管理人员手册模板

资料内容仅供您学习参考，如有不当或者侵权，请联系改正或者删除。员工手册前言为指导员工了解任职期间的有关行为准则和公司政策,明确保洁员在公司工作期间能够享受的权利与应当承担的义务,河南鑫苑物业管理有限公司行政人事部根据公司章程及公司基本管理制度及作业指导书等编制本手册。员工在熟悉手册内容以后,将对公司经营运作和管理风格有一个更清楚的认识,以便于在”追求进步、超越自我”的企业理念与企业精神的引导下,随着公司的不断发展壮大而顺利成长。由于公司各项经营与管理工作的日益发展完善,本手册的内容也会有相应的修订,届时行政人事部会将修订内容及时通知,如有其它本手册阐释不详之处,能够向行政人事部提出咨询。企业理念:追求进步企业精神:超越自我经营宗旨:服务社会经营哲学:改进你我的生活品质是我们的共同追求服务意识:业主的需要,就是我们的职责服务标准:星级标准、星级服务、精益求精、尽善尽美行为准则:业主至上、服务第一、诚信为本、礼貌待人服务口号:每一棵小草都得到我们的精心呵护服务质量:严格贯彻ISO9000国际认证标准公司目的:创名牌物业、建一流社区核心价值观:崇尚荣誉、捍卫责任、创造价值目录一、公司概况1、公司标识及涵义2、公司简介3、公司荣誉4、员工誓词5、六心服务6、质量方针与质量目标7、组织架构8、各部门职责二、企业价值1、三个价值观2、七种关系3、七大作风三、企业文化(一)企业理念阐释(二)企业管理机制1、激励约束机制2、公平竞争机制3、目标责任机制4、考核监督机制(三)企业管理规范1、企业思想规范2、企业道德规范3、企业文化规范4、企业行为规范(四)企业管理标准:1、觉悟标准2、业务标准3、队伍标准(五)重要管理规定:1、各层级管理人员管理办法2、管理人员廉洁自律规定3、首问负责制4、信息反馈制度四、行政制度五、人事制度一、公司概况(一)公司标识及涵义:1、整个图案以红心居中,似朝阳徐徐东升,如心灵拳拳赤诚,代表着鑫苑公司的企业理念和核心竞争力,象征着鑫苑人把个人的价值与公司的前途紧密联系起来,把公司的前途与国家的命运紧密联系起来,共同创造辉煌未来的执着信念;2、四个”Y”组合成的”X”变体,隐含着”鑫苑”品牌,交叉重叠,围绕红心,象征着鑫苑人为了美好的事业,为了创立”鑫苑品牌”,不断”超越自我,追求进步”的昂扬斗志和团结精神;3、整个标志方正平衡,色彩分明,纵横畅通,气势如虹,象征着鑫苑人稳健经营、追求永恒,共同创立美好家园,立志改进人们生活品质的美好心愿;(二)公司简介河南鑫苑物业管理有限公司是经省工商局批准成立的专业物业管理公司,成立于1998年。截至,公司现已接管有陇海星级花园、鑫苑名家、鑫苑·都市家园、鑫苑·都市领地和鑫苑商务大厦五个项目,总接管面积已达60多万平方米。公司在我市同行业内首家经过ISO9000国际质量体系认证。坚持以”服务社会”为经营宗旨,以务实的创业精神,高效的运作机制,灵活的经营策略,完善的服务体系,为业主提供安全、保洁、维修、绿化、社区服务等全方位、多层次、多元化、全天候的管理和最优质的服务。公司自成立以来,坚持把”创星级服务、建一流社区”作为管理目标,以”超越自我、追求进步”为企业理念,以最大限度地满足业主的需求为己任,经过几年来的努力和发展,积累了丰富的物业管理经验,培养和造就了一支高素质、专业化的员工队伍。(三)公司荣誉1、4月,陇海星级花园被郑州市房产管理局评为”二0度郑州市物业管理示范住宅小区”;2、9月,河南鑫苑物业管理有限公司被郑州市消费者协会评为”-消费者信得过的物业管理公司”;3、11月,河南鑫苑物业管理有限公司被评为”郑州市第九届执行物价计量政策法规最佳单位”;4、12月,河南鑫苑物业管理有限公司被评为”郑州市房地产青年文明号”;5、12月,公司正式经过了ISO9002质量体系认证;6、2月,陇海星级花园被评为”省级物业管理示范住宅小区”,并被市政府挂牌为”郑州市社区文化建设试点小区”;7、3月15日,公司被评为”消费者信得过先进单位”;8、4月27日,公司被评为”郑州市物业管理先进企业”,鑫苑商务大厦被评为”郑州市物业管理示范大厦”;9、3月15日公司被评为-”消费者信得过的物业公司”;10、5月28日,鑫苑名家被郑州市委、市政府等6单位授予郑州市首家”人居样板社区”;11、12月,鑫苑名家荣获”国家级物业管理示范住宅小区”称号;12、12月,河南鑫苑物业管理有限公司被郑州市房地产与物业协会授予”郑州市物业管理名企20强”,鑫苑名家荣获”郑州市物业管理十佳社区”;13、12月,鑫苑名家被郑州市委、市政府授予省会人居环境”示范社区”;14、12月,鑫苑名家荣获河南人居环境范例奖;15、1月,鑫苑名家被百名地产精英推荐联盟和经济视点报社联合授予”中原地产十大楼王”、”中原地产十大样板社区”的荣誉称号;16、2月,鑫苑名家荣获郑州市”园林居住区”称号;17、3月,中共郑州市委、郑州市人民政府授予鑫苑名家”市级文明社区”;18、7月2日,鑫苑名家被河南日报报业集团和中原地产风云榜专家推介联盟联合授予”中原城市标志性楼盘大奖”;19、9月7日,在郑州市首届特色小区评选活动中,郑州市公安局、市环保局、文化局、市物业协会、东方今报社联合授予鑫苑名家”十大安全型小区”、”十大服务型小区”、”十大环保型小区”的荣誉称号;(四)员工誓词追求进步超越自我业主至上信誉第一执行政策团结守记诚信为本礼貌待客创星级服务建一流社区鑫苑兴旺我的责任鑫苑兴旺我的责任(五)六心服务诚心—诚信、真诚尽心—竭尽全力细心—关注细节专心—专业化、专注服务贴心—人性化服务,与业主”零距离”热心—热情、积极、主动(六)质量方针与质量目标质量方针:以爱为本,服务社会,创星级物业,建一流社区。质量目标:A、公司新接管物业一年内达到”市级物业管理优秀示范住宅小区”称号,两年内达到”省级物业管理优秀住宅小区”称号。B、房屋完好率98%,维修及时率98%,共用设施、设备使用状态良好。C、绿化完好率98%,园区全面积保持清洁。D、不发生重大安全责任事故。E、业主对服务质量投诉处理及时率100%。F、业主对物业服务满意率达到95%。注:1、”重大安全责任事故”是指失职或玩忽职守引发火灾、水浸、员工工作中的死亡事故。2、”绿化完好率98%”是指在100平方米内至多允许出现绿化不合格2平方米。3、”投诉处理及时率”是指在自发生投诉起24小时内处理完毕。(七)组织架构总经理总经理总经理助理总经理助理业务总监总工程师行政总监财务总监业务总监总工程师行政总监财务总监鑫苑名家管理处陇海花园管理处鑫苑都市领地管理处鑫苑名家都市家园管理处工程部企管部行政人事部财务部鑫苑国际生活俱乐部鑫苑名家管理处陇海花园管理处鑫苑都市领地管理处鑫苑名家都市家园管理处工程部企管部行政人事部财务部鑫苑国际生活俱乐部(八)各部门职能:〈1〉财务部:负责公司财务管理制度的制定与完善;组织实施对公司接管项目进行财务分析和效益分析;编制公司年度资金计划、财务预算,并组织实施;负责公司的账务处理、会计核算、会计监督、和成本控制等工作;〈2〉物业管理处:负责公司所管辖物业小区内的安全保卫、卫生清洁、工程维修、客户服务等项工作,为所辖区域业主提供温馨、体贴的物业管理服务,并及时、足额的收取各项物业管理费用;〈3〉工程部:负责公司所使用和管辖的房屋、设备、设施的接管、验收、维护、管理工作等各项工作;〈4〉国际生活俱乐部:负责俱乐部的对外承包经营、自营的招商与管理,对内,对外推销会所及其各种经营项目,保证俱乐部内外形象的统一及正常经营、管理活动的开展;〈5〉企管部:做好公司内各职能部门工作质量的监督和检查工作,并负责组织制定公司经营目标和年度、月度工作计划;监督检查各部门目标管理工作,组织业绩考核和测评;研究制定发展战略规划和策略;推行先进企业管理模式等;负责公司整体形象推广,整合合物业管理处社区文化活动,负责物业公司网站建设及鑫苑·国际生活俱乐部宣传推广活动的策划组织等。