基层干部应具备的公文写作知识

基层干部应具备的

公文写作基础知识

张大斌

2012年12月

目前一页\总数四十五页\编于十九点笑话一则

打字员在打一份上级文件时，误把“小组”打成了“小姐”。领导在机关开干部会时没有注意，就照原文念到：“我们要充分发挥小姐的作用，以小姐为单位，积极开展增收致富活动。”读到这里，领导放下了讲话稿，自由发挥到：“关于小姐问题，我想补充几句，既然上级文件已经提到了小姐的作用，说明现在的政策确实比以前宽松了。我们也必须看到，小姐在招商引资、推动第三产业发展上，确实起着积极作用。我们不能再像以前那样保守了，我建议，从现在开始，单位上下要集中开展一次广泛联系小姐的活动，只要不把小姐往自己家里拉，就不算违反政策。噢，对了，鸿运大酒店那几个小姐你们就不要联系了，我已经和他们联系两年了。”领导说完，台下笑倒一片。目前二页\总数四十五页\编于十九点目前三页\总数四十五页\编于十九点主要内容一、基本格式二、常用公文写作技巧三、座次安排目前四页\总数四十五页\编于十九点一、基本格式（一）页面设置

“页边距”设置：上：3厘米；下：3厘米；左：2.5厘米；右：2.5厘米。目前五页\总数四十五页\编于十九点（二）段落格式1.标题向左顶格后居中。2.正文首行缩进2字符。3.行距30磅（28-30之间）。目前六页\总数四十五页\编于十九点（三）字体设置1.标题：字体为“方正小标宋”；“字号”设置成“二号”。2.正文：字体为“仿宋”；“字号”设置成“三号”。目前七页\总数四十五页\编于十九点（四）页码设置1．选择“插入”—“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。2．单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。目前八页\总数四十五页\编于十九点目前九页\总数四十五页\编于十九点（五）标题序号第一层标题序号依次为“一”、“二”、“三”……，序号后面要加“、”号，字体为黑体三号；

第二层标题序号依次为“（一）”、“（二）”、“（三）”……，序号的括号后不能再加顿号，如不能写成“（一）、”，字体为楷体三号；第三层标题序号为“1”、“2”、“3”……，序号后不能加顿号，应加“.”号，如“1.”、“2.”、“3.”，字体为仿宋三号；

第四层标题序号依次为“（1）”、“（2）”、“（3）”……，序号的括号后不能再加顿号，如不能写成“（1）、”，字体为仿宋三号。目前十页\总数四十五页\编于十九点目前十一页\总数四十五页\编于十九点二、常用公文写作技巧

主要介绍几个大家经常用到的公文种类，如工作计划、述职报告、工作总结、实施方案、报告、请示等（一）工作计划概念：工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文,也是应用写作的一个重头戏。机关、团体、企事业单位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作计划，用到“工作计划”这种公文。工作计划实际上有许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，无论如何都是计划文种的范畴。

目前十二页\总数四十五页\编于十九点特点：超前性；预测性；指导性；结构：１、标题（三种）（１）单位名称＋时间期限＋内容范围＋文种法；如：一二四团2013年党建工作计划（２）时间期限＋内容范围＋文种法；如：2013年党建工作计划（３）单位名称＋内容范围＋文种法；如：一二四团党建工作计划

一般通用第一种标题格式目前十三页\总数四十五页\编于十九点２、正文：前言：简要分析式；概括说明式；交待目的式；主体：目标和任务；措施和责任；步骤和进度；结语：展望前景式；发出号召式；补充说明式；３、落款姓名（或单位）时间写作要求：１、要搞好调查研究；２、要注意吃透两头；３、目标要高低适度；４、内容要具体明确；目前十四页\总数四十五页\编于十九点（二）述职报告一、定义：是指党政干部向主管部门领导或所属部门的干部和职工陈述本人在一定阶段内履行职责情况的报告。二、特点：总结性、鉴定性三、结构：标题、称谓、正文、落款四、写法：（一）标题（1）文种法例：述职报告（2）述职者+时限+内容+文种例：张大斌2012年任团委书记的述职报告（3）正副标题法例：凝心聚力保稳定抢抓机遇促发展

