源，插入铆管，调整边距，固定文件，打孔，插入定心轴，热铆，取出文件，装订完成。7.案盒封面盒脊项目填写：独用宗案卷装订后，待案卷编目后按照案卷号顺序装盒，每盒都应基本装满，不能鼓起。案盒封面用钢笔碳素墨水，按盒面项目逐个填写，字迹应端正、清晰。盒面项目包括档号、档案馆号、立卷单位、起止日期、保管期限、密级。盒脊填写保管期限、档号、案卷题名。

5.3.3地籍档案的移交

主要是指案件办理完成后向档案部门移交，也可以指案件流转过程中不同部门人员之间的交接。通常提供移交清册，至少一式两份，交接双方清点核对完毕后双方签字认可，各留一份清册备查。特别要注意交接时清册信息的准确性，尤其是地籍号的准确性，便于今后档案的查找和追溯。5.3.4地籍档案的保管、统计、利用和鉴定

1.地籍档案的保管就是消除一切可能损坏档案的自然和人为因素，改善档案库房条件，尽可能延长档案的寿命，以及防止档案泄密和丢失。损坏档案的因素有二个，一个是内因包括纸张的耐久性和字迹材料的耐久性，不耐久的字迹材料有红墨水、纯蓝墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔、印台油，在工作中尽量避免使用。另一个是外因主要就是温、湿度、空气、光、虫、尘以及人为损坏丢失等，可以通过配备设备和完善制度来加强管理。档案实体的保护主要包括两方面，即：业务档案流动过程中采用案袋，归档后一般采用卷皮、卷盒包装。档案库房采用密集架，既美观，又节省空间，还便于档案的安全保管。要适时增加库房面积和密集架数量，满足库存档案数量的增长的需要。

通常库房温度要求控制在14-24℃，湿度要求控制在45-60%。档案人员应每天坚持两次观察记录库房温湿度，及时采取开抽湿机、开空调等必要的措施。

2.地籍档案统计是以表册、数字的形式，反映地籍档案及地籍档案工作的有关情况。其基本内容包括：⑴库存总藏量统计⑵年归档量统计⑶案卷质量统计⑷档案利用情况统计档案工作的最终目的是为了利用，利用统计是档案统计工作的最基本、最重要的项目。利用统计可分为档案借用总量统计、年利用率统计、年利用效果统计等。此外，地籍档案档案统计还可以进行年对外提供总统计，档案丢失、损坏统计，档案上交、销毁统计等。

3.地籍档案的利用

地籍档案的利用是档案管理工作的最终目的。利用档案，必须正确处理利用和保密之间的关系。要培养全体人员关于档案的安全和保密意识。非档案人员未经许可，不得进入档案库房；未经登记，不得将档案带出档案库房。借阅档案要严格遵守借阅制度，认真填写借阅登记表，经档案主管部门领导批准，方可借阅，借阅重要机密档案须由档案主管部门主要领导批准。档案在查、借阅过程中，要爱护档案，合理利用，不得污损、私自涂改、撕毁、更换档案卷内材料，更不得随意转借他人。通常提供利用的方式包括：档案查借阅、电话查档、网络查阅、提供证明、提供复印件、咨询服务等。地籍档案资料权利人、利害关系人可以依法查询、复制，登记机构应当提供。有关国家机关可以依照法律、行政法规的规定查询、复制与调查处理事项有关的资料。查询资料的单位、个人应当向登记机构说明查询目的，不得将查询获得的资料用于其他目的；未经权利人同意，不得泄漏查询获得的资料信息。要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案应及时修补和复制。存档的底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库时，要认真检查其修改、补充情况。胶片、照片、磁带等载体的档案，要采用密封盒、胶片夹和影集等存放。销毁档案必须严格把关，销毁时要造具清册，经主管领导批准，在销毁清册上签字。档案部门对所有的档案查借阅、复印等一律进行登记。利用计算机进行档案的查借阅和登记，可以大大提高工作效率。

4.地籍档案的鉴定地籍档案的鉴定工作是通过对各种地籍档案价值的确定，将失去价值的地籍档案剔出销毁，挑选出有价值的部分，并根据地籍档案对今后各方面可能起到的作用，确定其保管期限；根据地籍档案的保密程度和允许提供利用的范围，确定其保密等级，以利日后妥为保管和提供利用；避免保管无价值档案造成的人力、物力和财力的浪费。地籍档案鉴定内容主要是查考地籍档案的保存价值、确定各类地籍档案不同的保管期限和地籍档案的密级。地籍档案的保存价值的决定因素是地籍档案的作用。总的原则是以反映本机关地籍管理职能为出发点，以分析地籍文件材料的内容为中心，结合考虑地籍文件材料的完整程度、