〈6〉行政人事部:负责公司办公秩序和行政事务管理,制定并监督落实行政管理规章制度;负责公司人力资源管理;负责企业文化建设等。二、企业价值理念(一)三个价值观”立足岗位成才”的人才观我们认为:立足本职岗位成才即是人才。我们提倡志存高远,但反对脱离实际的好高鹜远。员工成才的途径首先要立足于本岗位,在本岗位不断提升、挖掘个人潜能,要踏踏实实、专心致志的做好本职工作,充分发挥个人的聪明才智,在本岗位上实现自我价值,为个人成长和成才打下坚实的基础。我们所要做的,就是立足本职岗位成才,做小事的时候,你得想着大事情,以便你做所有的事情,都能朝着正确的方向前进,在平凡的岗位上干出不平凡的业绩。”服务光荣”的工作观”劳动光荣、服务更光荣”,我们只有分工的不同,没有岗位的尊卑之分。为她人服务是我们的光荣,更是我们的骄傲,我们用服务为社会做贡献,我们在为她人提供服务的同时必然会赢得社会的尊重和理解,我们在为她人提供服务的同时也在享受着别人带给我们的服务。因此我们服务的时候都是微笑着。”摆正心态、不盲目攀比”的财富观拥有大量金钱是一种物质财富,而拥有健康的身体、丰富的知识、良好的心态更是一种精神财富。而后者比前者显然更重要。每个人不论在什么岗位,都应该树立全面正确的财富观,摆正心态,不能盲目攀比。获取财富要取之有道,要经过个人的不懈努力和艰苦奋斗来获取财富。(二)七大关系公司与部门之间的关系部门是公司执行使命的一个职能设置。部门是公司组织体系的重要元素,是公司组织目标贯彻执行的核心;公司要支持和帮助部门解决实际问题,让各个部门真正发挥应有的作用。部门要以公司大局为重,维护公司形象和整体利益,支持公司的重大决策和战略目标,严禁部门之间各自为政,搞小团体主义。部门与部门之间的关系我们有一个标准—共同优秀。部门与部门之间要在责权清晰的前提下平等对待,相互配合,相互监督,相互提供支持和帮助,要关心其它部门的工作,严禁相互推诿扯皮,对其它部门漠不关心、故意拆台,甚至起阻碍作用。公司与员工之间的关系员工是我们的力量。员工是公司最宝贵的财富,是公司发展的基石,要密切联系员工、依靠员工解决困难和问题,员工要以树立”我靠企业生存,企业靠我发展”的意识,树立我与公司共成长的观念。在思想上、行动上与公司保持和谐共振。上级与下级之间的关系我们的目标一致。上下级之间要相互尊重,相互理解,相互支持和帮助,保持良好的有效沟通。上级要善待下级,关心体恤和诚心帮助下级,给下级成长创造良好的发展空间;下级要维护上级的权威,尊重上级意见,服从上级指挥,做到令行禁止。员工与员工之间的关系我们是一个共同的团队。员工之间应建立一种真诚、简单、朴素的同事关系,对同事抱以友好平等的态度,尊重同事,团结同事,帮助同事,互相促进,以大局为重,严禁互相抵毁,拉帮结派。员工与岗位之间的关系我们热爱自己的岗位。岗位是员工创造财富和获取价值的平台,员工要热爱自己的岗位,经过岗位实现自我在组织中的价值;各岗位经过员工的工作完成应有的使命,并经过员工富有创造性的开展工作,不断丰富和提升岗位内涵。员工与客户之间的关系我们为客户创造卓越价值。员工与客户是相互依存,服务与被服务的关系。员工因客户的存在而存在,因客户的成长而不断追求进步。员工对客户要抱着真诚服务和一切以客户为中心的态度;客户因获得良好的服务而得到乐趣和满足,从而成为公司长期稳定的客户,成为组织忠实的客户。(三)七大作风忠于企业全体员工在行为规范和职业精神上必须体现出对公司的高度忠诚。唯有忠诚,你才能真正理解自己在企业中所肩负的责任和使命,从而以事业为第一生命,全身心地投入到工作中,做到与鑫苑公司同呼吸共命运。诚信敬业诚信敬业不但是一种态度,也是一种品格,更是团队整体素质的体现。诚信敬业是我们对员工最重要的要求。无论是对待企业、同事还是客户,我们都要彼此诚信相待,倾力而为,做到个人、企业与社会多方面的共赢。求真务实求真务实是我们的基本工作态度。无论是对待工作还是对待她人,我们都要求真务实,决不隐瞒事情真相,追求认真严谨的工作态度,实实在在做好每一件事,做到言行一致,表里如一。艰苦创业艰苦创业精神是我们永恒的信条。无论是企业发展到哪个阶段,我们都要始终把”艰苦创业”作为我们的立身之本。时刻树立危机意识、成本意识,厉行节约,开源节流,只有这样,我们才能在激烈的市场竞争中独领风骚。坦诚沟通有效的沟通是推动我们工作的润滑剂。我们要本着坦诚、尊重、共识的原则积极主动与人沟通。只有主动地表示不同看法,坦诚沟通,才能有效地解决问题。提不出问题,也就无法解决问题。只有当每个人都关注问题时,才能解决问题。当你把与她人沟通的成功经验同大家一起分享时,就会推动整个团队成员更有效的去工作。唯专才优品质源于细节,细节源于专业,唯有专业,才能优秀。无论从事何种岗位,做任何事情,我们都要做到专业品质,苛求完美,用标准化、精细化来规范我们的工作。专业即代表着高标准、高质量,因此我们要求每一项工作都要至善至美,惟精惟微。雷厉风行我们是一个高效率、高执行力的团队。我们尊重个人的价值,聆听不同的意见,但在决定做出后,我们就必须迅速行动,不折不扣、雷厉风行地去执行,保证组织目标的一致性,作为团队,在行动开始后,就应像一个整体那样去工作。三、企业文化〈一〉、企业理念阐释:A、企业理念:超越自我伴随着市场经济体制的日臻完善和房地产业的理性发展,企业要在更高层次上发展,必须保持一种”挑战中的奋进和超越”状态,必须敢于牺牲一些有”明显好处”的短期行为。只有这样,才能在市场浩瀚的海洋上劈波斩浪、勇往直前。鑫苑公司倡导”超越自我”的企业理念,就是要求全体鑫苑人在良好的创业环境下,破除僵化意识,主动克服不足,能够在更高境界上实现”超越自我”,焕发出鑫苑人的青春与活力。公司始终坚信:只要公司及全体同仁一直在不断地贯彻”超越自我”的鑫苑理念,就会最大限度地激发公司潜能,有效整合各种资源,鑫苑事业就会蓬勃发展,鑫苑公司就会一步一个脚印、一步一个台阶地不断走向辉煌。B、企业精神:追求进步现代企业在市场上领一时之先,有时并不是难事,而其运作机制的内涵是否与市场经济规律相一致,能否迸发出强大的经营活力,则是关键因素。事实上,追求进步的企业精神就是公司的造血功能,鑫苑人在这一点上已逐步达成共识。公司的业务拓展已充分体现了这一点,从工人新村的起步,到高尚精品住宅”陇海星级花园”的成功开发,再到大型新都市社区”鑫苑名家”的倾力运作,每一步都是以自己辛勤的汗水和智慧,创造建筑新风范,引领生活新概念,在不断的追求进步中超越自我。人才是公司发展的关键,市场竞争说到底是人才的竞争,谁拥有一批高素质的人才,谁就能取胜,没有人才,企业发展只能是句空话。因此,如何使所有鑫苑人经受企业精神的洗礼,兢兢业业地为企业效力,对于公司来说是至关重要的。