——一二四团团委书记张大斌的述职报告目前十五页\总数四十五页\编于十九点（四）落款署名和日期如果有附件，要注明附件名称三、写作要求：1、标准要写清楚；2、内容要实事求是；3、陈述要详略得当；4、个性要鲜明突出；目前十六页\总数四十五页\编于十九点（三）总结1.总结的概念：总结是对一定时期内的实践进行回顾、分析、研究后，从中找出经验和教训，并将其条理化、系统化，用以指导工作的文字材料。目前十七页\总数四十五页\编于十九点2.总结的作用：回顾——总结的过程，是对实践的再认识过程。总结回顾前一时期的工作，是为了更好的提高工作效率和工作水平借鉴——通过总结可以使我们在工作实践中更好地把握事物运动的客观规律，去掉盲目性，提高自觉性目前十八页\总数四十五页\编于十九点3.总结的写法：（1）标题单位名称+时间+内容范围+文称，如：124团2012年党建工作总结内容范围+文称，如：青年工作总结；妇女工作总结等公文式标题，如：关于一二四团农业产业化发展情况的总结正副标题，正标题概括总结内容；副标题标明单位名称、内容范围、和文称，如：强化基层组织建设提升党建工作水平

——124团基层组织建设年活动“整改提高、晋位升级”工作总结目前十九页\总数四十五页\编于十九点3.总结的写作正文

前言（导语）--简明扼要地交代总结的目的、做法，通常包括根据、背景、环境和任务、概貌、效果等，使阅读者对工作全貌有一个总的了解主体基本情况--简要介绍有关的工作背景、环境，阐明承担的任务以及完成任务的基本情况。在这部分也可以做简要的工作回顾，或将主要的成绩、经验、问题提出来给读者以总的印象基本经验--对基本情况进行分析、研究、综合和概括，把认识提高到理性高度的过程。包括正反两方面的经验结尾--对全文主要内容的概括，从总结出的经验教训和存在的问题出发，提出今后的方向性意见。这部分要求简短、有力、自然，要实事求是，具有针对性目前二十页\总数四十五页\编于十九点述职报告与总结的区别1.回答的问题不同--总结回答的是做了哪些工作,有哪些成绩和不足,有何经验和教训。述职报告回答的是有什么职责，履行职责情况及过程，是否称职。2.侧重点不同--总结一般以归纳事实为主，以汇总工作成果为主，重点体现主要工作成绩。述职报告必须以报告履行职责情况为主，重点在于展示履行职责的思路、过程和能力等。3.表述成果的范围不同--总结不受职责范围限制，凡是自己做过的事，都可以归纳进总结之中。述职报告必须局限于职责范围之内，围绕职责这个基点构筑结构和选择材料。4.表述方式不同--总结采用叙述的方式。述职报告采用夹叙夹议的方式。目前二十一页\总数四十五页\编于十九点（四）报告

报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告属于陈述性公文，应用相当广泛。通过报告，上级机关或领导可以了解掌握有关方面的工作情况和问题，并为领导决策提供重要的依据。目前二十二页\总数四十五页\编于十九点（一）报告的特点综合性--13个公文文种中综合性最强的一种事后性事前--报告计划和设想事中--报告前段工作情况及下一段的工作安排和打算事后--报告总结工作单向性--处理方式上的特点：不需要“批复”陈述性--表达上的特点：陈述基础上做分析目前二十三页\总数四十五页\编于十九点（二）报告的种类工作报告--将一定阶段的工作向上级汇报的报告情况报告--对近期发生的某一事情出现的某一情况等向上级作的书面报告，使上级了解情况、掌握动态答复（答询）报告--答复上级机关查询、提问，或对执行上级机关某项指示、意见的结果进行汇报报送文件的报告--专为报送有关文件而行文（1）工作反省内容（2）专题报告—针对工作中出现的新情况、新问题等写成书面报告，供上级有关部门部门掌握、了解（3）经验型—在概述基本情况基础上，既要让别人知道办了一件什么事，更要说明办好这件事的方法和经验—难度大、要求高目前二十四页\总数四十五页\编于十九点（三）报告的写作（工作报告）标题--完全性标题或省略发文机关的标题主送机关--一般只能标注一个正文原因--说明汇报事项产生的原因。主要概述工作的内容及进展情况

事项--具体汇报工作的进展情况、采取的主要措施、取得的成绩及存在的问题设想--提出下一步工作设想（工作意见），求得上级了解、支持--事中行文结语--以习惯用语“特此报告”做结语--也可不写目前二十五页\总数四十五页\编于十九点（五）请示