正因为这样,鑫苑人为满足鑫苑事业的发展,一直在追求进步中不断地完善和提高自己,不断地提高员工队伍的整体素质和水平。我们永远谨记:工作中的一点一滴,都必须要不断的追求进步,否则企业的发展将成为空话,从而员工的发展也将更是无从谈起。C、企业宗旨:以人为本,服务社会我们奉行”以人为本,服务社会”的企业宗旨,是指以人本思想为出发点,生产满足人们人性化需求的优秀产品;同时,物业管理与服务也必须做到满足人们的人性化需求;特别在企业管理中,我们必须懂得尊重知识,尊重人格,尊重个性,视人才为公司的财富,同时又不迁就已成为公司发展桎梏的个别人,我们主张在公司员工、合作者、客户之间结成利益共同体。企业的发展壮大离不开社会各界的支持;同时,企业在自身的发展过程中也是在不断的为社会提供各种服务;我们积极参与和支持社会各项公益性事业,遵循社会公德意识,将服务社会的宗旨贯彻在企业发展壮大的过程中。D、企业目标:改进你我的生活品质我们坚信,经过创造性的劳动,随着鑫苑事业的发展壮大,所有与鑫苑真诚合作共事的组织和个人的生活品质会得到本质上的改进。我们所付出的艰辛努力,是为了给社会创造人性化的经典产品,并将其全部转化为人性化的商品,同时,积极致力于为业主提供”关怀在身、体贴在心”的物业管理服务,为广大业主生活品质的改进尽心尽力。我们注重国家税收政策和社会公益事业,以往的发展历程充分的展示了这一点,今后我们将一如继往地关注人们生活品质的改进。我们谋求公司员工整体利益的最大化,并依据考核与评价结果,进行利益分配。我们不会牺牲公司的长期利益去满足员工短期利益分配的最大化,可是公司保证在经济景气时期与事业发展良好阶段,员工的人均年收入与本市同行业最高水平持平——”改进你我的生活品质”也是我们对公司员工的承诺E、企业口号:创立美好家园是我们的共同心愿我们主张在公司、员工、合作者、客户之间结成利益共同体。客户是我们的生存之本——拥有良好的客户群体是公司生存与发展的基石;同时,客户因拥有我们所提供的经典产品和精致的服务而感到满意。为客户创立美好家园是鑫苑公司存在的理由。随着公司的发展壮大,员工的心理稳定性和相应的工资收入都会得到提高。我们希望所有在鑫苑公司干事创业的人都拥有一个和谐、美满、幸福、祥和的家庭,所有的家人及朋友都会因为我们在鑫苑公司工作而感到骄傲和自豪。所有与鑫苑公司真诚合作的组织和个人,都会得到其相应的经济利益——我们将会形成长期的利益战略联盟,以达到”合作、双赢”的目的。F、经营哲学:创造经典所谓”经典”,就是建造一流的、现代的、高品位的城市住宅,它具有示范性、超前性,它能够带动整个行业向前发展,它的思路是完美的,它的建设是考究的,它的质量是无可挑剔的。鑫苑置业的目标非常明确——不做则已,要做就做”经典”,没有这样气魄,就不会有大手笔,也不会有大作为。因此公司的决策管理层极力强调”经典”,其内涵是:一流的质量、一流的服务。用这种近乎苛刻的标准要求员工、教育员工,公司的意图很明确,那就是”火炼才有真金”,而只有”真金不怕火炼”。一流的形象依赖于一流的产品,而一流的产品依赖于一流的员工。”经典”的产品得益于”经典”的精神。因此创造经典最终要靠塑造企业新人,也就是在企业理念上、在道德境界上向员工灌输现代观念,帮助她们走出僵化,以”创造经典”作为自己始终不渝的追求。G、经营思想:诚信、敬业、创新1、”诚信”是指:对客户也好,对同仁也好,要以诚相待,讲求信用。这不但是一种态度,也是一种品格;不但是企业发展的需要,也是企业整体素质的体现。企业和公众的关系应是亲和、信任、互助的,企业的生存依赖消费者的青睐,因而”诚信”作为企业对公众最基本的”回报”是企业的立足点。同样,在企业员工中间,彼此”诚信”相待,也是企业凝聚力的体现,是企业高速发展的基础。2、”敬业”是我们对员工最重要的要求。现代社会的本质就是竞争,不参与竞争,就没有机会。而要竞争,就得对事业格外用心,以工作事业为第一生命,把全部热情投入到生产、经营、管理中去。任何懈怠,任何不经意,都可能导致灭顶之灾。”业”是人之本,也是企业之本,每个员工都要懂得自己对企业所担负的责任,对社会应尽的义务,以踏踏实实的作风在现代市场竞争和企业内部竞争中独领风骚。3、”创新”是企业发展的源泉,不断创新,才能不断发展,这就要求我们在企业日常营运过程中不断接受新知识、新观念、新技术、新思想,不断进行组织创新、管理创新、技术创新。〈二〉、企业管理机制:A、激励约束机制1、物质激励:满足不断增长的物质生活需要,提高生活品质,使其生活获得保障。按员工技能、工作繁简难易、责任轻重、公司经营状况、同业薪资水平,确定本公司全员各职位薪资标准;奖金:包括浮动工资、年终奖、道德风尚奖和总经理奖励基金的使用,以激发员工工作意愿为原则,充分调动全员的工作积极性、主动性和创造性,实现公司运营绩效良好;福利:包括误餐补助、婚丧喜庆补助、春节赠送物品、学习培训、文体活动等,为员工解决生活中的问题,免除后顾之忧。2、精神激励:满足员工高层次的自尊、社会与自我发展的需求,增强员工荣誉感与责任心。引导方式:逐级授权,提高员工责任感,挖掘员工潜力,让员工能获得尊重与自我实现;奖赏惩罚:建立奖惩制度,奖励有功员工,惩罚有过员工,激发全员的向心力和荣誉感;工作环境:办公场所光线、温度适宜,安静清洁,配备必要的办公自动化条件,创造舒适的工作环境,激发工作热情,提高工作效率;公正态度:在处理晋升、考核、奖惩、加薪等问题时公平、公正,不失偏颇;沟通交流:重视员工意见,加强员工参与,接受员工合理建议,利用各种机会加强双向沟通,接近员工,分享员工的喜悦和忧伤,了解并设法解决员工的困难;职位晋升:员工的成就应予以赞赏、肯定,职位空缺,任现职的绩优人员可优先获得晋升机会。B、公平竞争机制全体员工不分级别一律平等,公司为每位员工提供公平的竞争机会和条件,”德、能、勤、绩”优者上,庸者下,劣者汰,体现追求进步的企业精神。以增强企业活力,提高员工队伍的整体素质,增强团队战斗力、凝聚力,创造良好的人才成才环境,充分调动全员的积极性和创造力;职员经过勤奋努力地工作,具备从事某种职位或专业的能力,经过公平竞争均可获得相应报酬和职位的平等机会;凡能尽心尽力从事本职工作,深刻理解岗位职责,并安心于本职工作的,都有获得工作成就的机会,公司视其成就的大小给予满足;公司为员工提供正常需求的条件,员工的工作动机、行为标准和个人目标必须与企业目标相一致,并实现或圆满完成分管目标,公司依据现有条件满足其正当需求,给予相应的工作条件;凡能连续超额完成本职工作,并持续一年以上优秀业绩者,按人事管理条例,视职位配备情况,公司将作为公司管理人员储备或给予其职位晋升和加薪的机会;凡能为公司利益着想,业务开展过程中为公司避免重大损失,减少浪费,维护财产安全等做出突出贡献者,公司将视其情节给予褒奖;凡工作成绩优良,实践证明能力超过现职要求者,公司可考虑个人意愿,给予职位或职权提高的调整;现职专业不对口,不能满足个人意愿,愿到一线工作或有调岗请求的,公司视其工作表现及岗位设置情况,优先考虑其请求;公司鼓励员工对公司的经营提出合理化建议、设想,并按有关规定予以奖励;对重大项目及主要业务有新设想方案,能够由本人向公司提交可行性报告、计划书、设计方案,报公司认可后,可由本人主持该项目的实施,公司为其提供必要的人力和资金保障。C、目标责任机制1、公司实行目标责任制,加强目标管理,增强全员的责任感,确保公司年度总体目标和长远发展战略目标的实现。2、任目标体系包括:公司中长期发展规划;公司年度经营总目标;部门年度责任目标;部门月度目标计划;全员年度、月度目标计划。3、责任目标的制订按照公司办公会议确定的企业年度经营目标,根据各部门提交的本部门分解指标,报经公司办公会议研究同意后,确定为本部门的年度责任目标。本部门将年度责任目标分解落实到员工个人。年度、月度目标分别制订,月度目标是年度目标的分解。总经理办公会负责制订公司总体发展目标,部门经理按部门年度责任目标对总经理签订目标责任书,部门经理根据本部门岗位设置情况将部门目标分解后,对各岗位主要负责人签订责任目标。标签订后,各目标责任人要对责任目标量化分解,分解要在时间、工作完成度和完成面上做到具体、彻底、全面。方式方法:各目标责任人签订目标后,要明确目标项目内容、经营策略、现状、目标值、采取措施、检查手段、评价标准等实施手段。各阶段目标(即月计划)的实施,由部门负责人提交,品质部编制,总经理办公会或总经理审批后下达实施。品质部负责目标的组织、协调、检查和考核工作,在总经理办公会或总经理的主持下,每月对目标执行情况进行诊断、考评,解决实施中存在的问题。诊断考评工作采取计划会的形式,由部门经理以上人员及总经理指定人员参加,根据各部门阶段目标执行情况进行考评,考评结果与浮动工资及全年考核奖励挂钩。D、考核监督机制公司实行考核监督机制,加强公司经营管理和行政管理,提高公司各部门的工作效率及各岗位工作质量,保证各项制度与年度经营目标、任务的顺利实施;考核监督贯穿于公司业务各方面、各环节之中,实施全程考核监督;公司全员都有考核与被考核、监督与被监督的权利、责任和义务;总经理办公会是考核监督的最高权力机构,行政人事部和企管部是考核监督的职能部门;监督过程规范、科学、平等、公道。考核监督结果公平、公正、公开、有效;考核作为员工定级、升职、晋级、加薪、奖惩的依据,以鼓励员工勤勉从业,提高效率。根据考核结果奖优惩劣,使绩优者更加勤勉,绩劣者有所警惕;月考核与浮动工资、黄牌警示和末位淘汰挂钩;季考核与总经理奖励基金和年终考评挂钩;年度考核与年终奖金及总经理奖励基金挂钩;考核作为有针对性地开展员工培训的依据;通考监督保证公司各项规章制度得以贯彻实施;保证公司各项决议和指令得以全面迅速的落实执行;保证各项工作计划目标得以顺利完成;纠正员工各种工作和行为偏差,遏制各种有损于公司利益的现象;保证公司及员工的共同利益不受损害。〈三〉、企业管理规范:A、思想规范:1、跑道意识:如果企业是跑道,则全体员工就是跑道上奔驰的骏马。我们要逐步完善用人机制,坚持”赛马不相马”——马的优劣是在跑道上体现出来的,杜绝主观上的”相马”思想。公司依靠”能人”,但绝不依赖”能人”。在企业的跑道上,应该是在头马的带领下,绝大多数的”骏马”紧随其后,奋力奔驰,最终实现我们的目标;2、机遇意识有加入鑫苑大家庭的每一位员工提供了良好的事业发展机会,帮助所有的员工完成其在公司里的职业生涯设计;同时,努力提供良好的教育培训机会。使每一位员工潜能的得到最大释放,在不同层面上为鑫苑事业的发展提供了最基础的保障;最大限度荟萃公司所需要的人才,也是为公司提供良好的发展机遇;3、追求卓越意识公司一断追求卓越的经营管理水平和业务运作能力,建立素质卓越的员工队伍,追求卓越的工作效率;4、改革意识公司鼓励所有经理层在遵循企业经营理念的框架内,大胆进行管理创新,在不断改革过程中寻求企业管理水平的提高;鼓励专业技术人员奉行严谨科学的工作态度,大胆进行技术创新,在”四新”应用方面处于同行业领先水平。物业管理力求突破区域行业惯例,进行系统的服务体系改革,最大限度的满足业主”人性化”需求;产品行销、服务行销过程中,贯彻全员、全程营销概念,在企划中寻求全新的创作思路;5、全员协同意识公司所处的业态特点,要求在业务拓展的关键环节上体现出个人的突破能力。公司不否定优秀人才在企业的发展中所起的作用,但公司的整体运作更需要团队精神,因此各部门的组织职能建设,部门间紧密的协同配合,各管理层流畅的信息沟通,与合作伙伴的规范组织行为都要体现团队精神,只有从大局出发,全员协同作战,才能无往而不胜;6、危机意识所处的时代是一个充满激烈竞争的时代,我们所从事的业态更是个充满竞争的业态。市场经济的游戏法则就是”优胜劣优”——我们别无选择,必须时刻充满危机意识;公司内部奉行公平竞争机制,能者上,庸者让,劣者汰,是人力资源管理不变的法则。在内部公平竞争中,我们必须充满强烈的危机意识,积极参与竞争,才能更好的完成个人在公司内职业生涯的设计。B、道德规范:忠诚:公司的战略管理和日常营运,忠诚于企业的经营理念。全体员工的道德修养必须充分体现对公司经营理念的高度忠诚。诚信:对待同事、客户与合作伙伴,都以诚相待,讲求信用。敬业:员工要遵循的敬业的道德规范,每个员工都要懂得自己在企业所担负的责任,从而以事业为第一生命,把全部热情投入到生产、经营、管理中去。爱心:员工热爱自己的企业,企业爱护每一位员工;同事之间充满着真情关爱;公司从社会中取得资源,并回报社会、反哺社会以自己的爱心真情回报社会。C、文化规范:1、全体员工无论职位高低,在人格上都是平等的。尊重知识,尊重人格,尊重个性,视人才为公司的财富,但也不迁就已成为公司发展桎梏的个别人;2、对员工工作态度做出公正评价的准则;对每个员工提出明确的挑战性目标与任务;对员工的工作成果做出公正评价;员工在完成本职工作中表现出的能力和潜力,是比学历更重要的评价标准;3、推行绩效优先,兼顾公平的原则。我们鼓励每个员工在真诚合作与责任承诺基础上展开竞争;并为员工在工作中的竞争和晋升,提供公平的机会与条件。从根本上否定评价与价值分配上的短视、攀比与平均主义;4、遵循公开原则,公司重要政策与制度的制定以公开的方式,充分征求员工意见,提高制度执行上的透明度。但公司从根本上否定无政府、无组织、无纪律的个人主义行为;5、公司不搞终身雇佣制,但这不等于不能终身在公司工作。我们主张自主合同制;6、建立内部人力资源市场,在人事管理中引入竞争和选择机制;经过内部劳动力市场和外部劳动力市场的置换,促进优秀人才的脱颖而出,实现人力资源的合理配置和激活沉淀层。并使人适合于职务,使职务适合于人;7、人力资源开发是全体管理者的职责;各级管理者有责任记录、掌握、指导、评价、激励下属人员工作,促进与帮助下属人员成长。下属人员才干的发挥与整体素质的提高,是决定管理者升迁与人事待遇的重要因素。8、公司丰富员工的业余文化生活,比如举行聚会、联欢、竞赛等活动。9、公司支持员工参加国家法定节假日的活动,并提供相关场所及活动经费;10、公司设置总经理信箱,经过总经理信箱,员工能够采取记名或不记名的方式,提一些合理化的意见与建议,或向公司总经理提请申诉;11、公司每月编印一期”鑫苑物业”报,刊发公司员工文章,充分展示公司的企业文化,增强公司的凝聚力与号召力;12、公司每周出台一期监察通报,就公司积极健康向上的现象进行表扬,对公司存在的问题及违犯制度的现象进行批评。