请示适用于向上级机关请求指示、批准。凡是下级机关向上级机关请求指示、批准、帮助的事项，均应以请示行文。目前二十六页\总数四十五页\编于十九点（一）请示的特点目的性--行文目的:请求给予指示、批准单一性--行文讲究一文一事，只写一个主送机关时效性--写作的目的是为了解决问题，只有及时行文，才可能使问题得到及时解决目前二十七页\总数四十五页\编于十九点（二）请示的种类请求批示性请示：1.对某些规章制度中的个别条文不理解，需要上级进一步明确2.工作中遇到新问题、新情况，无章可循请求批准（帮助）性请示：1.单位、部门出现了新问题，虽然已有处理意见，但这些处理意见需要上级机关批准2.按规定必须经过上级机关批准的事项3.工作中遇到困难，如资金短缺，人力、物力不足等，需要上级帮助解决目前二十八页\总数四十五页\编于十九点（三）请示的写作标题--同“报告”主送机关--只能标注一个主送机关正文起因--引起请示事项的原因、背景或依据。要抓住主要问题，阐述清楚“为什么”，为下一步的“做什么”提供依据事项--请示的具体内容，回答“做什么”、“怎样做”

结语--以习惯用语提出肯定性要求目前二十九页\总数四十五页\编于十九点（四）请示缘由的写作艺术理由陈述应重情、合理、合法以情感人、“情”寓其中—“感人心者，莫先乎情”，充满让人为之动容的感情，往往容易得到批准。请示虽有情，但它不张扬，不外露，不用感情色彩浓重的词。

以理服人、于“理”相容—请示写作中，“理”的陈述有着非常重要的作用。一方面，理由充足，请示的事项才有可能得到解决。另一方面，有时请示的内容虽有“情”，但却于“理”不容。以真信人、合“法”为先—请示的理由必须是真实的，同时又必须是合法的。目前三十页\总数四十五页\编于十九点（四）请示缘由的写作艺术换位思考、找准切入点：

要站在领导的角度考虑问题，要从全局的角度申述自己的理由。要把自己要解决的问题同全局的利益联系起来，从领导的关注点切入，使自己急于解决的问题成为上级单位急于解决的问题。抓时机、合时宜：

不合时宜的请求，很难得到领导的批准。在工作中要关注事实动向，研究政策，深刻领会上级意图。请示写作还应注意语言的谦和性，不能使用命令式的语言。目前三十一页\总数四十五页\编于十九点请示与报告的区别区别点请示报告性质呈批性陈述性目的请求指示和批准汇报工作、反映情况时间只能事前事前、事中、事后均可内容只能一文一事可多事报、一事报处理必须答复阅存，可不答复结尾妥否，请批示特此报告，请审阅目前三十二页\总数四十五页\编于十九点三、座次安排（一）会议座次安排1.主席台座次排列，应以主要负责人为中心，然后按职务一左一右排列，按照我国传统以中心人的左方为上。若主席台上人员为双数，将主要负责人定位后按职务一左一右排列，(均为面向观众席方向）。2.几个领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。首先，各机关的主要负责人的排列顺序是：书记、市长、人大常委会主任、政协主席；第二，按单位负责人排列顺序，一般是市委常委、人大常委会副主任、副市长、政协副主席。第三，灵活掌握，不生搬硬套。通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。目前三十三页\总数四十五页\编于十九点主席台人数为奇数时排列顺序

目前三十四页\总数四十五页\编于十九点主席台人数为偶数时

目前三十五页\总数四十五页\编于十九点（二）宴请座次安排宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。目前三十六页\总数四十五页\编于十九点中餐桌

西餐桌

目前三十七页\总数四十五页\编于十九点

（三）座谈会座次安排

客方为上级领导，主方本部门领导目前三十八页\总数四十五页\编于十九点领悟人生的几个笑话之一：父子二人看到一辆十分豪华的进口轿车。儿子不屑地对他的父亲说：“坐这种车的人，肚子里一定没有学问！”父亲则轻描淡写地回答：“说这种话的人，口袋里一定没有钱！”

启示：你对事情的看法，是不是也反映出你内心真正的态度？目前三十九页\总数四十五页\编于十九点之二：晚饭后，母亲和女儿一块儿洗碗盘，父亲和儿子在客厅看电视。突然，厨房里传来打破盘子的响声，然后一片沉寂。儿子望著他父亲，说道：“一定是妈妈打破的。”“你怎麼知道？”“她没有骂人。”

启示：我们习惯以不同的标准来看人看己，以致往往是责人以严，待己以宽。

目前四十页\总数四十五页\编于十九点之三：妻子正在厨房炒菜