C、行为规范3、员工工作准则:1)全体员工要高标准、严要求地完成本职工作;2)全体员工要树立起”工作第一”的观念,在工作中不怕困难,勇于实践,要知道只有经过扎扎实实的具体工作,才有真正的工作成绩;3)全体员工要有对本职工作负责的态度,要勇于负责,敢于负责,能够负责,遇有能够克服的困难和矛盾,不推诿,不上交,尽可能减少工作中的失误和错误;4)全体员工要具备”认真、严谨、踏实、有序”的工作态度和工作作风;5)严格按公司管理模式运作,确保工作流程和工作程序的顺畅高效;6)全体员工要具备”开拓精神、创新意识”方面的素养;充分发挥个人的聪明才智,能够建设性、创造性地开展工作;7)全体员工要具备虚心学习的工作作风和工作态度,逐步提高个人发现问题和解决问题的能力,全面提高个人的综合素质和工作能力;8)全体员工对待自己的本职工作要有充分的计划性,做到事事有计划、有安排、有落实;9)全体员工对待工作要有紧迫感,办事讲实效,当日事当日毕,牢固树立时间观念,提高办事效率;10)全体员工要把为公司增加效益、降低成本作为自己的工作职责,树立勤俭持家、艰苦创业的工作作风;11)全体员工在工作中要相互交流、积极配合、相互支持、紧密协作。杜绝固步自封、各自为政、猜疑妒嫉、自以为是的不良作风;12)全体员工要把维护公司的整体利益和公司形象作为自己的工作职责;13)全体员工要树立尊重她人、关心她人的工作作风。杜绝一切不利于团结、不利于工作的消极现象。〈四〉、企业管理标准:A、觉悟素质标准:全体员工要充分领悟公司的企业经营理念,与公司的价值观保持高度一致;能够充分遵循公司的道德规范和行为规范及制度规范;能够在任何条件下展示企业良好的形象,充分体现出鑫苑人的良好素质。企业文化建设坚持以生产经营活动为中心,为企业的生产经营服务。在观众念层次上,形成企业经营哲学、经营理念和企业精神,即培育企业核心价值观;在制度和行为层次上,是建立完善科学的管理制度,形成积极向上的企业风气、企业风俗,完善员工的行为规范,形成独具特色的管理模式;在物质层次上,落实VI设计内容,形成企业形象的视觉识别系统。B、业务素质标准:要求全体员工的专业化程度达到国内优秀房地产企业的水平。衡量其专业化业务能力高低的基础是不但能满足自身职能开展的要求,同时能够给其它部门相关的专业支持;而且还必须具有较强的专业创新能力;另外业务学习能力也是衡量业务能力优劣的重要标准。具有较强的计划制定与分解能力;能够有效组织一个单位或一项业务的顺利完成;能够领导一群人从事某项工作;具有较强的协调能力;具有很强的监督、检查、预算、控制能力;合理授权和接受监督是管理水平的重要体现;同时,在岗位职责范围内的决策能力是衡量其管理水平的重要标准。计划管理及时准确完成既定目标;绩效考核公开、公正、公平、激励;行政管理确保企业权利的配置和利益的分配的合理性,确保基础管理制度的执行到位。使公司管理走上良性循环的轨道。C、队伍素质标准:公司建立一支高素质的职业经理人队伍和一批满足企业高速发展的基础员工队伍,其思想素质、专业化业务能力达到公司的管理标准。提高组织的整体工作效率,满足公司可持续发展的要求;保证组织机构的相对稳定性,加强各部门的组织职能和业务职能建设,保证各部门充分行使其职能;进一步做好公司各岗位的岗位描述,理顺公司的业务线条和管理线条;切实开展岗位述职。(五)重要管理规定公司各层级管理人员管理办法第一章总则第一条为了加强对公司各层级管理人员的管理、任用,建立一支核心管理团队,为公司各项业务开展提供强有力的组织保证,特制定本办法。第二条本办法所称管理人员包括总经理、总监、部门(副)经理、(副)主管及各基层班组长、领班。第三条公司对各层级管理人员的任用采取灵活性和程序性相结合的方法,考虑学历、阅历、经历,但不唯学历、阅历、经历,重在现实表现和实际工作能力,对于有特殊能力的,可破格任用,以便充分发挥个人才干,高效率、高标准地完成工作。第二章任职资格第四条担任总经理、总监、部门(副)经理、(副)主管职务应当具备下列条件:(一)具有大专以上学历;(二)熟悉物业管理法律、法规和ISO9000质量体系;(三)诚实守信,具有良好的职业道德,最近3年内无不良行为记录;(四)具备履行岗位职责所必须的行政管理能力和组织协调能力。第五条担任总经理、总监等公司高层职务除必须具备第四条规定的条件外,还应当具备以下条件:(一)大学本科以上学历,中级以上技术职称;(二)有本行业三年以上相关工作经验和二年以上中高级管理类岗位任职经历。第六条担任基层班组长应当具备以下条件:(一)高中(含中专、中技)以上学历;(二)在本公司工作满一年以上或有两年以上相关行业工作经验;(三)对物业管理法律、法规和ISO9000质量体系有一定的了解和认识;(四)为人正直、诚实守信,具有一定的管理能力和组织协调能力。第三章任免程序第七条各层级管理人员任用采取内部提拔和外部引进两种方式,以内部提拔为主,原则上副经理、(副)主管及班组长岗位要实行竞聘上岗。第八条各层级管理人员一律实行聘用制,不搞终身制,聘用期限一般为一年,聘用期满,视考核情况决定续聘或解聘。第九条各层级管理人员任免应当遵循以下程序:(一)总经理由总公司提名并任免。(二)总监由总经理提名,总公司任免。(三)部门经理、副经理由公司主管总监提名,经总经理办公会研究同意,由总经理任免,并报总公司行政人事部备案。(四)主管由部门经理提名报行政总监审批,经总经理办公会批准后由行政人事部任免,报总公司行政人事部备案。(五)副主管由部门经理提名报行政总监审批,经总经理办公会批准后由行政人事部任免;(六)班组长由主管提名,由部门经理任免,报公司行政人事部备案。第四章基本行为规范第十条各层级管理人员应当切实按照岗位职责要求履行职责,促进公司建立健全内部管理制度和流程体系,确保相关制度有效执行,维护管理系统有效运作,对所分管业务承担领导责任。第十一条各层级管理人员应当按照规定行使职权,未经授权不得擅自越权或委托她人代为行使本职权力。第十二条各层级管理人员必须高度认同企业文化,有强烈的工作意愿、良好的团队协作精神、创新意识和追求完美、严谨务实的工作作风。第十三条各层级管理人员应以公司利益为重,顾全大局,遵循层级管理原则,服从上级领导。第十四条各层级管理人员要注重团队建设,关爱下属、体恤员工,从工作、学习、生活等方面关注员工成长,给员工成长创造良好的发展空间。第十五条各层级管理人员严禁在其它单位兼职或者从事其它经营性活动。第十六条各层级管理人员应当拒绝执行任何侵害公司利益或者客户合法权益等的指令或者授意。第十七条各层级管理人员要积极参加总公司和物业公司组织的会议、培训、活动,不断提高自身素质和管理能力。第十八条各层级管理人员应定期进行述职,接受员工的评议和监督。第五章监督管理第十九条各层级管理人员在任职期间,有下列情形之一的,能够降级、提前解聘或就地免职:(一)受到刑事处罚、行政处罚;(二)被行政、司法机关立案调查;(三)侵害公司或客户利益,或有有损于公司形象的行为;(四)严重玩忽职守,给部门或公司造成较大经济损失或声誉损害的;(五)不服从上级工作分配或推诿扯皮,严重影响公司整体工作进度的;(六)拉帮结派,搞小团体主义的;(七)管理粗暴,打骂下属,在员工中造成恶劣影响的;(八)年度内绩效考核连续3次为C、连续2次为D,或全年累计5次考核为C、累计3次考核为D者;(九)对公司其它管理人员的违法违规行为、重大经营管理责任隐瞒不报;(十)未能有效执行公司规定和内部相关制度;(十一)丧失民事行为能力或者因其它原因不能履行职责;(十二)其它可能影响其正常履行职责或者任职资格的情形。各层级管理人员廉洁自律规定第一条为切实加强各层级管理人员的监督管理,充分发挥各层级管理人员的模范带头作用,打造一支作风过硬、廉洁自律的管理团队,特制定本规定。第二条本规定所称管理人员包括总经理、总监、部门(副)经理、(副)主管、各基层班组长、领班及各级行政管理人员。第三条各层级管理人员必须以公司利益为重,顾全大局,要绝对服从组织决定和上级领导的工作安排,严禁有令不行或故意拖延、推托。第四条各层级管理人员必须秉公尽职,清正廉洁,艰苦奋斗,全心全意为员工服务,为企业创造价值。第五条各层级管理人员必须高度认同企业文化和共同价值观,秉承”追求进步、超越自我”的企业理念,奉行”今天比昨天做得好、每天都进步一点”的工作作风,不断学习,自我提高。同时,严禁有抵毁或损害公司形象的言行。第六条各层级管理人员必须相互团结、坦诚沟通,严禁拉帮结派,搞小团体主义;严禁在员工或同事间散布、传播未经证实或不利于团结的信息、言语;严禁散布任何对公司不利的信息。第七条各层级管理人员必须诚信务实,严禁在工作中弄虚作假,欺上瞒下,或假公济私,侵占公司、业主或公共财物。第八条各层级管理人员严禁在其它单位兼职或者从事未经公司批准的其它经营性活动。第九条各层级管理人员要严守公司机密,未经授权严禁向外发布或泄露公司财务、工程、经营、人事、薪资等方面的资料、图纸、数据、文件等。第十条各层级管理人员严禁私自接受下级员工、业主或者合作者的宴请、礼品或现金等。第十一条各层级管理人员严禁在对外经营活动中收受相关单位的礼品、现金、有价证券或宴请,如确有原因不能回拒的,要在24小时内向上级领导汇报并将物品上交到公司统一处理。第十二条各层级管理人员严禁利用职务之便,在人员招聘、薪资福利、晋级等过程中为配偶、子女、亲友和她人谋取私利。在办理公务中,凡涉及到本人及配偶、子女和其它近亲属的,要自觉回避,不得参与,也不得以其它方式施加影响。第十三条各层级管理人员严禁在公司所管辖小区内开设的美容、美发、健身、洗浴等经营性场所内消费,每周在俱乐部自营健身休闲项目消费次数不得超过两次。第十四条对违犯以上规定的,一经查处,将给予当事人通报批评、记过等处分,情节严重的,将给予降级、停岗、待岗直至辞退处理。第十五条本规定自颁布之日起执行,解释权归行政人事部。首问负责制实施办法第一条为及时、快捷地处理客户的各种投诉、咨询、来访,建立起有效、通畅的客户服务通道,进一步提升服务品质,提高客户满意度,公司决定在各部门(管理处)实行首问负责制,并制定本实施办法。第二条首问负责制是指最先受理客户前来本部门(管理处)办事、投诉、咨询、来访的各级员工,有责任为客户办理或引导办理有关工作事宜,或解答相关问题。其中最先接待客户的员工为首问责任人。第三条首问责任人的责任包括对自己最先接待客户的办事、投诉、咨询、来访等方面负有解答、办理或引导办理的责任。第四条公司所有员工都要牢固树立”一切以客户为中心”的服务思想,时刻铭记”业主满意度是衡量物业公司所有工作绩效的唯一标准”的管理理念,当好首问责任人,最大限度地为客户提供方便、快捷的服务,以自身实际行动切实维护公司形象,提高客户满意度。第五条首问责任人接待客户时要做到文明用语、礼貌待人、态度诚恳、积极热情、有问必答、当办则办,不得以任何借口推诿、搪塞、拒绝或拖办。第六条对涉及本人工作岗位职责范围内的事宜,首问责任人要做到按规定、按程序予以办理或解答,并对自己的服务言行负责;对因手续不全暂时办不成的,要向客户讲明原因和应补充的事项;对不属于本人工作岗位职责范围内的事宜,首问责任人首先协助客户进行联系办理,对当时不能给予答复的问题,要留下客户的联系方式,在落实清楚后两个小时内回复,并同时向客户讲清办理该类事情的具体程序、承办部门和相关人员及联系方式等。第七条答复客户提出的问题时,要坚持实事求是的原则,既要准确,又要符合公司规定。对于不清楚、掌握不准确的问题应及时请示相关领导后给予客户准确的解答。对于确实解释不了的问题,应向客户说明情况,并在事后主动与客户联系。第八条严禁任何人在接待客户咨询、投诉、来访时,用”不知道、不清楚”或”这事我不负责”、”你去找某某吧”等语言推诿、敷衍、扯皮,一经发现,公司将视情节轻重给予当事人通报批评、停岗或待岗处理,造成客户投诉等严重后果或恶劣影响的,将予以降级直至辞退。第九条各部门(管理处)负责人为首问负责制的第一负责人,要以身作则,带头执行;各个岗位员工都要按照首问负责制的基本规定和要求,并根据本岗位的具体职责,全面落实首问负责制。信息反馈制度第一条为加强公司对内、对外信息的沟通、交流,保证各种信息得到及时、有效地传递和处理,为公司决策提供真实、快捷、有效的信息平台,特制定本制度。第二条本制度所指信息包括公司对内、对外的各种文件、通知、申请、请示、报告、备忘录、传真、函件、电子邮件、短信等文字类信息,以及咨询、投诉、电话、口头请示及口头指令等其它非文字类信息。第三条任何部门及个人在接到信息后,首先要做好信息的登记、记录工作,记录内容包括信息的发送部门或个人、送达时间、内容、重点事项、交办期限、责任人等。如有缺失将追究信息受理人的责任。第四条各部门或个人在接受其它单位、部门或个人传递来的信息后,要指定专人负责进行处理。第五条凡信息中有明确回复或处理时间要求的,必须按照信息中要求的时间节点予以回复或处理,确实无法按时间节点要求处理的,要及时向信息发送部门或个人说明情况。第六条凡信息中没有明确回复或处理时间要求的,本部门或个人能够处理的,必须将处理结果在24小时内进行回复;本部门或个人无法直接处理,需请示上级领导的,必须于接到信息后2小时内将信息上报到上级领导,并在24小时内向信息发送部门回复信息处理情况。第七条对于客户咨询、反映、投诉的信息,能够及时处理的一般性问题必须在24小时内将处理结果反馈给客户;由于客观原因暂时不能处理的重大性问题必须在48小时内向客户反馈处理进程,并同时向直接上级汇报。第八条各管理处于每季度末20日之前要组织一次业主恳谈会,若管理处管理区域在5万平方米以上(含五万平方米)的管理处,要按照实际情况进行分组团召开业主恳谈会,会后48小时内形成会议纪要上报公司企管部和公司总经理,对于会议上提出的问题和建议按照第七条款执行。第九条下级部门或个人在接到上级部门的文件、通知、指令等信息后,要在30分钟内将信息内容传递给相关人员,并在24小时内将信息的处理情况反馈到上级部门或个人;下级在接到上级的临时工作安排时,上级限定时间节点的工作,要按照时间要求进行回复,紧急问题两小时内需回复,其它问题需在4小时内回复,最迟不超过8小时。第十条上级部门在接到下级部门的申请、请示(含口头)、报告等信息时,能够决定的,要在2小时内将批复结果反馈至下级部门;暂时无法确定的,要将信息内容于2小时内提交相关领导,并在8小时内向下级部门回复信息的未处理原因。第十一条部门之间在接到信息后,要在24小时内将信息的处理情况反馈给相关部门。第十二条各部门负责人是信息反馈制的第一责任人,要切实履行好职责,保证各种信息及时、快捷的传递、处理。如因本部门不及时反馈信息而影响公司或相关部门工作的,要追究部门负责人及直接责任人的责任;给公司或相关部门造成经济损失的,要对部门负责人及直接责任人予以经济处罚;给公司品牌形象、声誉或经济造成重大损失的,要对部门负责人及直接责任人予以停岗、待岗、降级直至辞退处理。四、行政制度1、HYPERLINK办公用品管理制度2、HYPERLINK文书管理制度3、HYPERLINK印信管理制度4、HYPERLINK微机管理制度5、HYPERLINK图书管理制度6、HYPERLINK档案管理制度7、HYPERLINK通讯管理制度8、HYPERLINK安全管理制度9、HYPERLINK会议制度10、HYPERLINK固定资产管理制度11、HYPERLINK保密制度12、HYPERLINK车辆管理制度13、HYPERLINK司机管理制度14、HYPERLINK食堂管理制度15、HYPERLINK员工休息室管理办法16、HYPERLINK办公环境管理办法17、HYPERLINK出差管理规定HYPERLINK18、采购控制程序一、办公用品管理制度1.0目的为加强公司办公用品管理,有效控制办公费用,结合公司实际,特制定本制度。2.0职责行政人事部是公司办公用品管理的职能部门,负责办公用品的购买、登记、发放和费用控制等。3.0要求3.1行政人事部应指派专人负责办公用品的管理,每月度对办公用品的购买与领用情况进行一次汇总。每半年对各部门办公用品的费用进行一次监督考核。原则上管理人员每人每月办公用品费用控制在10元,基层员工每人每月控制在3元。3.3常见办公用品的管理。3.3.1常见办公用品是指一次性易耗品,包括笔记本、文件夹、签字笔、签字笔芯、圆珠笔、圆珠笔芯、铅笔、橡皮、档案盒、档案袋、订书钉、曲别针、大头针、墨水、胶水、刀片、图钉、信纸等。3.3.2由行政人事部统一购买、登记、发放,各部门负责内勤的人员在履行规定的登记手续后领用。每周二、周四为办公用品领用时间。3.4特殊办公用品的管理。3.4.1特殊办公用品是指各部门因工作需要,除常见办公用品以外的其它办公用品。3.4.2各部门购买特殊办公用品,须提前填写《物品采购申请表》,经本部门经理签字同意后,报行政人事部经理审核、行政总监审批后,并安排专职人员统一购买。3.4.3行政人事部每月月初集中购买办公用品一次,若各部门当月需购买特殊办公用品或使用数量较大的常见办公用品时,须于上月28日前将《物资采购申请表》交行政人事部经理审核、行政总监审批后,安排专人负责购买(特殊情况除外)。3.4.4所购买的特殊办公用品,必须先由行政人事部专管人员验收登记后,申请人方可办理领用手续。3.5文印耗材的管理。3.5.1各部门需打印材料,必须经各部经理批准后,安排专职人员负责打印。非特殊情况,原则上配备有微机的部门自行打印本部门材料。3.5.2各部门需复印材料,原则上由行政人事部专人进行复印,必须履行登记手续后才可进行复印。未经许可严禁复印私人材料,否则,每次处以20元罚款。3.5.3配备有微机的部门所需的墨粉、色带、纸张、磁盘等耗材,由行政人事部统一购买后领用。各部门在使用时必须认真填写《打印登记表》,申请购买时,应将《打印登记表》和《物资采购申请表》交行政人事部管理人员审核、行政人事部经理审批后方可购买。若未按规定履行上述手续,行政人事部不予购买。3.6消耗性办公用品,如签字笔芯、圆珠笔芯、胶水、墨水等,用完后需以旧换新,否则不予核发。3.7员工离职后,须将公司配发的办公用品交回行政人事部。3.8各部门及有关责任人应妥善使用和保管配发的办公用品,若发生丢失或损坏,由责任人照价赔偿。二、文书管理制度1.0目的为规范行文程序,加强文书管理,确保公司政令畅通,提高工作效率和管理水平,结合公司实际,特制定本制度。2.0职责2.1行政人事部是公司文书管理的职能部门,负责相关制度的制定、监督、检查和落实。2.2各部门经理是本部门文书管理的主要负责人,并应指派专人负责本部门各种文书材料的保存与管理。3.0控制要求3.1公司文书范围包括:A、以公司各义下发的各种红头文件;B、公司及各部门与外界往来的文书材料,包括收发的各类公文、函件、传真等;C、公司相关职能部门编发的《监察通报》、《鑫苑物业报》、《家住鑫苑》等材料;D、公司各部门之间因工作需要制发的各种文书材料;E、其它需保存的文件材料。3.2文书的制作程序3.2.1以公司名义上报或下发的综合性文书材料,由行政人事部草拟,报总经理或总监审定签发;3.2.2以公司名义上报或下发的专业性文书材料,由相关职能部门草拟,行政人事部负责文字及格式的把关,报总经理或总监审定签发;3.2.3各部门因工作需要以本部门名义对外行文,由本部门负责拟写,本部门经理审定签发,但必须报行政人事部备案。3.3文书的制作要求A、文书内容应做到观点明确,情况属实,条理清晰,言简意赅;B、行文格式要符合规定要求。B1、《质量手册》、作业文件等格式要严格按照《文件版式规定》:(1)、纸张本公司所有文件均应使用A4纸。(2)、页边距上下左右各边的页边距均为2厘米,左边留0.5厘米装订线位置。(3)、页眉页角页眉均用5号宋体字,左起为文件编号,居中为文件名称,右尾为文件版本和修订次数,页眉下用上粗下细的双划线,线粗为1.5磅。页角也均用5号宋体字,居中为公司名称,加黑,右尾为文件页码,标明”共几页第几页”。页角上部用1.5磅粗的单直线。(4)、正文部分文件开头为文件名称,居中,用小3号宋体加黑;文件正文全部用5号宋体,行距为1.5倍行距。B2、各种上报公司的申请、报告等,要严格按照以下格式:(1)、用纸统一为A4纸,页边距标准为:上下为系统默认的2.54cm,左右为2.5cm。(2)、标题一律为黑体、小二号,居中。(3)、正文要与标题之间空一行,正文内容一律为宋体,四号,行间距为单倍行距,段落首行要空两格。(4)、落款单位要与正文空一行,落款日期采用中文日期格式,即”200X年X月X日”。3.4文书的办理3.4.1公司下发到各部门的文书材料,各部门经理应在收到之日起三日内传达到本部门全体员工,使其及时准确地得到贯彻落实。发文的部门负责各部门贯彻落实的有效性对于公司各部门之间下发的文书材料,收到部门应在收到之日起三日内给予回复;对于下级向上级报送的文书材料,上级应在收到之日起两日内给予回复。3.4.2公司收到的上级领导部门的来文、函件、传真等,应先由行政人事部登记并提出拟办意见后,重要性文书材料报送总经理或总监批示;一般性文书材料可直接交有关部门办理。所有上级来文应统一交到行政人事部存档,各部门如需要由行政人事部复印发放给各部门和人员。3.4.3行政人事部负责文书材料的催办、查办,应当及时了解和反馈文书办理情况。3.5文书的管理3.5.1各部门应妥善保管各种文书材料,若发生遗失、泄密或损坏,将追究部门经理责任,给予行政处罚或经济处罚;3.5.2行政人事部应不定期组织人员对各部门文书材料的保存与管理情况进行监督检查,每半年通报一次检查结果。三、印信管理制度1.0目的规范各种印信的使用,有效规避各种风险。2.0职责2.1行政人事部负责各种印信的制作,发放,及使用规范性的监督。2.2各部门经理负责部门印章的保管和批准使用。3.0工作要求3.1印信的种类A、行政公章B、财务专用章C、人事专用章D、法人代表私章E、部门公章F、其它印章3.2印信使用范围3.2.1下列情况盖用公司行政公章;A、公司签发的红头文件;B、以公司名义下发的重要制度规定等;C、以公司名义对外行文;D、以公司名义对外签订合同;E、向业主出具的具有法律效力的相关证明;F、其它经总经理同意需加盖行政公章的文件。3.2.2下列情况盖用财务专用章A、对政府有关部门报送的有关报表,需盖用财务专用章的;B、向金融机构报送的有关材料;C、公司出具的支票、汇票等单据;D、公司出具的各种收据;E、其它经公司同意盖用财务专用章的文件。3.2.3下列情况盖用人事专用章A、员工在公司内部的调动手续。B、对政府有关人事部门报送的材料。C、其它经公司同意盖用人事专用章的文件。3.2.4下列情况盖用部门印章A、公司内部部门之间行文。B、部门向公司提交报告、材料。C、公司职能部门下发的一般材料。3.3印信管理3.3.1印信保管1、行政公章由行政人事部保管,行政总监负责。2、财务专用章由财务部保管,财务总监负责。3、人事专用章由行政人事部保管,行政人事部经理负责。4、法人代表私章由法人代表自己保管并负责。5、部门印章由部门经理保管并负责。3.3.2印信使用管理3.3.2.2盖印人应对所用印文件仔细审查,并对用印后果负责。3.3.2.3严禁在空白纸张上盖用印信,一经发现,追究印信保管人责任。同时,印信负责人对造成的后果负全部责任。3.3.2.4严禁伪造、盗用印信,一经发现,对有关责任人处以通报批评以上处分,直至追究法律责任。3.3.2.5若发生印信丢失,应立即上报行政人事部,由行政人事部采取防范措施,并追究印信保管人的责任。四、微机管理制度1.0目的为加强各部门的微机使用管理,特制定本制度。2.0职责2.1公司行政人事部负责对公司所有微机进行统一管理和调配,并指定专人负责此项工作。2.2各部门经理为本部门所使用微机的直接责任人,负责对本部门所配备的微机进行管理和维护。3.0控制要求3.1各部门微机管理人员须切实担负起所辖微机及配套设备的使用和保养责任,要爱护设备,规范操作,并经常检查微机及外设的状况,发现故障,应及时报请维修,以确保所用的微机及外设处于整洁和良好状态。3.2各部门微机应由专业人员操作、使用,严禁非专业人员擅自使用微机,若因此而导致微机内储存的文件丢失或软件损坏的,由使用人承担相应责任,并视情节轻重予以行政处分;若造成设备损坏的,使用人应照价赔偿。3.3各部门微机使用管理人员应遵守公司的保密制度,禁止她人未经允许擅自打开微机内文件。如果输入微机的信息属公司机密的,管理人员应将文件加密,未经批准不准向任何人提供、泄露,违者按《公司保密制度》给予处理。3.4未经部门经理许可,严禁使用微机处理私人资料,否则,一经发现,将处以10——30元罚款。3.5严禁利用微机玩游戏或上网娱乐,违犯者视情节轻重处以20——80元罚款,并给予行政处分。3.6凡发现微机使用人员违章作业、保管不当或擅自安装、使用硬件和电气装置,造成硬件损坏或丢失的,其损失由当事人全额赔偿。3.7凡微机硬件非人为损坏,由使用部门申请维修,行政人事部负责维修;凡因操作不当、系统故障、软件故障或病毒故障等原因造成微机无法使用,由使用部门负责维修,发生的相应费用公司不予报销,并给予使用部门相应的行政处分。3.8行政人事部行政管理员每月须对各部门微机使用和保养情况进行一次抽查,发现违规行为给予该部门及部门经理相应处分。五、图书管理制度1.0目的为了规范公司的图书管理,充分、合理使用图书资料,为公司业务服务,特制订本管理制度。2.0职责公司图书由行政人事部统一管理,行政人事部对图书管理情况每季度自查一次,并做出相应评价。3.0控制要求3.1各业务部门需购买业务、技术类图书,必须提交购书申请,交行政人事部审核批准后方可购买。否则,不予报销购书费用。3.2新购图书应由行政人事部将书名、购买日期、金额及其它详细资料进行登记后,由业务用书部门或人员办理借阅手续。3.3借书人以本公司员工为限。辞典、珍贵图书或被指定的公共参考图书,阅览者限于当天归还;其它技术及业务用图书可存放于本部门,但行政人事部每月对该部门图书保管情况给予检查,对于保管不善给予相应的罚款。3.4员工所借图书,一般借阅期限不得超过两周,如遇清点或公务需要其它部门借用参考时,应随时通知借用人交回图书,借书人不得以任何理由予以拒绝。3.5员工借用图书期限满,经催还后一周内仍不能归还,也未办理续借手续的,图书管理人员停止向其借阅其它书籍,同时强制其必须在三日内归还所借图书,并视情节给予相应处分。3.6公司员工借用图书,不得批改、圈点、画线、折角、涂写,如有损坏或遗失等情况,必须按照原件图书版本购赔或照原价赔款。六、档案管理制度1.0目的为了规范全公司的档案管理,充分、合理利用档案资料为公司服务,制订本管理制度。2.0职责2.1行政人事部是公司档案管理的职能部门,负责公司档案管理制度的制定、检查、落实。2.2各业务部门是档案的直接管理部门,负责管理在本部门存放的档案资料。各部门存放的档案应做到分类科学、目录齐全、内容完整、便于查找。3.0工作要求3.1行政人事部和各业务部门要指定专人负责档案管理工作,行政人事部经理是全公司档案管理的领导者和责任人,各业务部门的经理是本部门档案管理的第一责任人。3.2行政人事部将公司所有档案目录按科学的方法统一编制成册,建立详细的公司档案分类目录,供有关业务部门查阅。3.3为了保证各业务部门的工作顺利开展,原则上各类专业档案由各业务部门负责保管、存放,但必须将管理状况报行政人事部备档。3.3.1各类批文、证照、人事档案原件存放在行政人事部。3.3.2公司的各种财务资料、税务资料存放在财务部,由财务部按国家及公司有关规定进行整理、分类存档。3.3.3有关工程的各类图纸、技术资料及前期介入的相关资料存放于工程部,由总工程师负责。3.3.4业主入住的有关资料及有关特殊的物业服务的合同,由物业管理处负责保管。3.3.5除有关特殊的物业服务的合同外,所有对外签订的合同,必须按《合同管理办法》,原件存放在行政人事部。3.4声像档案具体管理办法:3.4.1声像档案主要由录像带、录音带、照片(含底片)、摄像带、数字文件资料等组成。3.4.2声像档案收集范围包括公司对内、对外重大活动、参加的各项重要会议、各部门经理、主管及员工外出学习、考察及其它有保存价值的声像资料。3.4.3各部门归档的各类声像档案必须附有简单文字说明,以方便声像档案管理人员的归档和其它人员借阅,照片的自然张每张必须编写文字说明。3.4.4声像档案统一由社区服务员进行管理。3.4.5重要的档案(如各类批文、证照原件)借出时,须报请主管总监或总经理同意批准。3.5档案借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料,情况特殊者可加写说明、主管领导签字后续借。借用重要档案(如各类政府批文、证照原件等)当日必须归还,其它档案资料借用时间不得超过七天。若到期不能归还,又未办理续借手续,档案管理人员将出具《阅档催还单》,借用人在收到《阅档催还单》后三天内,应及时归还档案。逾期仍未归还者,将强制其归还档案,并给予相应处分。3.6丢失政府下达的重要文件者,应主动去政府部门补办文件,同时应承担补办手续费和影响、拖延她人办事的损失费。若丢失文件者,补办不齐,处以200元至300元的罚款。若文件丢失,给公司造成重大经济损失者,依据公司有关条例处罚。七、通讯管理制度1.0目的为规范公司通讯管理,保证通讯畅通,提高工作效率,节约办公费